Bekerja Lebih Baik Bersama: Pentingnya Sistem Kolaborasi Perusahaan

Copywriter Anda ada di San Diego, pengembang Anda ada di Miami, dan desainer grafis Anda ada di London. Di akhir minggu, mereka harus berkolaborasi untuk menerbitkan halaman arahan pasca-klik. Bagaimana Anda mewujudkannya?

Teka-teki serupa dihadapi sebagian besar bisnis saat ini. Tanpa kantor pusat dan karyawan yang memiliki zona waktu berbeda, menyelesaikan pekerjaan sebagai tim bisa menjadi tugas yang mustahil. Itu sebabnya, semakin banyak bisnis yang beralih ke sistem kolaborasi perusahaan.

Apa itu sistem kolaborasi perusahaan?

Sistem kolaborasi perusahaan memungkinkan tim untuk bekerja sama dalam proyek yang biasanya membosankan atau tidak efisien, atau mengharuskan anggota berada di lokasi yang sama. Sistem kolaborasi dapat menyertakan alat yang memungkinkan konferensi video, atau berbagi dokumen, atau fitur lain apa pun yang memudahkan grup untuk bekerja sama.

Contoh sistem kolaborasi perusahaan membuat tim lebih produktif

Tidak semua bisnis memiliki kebutuhan kolaborasi yang sama. Beberapa memprioritaskan perangkat lunak manajemen tugas, sementara yang lain memerlukan solusi konferensi video untuk bekerja sama dengan lebih baik. Berikut adalah beberapa sistem kolaborasi perusahaan paling populer yang digunakan tim untuk meningkatkan alur kerja dan produktivitas, beberapa di antaranya kami gunakan di Instapage. (Untuk tips cara mengimplementasikan perangkat lunak kolaborasi baru untuk tim Anda, buka di sini.)

Kendur

Email lambat, dan kikuk, dan untuk komunikasi instan, itu tidak memotongnya. Itu sebabnya jutaan orang menggunakan Slack.

Kemungkinan Anda sudah terbiasa dengan alat tersebut meskipun Anda tidak menggunakannya. Dan jika tidak, kami sarankan Anda setidaknya mencobanya. Pada tingkat yang paling dasar, sistem kolaborasi ini memungkinkan dua anggota tim untuk saling mengirim pesan secara instan, tetapi sistem ini juga dilengkapi dengan beberapa fitur lain yang mempermudah bentuk kolaborasi lainnya, seperti:

• Utas grup yang memungkinkan Anda menangani seluruh tim
• Pencarian mendalam ketika Anda perlu menemukan apa yang dikatakan atasan Anda tentang tagline perusahaan baru seminggu yang lalu.
• Berbagi file seret-n-jatuhkan dengan mudah sehingga Anda tidak perlu bolak-balik antara obrolan dan alat penyimpanan pihak ketiga.
• Integrasi untuk perangkat lunak kolaborasi lain seperti solusi konferensi video.

asana

Kapan halaman penjualan itu seharusnya diterbitkan? Kamis ini atau minggu depan? Sudahkah para desainer mulai mengerjakan gambar khusus yang kita inginkan?

Pertanyaan seperti ini banyak muncul saat Anda tidak memiliki platform manajemen tugas. Untuk menghindarinya, kami di Instapage menggunakan Asana.

Sistem kolaborasi ini memungkinkan Anda melakukan lebih dari sekadar menetapkan proyek. Itu membuat Anda sesuai jadwal dengan umpan yang menampilkan status proyek yang diperbarui. Itu berarti Anda dapat mengetahui apakah desainer tersebut telah menyelesaikan gambar khusus yang Anda butuhkan untuk halaman penjualan, dan Anda juga dapat mengetahui apakah copywriter sudah mulai menyusun argumen persuasif untuk itu.

Setiap langkah, tugas diperbarui karena terkait dengan anggota tim yang ditugaskan kepadanya, dan dari dasbor, Anda dapat dengan mudah menyeret ubin saat Anda menyelesaikan tolok ukur proyek utama. Itu membuat tenggat waktu menjadi lebih mudah dan mengalokasikan sumber daya lebih mudah bagi Anda, yang dapat menawarkan lebih banyak bantuan kepada satu-satunya desainer yang menyusun gambar khusus tersebut jika dia tidak punya waktu untuk membuatnya pada hari Selasa.

