Apakah sudah waktunya untuk memperbarui proses rekayasa Anda?

Proses rekayasa yang dipikirkan dengan matang adalah aset bagi perusahaan mana pun – tetapi jika tidak diperbarui secara berkala, proses ini dapat mulai memperlambat Anda.

Saya datang ke Intercom dari sebuah perusahaan dengan budaya proses rekayasa kelas berat. Itu adalah mesin yang diminyaki dengan baik dengan prosedur yang telah teruji dalam pertempuran dan sering diperbarui.

Dari perspektif teknik, ini berhasil membuat Anda tetap fokus pada pengkodean. Tugas selalu dijelaskan dengan baik di Jira, dan termasuk harapan yang jelas. Desain masuk dan diekspor ke HTML sehingga Anda tidak perlu khawatir menggunakan Sketch. Anda melakukan pekerjaan Anda, lalu memindahkan tugas ke QA. Jika sesuatu kembali, itu selalu dengan deskripsi yang baik tentang apa yang tidak berfungsi.

Namun, ketika saya mulai di Intercom, saya terkejut melihat betapa ringannya proses rekayasa mingguan dibandingkan dengan perusahaan saya sebelumnya. Tidak ada perkiraan. Tidak Jira. Tidak ada tim QA terpisah. Awalnya, saya merasa terbebani. Saya bertanya-tanya mengapa terlihat seperti ini, mengapa semua orang hanya menyelaraskan dan tidak ada yang mencoba menyusun proses seperti yang biasa saya lakukan.

“Proses harus melayani pengembangan produk”

Alasan utamanya adalah bahwa di kedua perusahaan ini, ada masalah yang berbeda untuk dipecahkan , meskipun terlihat serupa di permukaan. Intercom adalah perusahaan yang mengutamakan produk , dan proses yang sangat berat dapat menjadi kendala yang terlalu besar dalam perusahaan yang mengutamakan produk. Dalam lingkungan semacam ini, proses harus melayani pengembangan produk, bukan produk yang berkembang dari proses yang telah ditentukan.

Di Intercom, kami memiliki budaya yang sangat kuat untuk memecahkan masalah yang tepat . Kami kejam dalam mendefinisikan apa masalah sebenarnya, bagaimana kami menyelesaikannya menggunakan proyek kecil dengan cakupan yang baik (atau cupcake , seperti yang kami suka menyebutnya), dan bagaimana akhirnya terlihat jika cupcake terbukti berhasil .

Singkatnya, kami bertanya apa masalahnya dan bagaimana Anda mengukur bahwa itu sudah terpecahkan. Dan kami tidak hanya menggunakan pendekatan ini saat mengerjakan produk kami – kami mencoba menerapkan pendekatan yang sama kapan pun kami ingin menambahkan yang baru atau menyesuaikan proses rekayasa yang ada.

Manfaat bawah sadar dari proses

Dalam organisasi mana pun, proses itu penting dan bermanfaat. Mereka merampingkan alur kerja, membantu orang membuat lebih sedikit kesalahan dan membawa beberapa tingkat kenyamanan – memiliki serangkaian proses yang baik dapat menciptakan perasaan bahwa pekerjaan sudah mulai berjalan.

“Proses biasanya nyaman dalam arti bahwa itu adalah kebiasaan institusional”

Proses biasanya nyaman dalam arti bahwa mereka adalah kebiasaan institusional. Kami sudah teregang dalam pekerjaan kami, jadi pekerjaan yang selaras dengan proses mirip dengan kebiasaan. Prosesnya sudah dikurangi risikonya, dipikirkan matang-matang, dan idealnya memiliki rekam jejak keberhasilan yang terbukti. Ini menghilangkan banyak hal dari piring Anda dan memungkinkan Anda fokus pada apa yang penting. Sangat menarik untuk memiliki lebih sedikit di piring Anda, bukan?

Memecahkan masalah yang Anda miliki

Setiap kali Anda merancang proses baru, bagian terpenting dan tersulit adalah mendefinisikan dengan jelas masalah yang Anda coba pecahkan. Sangat penting untuk tidak melewatkan langkah ini. Jika Anda tidak mengidentifikasi masalahnya dengan jelas, maka Anda perlu bertanya pada diri sendiri mengapa Anda bahkan memulai. Melanjutkan tanpa masalah yang jelas dapat menjadi tanda kecenderungan birokrasi yang mengkhawatirkan – dan ini sering kali dapat menjadi langkah pertama untuk mengasingkan orang-orang terbaik Anda.

