Manajemen Konten Perusahaan: Kendalikan Kekacauan dalam 5 Langkah Sederhana!

Manajemen konten pengetahuan mengatur dan mengelola konten Anda dan telah menjadi jauh lebih populer selama bertahun-tahun. Bayangkan file perusahaan Anda berantakan tidak teratur, berserakan di sana-sini. Jangan khawatir; manajemen konten perusahaan datang untuk menyelamatkan dan mengubah kekacauan itu menjadi ruang kerja yang terorganisir. Dan karena fiturnya yang luar biasa, pasar pengelolaan konten perusahaan berlipat ganda—dari $31,66 miliar menjadi $67,14 miliar sejak tahun 2017.

Jika organisasi Anda secara teratur membuat konten untuk dibagikan dengan klien, karyawan, mitra, pemimpin tim, dan banyak lagi, Anda perlu memastikan semuanya ada sehingga Anda tidak harus menghadapi momen canggung seperti- "Di mana saya meletakkannya?" Jadi, jelajahi bersama kami rahasia ECM di artikel ini!

Apa itu Manajemen Konten Perusahaan (ECM)?

Manajemen konten perusahaan, atau ECM, adalah dunia ajaib di mana semua informasi Anda dalam bentuk aset digital bersatu dan menemukan tempat yang selayaknya. Ini adalah strategi yang digunakan banyak organisasi besar untuk memenuhi setiap keinginan terkait konten, mulai dari menangkap, merekam, dan menyimpan hingga mengambil konten penting.

Sekarang, saya tahu apa pertanyaan Anda selanjutnya, "Mengapa orang harus peduli dengan manajemen konten perusahaan?" Baiklah, teman, izinkan saya menghilangkan kebingungan ini dengan bantuan beberapa statistik. Tahukah Anda bahwa bahkan di dunia digital ini, bisnis kehilangan 21% produktivitasnya karena manajemen konten yang buruk? Bukankah itu seperti membuang waktu berharga ke luar jendela? Dan tidak hanya itu, organisasi juga menghabiskan rata-rata 15 jam per minggu untuk mencari dokumen yang salah tempat atau hilang.

ECM menyertakan berbagai alat dan proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa organisasi Anda mengikuti arus informasi di seluruh bisnis—dan tidak ada hal penting yang hilang, terutama produktivitas.

Bagian terbaik dari penggunaan ECM adalah dapat mengelola informasi terstruktur dan tidak terstruktur secara efisien. Dokumen terstruktur mengacu pada data dalam format standar seperti spreadsheet, kontak, formulir, dan database SQL. Sedangkan data tidak terstruktur datang dalam segala bentuk, bentuk, dan ukuran dan tidak standar, seperti gambar, multimedia, catatan rapat, dan presentasi PowerPoint.

Tanpa ECM, Anda mempertaruhkan organisasi Anda dalam lingkaran file yang hilang, tenggat waktu yang terlewat, dokumen yang tidak teratur, dan karyawan yang frustrasi. Dan fitur ECM yang dapat menyelamatkan organisasi Anda dari kekacauan ini tercantum di bagian selanjutnya. Jadi jangan menunggu; baca terus.

Mengapa Manajemen Konten Perusahaan Penting?

Hari ini, data adalah raja dan menyimpan rahasia pertumbuhan dan kesuksesan. Pentingnya data dan konten tidak dapat dilebih-lebihkan karena memberikan wawasan untuk memandu pengambilan keputusan dan mendorong inovasi.

Dan dengan maraknya data, kasus pelanggaran data juga melonjak. Jadi penting untuk menyelamatkan data ini agar tidak kacau, menyebabkan perusahaan kehilangan keunggulan kompetitifnya. Anda tidak dapat mengandalkan email dan penyimpanan data yang tidak aman untuk kontrak dan file berharga Anda.

Alih-alih, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak ECM yang mengelola file Anda ke dalam folder yang fleksibel sehingga Anda dapat mengaksesnya dengan mudah dan aman. Jadi, bersiaplah untuk perjalanan yang memperkenalkan Anda pada rahasia di balik kekuatan dan elemen kunci ECM.