Ketika Anda tetap mengetahui bagaimana tim Anda bekerja secara individu dalam sebuah proyek, itu akan terlihat di produk akhir. Dan ketika proyek itu selesai, Anda dapat mengarsipkan tugas dan meninjaunya nanti untuk mengetahui proses dan alur kerja Anda yang paling produktif.

Solusi Kolaborasi Instapage

Kami tidak perlu memberi tahu Anda betapa sulitnya berkolaborasi di halaman arahan pasca-klik. Jika Anda bukan pelanggan Instapage, Anda tahu, dan jika ya, Anda mungkin pernah tahu. Untuk mendapatkan dari versi satu wireframe ke versi dua, ke tiga, ke versi terakhir dari wireframe, dan kemudian versi terakhir dari wireframe (kita semua tahu final tidak pernah final), ada banyak birokrasi.

Jika Anda sudah menggunakan solusi Kolaborasi Instapage, maka Anda memerlukan sedikit penyegaran tentang seperti apa birokrasi itu. Ada tangkapan layar yang tercakup dalam teks merah yang diedarkan di sekitar kantor untuk mendapatkan umpan balik; dan semakin mereka diedarkan, semakin tertutup teks merah sampai Anda bahkan tidak dapat melihat tombol ajakan bertindak lagi.

Selain itu, ada rantai email yang memecahkan rekor jumlah balasan. Balasan mengatakan "Ini umpan balik saya yang telah direvisi," dan "Saya pikir kita harus mengubah ajakan bertindak, tetapi Anda akan melihat komentar lengkap saya di teks merah pada tangkapan layar." Dan pada saat Anda selesai mendapatkan hanya satu putaran umpan balik tim, Anda ingin mengubah alamat email Anda atau menutup laptop Anda dan membuangnya ke luar jendela seperti pelempar cakram Olimpiade yang akan mendapatkan emas.

SOS Jika skenario itu terdengar agak terlalu familiar, Anda memerlukan Solusi Kolaborasi Instapage. Ini akan menghemat waktu, sakit kepala, dan biaya mengganti laptop lama Anda. Begini caranya:

• Kerjakan SATU versi laman landas pasca-klik Anda yang diperbarui dengan lancar bersama seluruh tim Anda secara waktu nyata.
• Jatuhkan Hotspot di mana saja di halaman untuk mengomentari elemen apa pun.
• Lihat semua komentar Anda dari semua halaman Anda dalam umpan nyaman yang membuat menanggapi umpan balik dan menyelesaikan masalah desain tanpa rasa sakit.
• Undang siapa saja untuk memberikan umpan balik dengan menekan tombol "Bagikan" di pojok kanan atas halaman.
• Kelola izin untuk semua kolaborator, termasuk komentar mana yang dapat mereka lihat dan tidak dapat mereka lihat (terbaik saat klien Anda mengatakan "Ayo ubah warna tombol kembali menjadi biru", dan desainer Anda mengatakan "Perubahan warna tombol keempat? Anda harus melakukannya bercandalah denganku”)

Monosnap

Seringkali dengan tim jarak jauh, penting untuk mengomunikasikan berbagai hal dengan cepat dan spesifik. Anda dapat menulis email panjang yang merinci dengan tepat apa yang perlu diubah dan bagaimana caranya, atau Anda cukup mengambil tangkapan layar dan menambahkan panah dan detail lain tentang apa yang mungkin perlu diubah. Monosnap adalah alat yang efektif untuk melakukan hal ini.

Di Instapage, kami menggunakannya untuk mengambil dan mengedit tangkapan layar untuk membagikan sesuatu dengan cepat yang mungkin relevan dengan proyek yang sedang kami kerjakan. Itu mungkin halaman hasil mesin pencari, metrik tertentu di dasbor analitik, atau perubahan yang kami lakukan pada halaman web. Setelah menangkap target, Anda dapat menempelkan foto di mana saja — atau Anda dapat memotong, menyorot, mengarahkan dengan panah, dan menulis komentar dalam teks merah, lalu mengunggah gambar yang telah diedit ke server dan mengirim tautan ke foto sebagai teks.