“Pekerjaan yang selaras dengan proses sama halnya dengan kebiasaan”

Sebaliknya, proses harus gesit dan inovatif. Mereka perlu membiarkan Anda bergerak cepat. Mereka dapat mengambil overhead kognitif dari piring Anda untuk membiarkan Anda fokus pada hal-hal yang paling penting, tetapi hanya jika Anda memecahkan masalah yang tepat dengan mereka.

Saya yakin Anda dapat dengan mudah menemukan setidaknya beberapa masalah yang ingin Anda singkirkan. Ini bisa menjadi sesuatu yang besar seperti "kami membuat kesalahan dengan orang yang kami pekerjakan", yang mengarah ke evaluasi ulang proses rekrutmen Anda. Dalam konsultasi perangkat lunak, masalahnya adalah prediktabilitas dan akuntabilitas bagi pelanggan Anda. Di Intercom, masalah kami adalah masalah pelanggan kami, dan berkisar pada pembuatan produk terbaik. Berikut adalah saran kami untuk mengatasi masalah ini.

Tentukan kriteria keberhasilan

Ketika Anda memiliki pemahaman yang baik tentang masalah, tentukan kriteria keberhasilan untuk proses Anda. Jangan mulai dengan prosesnya, mulailah dengan seperti apa kesuksesan itu. Mulai dari kesuksesan, singkirkan bias Anda di sekitar desain (apa yang Anda kenal, apa yang membuat Anda nyaman, dll.) dan berfokuslah pada hasil terbaik . Ini mendefinisikan keberhasilan proses yang sebenarnya. Ingat, penggunaan tanpa nilai jelas merupakan kegagalan, jadi penggunaan proses itu sendiri bukanlah ukuran keberhasilan.

"Sangat mudah untuk jatuh ke dalam perangkap pemikiran bahwa 'penggunaan adalah keberhasilan' dalam situasi ketidaknyamanan yang tinggi"

Sangat mudah untuk jatuh ke dalam perangkap pemikiran bahwa "penggunaan adalah keberhasilan" dalam situasi ketidaknyamanan yang tinggi. Jika Anda merasa tidak nyaman dengan tingkat struktur saat ini di sekitar Anda, Anda mulai berpikir untuk memperbaiki struktur dan memperkenalkan proses baru. Tetapi jika proses tidak menyelesaikan masalah nyata dan tidak terus-menerus ditingkatkan untuk memenuhi kriteria keberhasilan, proses tersebut mencegah orang berinovasi dan merusak budaya Anda.

Perbarui proses rekayasa Anda secara berkala

Sangat penting untuk memperbarui atau menyingkirkan proses rekayasa lama setelah mereka hidup lebih lama dari kegunaannya, daripada tetap bergantung pada mereka karena kebiasaan. Seluruh latihan merancang proses didasarkan pada pemecahan masalah. Namun, masalah ini hadir sekarang, pada saat Anda merancang solusi – masalahnya tidak akan tetap statis, dan oleh karena itu prosesnya juga tidak.

“Jika proses tidak menyelesaikan masalah nyata, itu merusak budaya Anda”

Untuk memastikan bahwa Anda tidak memecahkan masalah yang salah, Anda harus mendorong semua orang yang menggunakan proses tersebut untuk menantang status quo. Untuk mencapai itu, Anda harus memastikan bahwa proses Anda mudah diubah.

Kuasai kebiasaan Anda – dan proses Anda

Proses harus bermanfaat dan membantu tanpa terbebani oleh birokrasi. Yang terbaik, mereka dapat membantu Anda berinovasi, bergerak cepat, dan tetap fokus. Namun, Anda perlu ingat bahwa setiap perusahaan mencoba memecahkan masalah yang berbeda dan oleh karena itu membutuhkan proses yang berbeda. Skenario kasus terburuk adalah ketika Anda mencoba menerapkan proses yang tidak menyelesaikan masalah atau tidak memenuhi tujuan perusahaan.

Seperti kebiasaan, ada proses yang baik, ada yang buruk, dan ada yang lebih lama dari kegunaannya. Dan seperti kebiasaan, proses bisa sulit diubah. Tetapi ingatlah bahwa perusahaan yang sukses, seperti halnya orang-orang sukses, ditentukan oleh kemampuan mereka untuk mengembangkan dan mengubah kebiasaan mereka, daripada menjadi terikat pada mereka.

Jika ini terdengar seperti lingkungan yang Anda sukai untuk bekerja, kami secara aktif merekrut – lihat lowongan kami.