Elemen Kunci Manajemen Konten Perusahaan

Sebuah sistem manajemen konten perusahaan dapat dibagi menjadi lima komponen dasar. Saat menyiapkan strategi ECM, Anda harus memiliki setiap komponen untuk memastikan tidak ada yang tertinggal dan semuanya berjalan lancar. Bayangkan bisnis Anda sebagai harta informasi berharga. Namun, sebuah harta karun tidak berguna jika Anda tidak dapat menangkapnya, mengelolanya, dan pada akhirnya memberikan manfaatnya kepada mereka yang paling membutuhkannya. Jadi, mari kita mulai perjalanan yang mengasyikkan ini dan jelajahi elemen kunci ECM!

1. Tangkap

Langkah pertama untuk mengatur file dan dokumen Anda adalah menangkap dan membawanya ke sistem manajemen konten perusahaan Anda yang baru. Ini adalah proses mengubah dokumen kertas seperti pdf, dokumen kata ke dalam format elektronik atau mengimpor file elektronik yang sudah tersedia yang perlu disimpan dalam ECM.

Ini mungkin termasuk dokumen seperti kontrak, proposal, faktur, pesanan pembelian, laporan, dan file karyawan.

Mendigitalkan dan menyimpan semua file penting ini di satu lokasi terpusat dapat merampingkan proses organisasi dan membuat konten bisnis lebih mudah diakses.

2. Kelola

Komponen selanjutnya setelah menangkap konten adalah mengelolanya. ECM adalah kurator konten yang mengklasifikasikan informasi dalam format yang mudah diakses. Anda perlu memeriksa antarmuka alat ECM yang akan Anda gunakan untuk fitur pencarian dan aksesibilitas yang kolaboratif dan mudah. Sistem manajemen konten perusahaan bertindak sebagai asisten pribadi yang mengatur semua data terstruktur dan tidak terstruktur ke dalam format logis.

3. Toko

Musim semi, data Anda tidak cukup. Penting untuk menyimpan data Anda dengan aman. Sistem manajemen konten perusahaan bertindak sebagai pusat penyimpanan, memastikan semua file Anda aman dan terlindungi dari akses, kehilangan, dan kerusakan yang tidak sah. Itu juga harus menyediakan cadangan data dan informasi yang sering berubah. Pengeditan harus disederhanakan sehingga pengguna dapat mengedit dokumen dan spreadsheet tanpa kerumitan.

4. Pertahankan

Sistem ECM menjaga keaslian dan integritas konten Anda dari waktu ke waktu. Komponen pelestarian mengelola konten yang sering berubah dengan bantuan manajemen rekaman. Ini memberlakukan kebijakan retensi, menghemat ruang untuk file yang memerlukan akses reguler, mengarsipkan dokumen yang tidak diperlukan, dan mengelola riwayat versi untuk keamanan data.

File yang diawetkan juga dapat digunakan, tetapi ini adalah cara yang bagus untuk memisahkan dokumen yang sering berubah dan dokumen yang jarang diakses.

5. Kirim

Elemen terakhir dari manajemen konten perusahaan adalah mengirimkan konten dan informasi kepada orang yang paling membutuhkannya secara efisien. Bisa siapa saja dari anggota tim hingga klien, tetapi elemen ini memastikan bahwa informasi jatuh ke tangan yang tepat. Ini meningkatkan kolaborasi dan produktivitas dengan mengirimkan file secara internal dan eksternal.

Jadi di sini kita mengakhiri diskusi kita tentang elemen kunci manajemen konten perusahaan. Semoga Anda sekarang jelas tentang berbagai komponen dan fiturnya. Dan sekarang saatnya untuk memahami manfaat ECM secara mendalam. Di bagian selanjutnya, kita akan membahas secara mendetail tentang berbagai manfaat yang ditawarkan manajemen konten perusahaan. Jadi bergabunglah dengan kami.