Google Dokumen

Untuk kolaborasi yang efektif, sebagian besar tim pemasaran konten tidak memerlukan apa pun selain Google Dokumen. Sistem kolaborasi yang gratis dan mudah digunakan membuat proses penulisan dan pengeditan menjadi mudah bagi pengelola konten dan staf mereka.

Penulis akan menemukannya mirip dengan menggunakan Microsoft Word. Semua fungsi dasar yang tersedia yang memungkinkan pemformatan teks ada di sana, dan yang sangat berguna adalah drop-down yang memungkinkan penulis SEO dengan mudah memberi label pada subjudul mereka.

Tetapi fungsi yang sedikit lebih canggih inilah yang membuat Google Documents bagus untuk kolaborasi. Fitur "komentar" memungkinkan editor menyorot frasa untuk meninggalkan umpan balik dengan mudah, dan satu mode izin khusus, yang disebut "menyarankan", memudahkan anggota tim untuk menyarankan perubahan pada teks yang dapat ditinjau dan diterima atau ditolak oleh penulis di kemudian hari dengan menekan sebuah tombol.

Kalender

Inilah rantai email yang akan terlihat familier. Dari dia untuk Anda: "Hei, jam berapa yang terbaik untuk Anda bertemu?"

Dari Anda untuk dia: “Saya bebas sepanjang hari hari ini. Jadi bagaimana kalau sebelum makan siang?”

Dari dia untuk Anda: “Tidak bisa hari ini. Dibanjiri. Bagaimana dengan besok?"

Dari Anda untuk dia: "Tidak, besok saya sedang mengerjakan tenggat waktu yang ketat, dan saya ada pertemuan dengan Ted di sore hari, dan dia benar-benar pembicara, jadi mungkin akan berlangsung lama."

Dari dia untuk Anda: “Oof. Ted bisa terus mengoceh. Maaf, Anda harus berurusan dengan itu, tetapi saya sudah dipesan untuk sisa minggu ini.

Kemudian, rantai email itu akan dilanjutkan minggu depan, dan itu akan diisi dengan banyak hal yang sama lagi. Jadi untuk melewati semua itu, banyak tim yang menggunakan Calendly.

Alat ini memungkinkan Anda mengatur waktu Anda tersedia dan hanya merekam jadwal kepada siapa pun yang Anda coba temui, yang kemudian dapat memilih waktu mereka juga tersedia berdasarkan jadwal Anda.

Pergi rapat

Terkadang Anda membutuhkan sedikit waktu tatap muka. Bukan jenis di ponsel Anda, tetapi jenis untuk bertemu dengan investor atau eksekutif untuk melaporkan angka akuisisi pengguna terbaru. GoToMeeting ditujukan untuk 16 juta pengguna yang terlibat dalam interaksi jarak jauh seperti itu.

Sistem kolaborasi akan memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah menyiapkan ruang khusus untuk rapat yang berbeda, mengundang peserta dari sejumlah lokasi berbeda, dan bahkan mulai merekam rapat Anda dengan sekali klik. Umpan definisi tinggi menjadikan seluruh pengalaman lebih pribadi, sementara alat gambar dan fitur penyiaran layar memungkinkan Anda membagikan apa yang Anda lihat dengan akurasi yang tepat.

Bekerja lebih baik bersama dengan sistem kolaborasi perusahaan

Sistem kolaborasi perusahaan semakin populer saat bisnis beralih ke jarak jauh dan ingin mempertahankan alur kerja tim yang produktif. Dengan bantuan mereka, temui satu sama lain, pertahankan tanggung jawab satu sama lain, dan bagikan konten terpenting Anda untuk bekerja sama dengan lebih baik. Cari tahu seberapa cepat dan mudah produksi halaman arahan pasca-klik dengan bantuan Solusi Kolaborasi Instapage. Daftar untuk demo Enterprise hari ini.