Cara Cerdas Memperkenalkan Perangkat Lunak Kolaborasi Baru ke Tim Anda

Membuat tim Anda mengadopsi alat baru itu tidak semudah yang Anda pikirkan. Faktanya, memaksa mereka untuk berpotensi mengacaukan seluruh bisnis Anda.

Studi menunjukkan bahwa sikap apatis karyawan, contoh berhenti, dan permusuhan terhadap manajer semuanya dapat meningkat ketika Anda menerapkan perubahan dengan cara yang salah.

Sistem kolaborasi perusahaan penting untuk alur kerja yang lebih kohesif sehingga Anda harus mengetahui cara memperkenalkan perangkat lunak baru ke tim Anda. Inilah cara melakukannya dengan benar.

Undang mereka untuk mengevaluasi perangkat lunak kolaborasi

Sekitar 65 tahun lalu, peneliti Lester Coch dan John French Jr. membuat penemuan mengejutkan di sebuah pabrik pakaian.

Dalam sebuah penelitian yang bertujuan untuk mengukur dampak perubahan organisasi terhadap karyawan, mereka memisahkan pekerja menjadi empat kelompok dengan tingkat keterpaduan dan efisiensi operasional yang sama. Dalam tiga dari empat kelompok tersebut, mereka menemukan beberapa perbedaan utama dalam perilaku:

(Grup 2 tidak disertakan karena tidak berdampak pada hasil tes)

• Grup 1:

Kelompok ini diberi label oleh para peneliti sebagai kelompok "tidak ada partisipasi". Anggota kelompok satu dipanggil ke ruang rapat oleh atasan dan diberi tahu bahwa proses perakitan mereka perlu diperbaiki.

Manajer kemudian memberi mereka metode khusus untuk meningkatkan kecepatan perakitan mereka. Mereka tidak mengatakan apa yang diperlukan dalam proses itu. Mereka diperintahkan untuk kembali ke stasiun mereka dan mengikutinya.

• Grup 3 & 4:

Kedua kelompok ini disebut kelompok “partisipasi total”. Mereka diberitahu oleh manajemen bahwa ada kebutuhan untuk meningkatkan alur kerja dan diminta untuk bertukar pikiran tentang cara memperbaikinya.

Ketika operator menyepakati langkah-langkah yang dapat dihilangkan dan proses yang dapat disederhanakan, kedua kelompok dilatih sepenuhnya dalam metode baru tersebut. Tidak seperti di kelompok 1, para pekerja ini memiliki suara yang lengkap tentang apa yang diperlukan oleh metode baru tersebut.

Apa yang terjadi selanjutnya mengejutkan para peneliti. Inilah yang mereka tulis tentang grup satu:

“Perlawanan berkembang segera setelah perubahan terjadi. Ekspresi agresi yang nyata terhadap manajemen terjadi, seperti konflik dengan insinyur metode,… permusuhan terhadap penyelia, pembatasan produksi yang disengaja, dan kurangnya kerja sama dengan penyelia. Ada 17% berhenti dalam 40 hari pertama. Keluhan diajukan tentang upah borongan; tetapi ketika tarifnya diperiksa, ternyata agak 'longgar.'”

Dibandingkan sebelum proses baru diterapkan, para pekerja ini beroperasi dengan efisiensi sekitar 65%. Dan mereka tetap pada level itu selama 30 hari setelah perubahan dilakukan.

Grup 3 dan 4 juga mengalami penurunan efisiensi pada awalnya, meskipun tidak sedrastis yang terlihat di grup 1. Ini juga tidak berlangsung lama.

Begitu mereka terbiasa dengan proses baru, para pekerja dalam kelompok “partisipasi total” tidak hanya kembali ke tingkat efisiensi produksi sebelumnya — mereka melampauinya. Dan mereka melakukannya tanpa permusuhan atau agresi terhadap manajemen.