Manfaat Manajemen Konten Perusahaan

Jika Anda berpikir, “Mengapa penting menginvestasikan waktu dan uang dalam sistem manajemen konten perusahaan?” Kemudian bagian ini akan menyelesaikan semua pertanyaan Anda. Manajemen konten perusahaan (ECM) adalah tempat di mana risiko keamanan dan kekacauan menghilang dan dokumen menemukan tempat yang tepat. Jadi mari selami lebih dalam manfaatnya dan pelajari lebih lanjut.

1. Mengatur Dokumen

Kita semua pernah menghadapi situasi canggung karena tidak dapat menemukan satu dokumen penting itu saat kita sangat membutuhkannya. Namun dengan manajemen konten perusahaan, Anda tidak perlu khawatir tentang kasus seperti itu karena dengan mudah membuat struktur navigasi yang mudah untuk menemukan dan menyimpan dokumen. Ini seperti mengalokasikan rumah untuk semua dokumen, membantu semua konten berharga tetap aman di satu tempat. Ini memastikan tidak ada duplikat, kesalahan atau kehilangan dokumen.

2. Kurangi Risiko Keamanan

ECM memastikan keamanan dokumen dengan hanya mengizinkan akses resmi dan perlindungan kata sandi. Jika Anda mengalami malam tanpa tidur yang dipenuhi dengan kekhawatiran tentang pelanggaran data, maka tidak perlu khawatir, karena manajemen konten perusahaan siap membantu Anda. Ini menyimpan file dalam repositori yang aman dan membantu mengatasi masalah yang terkait dengan keamanan dan kepatuhan, sambil memberikan akses mudah ke yang berwenang.

3. Mempermudah Menemukan Konten

Dengan kesederhanaan dan efisiensi manajemen konten perusahaan, tidak ada yang dapat menghentikan Anda untuk menjadi produktif. Ini memiliki fungsi pencarian yang kuat yang memungkinkan Anda mengakses file dan dokumen dengan memasukkan kata kunci atau frasa. Ini seperti memiliki asisten pribadi yang cerdas dan sigap. Dengan semua orang di tim Anda mengetahui bahwa konten yang mereka butuhkan disimpan dengan aman, lebih mudah bagi mereka untuk menemukan file, spreadsheet, laporan, dan dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sehari-hari.

4. Meningkatkan Efisiensi

Di dunia yang serba cepat ini, ECM adalah pendamping hemat waktu Anda. Itu dapat mengotomatiskan pekerjaan dan proses dengan mengurangi tugas manual. Ini juga memastikan kolaborasi tanpa batas dengan memberi mereka informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas. Manajemen konten perusahaan mengurangi kebutuhan akan tugas berulang seperti membuat ulang file yang hilang, sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.

Saat kita membahas lebih lanjut topik manajemen konten perusahaan yang luar biasa ini, satu pertanyaan muncul, "Bagaimana menerapkan sistem ini ke dalam organisasi?" Nah, pertanyaan ini perlu dijawab sebelum kita mengakhiri diskusi kita, jadi persiapkan diri Anda, karena bagian selanjutnya akan memberikan beberapa wawasan yang sangat menarik untuk Anda. Setelah membaca bagian selanjutnya, Anda akan dengan mudah mengimplementasikan ECM ke dalam organisasi Anda. Jadi tanpa penundaan lebih lanjut, mari kita mulai.

Bagaimana Menerapkan Sistem Manajemen Konten Perusahaan?

Jika Anda memimpikan dunia di mana menemukan file hanya dalam beberapa menit, maka jangan takut; cukup ikuti panduan langkah demi langkah ini dan terapkan keajaiban sistem manajemen konten perusahaan di organisasi Anda. Di sini kita akan membahas enam langkah penting untuk mengimplementasikan ECM.

1. Audit Proses Manajemen Konten yang Ada di Organisasi Anda

Sebelum menerapkan sistem manajemen konten baru, penting untuk mengaudit yang sudah ada. Periksa secara menyeluruh sistem saat ini dan pahami cara kerjanya dan bagaimana dokumen disimpan, dibagikan, dan diturunkan. Kemudian analisis kelemahan atau ketiadaan fitur dalam proses saat ini yang berdampak negatif terhadap produktivitas.

