Bagaimana menjelaskan perlunya pelacakan waktu kepada tim Anda

Pelacakan waktu telah mendarah daging sebagai aset yang tak ternilai bagi perusahaan mana pun, terlepas dari ukurannya. Ketika digunakan dengan benar, itu menyebabkan pertumbuhan, stabilitas keuangan, dan peningkatan alur kerja dan kepuasan kerja. Namun, sebagian besar tim tidak yakin tentang waktu pelacakan, karena tidak datang dengan reputasi buruk.

Banyak perusahaan yang menawarkan perangkat lunak dan layanan manajemen tenaga kerja memiliki pelacakan waktu sebagai bagian kecil dari metode pemantauan karyawan mereka yang ketat. Sebuah fitur CNBC baru-baru ini Bagaimana Pengusaha Bisa Memata-matai Anda Saat Bekerja dari Rumah telah membuat banyak orang (dapat dibenarkan) waspada terhadap segala jenis perangkat lunak yang melacak kinerja kerja mereka.

Di situlah kami masuk, untuk membantu Anda mengurangi ketakutan itu, dan menunjukkan bahwa memperkenalkan perangkat lunak pelacak waktu yang sederhana tidak akan memengaruhi privasi mereka. Bahwa hal itu, pada kenyataannya, dapat melindungi hak-hak mereka sebagai karyawan, dan membuat mereka membentuk kebiasaan yang lebih baik secara keseluruhan.

Kekhawatiran paling umum tentang pelacakan waktu di tempat kerja

Apakah pelacakan waktu akan digunakan untuk menyerang privasi saya?

Mari kita bahas gajah di dalam ruangan – pemantauan dan privasi karyawan .

Orang-orang takut bahwa pelacakan waktu adalah pintu gerbang ke pemantauan konstan dan pengawasan yang lebih besar.

Dalam artikel BBC 2018. Sejumlah karyawan maju untuk menceritakan kisah mereka tentang bagaimana pemantauan karyawan membuat mereka cemas, takut, dan stres. Banyak yang menekankan bagaimana alat pelacak diterapkan dengan klaim bahwa mereka akan membantu kinerja secara keseluruhan, namun melakukan segalanya selain itu.

Dalam artikel yang sama, seorang pengemudi truk menyebutkan bagaimana kamera dan mikrofon yang dipasang membuatnya terlalu berkonsentrasi pada kinerjanya (batas kecepatan, skor mengemudi, dll). Begitu banyak, pada kenyataannya, dia kurang fokus pada saat itu saat benar-benar mengemudi. Tekanan tingkat tinggi seperti itu dapat menyebabkan kinerja yang lebih buruk, dan hampir pasti mengakibatkan kelelahan.

Bertujuan untuk melacak waktu untuk alasan yang tepat. Jangan hanya menggunakannya sebagai uji coba untuk pemantauan karyawan secara penuh, karena Anda pasti akan kehilangan lebih banyak daripada yang bisa Anda peroleh.

Apakah saya diharapkan untuk sepenuhnya produktif selama 8 jam?

Meskipun kita berada di abad ke-21, kita masih mengharapkan alur kerja abad ke-19.

Sejak Revolusi Industri, pekerja diharapkan bekerja lebih dari 16 jam sehari, 6 hari seminggu. Undang-undang Standar Perburuhan yang Adil pada tahun 1938. berhasil memperbaiki hal ini dengan membatasi jam kerja menjadi 40 jam seminggu, hanya karena sifat tenaga kerja telah berubah.

Jadi mengapa kita masih memperlakukan pekerjaan dengan cara yang sama?

Steve Glaveski, CEO dari Collective Campus , menunjukkan bagaimana modernisasi, kemajuan teknologi, dan internet telah mengubah cara kita bekerja secara drastis, dari tahun 1938. Tempat kerja modern jauh berbeda, dan kita tidak dapat mengharapkan fokus penuh dan produktivitas selama 8 jam penuh.

