ping Anda mendapat pesan baru. Tidak dapat terganggu—Anda sedang menyelesaikan tugas dengan tenggat waktu yang ketat. ping Serangan FOMO—mungkin ini adalah pesan yang mendesak. Anda berhenti bekerja untuk memeriksa pesan. Tidak ada yang membutuhkan tindakan sekarang, jadi Anda kembali ke tugas Anda. ping ping Lebih banyak notifikasi. Email promosi itu mengalihkan perhatian Anda lagi! Sekarang Anda ingin membisukan semua notifikasi, tetapi Anda mungkin melewatkan sesuatu yang penting...

Terdengar akrab? Itu terjadi sepanjang waktu, apakah Anda di kantor atau bekerja dari rumah. Teknologi kolaborasi modern seperti obrolan tim dan konferensi video memudahkan untuk bekerja sama secara real-time dari mana saja di dunia, dan pergeseran global baru-baru ini ke kerja jarak jauh hanya meningkatkan ketergantungan kita pada mereka.

Ada baiknya sampai Anda tenggelam dalam notifikasi dan rapat video yang belum dibaca. Terutama dalam tim terdistribusi dan jarak jauh, default ke komunikasi real-time membuat orang bekerja berjam-jam untuk berkolaborasi—yang mengarah pada keseimbangan kehidupan kerja yang buruk dan kelelahan karyawan.

Solusinya? Komunikasi asinkron .

Apa itu komunikasi asinkron?

Komunikasi asinkron (asinkron) terjadi saat tim Anda tidak diharuskan untuk online bersama, jadi tidak ada harapan akan respons waktu nyata. Mengirim email tanpa mengharapkan balasan segera, meninggalkan pesan di saluran Flock untuk terus memperbarui rekan kerja Anda, dan berbagi catatan suara adalah semua bentuk komunikasi asinkron.

Manfaat komunikasi asinkron

Komunikasi asinkron memberi karyawan lebih banyak kendali atas waktu mereka, lebih banyak otonomi, dan lebih sedikit gangguan sehingga mereka fokus untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Ini ideal untuk tim jarak jauh, terdistribusi, dan di kantor. Dari peningkatan produktivitas hingga karyawan yang lebih bahagia, berikut adalah manfaat utama komunikasi asinkron:

Karyawan tetap fokus, produktif

Komunikasi sinkron (waktu nyata) memerlukan tindakan segera—Anda menjeda apa pun yang sedang Anda kerjakan untuk membalas pesan, menjawab panggilan, atau menghadiri rapat. Ini segera menghancurkan aliran Anda, sehingga hampir tidak mungkin untuk melakukan pekerjaan yang terfokus.

Gloria Mark, yang mempelajari gangguan digital di University of California, Irvine, mengatakan bahwa kita membutuhkan waktu sekitar 25 menit untuk kembali ke tugas semula setelah gangguan . Jadi, bahkan pada tugas-tugas rutin, terganggu setengah lusin kali sehari menambah hilangnya produktivitas yang signifikan.

Dengan komunikasi asinkron, Anda memiliki kendali atas waktu dan fokus Anda. Anda memutuskan kapan harus memeriksa kotak masuk Anda, memicu "Jangan Ganggu" di Flock, misalnya, atau membunyikan notifikasi aplikasi lain. Ini berarti Anda dan rekan kerja Anda dapat bekerja sama tanpa mengganggu satu sama lain, dan meluangkan waktu untuk pekerjaan yang terfokus. Semua pesan masih mendapat tanggapan, tetapi pada waktu yang sesuai untuk setiap anggota tim. Anda menyimpan rapat untuk jam yang tumpang tindih (atau jam tertentu setiap hari untuk tim di kantor), sehingga semua orang tetap fokus pada pekerjaan mereka.