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan seperti, "Apakah saya menggunakan sistem yang sudah ketinggalan zaman?" atau "Apakah sistem ini cukup aman?" Dengan mengakses proses saat ini, Anda akan mempelajari tantangan yang perlu Anda atasi dalam perjalanan ini. Juga, kumpulkan daftar semua dokumen seperti PDF, laporan, kontrak, spreadsheet, dan informasi tentang lokasi penyimpanannya saat ini. Ini akan membantu Anda tetap terdepan dan mengetahui semua informasi yang perlu diambil.

2. Kumpulkan Anggota Tim Kunci

Sistem manajemen konten perusahaan yang baik menawarkan kolaborasi dan memupuk kerja sama tim. Rencanakan sebelumnya siapa yang ingin Anda beri akses ke file. Anda juga dapat mengalokasikan ketua tim atau kepala departemen dari masing-masing tim dan meminta bantuan mereka untuk mengimplementasikan sistem ECM. Setiap anggota membawa beberapa keterampilan unik dan proses berpikir ke meja. Itu membuat keragaman dan inovasi berkembang sehingga Anda dapat mencapai tujuan organisasi Anda.

3. Tentukan Tujuan dan Sasaran Anda

Sebelum melanjutkan perjalanan ini, jelaskan tujuan Anda. Pastikan Anda jelas dengan harapan dan tujuan yang ingin Anda capai dengan bantuan manajemen konten perusahaan. Apakah Anda ingin mengurangi risiko keamanan? Mengurangi limbah kertas? Ingin meningkatkan kolaborasi dan efisiensi karyawan? Ajukan pertanyaan-pertanyaan ini dan putuskan tujuan Anda. Anda juga dapat menuliskan tujuan Anda sebagai bintang penuntun Anda melalui perjalanan.

4. Teliti dan Pilih Platform ECM

Ada berbagai platform ECM yang tersedia. Anda perlu menentukan tujuan Anda dan memutuskan anggaran Anda, lalu pilih platform yang sepenuhnya memenuhi kebutuhan Anda. Untuk ini, Anda harus melakukan penelitian menyeluruh, melalui ulasan, dan membandingkan berbagai platform. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kemudahan akses, penyesuaian, dan opsi keamanan. Anda juga dapat menerima saran dari tim Anda dan membiarkan mereka berpartisipasi secara aktif dalam menentukan perangkat lunak ECM terbaik untuk bisnis Anda.

Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah beberapa opsi perangkat lunak untuk dipertimbangkan:

• Bit.ai
• Di tempat terbuka
• Hyland
• M-File
• SharePoint
• Generasi baru
• Buat Strategi dan Implementasikan

Setelah Anda memutuskan alat ECM terbaik, langkah selanjutnya adalah membuat strategi untuk penerapannya yang berhasil. Buat peta jalan untuk mengalokasikan sumber daya, buat garis waktu dan rencana komunikasi. Peta jalan ini akan membantu tim Anda untuk menghubungkan berbagai titik dan pada akhirnya mencapai tujuan. Buat semua pemangku kepentingan tetap terlibat dan atur sistem dan proses baru secepat mungkin. Dan sebagai langkah terakhir, daftar, tangkap, simpan, rekam, dan atur konten Anda.

Sekarang setelah Anda memiliki peta jalan untuk sukses, saatnya memulai petualangan ini. Nantikan bagian selanjutnya, di mana kami akan mengeksplorasi mengapa Anda harus menggunakan Bit.ai sebagai sistem manajemen konten perusahaan.

Bit.ai Sebagai Sistem Manajemen Konten Perusahaan (ECM).

Bit.ai adalah platform manajemen pengetahuan dan kolaborasi dokumen all-in-one yang dirancang untuk tempat kerja modern. Platform Bit membantu tim membuat, berkolaborasi, berbagi, melacak, dan mengelola pengetahuan di satu tempat. Mari selami fitur menarik dari Bit.ai dan pahami mengapa ini adalah pemenang sistem manajemen konten.