Startup Jerman Rheingans Digital Enabler adalah kelinci percobaan dalam eksperimen oleh CEO-nya sendiri, Lasse Rheingans. Dia ingin melihat apakah karyawannya dapat beralih dari hari kerja 8 jam, menjadi 5 jam, dengan keyakinan bahwa itu akan meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja mereka. Tak perlu dikatakan, eksperimen itu sukses, dan karyawan itu sendiri merasakan peningkatan, karena mereka tidak merasakan tekanan untuk mencoba dan menjadi produktif sepanjang hari kerja mereka.

Mereka cenderung tidak menyerah pada gangguan dan lembur.

Contoh Rheingans membuktikan banyak klaim ilmiah bahwa tidak ada yang bisa produktif 8 jam sehari, dan bahwa CEO dan manajer seharusnya tidak mengharapkan itu. Dengan cara yang sama, jelaskan kepada tim bahwa mereka tidak diharapkan untuk menjadi terlalu fokus sepanjang waktu. Pelacakan waktu itu adalah cara untuk menemukan jam sibuk mereka, dan belajar memprioritaskan tugas mereka dengan lebih baik.

Dan siapa tahu, dengan data dan peningkatan yang cukup, mungkin perusahaan Anda dapat beralih ke minggu kerja 5 atau 6 jam, tanpa kerugian finansial.

Apakah pelacakan waktu merupakan bentuk hukuman untuk kinerja yang buruk?

Ada karyawan yang akan melihat pelacakan waktu sebagai sarana untuk menghukum kinerja yang kurang baik. Tempatkan diri Anda pada posisi seseorang yang baru saja diberitahu bahwa seluruh staf harus melacak waktu mereka dan menyerahkan laporan. Langsung dari kelelawar mereka dapat memikirkan beberapa hal:

• Apakah saya melakukan pekerjaan saya salah?
• Apakah kinerja kami buruk?
• Apakah manajer tidak mempercayai kami?
• Akankah pelacakan waktu menjadi satu-satunya cara untuk menghargai pekerjaan saya?

Diharapkan pikiran pertama mereka hampir selalu negatif. Karena ketika seorang manajer ingin melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap aktivitas, Anda merasa perlu memberikan lebih dari 100%, atau Anda akan mendapatkan “tamparan di pergelangan tangan”. Dan kita kembali ke pola tekanan – stres – kelelahan.

Soroti sejak awal bahwa pelacakan waktu tidak akan digunakan sebagai alat untuk memberikan hukuman atau sebagai alasan untuk penghentian. Alih-alih, segera atasi alasan sebenarnya – mempercepat proses tertentu, melihat di mana tim secara kolektif dapat mengambil langkah atau sedikit mengendur, atau mendapat lebih banyak informasi tentang anggota tim mana yang dapat melakukan lebih banyak tugas vs mereka yang sudah kewalahan.

Apakah pelacakan waktu akan digunakan untuk karyawan micromanaging?

Tidak jarang menemukan manajer dan CEO yang melihat pelacakan waktu sebagai alasan untuk mengawasi setiap aspek kecil dari waktu kerja karyawan mereka.

Reggie Scales, Wakil Presiden Senior Vonage, telah membuat klaim yang sekarang terkenal dalam laporan CNBC: "[Karyawan] tahu kami sedang menonton, yang selalu baik." Ini adalah representasi sempurna dari citra yang didapat banyak karyawan saat pelacakan waktu diterapkan.

Setiap langkah mereka akan dipantau, diteliti, dan mereka akan menerima setumpuk umpan balik dan/atau koreksi. Sementara beberapa orang akan melihat ini sebagai kesempatan untuk menunjukkan nilai mereka, sebagian besar akan merasa tidak nyaman bahkan dengan tugas yang mereka kuasai. Ini adalah ketakutan akan:

• "Kenapa tugas yang sama membawamu 15 menit lebih sedikit dari kemarin?"
• "Rekan satu tim Anda menyelesaikan semuanya pada batas waktu, saya melihat laporan Anda terlambat"
• “Mengapa tugas ini memakan waktu lebih lama dari biasanya, ketika Anda memiliki semua yang Anda butuhkan?”
• “Saya melihat Anda memiliki celah dalam jadwal Anda, bagaimana jika Anda mendapatkan email itu?”

