Bagaimana Agen Memperkirakan Biaya & Waktu Proyek untuk Memaksimalkan Pendapatan untuk Semua Proyek Klien

Mempelajari cara memperkirakan biaya dan waktu proyek untuk agensi Anda sangat penting untuk pertumbuhan pendapatan dan kepuasan pelanggan.

Mengutip waktu dan biaya proyek bisa menjadi tantangan, terutama saat mempertimbangkan keuntungan agensi dan memberikan nilai kepada klien Anda. Jadi, bagaimana Anda membangun keseimbangan antara keduanya?

Jika agensi Anda kesulitan memperkirakan biaya dan waktu proyek, berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, termasuk jenis proyek dan contoh agensi:

Bagaimana memperkirakan biaya proyek

Memperkirakan biaya sebelum memulai suatu proyek sangat penting karena beberapa alasan:

• Anda dapat memahami ekspektasi klien, termasuk anggaran dan tujuan bisnis mereka.
• Klien dapat memutuskan apakah mereka ingin berinvestasi dalam layanan Anda dengan harga yang dikutip.
• Anda dapat memberikan perincian proyek menjadi tugas untuk diselesaikan anggota tim.
• Anda dapat menentukan pendekatan Anda dan sumber daya yang perlu Anda gunakan.

Saat Anda memperkirakan biaya proyek, penting untuk diingat bahwa biaya ini adalah perhitungan, bukan jaminan harga akhir.

Anda dapat memperkirakan biaya proyek dengan memecah pekerjaan menjadi tugas yang lebih kecil atau pencapaian yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Pikirkan tentang apa tugas-tugas ini dan sumber daya apa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas. Sebagai contoh:

• Anggota tim apa yang perlu ditugaskan ke proyek?
• Perangkat lunak apa yang dibutuhkan?
• Apakah diperlukan perjalanan?

Selain itu, Anda harus mempertimbangkan waktu untuk menyelesaikan setiap tugas dan apa yang diperlukan untuk mendapatkan keuntungan, bukan hanya impas.

Berikut adalah beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk memperkirakan waktu dan biaya…

1. Pendekatan sumber daya dan waktu

Metode ini ideal untuk proyek yang sulit diukur karena ukurannya yang luas, atau di mana tonggak mungkin berubah sepanjang jalan.

Ini memperhitungkan perkiraan waktu dan jumlah sumber daya yang digunakan. Manfaat memperkirakan biaya proyek menggunakan pendekatan ini adalah bahwa klien terus membayar, bahkan jika proyek memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan.

Namun, risikonya adalah jika proyek selesai lebih cepat dari perkiraan, agensi perlu mengganti klien untuk sumber daya/waktu yang tidak digunakan.

2. Harga tetap dengan pendekatan tarif campuran

Perkirakan biaya proyek dengan harga tetap dan tarif gabungan dan Anda akan membebankan satu biaya keseluruhan kepada klien, daripada menggunakan tarif spesialis dari individu di tim Anda.

Metode ini biasanya menggabungkan biaya rata-rata seluruh tim (menggabungkan tarif individu dan membaginya dengan jumlah anggota tim).

Harga tetap bekerja dengan baik ketika ada proyek langsung dengan pencapaian yang lebih sedikit. Misalnya, desain selebaran acara atau pembuatan halaman arahan pasca-klik tertentu.

Namun, ini bisa menjadi risiko bagi agensi, terutama jika Anda menghabiskan anggaran sebelum selesai atau jika proyek membutuhkan waktu penyelesaian yang lebih lama dari yang diharapkan.

3. Pendekatan pengembangan anggaran

Pendekatan pengembangan anggaran mempertimbangkan berbagai opsi yang dapat ditambahkan atau diberhentikan selama tahap pengembangan tergantung pada anggaran klien untuk setiap bagian dari proses. Metode ini bekerja dengan baik untuk proyek kreatif berskala besar yang melibatkan banyak aspek, seperti produksi video.

Karena produksi video dapat menjadi proyek yang ekstensif, menggunakan pendekatan ini memungkinkan agensi dan klien untuk mempertimbangkan anggaran dasar selain peningkatan atau penurunan untuk elemen kreatif (seperti beberapa lokasi yang ditetapkan, grafik komputer, dll.).

Memperkirakan biaya dan waktu berdasarkan jenis proyek

Sebelum memperkirakan biaya proyek, hal pertama yang perlu Anda pertimbangkan adalah jenis proyek. Anda perlu memahami tujuan klien Anda untuk menetapkan jenis hasil yang mereka cari.

