Mengapa Komunikasi Eksternal dan Internal Perlu Bekerja Sama

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk produktivitas tempat kerja dan pertumbuhan perusahaan. Saluran komunikasi ini dapat dikategorikan sebagai internal dan eksternal: yang pertama mencakup komunikasi antara karyawan di dalam perusahaan, sedangkan yang kedua melihat informasi yang dibagikan dengan pemangku kepentingan di luar organisasi. Kedua bentuk komunikasi memainkan peran penting dalam menjaga organisasi berfungsi secara efisien.

Saluran komunikasi internal yang terbuka penting bagi pekerja di kantor dan tim pengembangan jarak jauh, karena semua anggota tim harus berada di halaman yang sama. Ketika komunikasi internal terputus, itu berarti karyawan bingung dan produktivitas rendah. Ini juga akan menghambat pertumbuhan secara keseluruhan karena karyawan akan merasa terasing dari satu sama lain dan organisasi.

Penting juga untuk memiliki saluran komunikasi eksternal yang kuat sehingga bisnis Anda dapat menikmati reputasi yang baik di mata orang luar. Payung komunikasi eksternal mencakup pelanggan, mitra, pemangku kepentingan lainnya, dan populasi yang lebih besar. Saluran komunikasi eksternal juga mendikte masalah fiskal seperti harga saham dan pendanaan, menjadikan saluran ini sebagai metode penting untuk berbagi informasi.

Komunikasi internal dan eksternal harus bekerja sama untuk menciptakan saluran arus informasi yang lancar. Meskipun benar bahwa anggota tim internal berkomunikasi secara berbeda satu sama lain dibandingkan dengan berkomunikasi dengan pelanggan melalui VoIP atau email bisnis kecil , tetap penting bagi perusahaan untuk memiliki citra dan pesan yang konsisten.

Sumber: Survei Gaji Ragan & Laporan Budaya Tempat Kerja untuk 2022

Tetapi penting untuk diingat bahwa ini hanya dapat terjadi jika kedua bentuk komunikasi interpersonal ini digunakan secara harmonis. Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi lebih jauh mengapa penting bahwa komunikasi internal dan eksternal bekerja sama.

Komunikasi Internal vs Eksternal

Sebelum kita menyelami bagaimana dan mengapa metode komunikasi ini bekerja lebih baik bersama-sama, mari kita lihat lebih dalam apa artinya:

Komunikasi internal

Komunikasi internal adalah aliran informasi yang melewati antara anggota organisasi. Ada berbagai alat – baik melalui cloud maupun di lokasi – yang dapat digunakan untuk meningkatkan aliran ini dan membuatnya seefisien mungkin. Komunikasi internal melibatkan email yang dikirim ke karyawan, daftar tujuan dan sasaran, prosedur operasi standar (SOP), pedoman, dan banyak lagi.

Ada empat jenis komunikasi internal:

1. Vertikal : anggota tim pada tingkat hierarki yang berbeda berbicara satu sama lain

2. Ke bawah : seorang karyawan dalam posisi kepemimpinan yang lebih tinggi berkomunikasi dengan anggota tim yang lebih rendah dalam hierarki

3. Ke atas : karyawan berbicara dengan manajer atau penyelia mereka

4. Horizontal : anggota pada tingkat hierarki yang sama mendiskusikan pekerjaan

Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah informasi yang dibagikan perusahaan dengan orang-orang di luarnya. Pikirkan sebuah organisasi yang menerbitkan siaran pers penting tentang acara amal, atau mengunggah ILM untuk masyarakat umum. Apa pun yang dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan bukan dari perusahaan dianggap sebagai komunikasi eksternal, termasuk upaya advokasi karyawan Anda. Ini bisa formal dan informal.

Secara formal, saluran komunikasi eksternal digunakan untuk membangun kesadaran merek, citra merek, dan reputasi. Perusahaan ingin pelanggan memiliki citra tertentu tentang mereka. Inilah sebabnya mengapa mereka membuat iklan, menyempurnakan program advokasi merek karyawan mereka, dan mengeluarkan laporan yang menyoroti produk atau layanan mereka. Beberapa organisasi juga menyiapkan pusat panggilan untuk menjangkau pemangku kepentingan sementara yang lain menggunakan solusi cloud PBX. Ini tentang membangun aliran komunikasi yang transparan dengan mitra eksternal.