1. Template Menakjubkan

Bit membuatnya cepat, mudah, dan menyenangkan bagi Anda untuk membuat semua jenis dokumen. Bagaimana? Dengan galeri template Bit yang ekstensif, Anda dapat memilih lebih dari 70+ template yang dirancang secara profesional untuk membuat dokumen dengan cepat. Yang harus Anda lakukan hanyalah mengisi konten kustom Anda, dan seluruh dokumen Anda akan siap untuk dibagikan dengan cepat!

Anda tidak perlu membuang waktu untuk memperbaiki pemformatan dokumen Anda karena Bit akan memformat seluruh dokumen Anda secara otomatis. Pilih dari kumpulan tata letak dan tema warna yang akan mengubah tampilan seluruh dokumen Anda hanya dengan satu klik.

2. Ruang Kerja Cerdas

Salah satu fitur utama Bit adalah memungkinkan Anda membuat banyak ruang kerja, dokumen, dan folder untuk menyimpan dan mengelola semua yang Anda miliki secara efisien dan teratur. Artinya, dengan menggunakan Bit, Anda dapat membuat banyak ruang kerja di sekitar pekerjaan, karyawan, klien, departemen, dan lainnya.

Satu hal yang perlu diperhatikan tentang Bit Workspaces adalah Anda dapat memutuskan siapa yang dapat mengaksesnya. Anda dapat menambah atau mengundang kolaborator lain dan memberi mereka akses hanya baca, akses hanya komentar, atau bahkan izin penuh untuk mengedit.

3. Perpustakaan Konten

Ruang kerja Bit masing-masing memiliki pustaka konten tempat Anda dapat menambahkan berbagai aset digital atau media. Pustaka konten terhubung ke dokumen Bit Anda sehingga Anda dapat dengan cepat berkolaborasi, mencari, menyisipkan, dan menyusun dokumen interaktif Anda.

Pustaka konten Bit adalah tempat cerdas bagi Anda dan tim Anda untuk berbagi sumber daya di semua jenis konten digital seperti gambar, file, PDF, Google Dokumen, file Dropbox, SlideShare, video YouTube, tautan web visual, presentasi, dan jenis media lainnya , dan banyak lagi.

4. Kolaborasi Waktu Nyata

Dengan Bit, Anda dan tim Anda dapat berkolaborasi dan mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan dalam waktu nyata. Anda dapat membuat perubahan, mengedit secara real-time, menyorot bagian, meninggalkan komentar, @mention orang, dan banyak lagi.

Anda bahkan dapat mengundang rekan kerja atau manajer Anda dan memberi mereka akses mengedit untuk menerima komentar atau umpan balik. Bergantung pada materi yang Anda bagikan, Anda dapat memberikan akses baca-saja, komentar-saja, atau edit ke ruang kerja yang menjadi bagiannya.

5. Integrasi Multimedia / Dokumen Interaktif

Dengan Bit, Anda dapat membuat dokumen tempat kerja interaktif dan menghidupkannya menggunakan lebih dari 100+ integrasi multimedia. Bit memungkinkan Anda menambahkan gambar, PDF, file cloud, peta, presentasi, bagan, video, GIF – pada dasarnya semua jenis multimedia – ke dokumen Anda dan secara otomatis mengubahnya menjadi kartu visual interaktif dan penyematan kaya yang ada di dalamnya! Ini akan membuat semua dokumen terkait pekerjaan dan berbagi pengetahuan jauh lebih komprehensif dan menarik!

6. Fungsi Pencarian Cerdas

Organisasi mungkin memiliki banyak informasi dan data untuk dikelola, dan terkadang sulit untuk menemukan informasi di antara semua dokumen. Tetapi fungsionalitas pencarian cerdas Bit yang kuat memungkinkan Anda untuk mencari di seluruh folder, dokumen, dan konten di seluruh ruang kerja menggunakan pencarian teks kaya, judul, dan deskripsi, dan itu akan segera muncul di hadapan Anda.

Fitur keren lainnya tentang Bit adalah memungkinkan Anda menyematkan dokumen penting yang perlu sering diakses di dalam ruang kerja. Ini membuatnya mudah dan cepat diakses untuk semua orang.

