Kecerdasan Emosional Mengarah pada Keberhasilan Manajemen Proyek
Diterbitkan: 2022-05-07PM melihat nilai EQ tinggi saat mereka memimpin tim melalui proyek mulai dari TI hingga manufaktur hingga akuntansi.
Dalam survei baru-baru ini, kami menemukan bahwa manajer proyek (PM) yang cerdas secara emosional sekitar 11% lebih berhasil dalam mengelola proses, melibatkan pemangku kepentingan, menghindari creep lingkup, dan menggunakan sumber daya secara efisien dibandingkan dengan PM yang tidak memiliki keterampilan ini.
Sebagai seorang PM, kecerdasan emosional sangat penting untuk posisi Anda—menggembalakan kucing adalah cara gila untuk mencari nafkah, tetapi kesadaran sosial dan keterlibatan yang bijaksana mengurangi kekacauan. Kecerdasan emosional membantu Anda meredakan ketegangan pemangku kepentingan dan meningkatkan kemampuan untuk memberikan proyek bernilai tinggi dengan anggota tim yang terlibat.
Baca terus untuk mengetahui bagaimana kecerdasan emosional dapat mengatasi tantangan umum di tempat kerja Anda dan lihat bagaimana penggunaan EQ Anda sesuai dengan rekan kerja Anda.
- EQ telah dan terus menjadi soft skill yang penting— 78% PM melaporkan menggunakannya lebih dari sebelumnya dalam dua tahun terakhir.
- 47% melaporkan bahwa EQ didokumentasikan dalam tinjauan tahunan mereka. EQ penting untuk tinjauan kinerja individu; metrik yang melibatkan atau dipengaruhi oleh EQ disertakan dalam sebagian besar tinjauan kinerja PM.
- PM dengan EQ rendah berjuang lebih dari PM dengan EQ tinggi dalam empat dari lima tantangan teratas yang dialami PM.
- Kejujuran adalah ciri utama seorang PM dengan EQ tinggi , menurut 62% responden.
Tentang penelitian: Tujuan dari laporan ini adalah untuk memahami bagaimana manajer proyek menggunakan, memperoleh, menghargai, dan mendapatkan manfaat dari penggunaan kecerdasan emosional (juga dikenal sebagai kecerdasan emosional atau EQ) untuk membantu pendekatan manajemen proyek dan hubungan kerja mereka. Untuk laporan ini, kami mensurvei 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka (2 hingga 500 karyawan). Responden disaring untuk keterlibatan mereka dalam manajemen proyek (sangat terlibat).
82% responden adalah profesional manajemen proyek bersertifikat (bersertifikat PMP melalui Institut Manajemen Proyek) dan 9% lainnya secara aktif bekerja menuju sertifikasi.
Apa itu kecerdasan emosional dan mengapa penting bagi manajer proyek?
Definisi kecerdasan emosional kami mengikuti standar industri medis: Kecerdasan emosional adalah kemampuan Anda untuk memahami, menggunakan, memahami, mengelola, dan menangani emosi Anda sendiri serta emosi orang lain.
Manajer proyek berada dalam posisi unik karena harus mengelola keterlibatan dan harapan semua pemangku kepentingan dalam suatu proyek. Dan jarang setiap pemangku kepentingan memiliki motivasi dan minat yang sama untuk proyek itu. Sebagai PM, Anda harus terus-menerus berkomunikasi dan bernegosiasi dengan berbagai tipe kepribadian.
Pandemi telah secara eksponensial meningkatkan tingkat stres untuk semua orang, yang berarti menavigasi perairan sosial dalam tim proyek lebih sulit dari sebelumnya. Sebagai tanggapan, sebagian besar PM (78%) melaporkan telah meningkatkan penggunaan EQ mereka dalam dua tahun terakhir untuk terus memimpin tim proyek yang sukses.
Berikut rincian lengkap tentang bagaimana responden kami mengubah penggunaan EQ mereka.
Proses proyek yang tidak efektif adalah tantangan utama
Kami bertanya kepada manajer proyek tentang tantangan yang mereka alami selama 12 bulan terakhir dan tantangan utama yang dilaporkan oleh 67% responden adalah berurusan dengan proses yang terlalu ketat dan/atau rumit. Pengelolaan anggaran berada di urutan kedua (59%), dan kurangnya keterlibatan pemangku kepentingan (46%) melengkapi tiga besar.
Berikut adalah rincian dari semua tanggapan.
Kabar baiknya di sini adalah bahwa tantangan utama dari proses yang terlalu membatasi/rumit ini dapat diatasi dengan berbicara dengan pimpinan tentang perubahan yang perlu Anda lihat terjadi pada proses bisnis Anda… dan EQ adalah bahan rahasia untuk membuat percakapan ini berjalan sesuai keinginan Anda. Bersikaplah jelas dan spesifik dalam bertanya dan gunakan soft skill EQ Anda untuk menegosiasikan apa yang Anda butuhkan.