Pelajaran di sini? Libatkan tim Anda dalam proses mengadopsi alat baru. Misalnya, jika Anda tertarik menggunakan Instapage, izinkan seluruh tim Anda untuk mencobanya. Pastikan mereka dapat menggunakan platform untuk membuat halaman bersama-sama dengan mudah menggunakan Solusi Kolaborasi baru kami:

Undang umpan balik mereka dan perhitungkan. Jika mereka akan menggunakannya, semua fitur perangkat lunak harus bekerja untuk mereka dan juga Anda.

Minimalkan perubahan sosial yang terlibat dalam mengadopsi perangkat lunak perusahaan baru

Empat tahun setelah Coch dan French menginjakkan kaki di pabrik pakaian itu, Paul Lawrence dan Harriet Ronken memiliki kesempatan untuk mengamati interaksi yang membuka mata di sebuah pabrik listrik.

Dalam pengaturan khusus ini, tim insinyur/operator tetap berhubungan satu sama lain setiap hari. Tidak jarang seorang insinyur menyarankan perbaikan prosedural kepada operatornya, atau sebaliknya. Ketika suatu bagian atau proses dianggap tidak efektif, tim akan berusaha memperbaikinya bersama.

Sistem bekerja di sebagian besar kasus, tetapi ada satu yang tidak. Ketika seorang insinyur mendekati operator tertentu yang dia tidak bekerja secara teratur dengan menyarankan agar dia mencoba bagian baru, segalanya berjalan sedikit berbeda dari biasanya.

Alih-alih mengujinya dengan benar, dia “tidak menangani bagian itu dengan hati-hati seperti biasanya. Setelah dia merakit produk, dia mengujinya, dan produk itu gagal lolos pemeriksaan. Dia menoleh ke insinyur baru dan, dengan sikap penuh kemenangan, berkata, 'Itu tidak berhasil.'”

Ketika insinyur menyarankan agar dia menguji lebih banyak bagian, dia melakukannya - sekali lagi, dengan setengah hati - memasangnya dengan apa yang oleh para peneliti disebut "cara yang sangat kasar". Dan lagi, mereka tidak bekerja.

Tampaknya dengan sengaja, dia menyabotase desain baru itu.

Ketika insinyur baru itu pergi, operator beralih ke insinyur yang bekerja dengannya secara rutin dan mengatakan kepadanya bahwa ide-ide insinyur baru itu "tidak bagus".

Saat itulah para peneliti menyadari ada aspek teknis dan sosial yang harus diubah. Dalam hal ini, perubahan teknis berupa penyesuaian terhadap desain kerja operator. Perubahan sosial adalah insinyur asing yang menerapkan perubahan itu.

Dalam kasus Anda, perubahan teknisnya adalah penerapan alat kolaborasi baru. Tetapi konsekuensi sosial apa yang akan ditimbulkan oleh perubahan itu? Seperti, bagaimana alat akan mengubah cara tim Anda beroperasi?

Siapa yang akan menerapkan perubahan? Apakah ini akan merestrukturisasi rantai komando? Apakah ini akan mengubah peran staf? Apakah ini akan membuat anggota tim yang tidak dikenal saling berhubungan?

Lisa Quast, pelatih karier dan mantan eksekutif Fortune 500, menambah kesimpulan eksperimen dengan kata-kata dari pengalamannya sendiri:

“Jika individu dalam suatu departemen sangat menghormati manajer mereka karena manajer telah membangun kepercayaan selama periode waktu tertentu, tim akan lebih menerima setiap perubahan. Jika manajernya baru dan belum mendapatkan kepercayaan dari karyawannya, maka ketidakpercayaan dapat memanifestasikan dirinya menjadi penolakan terhadap perubahan.

"Baru" tidak selalu berarti "baru di perusahaan". Dalam contoh operator/insinyur, "baru" berarti seseorang yang tidak terbiasa bekerja dengan operator. Kepercayaan dan keakraban dengan pelaksana perubahan ini sangat penting, seperti implikasi sosial lainnya dari perubahan tersebut.

Jika memungkinkan, mintalah anggota senior bisnis Anda untuk memulai penerapan perangkat lunak kolaborasi baru Anda. Dan sebelum melakukannya, pastikan Anda telah memperkirakan dampak dari perubahan tersebut.