7. Pelacakan Dokumen

Dengan Bit, Anda dapat membagikan dokumen Anda dengan orang lain di luar dunia melalui tautan yang dapat dilacak. Fitur pelacakan dokumen ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan analitik langsung dan wawasan terperinci tentang dokumen bersama, seperti siapa yang melihatnya, berapa banyak waktu yang mereka habiskan, seberapa sering mereka mengunjunginya, dll. Ini adalah cara yang bagus untuk mengetahui bagaimana orang terlibat atau berinteraksi dengan dokumen Anda. Pilih dari opsi seperti penangkapan prospek, perlindungan kata sandi, kedaluwarsa tautan, dll.

8. Kelola Izin & Akses Informasi

Bit memungkinkan Anda mengelola izin dan akses informasi agar sesuai dengan kebutuhan unik organisasi Anda. Setiap ruang kerja memungkinkan Anda mengatur tingkat izin dan akses untuk kolaborator dan tamu Anda. Anda dapat memberikan akses penuh, editor, komentar, atau akses hanya baca ke pengguna Anda, dan tamu dapat diberi komentar atau akses hanya baca. Hanya kolaborator dan tamu yang telah ditambahkan ke ruang kerja yang dapat mengakses dokumen di ruang kerja tersebut.

Anda juga dapat menetapkan peran keseluruhan untuk setiap orang yang ditambahkan ke organisasi Anda, seperti pemilik, pengelola, anggota, atau tamu. Setiap peran memiliki tingkat akses yang berbeda untuk mengundang pengguna, mengubah setelan langganan, dll.

Saat membagikan dokumen Bit Anda dengan dunia luar, Anda dapat menambahkan kata sandi khusus, mengaktifkan kedaluwarsa tautan, atau menonaktifkan tautan yang dapat dibagikan kapan saja.

9. Sederhana dan Minimal Estetis

Bagian yang menarik tentang Bit adalah meskipun memiliki fitur yang menarik dan berguna, Bit memiliki antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan. Ini berarti bahwa meskipun Anda baru mengenal teknologi dan tidak tahu apa-apa tentang pengkodean – Anda dapat dengan mudah memulai dengan platform Bit.

Estetika desain Bit yang minimal dan UX yang luar biasa membuat aliran antara dokumen ke ruang kerja digital bersih dan cepat! Ini hanya memberikan pendekatan yang sistematis dan profesional untuk keseluruhan proses!

All-in-all, Bit adalah alat impian untuk seluruh perusahaan Anda karena membuat manajemen konten dan merampingkan proses kerja jauh lebih mudah dan lebih interaktif! Jadi, tunggu apa lagi? Bantulah diri Anda sendiri dan dapatkan Bit sekarang juga!

Dan sekarang, bersiaplah untuk penutupan, di mana Anda akan terinspirasi untuk mengambil tindakan dan menemukan kekuatan sejati untuk menghilangkan kekacauan dalam bisnis Anda. Pantau terus!

Membungkus

Selamat, pahlawan konten! Kami telah membahas perjalanan panjang namun menarik ini tentang manajemen konten perusahaan, mengungkap rahasia, pentingnya, manfaat, komponen, dan langkah-langkah penerapannya. Sekarang dengan semua pengetahuan yang terkumpul, saatnya menguji kekuatan pengaturan dan efisiensi dalam dokumen Anda.

Sekarang, gunakan manajemen konten superhero – Bit.ai! Biarkan itu menjadi mitra tepercaya Anda dalam perang melawan kekacauan, memastikan dokumen Anda aman, dan kolaborasi lancar. Ingat, dengan Bit.ai; Anda tidak hanya mengelola konten; Anda membawa gelombang produktivitas! Jadi, jangan menunggu dan mengambil tindakan hari ini.

Bacaan Lebih Lanjut:

Apa itu Distribusi Konten & Semua yang Perlu Anda Ketahui!

Apa itu Viral Marketing & Apa Kelebihan & Kekurangannya? (Contoh)

Pemasaran Media Sosial 101: Panduan Utama Menuju Sukses!

Mikro-Influencer Untuk Mendapatkan Pelanggan & Mengembangkan Bisnis Anda!

Konten Repurposing: Apa itu & Bagaimana Melakukannya?