Panduan Manajemen Tanda Tangan Email Langkah-demi-Langkah

Tanda tangan email adalah salah satu saluran pemasaran yang paling hemat biaya. Bisnis apa pun, merek pribadi, atau organisasi besar, dapat memperoleh manfaat darinya dengan mendapatkan lalu lintas yang konsisten, menghasilkan lebih banyak pendaftaran, atau mencapai tujuan strategis lainnya.

Pemasaran tanda tangan email yang diatur dengan benar dapat memberi Anda hampir 350 kali lebih banyak pendapatan daripada yang Anda belanjakan untuk itu. Bukan 350%, 350 kali (35000%). Berikut beberapa data lagi untuk membuktikan maksudnya.

Hal yang paling menakjubkan tentang manajemen tanda tangan email adalah jauh lebih mudah diterapkan dan digunakan daripada saluran pemasaran lainnya (seperti PPC atau iklan bergambar).

Jadi, di sini Anda akan menemukan semua tip dan trik penting yang ada dalam manajemen tanda tangan email.

Sebelum kita mulai . Ada lusinan generator tanda tangan email yang memenuhi beberapa kebutuhan Anda. Namun tidak satu pun dari mereka yang memungkinkan Anda membuat tanda tangan yang indah DAN mengelolanya secara memadai dengan atau tanpa integrasi Google Workspace dan Microsoft 365.

Jadi, kami telah membuat platform manajemen tanda tangan email profesional yang mencakup desain terbaik, pengelolaan yang lancar, dan dukungan pelanggan yang membantu.

Terlepas dari apakah Anda telah memutuskan untuk menggunakan Newoldstamp, mari kita bicara tentang setiap langkah yang harus diambil dalam manajemen tanda tangan email.

Langkah 1. Buat desain tanda tangan email profesional

Anda dapat, tentu saja, melompat ke kanan ke langkah berikutnya, karena Anda datang ke sini untuk MENGELOLA tanda tangan, bukan MENCIPTAKANnya. Tapi dengarkan aku dulu.

Sangat sulit untuk memodifikasi sesuatu yang lama daripada membuat sesuatu dari awal. Tanda tangan email tidak berbeda.

Tantangan terbesar adalah membuat template tanda tangan email yang mudah disesuaikan yang dapat diduplikasi untuk semua karyawan perusahaan. Anda harus memikirkan bidang apa yang akan umum untuk setiap departemen, ukuran dan bentuk logo apa, gambar mana yang akan digunakan oleh semua orang.

Jadi, bahkan desain tanda tangan email harus didasarkan pada strategi Anda. Pertama-tama, pikirkan mengapa Anda membutuhkan tanda tangan email. Apa tujuan yang ingin Anda capai? Sebagai contoh:

• Saya hanya ingin titik kesadaran merek di email karyawan saya.
• Saya perlu memiliki tanda tangan serupa di seluruh perusahaan.
• Saya ingin menggunakan tanda tangan email sebagai saluran pemasaran.
• Saya membutuhkan tanda tangan karena pesaing saya menggunakannya.

Setiap alasan tidak masalah, bahkan yang terakhir.

Tetapi masing-masing alasan ini menyiratkan bahwa Anda harus memahami desain tanda tangan apa yang paling cocok untuk Anda.

Pada dasarnya, jika Anda membuat desain tanda tangan untuk tim kecil, Anda bisa berkreasi dan membuat tanda tangan yang berbeda untuk setiap anggota tim. Kemungkinannya adalah, Anda tidak memiliki kebijakan branding yang ketat. Tetapi Anda dapat menggunakan setiap tanda tangan secara maksimal jika itu dibuat khusus.

Misalnya, jika Sarah adalah spesialis PR, dia ingin menyertakan spanduk yang ditautkan ke Media Kit. Selain itu, dia mungkin memiliki lebih banyak detail kontak daripada anggota tim lainnya, karena dia sering berbicara dengan mitra melalui email, telepon, obrolan, dll.

Dan jika Anda membutuhkan tanda tangan perusahaan yang akan digunakan oleh puluhan atau ratusan orang, cobalah untuk membuatnya tetap sederhana.

