Bagaimana Kolaborasi Media Sosial Ace: Panduan Perusahaan

Hal Pertama Yang Pertama: Tim

Membangun dan mengelola tim media sosial yang efektif bisa menjadi prospek yang menakutkan.

Mengapa?

Tim harus cukup besar untuk mengelola seluruh identitas media sosial perusahaan Anda, tetapi tidak terlalu besar sehingga menjadi tidak efisien.

Kunci untuk menjaga tim Anda tetap pada jalurnya adalah mempertahankan kehadiran media sosial yang terfokus. Tentu, Anda dapat membuat akun untuk setiap anak perusahaan atau peluncuran produk, tetapi itu hanya akan membuat tim Anda membengkak, menghambat komunikasi, dan meningkatkan biaya.

Sebaliknya, cobalah mengambil pendekatan terpusat untuk mengatur tim media sosial Anda. Tim di kantor pusat Anda harus menjadi pusat utama, yang bertanggung jawab atas keseluruhan strategi dan pengiriman pesan.

Tim yang berbasis di kantor regional Anda harus mengikuti rencana tim pusat, dan mengubahnya menjadi spesifik di wilayah mereka – misalnya, dengan menjalankan kampanye liburan lokal.

Pendekatan ini akan meningkatkan proses kolaborasi media sosial di seluruh tim Anda dan membantu mereka mempertahankan kecepatan.

Untuk menunjukkan kepada Anda bahwa ada manfaat untuk memusatkan alur kerja manajemen media sosial Anda, berikut adalah contoh kehidupan nyata:

Reebok, sebuah perusahaan sepatu dan pakaian atletik, memutuskan untuk menggabungkan 200 halaman Facebook mereka , 100 saluran YouTube, dan 30 akun Twitter. Di Facebook, misalnya, mereka hanya menyisakan 3 halaman aktif.

Terlepas dari pemotongan yang tampaknya drastis ini, perusahaan berhasil menumbuhkan pengikut Twitter mereka sebesar 17% dan mengklaim bahwa mereka dapat lebih fokus pada keterlibatan pelanggan, dibandingkan dengan pemasaran produk.

Pesan moral dalam cerita? Kehadiran media sosial yang besar dan terlalu kompleks tidak selalu membuahkan hasil. Di sisi lain, mempertahankan lebih sedikit profil media sosial akan menyederhanakan proses kolaborasi sosial dan membantu tim Anda fokus pada hal yang paling penting – audiens Anda.

Memfasilitasi Kolaborasi Media Sosial Dengan Alat yang Tepat

Mengelola kehadiran media sosial perusahaan Anda mahal dan memakan waktu jika tim Anda tidak berkolaborasi dengan benar.

Kabar baiknya adalah Anda dapat membantu mereka bekerja lebih efisien (dan menghemat sumber daya!) dengan memanfaatkan alat yang dirancang untuk merampingkan alur kerja manajemen media sosial perusahaan Anda.

Berikut adalah beberapa alat kolaborasi teratas yang akan berguna bagi tim Anda:

• Slack – dalam hal kolaborasi yang efisien antar tim dan departemen, komunikasi yang lancar adalah suatu keharusan. Slack memungkinkan anggota tim Anda dengan mudah mengirim pesan grup untuk proyek yang lebih besar atau mengobrol di saluran khusus tugas.
• Trello – Trello adalah alat yang hebat untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar dari proyek yang sedang berlangsung tim Anda. Ini sangat visual, dapat disesuaikan sepenuhnya, dan dilengkapi dengan opsi hebat untuk melampirkan file, sehingga Anda dapat mengawasi semua tugas dan aset secara bersamaan.
• Dropbox – jika tim Anda perlu menyimpan banyak gambar dan video media sosial, mereka akan menyukai Dropbox. Aplikasi yang mudah digunakan ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan file hingga 2 GB secara gratis, dan dapat diakses dengan mudah oleh semua orang dalam tim.