Kolaborasi zona waktu-agnostik

Berkomunikasi secara asinkron memastikan bahwa perbedaan zona waktu tidak menghalangi pekerjaan. Di tempat kerja yang jauh, Anda tidak bisa begitu saja mampir ke meja seseorang untuk mendiskusikan sebuah ide. Jadi, ketika pekerjaan dikoordinasikan melintasi zona waktu/jam kerja yang fleksibel, adalah kontraproduktif untuk mengharapkan tanggapan waktu nyata atau meminta karyawan untuk mengikuti rapat virtual di luar jam kerja mereka.

Komunikasi async menghilangkan hambatan untuk berbagi pengetahuan dengan memungkinkan karyawan untuk check-in, mendiskusikan ide, dan berbagi kemajuan pada waktu mereka sendiri. Plus, itu berarti tim Anda dapat menghemat waktu tumpang tindih yang berharga untuk hal-hal yang sangat penting—rapat tim, 1:1, kafe harian, dll.

Karyawan yang lebih bahagia dan lebih sehat

Komunikasi asinkron memungkinkan karyawan untuk merespons dalam waktu mereka sendiri—tidak ada FOMO yang terlibat, membuat kolaborasi jarak jauh tidak terlalu membuat stres. Ketergantungan yang berlebihan pada komunikasi waktu nyata juga mendorong budaya "selalu aktif" di tempat kerja. Rutinitas yang membuat stres ini membuat kelelahan menjadi tak terhindarkan.

Sebagian besar pekerja jarak jauh sebenarnya mengatur jam kontak sehingga rekan kerja tahu kapan mereka akan tersedia untuk percakapan dan rapat waktu nyata. Hasil? Tim yang lebih bahagia, lebih sehat, dan lebih produktif.

Mendorong komunikasi yang bijaksana

Berkomunikasi secara asinkron melalui email, tugas Asana, atau bahkan komentar di Google Documents membantu mengurangi respons spontan dan mendorong refleksi sebelum reaksi. Ini memberi tim Anda waktu untuk memproses semua informasi yang mereka butuhkan, sebelum menyusun tanggapan yang bijaksana, rasional, dan lebih berwawasan.

Seperti yang ditulis oleh Pendiri & CEO Basecamp Jason Fried, “Sebagian besar hal yang layak didiskusikan secara panjang lebar layak untuk didiskusikan secara mendetail dari waktu ke waktu.” Obrolan tim—secara real-time atau lainnya—tidak selalu menjadi tempat terbaik untuk percakapan tersebut. Sifat obrolan satu baris pada satu waktu dapat mempersulit penyajian ide sepenuhnya tanpa terganggu oleh tanggapan rekan kerja. Jason mengatakan yang terbaik: “Bayangkan berada dalam rapat di mana semua orang hanya berbicara satu baris pada satu waktu, dan orang-orang terus menyela Anda saat Anda mencoba menyampaikan maksud Anda. Apakah Anda pernah mendapatkan di mana saja? Dan bukankah itu akan memakan waktu selamanya?”

Meningkatkan dokumentasi dan transparansi

Apa yang terjadi dalam rapat hampir selalu tetap ada dalam rapat, kecuali jika seseorang membuat catatan. Sebaliknya, komunikasi asinkron didokumentasikan secara default. Saat Anda meninggalkan komentar pada tugas Asana, catatan tersebut ada dan dapat dirujuk beberapa bulan kemudian. Dengan berkomunikasi secara asinkron, anggota tim membuat catatan tertulis yang mudah dicari, dibagikan, dan dirujuk sesuai kecepatan mereka sendiri. Semua komunikasi di Flock, misalnya, mudah dicari dan anggota tim dapat menyematkan file/pesan kunci untuk referensi nanti. Terakhir, memiliki dokumentasi yang praktis dapat meningkatkan transparansi di seluruh organisasi, mencegah gangguan komunikasi, dan mempermudah sinkronisasi semua orang.

