6 Langkah Mudah untuk Mengevaluasi Perangkat Lunak yang Tepat untuk Bisnis Anda

Segala sesuatu yang perlu diketahui pemilik bisnis sebelum membuat keputusan pembelian

Saat perusahaan beralih ke solusi kerja dari rumah jangka panjang yang lebih berkelanjutan, alat seperti Flock menjadi semakin penting untuk menjaga karyawan tetap terhubung sambil memenuhi tuntutan bisnis sehari-hari.

Kami baru-baru ini melihat banyak sekali bisnis yang menghubungi kami untuk mendapatkan bantuan terkait komunikasi internal mereka. Bagi banyak orang, ini masih wilayah yang belum dipetakan. Memilih alat kolaborasi bisnis yang tepat tetap menjadi perhatian utama bagi organisasi besar yang ingin menyelesaikan masalah dengan cepat dan meminimalkan gangguan.

Tapi ini juga membutuhkan kepemimpinan untuk mengadopsi perspektif baru untuk mengelola tim dari jarak jauh, terutama untuk bisnis yang berkembang dengan tim lintas fungsi. Organisasi seperti Twitter dan Shopify telah memimpin transisi ke pekerjaan jarak jauh secara permanen, sementara raksasa lain seperti Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal, dan Salesforce juga telah memperluas pekerjaan mereka dari- kemampuan rumah.

Jadi, pertanyaan jutaan dolar saat ini adalah: bagaimana organisasi mengevaluasi perangkat lunak untuk mendorong kolaborasi yang efektif di seluruh organisasi mereka? Seperti apa proses evaluasi perangkat lunak perusahaan? Ini adalah tantangan berulang yang telah kami identifikasi dengan pelanggan kami di sepanjang perjalanan mereka untuk menemukan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis mereka. Jadi kami ingin membahas ini secara luas—langkah demi langkah—untuk siapa pun yang menavigasi proses ini.

Langkah 1. Tentukan tujuan dan harapan Anda

Apakah tujuan Anda untuk meningkatkan komunikasi internal atau meningkatkan manajemen proyek? Tentukan dengan tepat apa yang ingin Anda capai dan titik kesulitan apa yang ingin Anda pecahkan.

Yuliya Pavlova, COO dari rantai kopi populer Tasty Coffee di Rusia membagikan prosesnya kepada kami, dengan mengatakan, “Menggunakan program gratis memiliki beberapa batasan: jumlah pengguna, kurangnya aplikasi seluler, ketidakmampuan untuk mentransfer file, dll. Selain itu, aplikasi komunikasi ini hanya digunakan oleh staf kantor. Bagi kami, itu tidak berhasil, karena sebagian besar perusahaan kami terdiri dari karyawan bagian produksi. Seiring waktu, kami membuka dua kedai kopi lagi dan sebuah e-shop, sehingga kebutuhan untuk menyatukan semua upaya komunikasi kami menjadi semakin penting.”

Tim Kopi Lezat, Rusia

Pavlova mengatakan mereka juga melihat beberapa faktor penting saat mengadopsi alat baru untuk semua pemangku kepentingan mereka:

Kenyamanan dan kesederhanaan Antarmuka Pengguna
Antarmuka dan fungsionalitas yang intuitif
Dukungan instan yang bagus

Kemudian, setelah Anda menemukan titik rasa sakit Anda, selami lebih dalam dan terus ajukan pertanyaan sulit sampai Anda kehabisan semua pilihan Anda:

Apakah alat kami yang ada sudah menyediakan fungsi ini atau hanya tambahan?
Nilai apa yang benar-benar ingin Anda dorong?
Alat apa yang dapat mengatasi masalah ini lebih baik daripada yang kami gunakan?

Langkah 2. Masuki proses organisasi Anda

Proses organisasi setiap perusahaan dapat terasa berantakan ketika mencoba mengintegrasikannya dengan perangkat lunak baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan mempertahankan daftar prioritas yang terperinci dengan semua persyaratan dan hal-hal yang tidak dapat dinegosiasikan, dan memeriksanya dari ahli di tim Anda.

