Cara Mendapatkan Umpan Balik Aktual dari Karyawan sebagai Manajer Untuk Membentuk Hubungan Kepercayaan yang Lebih Kuat – 12 Saran Kerja
Diterbitkan: 2023-06-14“Kita semua membutuhkan orang yang akan memberi kita umpan balik. Itulah cara kami meningkat.”
- Bill Gates
Membaca kutipan ini beberapa dari Anda mungkin mengatakan bahwa "yah, itu sama sekali bukan kutipan yang kuat".
Namun, saya tidak setuju.
Ini sederhana namun sangat kuat. Ini secara harfiah adalah komponen emas dari kerja sama tim.
Jika Anda ingin kerja tim Anda mewujudkan impian Anda, Anda harus tahu cara memberi dan mendapatkan umpan balik. Ini akan membawa ke kebesaran langkah demi langkah.
Jika Anda tidak mengikuti saran ini, dan Anda berpikir bahwa Anda terlalu baik untuk mendengar pendapat orang lain, Anda tidak akan bisa menyelesaikan masalah dan masalah itu perlahan tapi pasti akan memakan Anda!
Biarkan saya menjelaskan bagaimana Anda dapat memanfaatkan umpan balik dengan cara terbaik!
Apa itu Umpan Balik Karyawan?
Umpan balik karyawan adalah setiap informasi yang dibagikan (secara formal atau informal) oleh karyawan tentang kinerja, kemampuan, atau kemauan mereka untuk bekerja sebagai bagian dari tim. Umpan balik dapat datang dari manajer dan rekan kerja, dan bila dilakukan dengan benar, dapat membantu menciptakan tempat kerja yang lebih baik dan lebih harmonis.
Umpan balik karyawan adalah alat yang sangat efektif. Ini memiliki potensi untuk menumbuhkan dan mengembangkan staf organisasi Anda, meningkatkan tingkat kepercayaan dan komunikasi, serta membangun hubungan antara karyawan dan manajer, jika dilakukan dengan benar.
Sayangnya, dalam upaya menghindari ketidaknyamanan, umpan balik sering diabaikan atau diabaikan sama sekali . Jika dilakukan dengan benar, umpan balik akan meningkatkan semangat tim sekaligus meningkatkan keterlibatan dan produktivitas. Namun, jika Anda melakukannya terlalu sembrono, pada akhirnya Anda akan melakukan lebih banyak kerugian daripada kebaikan.
Umpan balik positif dan negatif sangat penting karena membantu menghentikan kebiasaan buruk, mendorong sikap positif, dan memungkinkan tim berfungsi lebih efisien menuju tujuan mereka.
Karyawan merasa menjadi bagian dari perusahaan begitu mereka mulai mendapatkan umpan balik.
Pengakuan karyawan sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan mempertahankan tingkat keterlibatan yang tinggi. Ini juga merupakan bagian penting dari komunikasi organisasi dan salah satu alat terbaik yang tersedia bagi para manajer.
Nilai umpan balik karyawan yang positif sudah jelas. Ini mempromosikan tindakan positif dan terkait dengan keterlibatan dan produktivitas karyawan yang lebih tinggi.
Umpan balik karyawan, baik positif maupun negatif, sangat penting. Ini membantu karyawan menghargai kekuatan dan kelemahan mereka dan mengurangi perilaku negatif bila diberikan secara konstruktif.
Umpan balik yang tepat, diberikan pada waktu yang tepat, dapat berdampak besar pada kebiasaan, keterampilan, dan karier staf.
Membangun hubungan antara pekerja dan manajer menjadi lebih penting dari sebelumnya seiring tumbuhnya gig economy dan lebih banyak karyawan yang bekerja secara mandiri.
Pentingnya umpan balik karyawan dalam pengembangan hubungan ini tidak dapat dilebih-lebihkan. Mendengarkan umpan balik karyawan dan menindaklanjutinya sama pentingnya bagi manajer dengan memberikan umpan balik.
Umpan balik karyawan telah berkembang menjadi strategi mendengarkan berkelanjutan yang membangun kepercayaan antara manajer dan karyawan di dunia saat ini. Umpan balik karyawan harian mengarah pada keterlibatan yang jauh lebih tinggi, serta banyak keuntungan lainnya.
Mari kita lihat mengapa umpan balik karyawan itu penting, beberapa contoh umpan balik karyawan dalam kehidupan nyata, dan bagaimana manajer dapat bertindak dan mengambil tindakan untuk menciptakan budaya mendengarkan.
Apa itu Siklus Umpan Balik Karyawan?
Bagi manajer, kemajuan umpan balik karyawan terdiri dari tiga bagian:
- memahami apa yang dilakukan karyawan;
- memberikan umpan balik;
- menerima umpan balik.