Lakukan yang terbaik untuk meminimalkan resistensi dengan menjaga tim tetap utuh dan peran yang sama. Jika tidak, Anda bisa berakhir dengan seluruh departemen operator yang keras kepala dan menyabotase diri sendiri.

Ungkapkan dengan jelas alasan perubahan tersebut

“Jika staf tidak memahami perlunya perubahan, Anda akan menghadapi penolakan,” kata ahli manajemen perubahan Tobin Rick. “Terutama dari mereka yang sangat percaya bahwa cara melakukan sesuatu saat ini bekerja dengan baik… dan telah melakukannya selama dua puluh tahun!”

Dalam studi bersama yang dilakukan oleh MIT Sloan Management Review dan Capgemini Consulting, 63% manajer melaporkan bahwa perubahan teknologi membutuhkan waktu terlalu lama untuk diterapkan di bisnis mereka, dan salah satu alasan terbesar adalah komunikasi yang tidak jelas tentang manfaat alat baru tersebut.

Ingat kembali salah satu kunci sukses di pabrik kelistrikan. Insinyur yang akrab menjelaskan mengapa perubahan harus dilakukan sebelum dia meminta operatornya untuk melakukannya.

Insinyur yang tidak dikenal itu hanya "memberi isyarat", tanpa penjelasan, bahwa dia ingin operator menguji bagian baru. Dan dia melawan. Begitu juga staf Anda jika Anda tidak memiliki penjelasan untuk mereka.

Kenapa sekarang? Apa alasan Anda mengadopsi alat kolaborasi perusahaan baru ini? Apa yang salah dengan metode lama?

Pastikan Anda sudah menyiapkan jawaban karena mereka pasti akan bertanya “mengapa?”

Tunggu waktu yang tepat untuk memperkenalkan perangkat lunak kolaborasi baru

Perubahan tidak datang dengan mudah — dan itu terutama benar ketika datang sekaligus.

Jika organisasi Anda telah mengalami beberapa perubahan besar dalam waktu singkat, pertimbangkan untuk menunggu sebelum menerapkan penerapan alat baru Anda. Tidak melakukannya, menurut Quast, juga bisa mengundang pertentangan:

“Seperti kata pepatah lama, 'Waktu adalah segalanya.' Menumpuk terlalu banyak perubahan pada karyawan dalam waktu singkat dapat menyebabkan penolakan.”

Jika Anda telah mempekerjakan atau memecat seseorang baru-baru ini, atau merestrukturisasi peran atau proses dalam organisasi Anda, berikan waktu kepada karyawan Anda untuk menyesuaikan diri sebelum Anda melakukan perubahan lagi pada mereka.

Pelajari seluk beluk alat kolaborasi baru sebelum tim Anda

Setelah Anda memutuskan (dengan bantuan tim Anda, semoga) perangkat lunak kolaborasi mana yang akan Anda gunakan, pelajari fitur yang paling berharga bagi tim Anda. Anda ingin siap menghadapi pertanyaan apa pun yang mungkin mereka ajukan.

Sebelum Anda mulai melatih mereka di setiap fitur, tanyakan kepada mereka bagaimana mereka ingin mempelajari alat baru tersebut. Anggota staf Anda yang paham teknologi kemungkinan akan menganggap kursus intensif hanya membuang-buang waktu, sementara yang lain mungkin membutuhkan dukungan tambahan.

Ukur tingkat pemahaman tim Anda sebelum Anda mulai melatih mereka untuk menyesuaikan proses pembelajaran secara khusus untuk setiap anggota.

Gunakan alat kolaborasi baru Anda dengan sukses

Sebelum Anda menerapkan perubahan apa pun di organisasi Anda, pastikan Anda telah mempertimbangkan implikasinya, baik teknis maupun sosial, pada karyawan Anda dan peran mereka. Ini berlaku jika Anda mengevaluasi alat laman landas hari ini. di luar sana di pasar juga.

Agar tim Anda bekerja lebih cepat dan lebih mudah di halaman arahan pasca-klik yang sama, daftar demo Instapage Enterprise hari ini.