Kembali ke contoh Sarah, bayangkan sekarang dia adalah kepala seluruh departemen PR. Semua orang di departemen ini membutuhkan tanda tangan mereka untuk melakukan hal yang sama. Karena mereka adalah perusahaan profesional yang besar, anggota tim Sarah menggunakan alat CRM untuk mengelola semua percakapan di satu tempat. Jadi, mereka tidak perlu menambahkan beberapa alamat email dan nomor telepon.

Hal lain yang perlu disebutkan adalah pastikan tanda tangan Anda tidak terlihat terlalu mewah jika Anda akan menjalankan kampanye spanduk tanda tangan email. Sebagian besar perhatian visual harus diarahkan ke spanduk, bukan tata letak tanda tangan.

Jika Anda menggunakan kampanye spanduk tanda tangan email, jauh lebih penting bagi penerima email untuk mempelajari tentang penawaran khusus daripada memeriksa semua detail kontak pengirim. Jika mereka ingin melakukan yang terakhir, mereka akan tetap menemukan apa yang mereka butuhkan.

Langkah 2. Tanda tangan duplikat untuk semua anggota tim

Jadi, Anda telah menyetujui desain tanda tangan untuk setiap divisi perusahaan (sebut saja tanda tangan default). Sekarang saatnya untuk memutuskan bagaimana Anda akan membuat tanda tangan untuk semua kolega Anda.

Untuk tim kecil yang terdiri dari dua-sepuluh orang, Anda cukup menduplikasi tanda tangan default dan mengubah nama dan alamat email mereka.

Anda dapat melakukan hal yang sama untuk tanda tangan sebanyak yang Anda inginkan, tetapi Anda sebenarnya tidak boleh .

Bayangkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan Sarah untuk menggandakan dan mengubah detail kontak untuk setiap karyawan. Dan jika dia meminta mereka melakukannya sendiri, dia perlu memeriksa apakah semua orang menganggap serius tugas ini.

Jadi, ada solusi yang sangat bagus untuk Sarah.

Terapkan pemformatan yang sama ke banyak tanda tangan secara otomatis

Rasanya intuitif bahwa Anda harus dapat menerapkan pemformatan yang sama ke banyak tanda tangan secara otomatis, bukan?

Kami merasakan hal yang sama di Newoldstamp. Jadi, ada fitur seperti itu.

Anda dapat mengatur tanda tangan apa pun yang Anda miliki sebagai tanda tangan Master. Setelah itu, semua tanda tangan yang Anda tambahkan ke departemen saat ini akan memiliki format yang sama.

Hal yang sama berlaku untuk lebih banyak departemen. Masing-masing dapat memiliki tanda tangan Master, sehingga Penjualan dan Pemasaran tidak perlu berdebat bagaimana mereka menyukai tanda tangan mereka :)

CSV-upload semua kontak

Anda dapat mengotomatiskan proses pembuatan tanda tangan Anda lebih jauh lagi.

Misalnya, ada fitur CSV di platform tanda tangan Newoldstamp tempat Anda mengunduh template spreadsheet dan memasukkan informasi kontak anggota tim Anda di sana.

Kemudian cukup unggah file Anda dan semua tanda tangan akan secara otomatis ditambahkan ke departemen tertentu.

Dan sekarang Anda mungkin berpikir, tetapi bisakah saya mengotomatiskannya lebih jauh lagi, sehingga saya tidak perlu melakukan semua rutinitas unduh-unggah ini?

Ya kamu bisa. Dengan integrasi tanda tangan email.

Tapi itu langkah lain untuk dibahas.

Langkah 3. Bagikan tanda tangan ke seluruh karyawan

Sebelum saya masuk ke integrasi, mari kita lihat opsi apa yang Anda miliki untuk mengirim tanda tangan ke rekan tim Anda.

Kirim tanda tangan "dengan tangan"

Setiap tanda tangan yang Anda miliki di Manajer Tanda Tangan Anda dapat dikirim ke pemiliknya di masa mendatang. Cukup klik tombol "Bagikan" dan kirimkan.

Tanda tangan kirim massal

Mengirim setiap tanda tangan satu per satu bisa memakan waktu, tergantung pada ukuran perusahaan Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat memilih semua tanda tangan dalam satu departemen dan mengirimkannya dalam satu klik.