Misalnya, apakah proyek tersebut merupakan aktivitas satu kali, seperti menulis artikel blog individu, atau apakah proyek tersebut memerlukan kerja terus-menerus, seperti mengembangkan strategi konten baru?

Berikut adalah beberapa jenis proyek berbeda yang dapat Anda tawarkan untuk memahami bagaimana biaya proyek dihitung…

desain web

Proyek desain web dapat berkisar dari tugas berskala kecil seperti menerapkan navigasi baru hingga mendesain ulang sepenuhnya. Untuk memperkirakan biaya proyek, Anda dapat menggunakan salah satu pendekatan yang tercantum di atas.

Namun, dengan mempertimbangkan jenis proyek, Anda mungkin ingin menggunakan metode tolok ukur — melihat proyek sebelumnya yang diselesaikan dan menggunakan proyek serupa untuk memberikan perkiraan biaya.

Agensi antik mempertimbangkan jenis situs web yang dibutuhkan klien saat memperkirakan biaya proyek.

Agensi mencatat bahwa berbagai jenis situs web memiliki biaya dan jangka waktu yang berbeda-beda. Misalnya, halaman arahan pasca-klik dapat dibuat lebih cepat daripada situs web lengkap. Mereka menyarankan menggunakan alat seperti Konigi, kalkulator gratis untuk memperkirakan biaya dan waktu proyek web:

Desain web umumnya mencakup perencanaan, desain solusi, pengembangan front dan back end, implementasi konten, dan pengujian. Setiap tahap dapat dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.

Vintage Agency menyarankan untuk memperkirakan perkiraan waktu yang berlebihan untuk sebuah proyek, selain membiarkan margin kesalahan.

Pemasaran konten

Seperti desain web, tugas konten sedikit berbeda. Kampanye pemasaran konten yang luas membutuhkan waktu untuk perencanaan strategi keseluruhan, penelitian kata kunci, ide konten, penulisan, pengeditan, posting konten, promosi, dan analisis metrik.

Untuk menunjukkan, agen pemasaran konten, Jawfish Digital, memperkirakan biaya proyek dengan melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas. Dengan melacak waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas untuk klien saat ini, agensi dapat memperkirakan waktu dan biaya untuk proyek mendatang dengan lebih akurat:

Produksi video

Produksi video seringkali merupakan proyek yang luas. OC Creative memperkirakan biaya menggunakan pendekatan pengembangan anggaran.

Agensi memberikan biaya proyek awal, memberi tahu klien bahwa harga akhir mungkin lebih tinggi atau lebih rendah tergantung pada pengembangan. Biaya keseluruhan akan tergantung pada skrip dan konsep video.

Menggunakan pendekatan pengembangan anggaran memungkinkan klien menambah atau mengurangi biaya tertentu dalam produksi, sementara memungkinkan agensi untuk menggunakan kreativitas mereka tanpa mengkhawatirkan keterbatasan anggaran. Misalnya, selama diskusi klien, opsi kreatif dapat ditambahkan atau dihilangkan tergantung pada ruang lingkup proyek, yang menyebabkan perubahan biaya.

Iklan media sosial

Lyfe Marketing menggunakan model penetapan harga biaya tetap untuk memperkirakan biaya dan waktu proyek untuk iklan media sosial:

Menggunakan pendekatan biaya tetap memberikan transparansi bagi klien: mereka memahami dengan tepat layanan apa yang mereka bayar dengan biaya yang sama yang ditagih setiap bulan.

SEO/SEM

Dagmar Marketing memperkirakan biaya dan waktu proyek dengan memberikan biaya khusus untuk setiap klien individu:

Agensi mengakui bahwa SEO/SEM dapat mencakup berbagai tugas, termasuk pengembangan konten, pengoptimalan konversi, dan konsultasi SEO. Memberikan kisaran harga rata-rata memungkinkan klien untuk menentukan apakah mereka memiliki anggaran untuk layanan mereka.

Dagmar Marketing memberi harga layanan mereka menggunakan penetapan harga berbasis biaya dan nilai: biaya penyiapan awal adalah tetap, sedangkan biaya berkelanjutan, seperti tugas yang diperlukan untuk mencapai sasaran kampanye, berbasis nilai.

Penetapan harga berbasis biaya khusus memungkinkan agensi untuk mempertimbangkan cakupan proyek secara keseluruhan dan kebutuhan klien. Misalnya, klien 1 (bisnis lokal besar) mungkin hanya memerlukan penyiapan awal layanan SEO, sedangkan klien 2 (bisnis lokal kecil baru) mungkin memerlukan penyiapan selain layanan SEM setiap bulan.