Memahami proses kerja karyawan
Sangat penting untuk memiliki gambaran yang baik tentang apa yang dilakukan setiap orang dalam tim terkait umpan balik karyawan.
Anda bisa mendapatkan ikhtisar yang bagus tentang apa yang dilakukan tim Anda dengan menggunakan perangkat lunak pelaporan status mingguan. Pelaporan status mingguan bukan hanya jenis manajemen karyawan yang paling sederhana, tetapi juga menawarkan kesempatan untuk memberikan umpan balik langsung kepada karyawan melalui ulasan mingguan atau fitur suka/komentar yang sudah dikenal semua orang.
Memberikan umpan balik karyawan
Dalam hal mengelola orang di perusahaan Anda, Anda tidak bisa hanya mengandalkan umpan balik tahunan atau triwulanan. Karyawan membutuhkan umpan balik secara teratur.
Memberikan umpan balik mingguan sepertinya membuang banyak waktu jika Anda bertanggung jawab atas tim atau departemen yang lebih besar. Namun, umpan balik tidak perlu diberikan dalam pertemuan satu lawan satu atau dalam format lain yang memakan waktu.
Umpan balik karyawan dapat berupa teks sesingkat dua kalimat atau semudah menekan tombol "Suka" untuk menunjukkan bahwa Anda mengetahui dan menyetujui apa yang mereka lakukan.
12 Strategi untuk memberikan umpan balik karyawan yang efektif dan dapat ditindaklanjuti
Apa pun peran yang Anda miliki di perusahaan Anda, Anda pasti akan diminta untuk memberikan umpan balik di beberapa titik. Memberi pujian itu mudah karena semua orang menyukai pujian yang menyenangkan. Kritik konstruktif, di sisi lain, sulit disampaikan… dan jauh lebih sulit untuk didengar dan diterima.
Berdiam diri tampaknya merupakan pilihan yang paling mudah, tetapi akan lebih sulit bagi Anda dan rekan kerja Anda dalam jangka panjang karena masalahnya akan terus memburuk. Saat tiba waktunya untuk angkat bicara, alih-alih memilih jalan keluar yang cepat, tarik napas dalam-dalam dan gunakan strategi di bawah ini.
Berikut adalah 12 tip untuk membantu manajer dan pemimpin mendapatkan umpan balik karyawan yang teratur dan efektif yang akan menghasilkan hasil yang positif.
1- Hindari memberikan nasihat yang tidak diinginkan
Hanya sepertiga orang yang menganggap umpan balik yang mereka dapatkan berharga. Karena biasanya tidak diminta, hal itu bisa memicu banyak ketegangan bagi orang yang menerimanya.
Jika bawahan langsung Anda tidak secara khusus meminta umpan balik, pastikan untuk mengajukan pertanyaan tentang kapan, bagaimana, dan apakah mereka ingin menerimanya.
Anda akan memberi karyawan Anda lebih banyak kendali dan membuat mereka lebih mungkin bertindak berdasarkan umpan balik yang Anda berikan jika Anda melakukannya. Izinkan karyawan untuk mengendalikan agenda umpan balik dengan membuat mereka merasa senang mengetahui bahwa mereka bebas untuk memintanya.
2- Berikan umpan balik 'langsung' yang tepat waktu
Pernahkah Anda menyimpan sesuatu di dalam selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan sebelum benar-benar memberi tahu seseorang apa yang Anda pikirkan? Anda tidak akan menjadi orang pertama yang melakukannya, tetapi itu bukanlah hal terbaik untuk dilakukan (percayalah, saya tahu dari pengalaman).
Saat Anda menunggu, masalah kecil bisa berubah menjadi masalah besar, dan jika Anda mulai menunjukkan masalah yang berlangsung berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, orang yang menerima umpan balik cenderung menjadi defensif. Anda juga telah menghilangkan kemampuan mereka untuk berkembang selama periode Anda menahan umpan balik Anda.
Pekerjaan sekarang bersifat digital dan jarak jauh, jadi bagaimana cara mengumpulkan umpan balik yang tepat waktu?
Anda bisa membaca ini dari rumah Anda, dari kedai kopi terdekat, atau dari tepi pantai (kami semua melakukannya).
Dan kita semua tahu bahwa meskipun platform seperti Teams atau Slack memudahkan komunikasi jarak jauh, itu tidak sama dengan berjalan ke meja sebelah dan mengajukan pertanyaan kepada kolega Anda.
Hal yang sama berlaku untuk umpan balik.
Tidak semua orang nyaman membagikan apa yang ingin mereka katakan di saluran atau grup digital.
Dan tidak efisien untuk meminta semua karyawan mengisi formulir Google setiap kali ada sesuatu yang baru terjadi.
Jangan khawatir.
Kami membuat proses ini lebih mudah bagi pemberi kerja, manajer, dan karyawan.