Bantu Tim Anda Mencapai Target dengan Berkolaborasi Lebih Efisien

Mulai sekarang

Alat seperti Slack, Trello, dan Dropbox akan membantu Anda mengurangi inefisiensi dalam alur manajemen proyek tim Anda.

Namun, bagaimana dengan kolaborasi dan tugas media sosial Anda yang secara khusus terkait dengan pengelolaan kehadiran media sosial Anda – seperti memublikasikan konten atau mengukur kinerja? Bagaimana Anda memastikan tugas-tugas ini diselesaikan secara efektif di seluruh tim Anda dan dalam skala global?

Jawabannya adalah menyediakan alat pemasaran media sosial yang tepat untuk tim Anda yang memungkinkan Anda mencapai hal berikut:

• Lengkapi tim Anda dengan solusi terintegrasi – menggunakan satu alat manajemen media sosial akan sangat meningkatkan kecepatan alur kerja di perusahaan Anda. Itu karena memiliki semua alat di satu tempat dan dapat mengaksesnya dengan mudah, tanpa harus beralih antara aplikasi dan platform, adalah penghemat waktu utama.
• Pastikan semua anggota tim dapat mengakses alat secara instan – banyak tim mengalami kesulitan menggunakan alat yang disediakan secara efisien karena banyak login dan kata sandi yang mereka gunakan. Untuk menghindari masalah ini dan untuk memastikan setiap anggota tim dapat mengakses alat dengan cepat, berikan mereka solusi yang dapat diakses dengan satu login dan kata sandi. Dengan kata lain, bidik perangkat lunak yang dilengkapi dengan fitur masuk tunggal .
• Pastikan bahwa tim Anda bekerja sama dengan lancar – untuk memastikan bahwa semua tugas diselesaikan tepat waktu dan target terpenuhi, semua tim Anda harus bekerja bahu-membahu menggunakan perangkat lunak yang sama. Memiliki akses bersama ke kalender editorial , dasbor data , dan laporan kinerja adalah kunci untuk berkolaborasi secara efisien di seluruh tim dan departemen di seluruh dunia.
• Bangun alur kerja yang dioptimalkan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda – unsur penting lain dari kerja tim yang sukses adalah mengetahui lingkup tanggung jawab yang tepat. Mampu menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas dalam tim Anda akan meningkatkan cara mereka mengatur dan memprioritaskan tugas mereka.
• Percepat komunikasi antara tim dan departemen – meskipun Slack bagus untuk diskusi proyek yang lebih luas, tim Anda juga harus dapat berkomunikasi dalam alat manajemen media sosial yang mereka gunakan. Mengapa? Bertukar pesan langsung di dalam ruang tugas akan mempercepat putaran umpan balik dan membuatnya lebih akurat.

Memiliki solusi yang memungkinkan Anda mencapai kelima tujuan ini akan membantu tim Anda bekerja sama dengan lebih mudah dan lebih cepat. Akibatnya, Anda akan berhasil mencapai tujuan pemasaran media sosial Anda.

Sekarang, mari kita lihat beberapa proses yang dapat Anda perkenalkan untuk lebih meningkatkan proses kolaborasi media sosial di organisasi Anda.

Masuk ke Arus: Proses Kolaborasi Anda yang Efisien

Anda memiliki tim, Anda memiliki alat.

Sekarang saatnya untuk membuat rencana alur kerja media sosial yang efektif. Itu tidak akan menyatu secara ajaib, tentu saja; masih ada pekerjaan yang harus diselesaikan. Tetapi pada titik ini Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menyiapkan proses kolaborasi yang dioptimalkan.

Buka alat kolaborasi media sosial baru Anda, karena ada tiga hal yang ingin Anda bangun untuk membuat tim atau tim Anda bekerja sama secara efisien:

Siapkan proses tim Anda untuk memfasilitasi kolaborasi.

Anda akan ingin mulai menetapkan peran tim Anda , tanggung jawab, izin, dan mengembangkan alur kerja persetujuan.