Mengapa Komunikasi Internal dan Eksternal Perlu Bekerja Sama

Menurut SmallBizGenius, 82% konsumen merasa lebih positif tentang suatu merek setelah membaca konten yang disesuaikan. Artinya, orang lebih cenderung mempercayai perusahaan yang berbicara kepada mereka dengan cara yang berarti dan tidak mengirim spam dengan informasi yang tidak berguna. Komunikasi eksternal yang konsisten hanya dapat terjadi di perusahaan yang memiliki saluran komunikasi internal yang kuat.

Karyawan yang mengetahui tentang merek mereka dapat mengomunikasikan pesan inti tersebut kepada khalayak yang lebih luas. Mereka harus diberi pengarahan secara konsisten tentang jenis informasi apa yang dapat mereka komunikasikan, nada suara apa yang harus mereka gunakan, dan citra merek seperti apa yang coba dibangun oleh bisnis. Organisasi dapat berantakan seperti tumpukan kartu yang longgar jika kedua saluran komunikasi ini tidak bekerja bersama-sama.

Mari kita lihat lebih dekat apa yang terjadi ketika komunikasi internal dan eksternal bekerja sama:

1. Peningkatan Pengembalian Investasi (ROI)

Meskipun benar bahwa bisnis menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) yang berbeda untuk berbagai departemen, tujuan sebenarnya adalah menghasilkan keuntungan. Tidak ada yang terjun ke bisnis hanya untuk membuat posting media sosial yang estetis dan menyebutnya sehari. Pada akhirnya, ini semua tentang seberapa banyak Anda menjual dan seberapa baik Anda melakukannya.

Merek yang menyelaraskan komunikasi internal dan eksternal mereka menikmati ROI yang lebih tinggi dibandingkan dengan merek yang tidak. Ini berkat komunikasi yang konsisten di semua titik kontak di dalam dan di luar organisasi Anda, yang mengarah ke layanan dan/atau kualitas standar. Pelanggan Anda akan dapat mengandalkan perusahaan Anda untuk terus memberikan yang terbaik, memastikan Anda mendapatkan loyalitas dan prospek baru.

Sumber: Panduan Memahami dan Meningkatkan Komunikasi Internal dalam Bisnis Anda

2. Meningkatkan Pertumbuhan Bisnis

Bisnis yang sukses berkembang pesat. Meta membeli Instagram untuk memfasilitasi pertumbuhan dan Google mengambil alih YouTube. Merek yang berkembang pesat sering kali terlibat dalam akuisisi dan merger, tetapi langkah ini seharusnya tidak mengejutkan orang-orang yang bekerja untuk mereka.

Karyawan harus diberitahu tentang perubahan pada perusahaan mereka sesegera mungkin, dan tidak boleh mencari tahu dari sumber eksternal. Hal ini tidak hanya menghambat kepercayaan dan produktivitas karyawan, tetapi juga dapat menunda peluncuran produk dan memperlambat implementasi perangkat lunak integrasi , dan inisiatif internal lainnya. Jika karyawan Anda belum diberi tahu atau dilatih, mereka tidak dapat mengomunikasikan informasi ini kepada pelanggan, mitra, atau vendor, yang mengarah pada pemosisian yang membingungkan yang dikomunikasikan.

Ketika karyawan diberi tahu (komunikasi internal), mereka dapat menyebarkan informasi dengan cara yang berarti (komunikasi eksternal), memberi Anda reputasi yang lebih kuat dan citra merek yang lebih baik. Ini juga akan membantu meningkatkan pertumbuhan bisnis Anda karena tidak akan ada gangguan dalam penerapan teknologi atau perangkat lunak baru.

3. Menciptakan Banyak Brand Ambassador

Komunikasi internal yang efektif mengarah pada advokasi karyawan yang kemudian menciptakan duta merek untuk bisnis Anda. Sangat berguna untuk memiliki pendukung karyawan dari dalam merek yang benar-benar percaya pada pesan inti organisasi. Mereka kemudian dapat memberikan informasi yang berguna, terlibat dalam percakapan berkualitas lebih baik, dan memberi Anda kumpulan bakat yang lebih baik untuk dipekerjakan.