Kebebasan individu setiap karyawan tentang bagaimana mereka akan mengurutkan prioritas mereka dan melakukan pekerjaan hilang.

Belum lagi bahwa kita semua berurusan dengan masalah pribadi, hari-hari yang tidak produktif, pekerjaan rekan tim, interupsi, dll. Kami juga telah mendedikasikan seluruh artikel untuk topik ini, dan ini dapat membuka mata bagi banyak pemimpin tim yang ingin memahami tim mereka. ' kekhawatiran pelacakan waktu lebih baik.

Dengan semua itu, bagaimana Anda bisa melunakkan pukulan awal saat mengumumkan implementasi pelacakan waktu di tim Anda? Selain itu, bagaimana Anda bisa menjelaskan kebutuhan akan hal itu yang akan dengan cepat menghilangkan salah satu atau semua keraguan?

Mengatasi harapan pelacakan waktu

Pastikan alasan Anda untuk melacak waktu adalah etis dan bermakna.

Di bagian sebelumnya, kami telah menyoroti praktik yang memperlakukan pelacakan waktu sebagai alat yang menghambat kemajuan daripada membantunya. Berikut adalah beberapa hal untuk direnungkan sebelum memutuskan untuk berbicara dengan tim Anda. Pada akhirnya, refleksi ini dapat membantu Anda mendekati tim dengan lebih percaya diri, dan mempersiapkan diri untuk pertanyaan yang pasti akan muncul.

Pelacakan waktu dapat sangat meningkatkan manajemen waktu

Dan tidak dalam arti: Ketika orang melihat berapa banyak waktu yang mereka buang, mereka tiba-tiba menjadi lebih sadar akan pilihan mereka dan menjadi lebih baik.

Sebaliknya, cobalah melihat pernyataan ini dari perspektif perbaikan diri. Pelacakan waktu dapat meningkatkan manajemen waktu pribadi, dan mengungkapkan banyak hal tentang apa dan bagaimana kami memprioritaskan. Tekankan manfaat pribadi ini saat berbicara dengan tim Anda:

• Mereka akan menjadi lebih terorganisir;
• Keseimbangan kehidupan kerja mereka akan meningkat;
• Mereka akan membuat pilihan yang lebih cepat dan lebih baik;
• Mereka akan belajar bagaimana memprioritaskan, dll.

Dan ini hanya beberapa manfaatnya. Dalam artikel “Bagaimana dan mengapa untuk melacak aktivitas dan kebiasaan sehari-hari”, kami telah menguraikan lebih banyak lagi manfaat yang dapat Anda gunakan sebagai bahan presentasi. Muncul dengan saran praktis dan pendapat ahli yang menganjurkan pelacakan waktu.

Pelacakan waktu bukanlah bantuan pita untuk manajemen atau komunikasi yang buruk

Jika produktivitas menjadi masalah, bisa jadi karena manajemen yang buruk, saluran komunikasi yang tidak berfungsi (atau dimanfaatkan) dengan baik, kondisi kerja yang tidak memuaskan, dll.

Para ahli di PPM Express memiliki rekam jejak yang mengagumkan dalam menanyakan kepada CEO tentang alasan kerugian finansial perusahaan. Paling umum, ini adalah:

• Kegagalan untuk mengikuti pasar;
• Kondisi kerja yang buruk;
• Tidak ada rencana darurat;
• Konflik dan komunikasi yang buruk.

Tapi, seperti yang disaksikan oleh mereka, banyak dari CEO yang sama beralih ke pelacakan waktu sebagai perbaikan sederhana, berpikir kerugian baik dalam waktu dan uang, mungkin karena karyawan gagal melacak waktu.

Jadi, pertama-tama Anda ingin memastikan bahwa segala sesuatu di kantor dan tim Anda berjalan dengan lancar sebelum memperkenalkan pelacakan waktu. Jika tidak, faktor luar tersebut akan berdampak besar pada data.

Di bagian berikut, kami membahas langkah-langkah spesifik tentang cara mempersiapkan, melakukan, dan menindaklanjuti rapat yang sukses di mana Anda akan menjelaskan perlunya pelacakan waktu kepada tim Anda.