Jika Anda benar-benar ingin menggunakan data-drive sepanjang perjalanan pulang, Anda dapat memprioritaskan kebutuhan Anda menggunakan sistem poin seperti model skor RICE, dan memberi skor yang sesuai. Pada akhirnya, pilihan Anda akan didasarkan pada sejumlah faktor, tetapi data pendukung akan menjadi yang paling berguna saat Anda mempresentasikan pilihan Anda kepada pengambil keputusan atau tim pengadaan.

Setelah mengevaluasi dan menerapkan banyak alat, Gaurang Sinha, kepala GTM Flock, menemukan nilai dalam mengubah perspektif. “Pertahankan pemangku kepentingan internal dalam lingkaran,” katanya. “Penting untuk diingat bahwa saat Anda menjadi pembeli dalam proses ini, Anda juga secara bersamaan menjual secara internal kepada pemimpin tim Anda, termasuk CFO Anda—yang pada akhirnya membenarkan biaya versus peluang pendapatan. Karena mereka tetap terlibat dalam proses, itu akan membantu Anda mendapatkan persetujuan dan pembiayaan lebih cepat daripada jika Anda menyelesaikan proses dan mencoba mereka untuk menjualnya secara internal dalam satu presentasi besar.

Langkah 3. Taklukkan penelitian Anda

Meneliti solusi bisa terasa seperti Anda akan jatuh ke lubang kelinci, tetapi Anda masih bisa menang dengan mengambil pendekatan yang lebih cerdas.

Google dengan cerdas. Pada pandangan pertama, Google dapat membanjiri hasil. Bagaimana Anda menyaring tautan yang dipompa SEO vs. konten asli yang bermanfaat? Pakar SEO internal Flock, Rohit Chavane , merekomendasikan cara mudah untuk menavigasi medan pencarian dengan mencari hal-hal dasar seperti URL tepercaya, cuplikan, dan pratinjau konten. Anda akan tahu apakah Anda perlu mengubah kueri penelusuran berdasarkan hasil.

Situs perbandingan perangkat lunak. Ini adalah tempat yang baik untuk memeriksa ulasan dan mendapatkan gambaran realistis tentang bagaimana alat ini akan bersaing dengan pesaingnya. Situs web seperti G2Crowd dan Capterra melakukan ini dengan sangat baik. Anda bahkan dapat membandingkan dan membedakan spesifikasi perangkat lunak bersama dengan ulasan pengguna.

Dari mulut ke mulut. Mintalah rekomendasi rekan kerja atau tim Anda dan gunakan sebagai titik awal. Ambil kesempatan dan bahkan crowdsource ide dengan menyebarkannya di media sosial. Heck, tag seorang influencer untuk mendapatkan jawaban! Anda akan terkejut dengan kesediaan orang untuk memberikan umpan balik.

Ingat daftar persyaratan yang Anda pertahankan? Tambahkan bagian pro dan kontra dan pantau fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda mungkin melihat sebuah tren. Kemudian, persempit preferensi teratas Anda.

Langkah 4. Cobalah sebelum Anda membelinya

Uji perangkat lunak itu sendiri. Lebih baik lagi, undang anggota tim dan kolega Anda untuk mencobanya bersama Anda. Selesaikan masalah dengan tim Anda sehingga Anda lebih siap dengan pertanyaan kunci saat Anda berdiskusi dengan tenaga penjualan.

Tim Internet POA, Kenya

Marundu Muturi, kepala peningkatan bisnis di POA Internet (diucapkan Poh-Ah; diterjemahkan menjadi "Bagus" dalam bahasa gaul Swahili), memberi kami wawasan yang bagus tentang bagaimana proses ini berhasil bagi mereka. Sebagai salah satu perusahaan internet broadband dengan pertumbuhan tercepat di Kenya yang melayani komunitas yang kurang terlayani, POA telah mencari alternatif selain Whatsapp untuk meningkatkan komunikasi, keseimbangan kehidupan kerja, dan akses informasi mereka (dari perangkat apa pun). Pertimbangan utama, selain fitur dan harga, adalah kualitas dan kecepatan dukungan pelanggan untuk membantu mereka mempercepat peningkatan ini.