Selanjutnya kita akan melihat lebih dekat perbedaan tantangan yang dialami oleh PMS EQ tinggi yang dilaporkan sendiri versus PMS EQ rendah. Kemudian kita akan membahas lebih jauh bagaimana EQ berperan dalam tantangan yang dihadapi PM.
PM dengan EQ yang lebih rendah berjuang dengan tantangan di mana soft skill dibutuhkan
Kami meminta responden untuk mengurutkan tingkat kecerdasan emosional mereka sendiri pada skala satu sampai lima (satu terendah dan lima tertinggi). Hanya 10% dari semua responden survei yang melaporkan memiliki tingkat EQ rendah satu atau dua. Tapi mari selami sedikit lebih dalam perbedaan yang terlihat antara grup ini dan yang lainnya.
Berikut adalah rincian tantangan teratas yang dialami dalam 12 bulan terakhir oleh manajer proyek dengan kecerdasan emosional rendah versus tinggi.
Kami melihat di sini bahwa untuk empat dari lima tantangan teratas, PM dengan EQ rendah berjuang lebih keras daripada PM dengan EQ tinggi. Keempatnya juga merupakan jenis tantangan di mana kemampuan seseorang untuk bernegosiasi dan persuasif menjadi kunci untuk meningkatkannya. (Manajemen anggaran tidak dipengaruhi oleh soft skill sebanyak tantangan lainnya.)
Untuk memahami bagaimana dan mengapa kecerdasan emosional membantu dalam tantangan ini, kita perlu menggunakan beberapa contoh. Kami akan melakukannya di bagian berikutnya.
Satu temuan menarik adalah bahwa 93% manajer proyek dengan EQ rendah melaporkan menggunakan spreadsheet dan proses manual untuk mengelola proyek versus hanya 44% dari PM dengan EQ tinggi. Kami tidak akan berasumsi bahwa EQ dan penggunaan perangkat lunak PM berkorelasi. Namun, perlu dicatat bahwa pekerjaan seorang manajer proyek yang tidak memiliki alat yang tepat (perangkat lunak PM dan EQ tinggi) lebih sulit daripada seorang PM yang dilengkapi dengan salah satu atau keduanya.
Seperti apa kecerdasan emosional di dunia nyata manajemen proyek
Sekarang mari kita masuk ke cara memanfaatkan EQ Anda untuk mengatasi tantangan utama ini. Kami akan menggunakan contoh proyek Agile untuk implementasi perangkat lunak akuntansi.
Tantangan:
Prosesnya terlalu membatasi/rumit
sifat EQ:
Mengajukan pertanyaan sebelum mengambil tindakan
Cara menggunakan sifat ini:
Anda sedang mempersiapkan demo perangkat lunak akuntansi baru dan lebih dari selusin orang meminta untuk ditambahkan ke undangan rapat. Alih-alih menambahkan mereka tanpa berpikir, luangkan beberapa menit untuk masing-masing untuk memahami apa yang mereka inginkan atau butuhkan. Mungkin mereka ingin tahu apakah perangkat lunak tersebut memiliki fitur tertentu atau mungkin mereka tidak memahami peran mereka dalam proyek tersebut. Dalam banyak kasus, Anda akan menemukan bahwa demo bukanlah tempat terbaik bagi mereka untuk mendapatkan info yang mereka butuhkan dan Anda dapat bekerja dengan mereka dengan cara lain.
Tantangan:
Manajemen anggaran
sifat EQ:
Komunikasi yang transparan dan jujur
Cara menggunakan sifat ini:
Laporan status reguler Anda harus mencakup pembaruan anggaran proyek Anda. Jangan malu untuk membagikan anggaran yang jujur dengan pemilik bisnis/produk dan manajer Anda. Status saat ini dan proyeksi pendidikan Anda perlu dinyatakan dengan jelas agar dapat melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan sebelum menjadi masalah.
Tantangan:
Kurangnya keterlibatan pemangku kepentingan
sifat EQ:
Kesadaran dan empati
Cara menggunakan sifat ini:
Anda melihat pemangku kepentingan utama, katakanlah, direktur akuntansi, belum menghadiri beberapa demo sprint terakhir untuk proyek tersebut. Kurangnya keterlibatan mereka memperlambat kemampuan tim Anda untuk mendapatkan umpan balik dan persetujuan tentang fitur yang Anda tahu penting bagi mereka. Saat Anda menjadwalkan waktu satu lawan satu dengan mereka, mereka memberi tahu Anda bahwa jadwal mereka terlalu padat dan mereka tidak cukup terbiasa dengan tugas sehari-hari tim yang menggunakan sistem. Bersama-sama, Anda memilih manajer senior untuk mengambil alih peran itu dalam proyek. Manajer senior kemudian bersemangat untuk mengambil peran aktif ini dan sangat terlibat dengan tim proyek.