Bagaimana mengomunikasikan perlunya pelacakan waktu kepada karyawan

Segera, Anda harus melawan stigma yang dibawa oleh pelacakan waktu.

Anda ingin mengatasi masalah karyawan secara langsung. Masalah umum yang telah kami sebutkan di bagian pertama belum tentu sama dengan yang mungkin dialami oleh tim/karyawan Anda. Jadi, berikut adalah beberapa cara untuk memperkenalkan pelacakan waktu sebagai perubahan positif, sambil mempertimbangkan keraguan tim.

Setujui dasar-dasarnya dan tetapkan aturan

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk memiliki pemimpin tim atau manajer berkumpul untuk rapat untuk membahas pelacakan waktu dan bagaimana hal itu akan membantu mereka. Menetapkan beberapa aturan dasar di antaranya terlebih dahulu akan menghilangkan kebingungan di masa depan saat membaca data yang Anda kumpulkan. Ini dapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada:

• Mengapa tim Anda akan melacak waktu;
• Kapan Anda akan melihat jam tertentu yang dihabiskan, dan kapan Anda akan fokus pada hasil saja;
• Apakah laporan mingguan atau bulanan akan diperlukan;
• Bagaimana menerapkan pelacakan waktu dalam manajemen proyek dan tenggat waktu;

Tujuannya adalah untuk menemukan kesamaan sehingga pelacakan waktu dapat bekerja untuk Anda, dan bukan sebagai titik pertikaian atau konflik. Hal terburuk yang dapat terjadi adalah beberapa tim mulai tertinggal, yang lain menyadari bahwa itu membutuhkan terlalu banyak waktu dan usaha, yang dapat meruntuhkan seluruh "infrastruktur" yang telah Anda bangun.

Buat “pengumuman lunak”

Sama seperti peluncuran lunak, "pengumuman lunak" berfungsi untuk memperkenalkan gagasan pelacakan waktu kepada staf, tanpa detail khusus. Anda memberi tahu mereka akan ada pertemuan, dan gagasan umum tentang apa yang akan dibahas. Sebaiknya lakukan ini beberapa minggu sebelum masuk ke pelacakan waktu, paling lama sebulan.

Ingatlah untuk menekankan bahwa pelacakan waktu akan menjadi perubahan yang baik. Fokus pada dampak positifnya pada kedua tim dan proyek dan tambahkan bahwa itu tidak akan membahayakan pekerjaan siapa pun (karena ini adalah perhatian pertama yang biasanya muncul di pikiran).

Dengan begitu, Anda membiarkan desas-desus di sekitar kantor terbentuk secara alami, alih-alih membocorkan (mungkin salah) informasi yang beredar. Menyimpan informasi dari karyawan menimbulkan kekhawatiran dan membuat mereka takut bahwa mereka akan diawasi secara ketat dan kehilangan kebebasan mereka.

Buat karyawan merasa didengar

Sekitar dua minggu sebelum memperkenalkan praktik, kirimkan formulir anonim di mana karyawan dapat menuliskan kekhawatiran mereka tentang pelacakan waktu. Karena banyak karyawan jarang bertele-tele dalam formulir meskipun anonimitas, tawarkan cara yang berbeda untuk mengisi informasi untuk memastikan tanggapan terbaik. Misalnya, Anda dapat mencoba:

Jawaban pilihan ganda:

Apa yang paling mengkhawatirkan Anda jika perusahaan menerapkan pelacakan waktu?

• Saya akan terlihat tidak produktif.
• Aku takut aku membuang terlalu banyak waktu.
• Ini adalah pelanggaran privasi saya.
• Pelacakan waktu tidak secara akurat mencerminkan alur kerja saya.
• Ada terlalu banyak gangguan.
• Saya akan lupa untuk melacak waktu.
• Lainnya: _________________________________

Atau pilihlah pertanyaan terbuka:

Apakah Anda memiliki pengalaman dengan pelacakan waktu? Apakah itu berhasil untuk Anda?