UserGuiding sekarang menawarkan kemampuan survei tingkat lanjut (namun mudah digunakan).
Dengan UserGuiding, Anda tidak hanya dapat bergabung dan melibatkan karyawan baru dengan lebih cepat dan mudah, tetapi Anda juga dapat mengumpulkan umpan balik apa pun dan melakukan survei apa pun dengan mudah.
Apakah Anda memerlukan bagaimana tim Anda menemukan sistem CRM baru?
Tanyakan kepada mereka melalui survei peringkat bintang UserGuiding, atau survei suka-suka, bersama dengan pertanyaan umpan balik.
Apakah Anda perlu mengetahui seberapa puas tim lain dengan kinerja kolaborasi Anda?
Biarkan mereka menilai melalui 1-5, 1-10, atau survei pilihan ganda langsung di platform kolaborasi yang Anda gunakan.
Jadikan pertanyaan dan sistem umpan balik dapat diakses di mana saja, di daftar periksa orientasi mereka, di pusat sumber daya, atau langsung di layar.
Harga UserGuiding mulai dari $89/bulan untuk semua fitur dan dukungan pelanggan yang cepat.
3- Gunakan kebijaksanaan tetapi jangan menutup-nutupi apa pun
"Sandwich" adalah teknik umum untuk memberikan kritik yang membangun, tetapi saya tidak merekomendasikannya. Idenya adalah melapisi kritik dengan pujian untuk melunakkan pukulan kritik.
Sejujurnya, itu terlihat tidak tulus bagi saya, dan kebanyakan orang tahu.
Jadi, alih-alih menjepit kritik, berikan langsung kepada mereka… dan ramah!
Beri tahu rekan kerja Anda bahwa Anda tidak mengkritik mereka sebagai individu, dan jika Anda adalah penyelia mereka, pastikan mereka memahami bahwa pekerjaan mereka tidak dalam bahaya (kecuali, tentu saja,… dalam hal ini, seharusnya bukan pertama kalinya Anda membahas masalah ini).
4- Tunjukkan empati yang nyata
“Memberikan umpan balik yang mengungkapkan kesenjangan yang signifikan dalam kesadaran diri memerlukan kehati-hatian ekstra. Jika Anda adalah orang yang harus menerima perilaku buruk rekan kerja Anda, pastikan Anda dapat mengesampingkan rasa frustrasi Anda demi empati yang Anda perlukan untuk pembicaraan ini. Bersiaplah untuk memberikan waktu kepada rekan kerja Anda untuk mengatasi keterkejutan awal mereka saat mendengar tanggapan Anda sebelum mendekati mereka. Ingatlah bahwa Anda tidak boleh terpengaruh oleh reaksi tajam mereka terhadap pesan Anda”.
Ron Carucci
5- Jelaskan bahwa Anda berada di tim yang sama
Ada dua pendekatan untuk umpan balik karyawan:
Anda vs. Atau…
Anda + mereka vs. masalahnya: Anda dapat melihatnya sebagai situasi win-win di mana Anda semua berkumpul untuk mengatasi masalah dan bekerja sama untuk menyelesaikannya.
Jelas, yang terakhir memberikan peluang terbesar untuk pertumbuhan. Ini menawarkan perlindungan psikologis yang diperlukan untuk mendorong lingkungan terbuka, serta membuka jalan bagi perubahan nyata.
6- Jadilah spesifik dan berikan konteks
Saat menghadapi masalah, penting untuk menyertakan contoh spesifik tempat terjadinya masalah. Sespesifik mungkin tentang kapan dan di mana Anda pertama kali melihat masalah, serta mengapa itu bermasalah.
Umpan balik yang tidak jelas terdengar akrab karena mari kita hadapi itu, kebanyakan dari kita berdebat dengan cara ini. Itu adalah sesuatu yang biasanya kita lakukan dengan teman, keluarga, dan pasangan kita, tetapi jarang produktif.
Umpan balik yang tepat dan dapat ditindaklanjuti jauh lebih bermanfaat, karena mendorong semua orang untuk bekerja sama untuk menemukan solusi nyata. Itulah tepatnya umpan balik.
7- Jangan menunggu review triwulanan
Umpan balik karyawan yang diterima tepat setelah acara memiliki pengaruh terbesar pada kinerja.
Keterlibatan karyawan meroket ketika mereka menerima umpan balik setiap minggu. Jika masalah tidak terselesaikan, mereka dapat lepas kendali. Akibatnya, pada saat peninjauan kinerja triwulanan bergulir, Anda akan menghadapi banyak masalah yang bisa dihindari jika ditangani lebih awal.
Kerugian lain dari menyimpan umpan balik untuk proses peninjauan kinerja berikutnya adalah bahwa masalah akan diabaikan dan kesempatan untuk memberikan umpan balik yang bermanfaat akan kedaluwarsa.