Tantangan:
Ruang lingkup merayap
sifat EQ:
Meredakan emosi dan resolusi konflik
Cara menggunakan sifat ini:
Pemangku kepentingan yang pemarah bergabung dengan salah satu rapat terakhir sebelum tanggal tayang dan secara agresif meminta daftar beberapa fitur baru. Anda mengakui permintaan mereka dan urgensi yang mereka nyatakan, tetapi ingatkan mereka tentang tujuan pertemuan saat ini dan buat rencana untuk terhubung dengan mereka segera setelahnya. Anda kemudian bernegosiasi dengan mereka untuk bekerja dengan analis bisnis untuk mendokumentasikan persyaratan mereka dan akan mengirimkannya dalam fase kedua proyek.
Perusahaan membantu PM meningkatkan EQ mereka dengan pelatihan formal dan bimbingan
Kami bertanya kepada responden survei kami apa yang mereka lakukan untuk meningkatkan atau mempertahankan kecerdasan emosional mereka untuk peran mereka sebagai manajer proyek dan menemukan bahwa perusahaan menawarkan lebih banyak dukungan daripada yang diharapkan.
Mayoritas (60%) menonton dan/atau mendengarkan pembicara dan presenter di EQ. Lima puluh empat persen responden mengatakan mereka mengikuti pelatihan formal tentang EQ dan 40% bekerja dengan seorang mentor, keduanya ditawarkan oleh perusahaan mereka.
Karena Anda membaca laporan ini, Anda termasuk dalam 47% PM yang membaca tentang kecerdasan emosional. Tetapi apakah perusahaan Anda juga menawarkan dukungan? Jika tidak, sekaranglah saatnya untuk membuat permintaan. Gunakan angka-angka ini untuk menunjukkan kepada manajer atau kantor manajemen proyek (PMO) Anda bahwa banyak perusahaan telah menyediakan pengembangan profesional untuk EQ dan bahwa Anda juga layak mendapatkannya.
Tren PM dan EQ lainnya terlihat di hasil
Berikut adalah beberapa poin penting lainnya yang kami kumpulkan dari survei kami:
- 62% responden melaporkan mengelola anggaran rata-rata $50.000 hingga $200.000 per proyek.
- 63% responden melaporkan mengelola dua proyek sekaligus.
- 80% responden telah mengelola proyek selama lima tahun atau kurang.
- TI adalah departemen dengan jumlah responden tertinggi sebesar 37%, akuntansi kedua sebesar 12%, dan manajemen proyek/produk ketiga sebesar 8%.
- “Layanan: layanan teknologi informasi dan perangkat lunak” adalah industri teratas dengan 21%, diikuti oleh “layanan perbankan/keuangan” (14%) dan “manufaktur” (10%).
Jika Anda ingin terus belajar tentang tren manajemen proyek dan apa yang dilakukan rekan-rekan Anda, berikut beberapa artikel yang kami rekomendasikan. (Peringatan spoiler, itu ditulis oleh saya.)
Masa Depan Manajemen Proyek adalah Hibrida
- “Masa depan kesuksesan manajemen proyek adalah milik manajer proyek (PM) yang memecahkan silo korporat fungsional seperti yang kita kenal. PM yang sukses adalah mereka yang bekerja dengan pendekatan dan pola pikir hybrid.”
Temukan kembali Kekuatan Manajemen Proyek Tradisional
- “Jangan membuat kesalahan dengan berpikir bahwa manajemen proyek tradisional entah bagaimana di bawah standar atau bahkan tidak keren sekarang karena tangkas adalah anak baru di blok itu. Agile memiliki tempatnya, terutama dalam proyek pengembangan perangkat lunak. Tetapi manajer proyek perlu mengetahui pendekatan klasik untuk mengelola proyek.”
Apa itu DACI: Sebuah Penjelasan
- “Matriks DACI (alias, RACI) adalah alat terbaik Anda untuk membuat keputusan yang cepat dan efektif selama proyek apa pun. Kami akan menjelaskan alasannya dan memberi Anda 5 tips untuk membuatnya.”
Metodologi survei
Capterra melakukan Survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja pada bulan Desember 2021 terhadap 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka. Responden disaring untuk status pekerjaan (penuh waktu), ukuran bisnis (2 – 500 karyawan), dan keterlibatan dalam manajemen proyek (sangat terlibat).