Latihan ini akan membantu semua orang dalam tim memahami lingkup tanggung jawab mereka yang sebenarnya. Akibatnya, hambatan komunikasi antara tim dan kantor akan berkurang, dan alur kerja akan berjalan mulus.

Menentukan peran dan tanggung jawab juga merupakan cara yang terbukti untuk mengamankan reputasi merek Anda. Ini memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa semua tugas diselesaikan oleh anggota tim yang berwenang saja, dan tidak ada pesan atau kiriman yang dikirim tanpa persetujuan orang yang tepat.

Karena setiap struktur perusahaan adalah unik, penting bagi Anda untuk menyiapkan struktur persetujuan khusus yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda – dan yang dapat dengan mudah disesuaikan atau ditingkatkan. Mengembangkan alur kerja khusus adalah cara yang bagus untuk memfasilitasi kolaborasi antar tim dan kantor – bahkan jika mereka terpisah ribuan mil.

Buat dasbor khusus untuk melacak KPI bisnis Anda secara sekilas.

Dasbor yang dapat dibagikan akan memungkinkan seluruh tim Anda untuk tetap mengetahui data dengan mudah dan memahami apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai target mereka.

Dengan menggunakan dasbor bersama, tim Anda akan dapat memperoleh gambaran umum tentang kinerja media sosial perusahaan Anda , memahami posisi Anda, dan membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih tepat tentang cara untuk maju bersama.

Otomatiskan pelaporan Anda agar semua orang tetap up-to-speed dengan mudah.

Salah satu tempat komunikasi yang efektif antar tim adalah memiliki akses ke data dan wawasan yang sama.

Untuk memastikan bahwa semua tim dan kantor Anda berada di laman yang sama, selalu perbarui mereka dengan laporan otomatis . Dengan cara ini, Anda akan dapat mempercepat arus informasi dan memastikan bahwa setiap orang dapat mengakses gambaran umum KPI yang identik, yang sangat penting untuk memajukan proyek dengan sukses.

Pada saat yang sama, laporan akan membantu Anda mengawasi aktivitas pemasaran tim Anda dan memantau kemajuan mereka. Dan berkat otomatisasi, Anda dapat menerima laporan secara teratur tanpa harus memikirkannya – satu hal untuk mencoret daftar tugas Anda yang sibuk.

Jelajahi Fitur Ini dan Lainnya

Belajarlah lagi

5 Kesalahan Kolaborasi Media Sosial Paling Umum (Dan Cara Menghindarinya)

1. Kesalahan: Membuat konten terlalu banyak atau terlalu sedikit

Mendapatkan jumlah konten yang tepat bisa menjadi bisnis yang rumit – Anda tidak ingin membuat audiens Anda kelaparan, tetapi Anda juga tidak ingin membanjiri mereka dengan konten.

Cara menghindarinya: Baik itu tenggat waktu yang terlewat, pilihan waktu penerbitan yang buruk, atau kekeringan konten, kesalahan penerbitan terjadi saat tim Anda tidak bekerja secara sinkron.

Hindari kesalahan umum ini dengan menggunakan kalender editorial yang kuat yang dapat diakses oleh seluruh tim Anda. Anda akan dapat tetap mengikuti jadwal penerbitan Anda sehingga jumlah konten yang tepat selalu keluar ke audiens Anda setiap saat.

2. Kesalahan: Kehilangan kecepatan menunggu persetujuan

Kita semua pernah ke sana – Anda ingin memastikan bahwa semua yang Anda publikasikan memenuhi standar dan itu berarti memeriksa ulang setiap posting. Tetapi antrian Anda dapat bertambah dengan cepat dan kemudian Anda memiliki anggota tim yang menunggu persetujuan dan pengeditan.