Untuk melakukan survei semacam ini, Anda harus bekerja sama dengan perwakilan SDM Anda. Mencakup sebanyak mungkin alasan untuk mengatasi berbagai masalah sebelumnya. Data yang Anda kumpulkan harus disajikan sebagai urutan pertama pertemuan, begitu saatnya tiba.

Izinkan untuk diskusi langsung

Jika memungkinkan, HR Anda harus memberi tahu semua orang bahwa mereka juga dapat datang kepada mereka secara langsung, untuk menyuarakan pendapat mereka. Beberapa karyawan mengartikulasikan pikiran mereka dengan lebih baik secara verbal. Terkadang, menjawab pertanyaan di atas kertas dapat dianggap sebagai isyarat kosong, bahwa kekhawatiran mereka akan diabaikan.

Atur pertemuan untuk memperkenalkan pelacakan waktu

Seminggu sebelum pertemuan itu sendiri, kirimkan email massal yang menguraikan semua poin yang akan dibahas. Kekhawatiran karyawan, maksud dan tujuan Anda dengan pelacakan waktu itu sendiri, alat apa yang akan Anda gunakan, bantuan apa yang akan diberikan, dll.

Jaga agar poin-poin ini tetap singkat dan ringkas. Email ini akan memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk menyiapkan pertanyaan dan komentar yang mungkin mereka lupa sebutkan dalam survei. Selain itu, mengetahui urutan poin yang dibahas, kemungkinan besar orang akan tahu kapan saatnya untuk melontarkan pertanyaan yang tepat, daripada menanyakan sesuatu di luar konteks dan menyebabkan penyimpangan.

9 langkah untuk memperkenalkan pelacakan waktu ke tim Anda

Ketika Anda benar-benar memperkenalkan pelacakan waktu, langkah-langkah berikut akan memastikan Anda mengomunikasikan semuanya dengan jelas dan tepat.

1. Jaga agar perkenalan tetap singkat

Tidak ada yang suka rapat panjang, terutama ketika mereka memiliki hal-hal yang lebih baik untuk dilakukan, atau ketika "mereka bisa saja email". Terima kasih semuanya telah datang, dan sekali lagi perkenalkan urutan bisnis yang telah Anda buat sebelumnya. Juga umumkan bahwa Anda akan menjawab semua pertanyaan mereka di akhir.

2. Mulailah dengan masalah dan atasi terlebih dahulu

Dengan menggunakan data yang dikumpulkan dari survei, tunjukkan masalah terbesar yang dimiliki karyawan secara keseluruhan dengan pelacakan waktu. Ini membuat mereka tahu bahwa mereka telah didengar, dan memperkuat fakta bahwa mereka memiliki suara dalam masalah perusahaan.

Setelah itu, ungkapkan secara spesifik bahwa Anda telah bernegosiasi dengan pemimpin tim di awal proses, dan bagaimana hal itu akan memengaruhi setiap departemen/tim.

3. Jelaskan 5 poin kunci berikut kepada tim Anda

Di sini, di Clockify, kami menganjurkan untuk menggunakan pelacakan waktu sebagai cara untuk meningkatkan kehidupan seseorang secara keseluruhan. Saya tidak ingin membanjiri Anda dengan informasi terperinci, jadi daftarnya akan dibuat singkat. Setiap poin akan memiliki tautan ke topik tersebut, jika Anda ingin menjelajahinya lebih jauh.

1. Melacak waktu membantu mereka mengomunikasikan lembur mereka dan menegosiasikan keuntungan
2. Ini membantu mereka dengan mudah mengidentifikasi gangguan dan waktu yang terbuang
3. Mereka menjadi lebih sadar akan waktu lembur mereka dan dapat mencegah kelelahan pada waktunya
4. Mereka tahu kapan mereka memenuhi syarat untuk waktu kompensasi
5. Ini mencegah kesalahan administrasi dan pencurian waktu – ini adalah bukti kuat yang melindungi hak-hak mereka

4. Sediakan banyak data

Siapkan beberapa data terlebih dahulu (sebaiknya gunakan infografis agar rapat tetap dinamis). Temukan studi kasus perusahaan yang membuat pelacakan waktu bermanfaat bagi mereka. Dengan ketidakpastian tentang waktu yang dibawa ke meja, beberapa mungkin bergegas ke Google dan menemukan contoh di mana pelacakan waktu telah gagal. Ini akan membuat mereka defensif dan membuat mereka memberikan tandingan, yang juga harus Anda persiapkan.