Umpan balik harian atau mingguan akan membantu Anda menghindari bias kebaruan—yang sebagian besar mewakili pekerjaan terkini dan terlalu jarang terjadi untuk mematuhi alur kerja karyawan—yang akan mempermudah pemantauan dan peninjauan pekerjaan kolega bagi semua orang yang terlibat.
8- Waspadai ketidakseimbangan kekuatan
Ini mungkin juga terjadi pada Anda… bos Anda berkata, “Bolehkah saya menemui Anda di kantor saya?” dan Anda langsung merasakan perasaan tidak enak di perut Anda…
Kelenjar adrenal Anda melepaskan kortisol saat otak Anda mendeteksi bahaya (hormon stres). Pikiran Anda menutup diri terhadap ide-ide baru saat darah mengalir ke bagian primitif otak Anda, mempersiapkan Anda untuk berlari atau bertarung. Kita semua pernah ke sana, tetapi mudah untuk melupakan bagaimana rasanya ketika Anda berada di atas angin dalam percakapan.
9- Jaga kerahasiaannya
Jangan pernah mengkritik di depan umum.
Bahkan pujian lebih baik disampaikan dalam pertemuan pribadi. Beberapa orang sangat tidak suka menjadi fokus perhatian karena berbagai alasan. Anda bahkan mungkin berpikir untuk memberikan umpan balik tertulis kepada karyawan Anda. Ini akan memberi Anda lebih banyak waktu untuk berpikir dengan hati-hati dan bereaksi lebih bijaksana.
Umpan balik tidak hanya tidak menyenangkan bagi penerima; itu juga bisa tidak menyenangkan bagi pemberi. Anda dapat membantu meredakan beberapa tekanan yang mendasarinya dengan mengalihkan lokasi ke lingkungan yang lebih santai.
10- Jadikan percakapan sebagai jalan dua arah
Menguliahi seseorang tentang bagaimana mereka harus berkembang sama efektifnya dengan berbicara dengan tembok bata. Saat membahas topik sensitif, jangan lupakan pentingnya rasa hormat, dan jangan berbicara dengan seseorang saat jauh lebih produktif untuk membuka percakapan dan berbicara dengannya.
Dorong penerima untuk menanggapi umpan balik Anda dan ajukan pertanyaan lanjutan. Jika masalah telah teridentifikasi, Anda dan kolega Anda akan bekerja sama untuk menemukan solusi atau tindakan yang sesuai.
11- Fokus pada kinerja, bukan kepribadian
Fokus pada perilaku karyawan (apa yang mereka lakukan) daripada karakteristik kepribadian mereka (siapa mereka). Pertimbangkan dua contoh berikut dari "Rahasia Memberi Kritik Konstruktif" dan pertimbangkan umpan balik seperti apa yang ingin Anda dapatkan.
Contoh 1: “Kesombonganmu menyebabkan masalah.”
Contoh 2: “Saat Anda menginterupsi saya di depan klien, hal itu menyebabkan masalah.”
Contoh 2 adalah pendekatan kritik yang jauh lebih baik karena berfokus pada tindakan orang tersebut, sedangkan contoh 1 mengolok-olok karakter orang tersebut, yang tidak akan membantu mereka berubah.
12- Pertahankan percakapan dengan menindaklanjuti
Evaluasi itu sulit, dan membutuhkan banyak pemikiran dan usaha. Daripada mendekati interaksi umpan balik sebagai satu-dan-selesai, tindak lanjuti dengan bawahan langsung Anda dan tunjukkan penghargaan saat Anda melihat kemajuan.
Ini akan menunjukkan minat Anda pada kemajuan mereka dan akan mendorong mereka untuk terus bekerja dengan baik.
Umpan balik karyawan adalah bagian penting dari pengembangan dan pertumbuhan. Kiat-kiat ini akan membantu manajer dan pemimpin dalam menyampaikannya dengan lebih baik, menghasilkan budaya yang lebih kolaboratif, komunikatif, dan berkinerja tinggi.
Jika Anda menginginkan hasil yang lebih baik, kerjakan umpan balik Anda.
Kesimpulan
Kembali ke gagasan bahwa mendapatkan umpan balik adalah aturan emas kerja tim dan mencapai kehebatan, saya menyarankan bahwa tidak hanya manajer tetapi juga semua pihak lain dalam tim harus memberi penekanan pada umpan balik.
Seperti yang ingin saya tekankan di sepanjang artikel ini, yang penting bukan hanya umpan balik yang Anda miliki, tetapi juga cara Anda menyampaikan umpan balik itu kepada orang lain. Inilah sebabnya mengapa memberi dan menerima umpan balik harus dipelajari secara menyeluruh.
Saya harap artikel ini bermanfaat bagi mereka yang berjuang untuk mendapatkan dan memberikan umpan balik!