Duta merek karyawan dapat berguna jika Anda menginginkan lebih banyak pemasaran dari mulut ke mulut juga. Ambil contoh, orang-orang yang bekerja di bidang teknologi, di mana perusahaan terlibat dalam modernisasi mainframe untuk transaksi online bisnis. Itu ceruk yang cukup spesifik, tetapi mungkin ada orang-orang dalam jangkauan sosial langsung dari karyawan bisnis yang menyukai teknologi. Menargetkan demografi ini dapat meningkatkan minat pada produk bisnis, betapapun spesifiknya. Pada akhirnya, ini dapat menyebabkan lebih banyak orang mengunjungi halaman arahan bisnis dan mencoba fitur baru.

Duta merek internal yang antusias juga akan bersemangat untuk menginformasikan kepada khalayak yang lebih luas tentang perbaikan apa pun dalam bisnis ini. Mereka akan memastikan bahwa informasi yang dibagikan konsisten dengan citra merek dan akan menulis salinan yang membantu Anda menarik lebih banyak pelanggan.

4. Memungkinkan Karyawan Mempelajari Keterampilan Baru

Apa yang terjadi ketika Anda perlu mempekerjakan seseorang yang menangani saluran komunikasi Anda secara keseluruhan? Apakah Anda memilih seseorang yang ahli dalam komunikasi internal atau berbagi informasi eksternal? Jawaban yang benar adalah Anda tidak perlu memilih. Pekerja yang ideal untuk peran ini adalah seseorang yang mengerti bagaimana melakukan keduanya.

Ketika Anda menyelaraskan komunikasi internal dan eksternal Anda, Anda memberi karyawan yang ada topi yang berbeda dan meningkatkan keterampilan mereka. Misalnya, seseorang dalam peran TI dapat belajar tentang layanan mikro untuk pengembangan, menghasilkan peran kerja hibrida yang berguna. Mereka dapat menggunakan strategi yang sama yang mereka gunakan pada pemangku kepentingan eksternal untuk menjaga agar anggota tim internal juga termotivasi.

Ini berlaku untuk pekerja jarak jauh dan pekerja di tempat. Seorang profesional pemasaran mungkin meneliti 'apa itu komunikasi cloud' dan menggunakan perangkat lunak komunikasi internal mereka untuk menyampaikan informasi internal yang penting. Mereka tidak hanya akan membangun citra merek yang konsisten secara internal, tetapi mereka juga akan menyelaraskan semua orang tentang cara mempresentasikannya secara eksternal, menyelamatkan bisnis dari kesulitan mempekerjakan dua orang di mana mereka dapat menggunakannya.

Apakah Ada Risiko yang Terlibat?

Seperti halnya strategi apa pun, ada beberapa risiko yang terlibat saat Anda menghubungkan komunikasi internal dan eksternal:

Kanibalisasi Upaya Komunikasi

Ada kemungkinan komunikasi eksternal dapat menimpa saluran internal dan mencopot upaya Anda. Ini karena komunikasi eksternal sering diprioritaskan, mengingat mereka secara langsung membantu bisnis menghasilkan keuntungan.

Saluran komunikasi internal memiliki efek tidak langsung dan pemilik bisnis yang berfokus pada penjualan mungkin akan mengesampingkannya. Menggabungkan keduanya dapat mengakibatkan eksternal mengambil alih saluran komunikasi internal, mungkin membuat karyawan merasa tidak dihargai atau terisolasi.

Risiko Keamanan

Seperti halnya terlalu banyak juru masak yang mengaduk panci, terlalu banyak profesional hibrida dapat menyebabkan beberapa risiko keamanan. Kesalahan manusia tidak dapat diabaikan ketika Anda memiliki orang yang sama yang memeriksa saluran komunikasi internal dan eksternal. Mereka mungkin secara tidak sengaja mempublikasikan sesuatu yang tidak dimaksudkan untuk pemangku kepentingan eksternal di halaman media sosial perusahaan.

Ada juga kemungkinan bahwa mereka dapat secara keliru membagikan informasi sensitif terkait vendor dengan karyawan atau anggota tim. Hal ini dapat menyebabkan situasi sulit seperti pelanggaran data atau hilangnya kepercayaan dalam tim.

Pemilik bisnis harus berhati-hati saat menggabungkan komunikasi internal dan eksternal karena mungkin saja seseorang yang memainkan berbagai peran menjadi bingung atau terpeleset. Jadi, ada baiknya meluangkan waktu Anda saat mengintegrasikan upaya komunikasi eksternal dan internal Anda.