5. Hadirkan SDM

Sebagai catatan tambahan, pastikan perwakilan SDM hadir selama rapat dan proses penyesuaian. Mintalah mereka duduk di antara karyawan, dan bergabunglah dalam diskusi jika memungkinkan. Kehadiran mereka akan memberi Anda dukungan selama tugas yang sulit ini. Pada saat yang sama, mereka dapat menghilangkan keraguan, kebingungan, atau permusuhan yang mungkin muncul di antara tim.

6. Terbuka untuk Tanya Jawab

Terakhir, tetapi yang paling penting, izinkan orang untuk membagikan pendapat mereka. Pertahankan forum terbuka, kecuali jika itu terutama jangkrik dan tumbleweeds. Kemudian Anda dapat memilih untuk mengajukan pertanyaan spesifik dan melihat apakah pertanyaan itu memicu diskusi.

7. Buat email tindak lanjut setelah pertemuan pendahuluan

Ini adalah cara yang bagus untuk meringkas rapat, dan Anda dapat menyimpannya sedetail atau sesingkat yang Anda inginkan. Jika itu terdengar seperti terlalu banyak pekerjaan, kami memiliki daftar aplikasi manajemen waktu terbaik untuk tahun 2020, di antaranya adalah Otter, aplikasi yang merekam rapat, lalu menyalin dan memberi cap waktu untuk membuat laporan.

8. Menyediakan sumber daya

Beberapa hari setelah pertemuan, setelah informasi telah diselesaikan, kirim email massal dengan ringkasan sumber daya. Dari cara mengatur waktu dengan lebih baik, hingga cara menggunakan pelacak waktu, dan cara mengubahnya menjadi kebiasaan, sehingga hampir menjadi otomatis.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, berikut adalah beberapa artikel untuk membuat Anda berada di jalur yang benar:

• 4 Metode sederhana untuk melacak waktu Anda saat bekerja di depan komputer
• 12 tips untuk membangun dan meningkatkan manajemen waktu tim
• Bagaimana membangun kebiasaan untuk melacak waktu

9. Yakinkan tim bahwa mereka akan mendapatkan bantuan dengan perangkat lunak

Satu masalah yang belum kami bahas secara luas tetapi layak disebutkan, adalah bahwa banyak orang takut mereka akan terlihat konyol jika mereka gagal mempelajari cara menggunakan pelacak waktu. Tindakan terbaik adalah tidak menanyakan secara langsung siapa yang memiliki masalah dalam pembelajaran (karena sangat sedikit yang mengakuinya), tetapi menawarkan kursus kilat dan bantuan 1:1 dari bagian operasional, karyawan Anda yang lebih paham teknologi, atau pengembang perangkat lunak itu sendiri. Mereka yang menawarkan bantuan di tempat, yaitu.

Untuk meringkas

Ketika anak-anak takut pada monster di lemari mereka, kita tahu bahwa itu sebenarnya adalah ketakutan akan hal yang tidak diketahui. Kamar mereka gelap, siluet di mana-mana membentuk bentuk seram, ada suara di luar dan di dalam ruang pribadi mereka. Dibiarkan dalam imajinasi mereka sendiri, tidak heran mereka menafsirkan skenario paling menakutkan.

Prosesnya tidak banyak berubah ketika kita bertambah tua. Dengan cara yang hampir sama, sesuatu yang sederhana seperti pelacakan waktu bisa tampak lebih menakutkan ketika otak kita tidak memiliki cukup informasi faktual. Dengan menggunakan metode yang telah kami susun, Anda dapat menyalakan lampu di ruangan gelap itu, dan membuka pintu lemari seram untuk menunjukkan bahwa tidak ada yang perlu ditakuti. Atasi kekhawatiran mereka dengan informasi, kasih sayang, pengertian, dan banyak kepastian.