Menggunakan Flock untuk komunikasi asinkron

Banyak manfaat komunikasi asinkron menggunakan Flock dapat diringkas dalam satu kata: aksesibilitas . Flock menyatukan seluruh bisnis Anda di bawah satu atap—menawarkan pandangan langsung ke orang-orang, proyek, dan kemajuan perusahaan Anda. Hal ini memungkinkan para pemimpin senior mengawasi pekerjaan semua orang tanpa harus melakukan micromanage. Ini juga memberdayakan karyawan untuk berkolaborasi lintas fungsi tanpa perlu melakukan sinkronisasi setiap lima menit.

Dengan beberapa penyesuaian tentang cara bisnis Anda menggunakan Flock setiap hari, karyawan Anda dapat memadukan komunikasi real-time dan asinkron terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan—dari mana saja.

Tetapkan harapan yang tepat

Berikan ruang bagi tim Anda untuk bernapas dan lakukan pekerjaan terbaik mereka. Pembaruan dapat mengalir secara tidak sinkron—buat saluran Flock pribadi untuk pembaruan status asinkron—dan Anda akan langsung diberi tahu, jadi tidak perlu khawatir. Tetapkan ekspektasi yang tepat pada komunikasi—membatasi acara waktu nyata seperti sesi curah pendapat, rapat, 1:1, dan balai kota perusahaan menjadi beberapa jam setiap hari dan default ke komunikasi asinkron untuk sisanya. Untuk tim terdistribusi, ini berarti memesan jam tumpang tindih untuk hal-hal penting. Sisa hari kerja mereka dapat digunakan untuk pekerjaan yang terfokus, tanpa tekanan untuk bekerja dengan jam kerja yang aneh.

Default untuk overkomunikasi

Flock memudahkan komunikasi, tapi itu bukan alasan untuk bermalas-malasan. Berkomunikasi secara tidak sinkron berarti tindak lanjut membutuhkan waktu berjam-jam daripada menit. Memberikan informasi awal sebanyak mungkin berarti lebih sedikit tindak lanjut, dan penerima mendapatkan semua yang mereka butuhkan saat mereka mulai bekerja dan membaca pesan Anda. Jadi default untuk overcommunication dan pastikan pesan asinkron Anda jelas dan rinci dengan garis waktu disertakan jika berlaku.

Lacak pekerjaan dengan to-dos bersama

Gunakan tugas bersama Flock dalam rapat untuk menetapkan item tindakan ke tim Anda, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan melacak kemajuan. Semua anggota Saluran diberi tahu saat tugas bersama diperbarui atau ditandai sebagai selesai, sehingga semua orang tetap sinkron tanpa pertemuan "pembaruan" lainnya. Bot tugas bersama Flock bahkan mengirimkan pengingat kepada penerima tugas pada hari ketika tugas jatuh tempo, sehingga tidak mungkin melewatkan tenggat waktu.

Gunakan catatan suara untuk penjelasan mendetail

Pesan teks memang bagus, tetapi terkadang berbicara dengan keras bekerja lebih baik, tidak hanya untuk menghemat waktu tetapi juga untuk menyampaikan maksud. Catatan Suara sangat cocok ketika Anda ingin berbagi penjelasan mendetail atau meninggalkan umpan balik tanpa terdengar kasar. Cukup ketuk tombol untuk membagikan apa yang ada di pikiran Anda, dan penerima dapat mendengarkannya kapan saja. Mungkin membantu memotong beberapa pertemuan ad hoc "Saya punya pertanyaan kecil" dari hari-hari Anda juga.

Setel pengingat untuk semuanya

Dengan interaksi asinkron, tindak lanjut datang dengan harapan bahwa penerima akan merespons pada waktu mereka sendiri. Kadang-kadang, hal-hal jatuh melalui celah-celah dan percakapan hilang. Hindari ini dengan mengatur pengingat untuk tugas dan tindak lanjut, tepat di dalam Flock Channels atau ruang pribadi Anda.