Cara menghindarinya: Gunakan solusi yang memungkinkan Anda mengelola konten saat bepergian untuk mengurangi penundaan dan komunikasi yang tidak terjawab yang dapat timbul antara tim yang bekerja dari lokasi berbeda di seluruh dunia. Dengan persetujuan seluler yang nyaman , Anda dapat memberikan lampu hijau dan menambahkan komentar internal pada pos dari mana saja sehingga tim Anda tidak akan dibiarkan menunggu.

3. Kesalahan: Menerbitkan pada waktu yang salah

Menerbitkan pada waktu yang salah dapat membatasi jangkauan Anda dan mengakibatkan kesalahan memalukan yang dapat merusak reputasi dan kredibilitas merek Anda.

Bagaimana menghindarinya: Entah itu perubahan zona waktu atau hanya tenggat waktu penerbitan yang tidak jelas, komunikasi tim yang lebih baik akan membantu Anda menghindari kesalahan besar ini. Selami analitik Anda untuk melihat kapan audiens Anda paling aktif di media sosial dan bagikan dengan tim Anda untuk meningkatkan jangkauan dan keterlibatan Anda.

Lebih baik lagi, otomatisasi proses dengan rekomendasi yang tepat tentang waktu penerbitan terbaik yang disesuaikan untuk setiap halaman Anda, sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan waktu utama itu lagi.

4. Kesalahan: Membiarkan pertanyaan dan komentar pelanggan Anda tidak terjawab

Ini adalah salah satu cara tercepat untuk kehilangan pelanggan. Jika merek Anda jauh dan tidak komunikatif, masalah kecil dan frustrasi yang mungkin dialami pelanggan Anda akan menumpuk. Kemudian, sebelum Anda menyadarinya, pelanggan akan membawa bisnis mereka ke salah satu pesaing Anda. Mengelola akun media sosial Anda secara individual adalah cara termudah untuk membuat kesalahan ini.

Cara menghindarinya: Terutama dengan tim media sosial yang lebih besar, penting bagi Anda untuk menggunakan alat manajemen komunitas yang menyatukan tim dan semua saluran media sosial Anda ke dalam satu platform.

Ini akan membantu Anda menghindari banyak jebakan yang mungkin Anda temui saat banyak orang mengelola sosial satu per satu di seluruh saluran. Jawaban template untuk pertanyaan yang sering diajukan dapat membantu Anda menghemat lebih banyak waktu dan menjaga konsistensi dalam nada dan respons Anda.

5. Kesalahan: Terjebak dalam krisis media sosial

Ada berbagai macam alasan mengapa merek terlibat dalam krisis media sosial. Terkadang, ini merupakan respons yang salah terhadap pertanyaan pelanggan, kampanye iklan yang keliru, atau sesuatu yang tidak terduga seperti kesalahan teknis.

Apapun alasannya, badai media sosial di sekitar slip-up dapat benar-benar merusak bisnis Anda jika tidak ditangani dengan benar.

Cara menghindarinya: Perhatikan denyut nadi audiens media sosial Anda dan lacak sentimen dalam percakapan seputar merek Anda yang mereka miliki. Penting juga bagi tim Anda untuk memiliki akses ke informasi ini, sehingga mereka dapat mengoordinasikan tanggapan bersama. Ini tidak hanya akan membantu Anda mengatasi krisis apa pun jika memang terjadi, tetapi juga akan membantu Anda menghindarinya sejak awal.

Bawa Pulang

Proses kolaborasi media sosial yang efisien adalah suatu keharusan untuk bisnis apa pun – tetapi terutama untuk merek perusahaan yang timnya perlu bekerja sama lintas batas.

Meskipun mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, mengembangkan rencana kolaborasi yang dioptimalkan mudah dilakukan dengan alat yang tepat. Memastikan bahwa setiap anggota tim mengetahui tugas yang menjadi tanggung jawab mereka, dapat mengakses dasbor dengan poin data utama, dan tetap mengetahui laporan rutin – terlepas dari wilayah dunia tempat mereka berada – akan sangat meningkatkan alur kerja dan membantu memenuhi tujuan pemasaran media sosial Anda.