Atau undang orang untuk membuat tanda tangan mereka sendiri.

Anda dapat menggunakan fitur pembuat tanda tangan khusus di mana kolega Anda hanya dapat mengubah elemen yang Anda izinkan. Seperti nama dan posisi mereka.

Atau gunakan integrasi. Ini adalah cara paling nyaman untuk mengelola banyak tanda tangan. Tapi itu mungkin bekerja untuk tim kecil juga.

Menerapkan tanda tangan ke Google Workspace (G Suite)

Jika perusahaan Anda memiliki akun Google Workspace, Anda dapat menginstal semua tanda tangan secara otomatis ke akun karyawan.

Perhatikan bahwa hanya admin Google Workspace yang dapat melakukan integrasi awal.

Berikut instruksi lengkap tentang Cara mengintegrasikan Newoldstamp dengan G Suite (Google Workspace).

Setelah menghubungkan akun, Anda dapat mengklik tombol Terapkan ke G Suite.

Aplikasi Newoldstamp akan meminta Anda untuk memverifikasi alamat email yang diambil dari tanda tangan untuk memastikan semuanya memiliki akun di Google Workspace.

Kemudian, semua tanda tangan Anda akan disebarkan ke akun Gmail yang sesuai.

Berikut instruksi lengkap tentang Cara menginstal tanda tangan secara otomatis ke Google Workspace.

Instal tanda tangan ke Exchange atau Microsoft 365

Untuk Exchange dan Microsoft 365, proses penginstalan tanda tangan email agak berbeda.

Setelah menyiapkan integrasi dengan Active Directory, Anda akan dapat menerapkan atribut pengguna yang akan bertindak sebagai variabel untuk informasi kontak rekan tim Anda.

Anda dapat menambahkan variabel-variabel ini ke tanda tangan Master di Newoldstamp.

Setelah Anda selesai melakukannya, Anda akan dapat menerapkan tanda tangan, dan atribut pengguna akan secara otomatis disetel ke data kontak setiap pengguna (nama, posisi, alamat email, dll.).

Jika Anda tidak yakin bagaimana mengatur integrasi dengan benar, mari lakukan panggilan cepat. Saya akan mengajak Anda berkeliling dan membantu menggiring bola.

Langkah 4. Pastikan tanda tangan diinstal

Anda tidak hanya perlu mengatur tanda tangan, tetapi juga memastikan orang telah menginstalnya.

Periksa pengidentifikasi di setiap tanda tangan untuk mengetahui apakah tanda tangan itu diinstal.

Perhatikan bahwa dalam banyak kasus (tidak termasuk Outlook, Exchange, Microsoft 365, dll.) mengubah tautan, spanduk, dan gambar dalam tanda tangan tidak memerlukan penginstalan ulang. Jadi, Anda selalu dapat memperbarui beberapa hal dan semua rekan tim Anda tidak perlu melakukan apa pun.

Langkah 5. Gunakan tanda tangan email sebagai saluran pemasaran

Dengan kemampuan untuk memperbarui tanda tangan email saat bepergian, Anda dapat mulai meluncurkan kampanye pemasaran tanda tangan email.

Ada seluruh fitur Kampanye Spanduk Tanda Tangan Email di Newoldstamp yang memungkinkan Anda untuk mempromosikan konten apa pun melalui footer email.

Tombol atau spanduk: Pelajari Cara Menjalankan Kampanye Pemasaran Tanda Tangan Email

Dengan Kampanye Spanduk, Anda dapat menjadwalkan pembaruan spanduk sebanyak yang Anda inginkan. Anda juga dapat menggunakan spanduk yang berbeda untuk departemen yang berbeda.

Misalnya, ketika tim pemasaran mempromosikan konten yang baru dibuat, penjualan dapat mengiklankan penawaran khusus perusahaan.

Kesimpulan

Tidak ada ilmu roket dalam mengelola tanda tangan email. Yang penting adalah memeriksanya dari waktu ke waktu dan memperbarui detail penting.

Faktanya, hampir 70% pengguna tanda tangan memperbaruinya lebih jarang dari dua kali setahun. Yang berarti semua orang ini kehilangan kesempatan untuk menggunakan salah satu saluran pemasaran yang paling kaya ROI.

Ingin menonjol dari pesaing?