Pemasaran acara

Mirip dengan jenis proyek lain yang disebutkan dalam artikel ini, pemasaran acara dapat memakan waktu perencanaan berbulan-bulan, mulai dari acara lokal kecil hingga acara nasional. On The Avenue Marketing memperkirakan waktu dan biaya dengan terlebih dahulu menanyakan kepada klien berapa anggaran mereka:

Acara bisa mahal. Tidak hanya pemasaran yang perlu dipertimbangkan, tetapi juga biaya hosting, asuransi, kepegawaian, perjalanan, materi, katering, dan lainnya untuk dipertimbangkan. Itu sebelum biaya agensi dihitung.

Strategi acara, pengembangan konsep, penelitian, dan produksi acara memakan waktu dan tidak setiap acara akan sama.

Make Events juga menggunakan kutipan khusus untuk calon klien. Namun, agensi membagi harga mereka menjadi empat elemen: kreatif dan pra-perencanaan, manajemen acara di tempat, layanan acara eksternal, dan biaya penanganan:

Menggunakan pendekatan penawaran khusus memperhitungkan ukuran acara, kepegawaian, elemen eksternal, termasuk perjalanan dan makanan, serta asuransi dan pengadaan. Dengan tingkat transparansi ini, klien dapat lebih memahami ke mana uang mereka dialokasikan.

Email Pemasaran

Pemasaran email tidak hanya mencakup pengiriman pesan. Sebaliknya, itu juga dapat mencakup mengirim buletin, membuat corong email, dan memelihara prospek. Tugas-tugas ini sering dihargai setiap bulan kecuali penyiapan awal adalah satu-satunya tugas yang diperlukan.

Merujuk Lyfe Marketing lagi, mereka menggunakan model harga tetap untuk iklan media sosial, tetapi juga layanan pemasaran email juga:

Agensi mencatat bahwa biaya mereka didasarkan pada jumlah email yang dikirim dan kampanye yang dikelola, bukan biaya khusus untuk semuanya. Pendekatan ini memungkinkan Lyfe Marketing menyesuaikan harga mereka dengan kebutuhan klien; mereka yang membutuhkan lebih sedikit email dan kampanye akan membayar biaya lebih rendah.

Iklan Google atau iklan Facebook

Menyiapkan iklan Google atau Facebook biasanya merupakan tugas satu kali, kecuali jika klien memerlukan pengelolaan iklan berkelanjutan. Untuk penyiapan dan pengelolaan, kami beralih ke tawaran Everest Agency sebagai contoh di sini:

Agensi menggunakan metode biaya per jam untuk memperkirakan biaya pemasangan iklan. Pendekatan ini memungkinkan mereka menagih klien untuk keseluruhan waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan iklan. Selain itu, agensi kemungkinan menggunakan pakar internal untuk menyiapkan iklan. Oleh karena itu, mereka dapat memperkirakan biaya menggunakan tarif per jam dari anggota tim ditambah keuntungan.

Membuat ebook

Mengembangkan ebook biasanya ditagih sebagai proyek individual, terpisah dari layanan lain. Namun, Big Ideas Machine menggunakan pendekatan penetapan harga berbasis kredit untuk menagih klien mereka:

Dengan menggunakan model penetapan harga berbasis kredit, agensi bekerja berdasarkan pendekatan hasil, bukan berdasarkan waktu, sehingga pelanggan merasa bahwa mereka membayar berdasarkan nilai, bukan tenaga:

Perkirakan biaya dan waktu proyek dengan lebih akurat

Memperkirakan biaya dan waktu proyek memang menantang, tetapi terbuka dengan klien Anda tentang cara kerja penetapan harga Anda membangun transparansi dan kepercayaan.

Struktur penetapan harga Anda akan bergantung pada jenis proyek dan skala keseluruhan proyek. Kesalahan dalam perkiraan Anda bisa jadi mahal, jadi hitung proyeksi Anda dengan akurat dan pastikan memperhitungkan biaya tersembunyi, seperti tambahan karyawan atau sumber daya pihak ketiga yang mungkin diperlukan.

Pahami dengan tepat apa tujuan klien Anda karena melebihi harapan pelanggan untuk memberikan proyek yang sukses dan menguntungkan adalah kunci pertumbuhan agensi.

Ubah lebih banyak klik iklan Anda menjadi konversi dengan Instapage Advertising Conversion Cloud. Dengan AdMap, Personalisasi 1:1, kolaborasi bawaan, desain dengan piksel sempurna & lainnya, tidak ada solusi lain yang dapat dibandingkan. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.