“Kami membutuhkan dukungan untuk menjadi secepat mungkin untuk membuat kami berdiri dan berjalan dengan Flock,” katanya. Beberapa alat komunikasi lain yang mereka uji memiliki dukungan yang sangat lambat, yang tidak akan bekerja untuk mereka, terutama ketika beralih ke lingkungan kerja-dari-rumah yang baru.

Poin seperti ini sangat penting bagi perusahaan mana pun yang mengadopsi perangkat lunak bisnis baru, jadi jangan berhenti sampai Anda mengujinya.

Langkah 5. Panggilan Demo

Setelah Anda berhasil mengobrol dengan seorang ahli, Anda dapat melanjutkan dan memesan demo langsung. Untuk membuat pengalaman demo lebih efisien bagi perusahaan Anda, libatkan kepala TI atau manajer senior Anda dan siapkan serangkaian pertanyaan dan masalah.

Mulailah dengan memperkenalkan perusahaan Anda dan peran Anda, dan kemudian masuk ke dalam kasus penggunaan atau poin nyeri spesifik Anda saat menelepon. Ini adalah waktu Anda untuk menanyakan semua pertanyaan yang benar dan salah karena berkaitan dengan kebutuhan bisnis spesifik Anda.

“Setiap penjual sangat takut pada satu hal: udara mati. Mengajukan pertanyaan adalah cara yang bagus untuk mencapai lebih [daripada kurang] dalam panggilan demo.”
—Gaurang Sinha, Kepala GTM di Flock

Percakapan dengan penyedia solusi akan memberi Anda wawasan tentang apa yang berhasil untuk bisnis Anda dan apa yang tidak. Dan bahkan jika itu tidak berhasil untuk Anda, Anda akan memiliki pembelajaran untuk melanjutkan ke demo lain yang mungkin terbukti sangat berharga.

Langkah 6. The Big P: Harga

Terakhir, namun tentu tidak kalah pentingnya, adalah evaluasi harga. “Apakah itu sesuai dengan anggaran saya?” pasti salah satu pertanyaan paling jelas yang akan Anda tanyakan dalam proses pengambilan keputusan Anda. Tetapi beberapa pertanyaan yang sama pentingnya yang harus Anda tanyakan adalah:

Apakah Anda mendapatkan nilai sebenarnya untuk apa yang Anda bayar?
Apakah alat ini menyelesaikan semua titik nyeri?
Jika tidak, alat apa lagi yang tersedia sesuai anggaran Anda?
Bisakah Anda menguji coba alat ini selama beberapa minggu sebelum berkomitmen untuk jangka panjang?

Jika, setelah penelitian Anda, Anda masih berjuang untuk menemukan alat yang mengatasi setiap titik rasa sakit, tentukan prioritas mana yang tidak dapat dinegosiasikan dan pilih yang menyelesaikannya terlebih dahulu.

Aturan praktis yang baik adalah untuk mendapatkan lay-of-the-land dengan subset kecil dari organisasi Anda untuk melihat apakah perangkat lunak benar-benar sesuai dengan tagihan pada skala. Jika Anda menemukan ada kebutuhan yang saling bertentangan di seluruh organisasi Anda, pilih alat yang paling masuk akal untuk bisnis inti Anda.

Ingat, Anda berusaha untuk memberikan pengalaman kerja dari rumah terbaik kepada karyawan Anda, jadi libatkan mereka lebih awal dalam proses ini dan mintalah umpan balik mereka. Upaya kolaboratif untuk mengevaluasi adalah cara terbaik dan paling berhasil untuk melakukannya.

---

Perlu bantuan lebih lanjut untuk mengevaluasi alat untuk perusahaan Anda? Klik "Obrolan Langsung" di sebelah kanan artikel ini untuk terhubung dengan kami. Kami tidak sabar untuk berbicara dengan Anda!