13 Praktik dan Alat Terbaik Manajemen Daftar Email Terbaik [2023]

Sejak awal, email telah menjadi gaya hidup, terutama untuk bisnis. Hari ini telah diterjemahkan ke dalam menghabiskan waktu berjam-jam untuk manajemen kotak masuk.

Apakah Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari kampanye pemasaran email Anda? Kemudian mulailah melakukan manajemen daftar email .

Manajemen daftar email, seperti yang diuraikan dalam artikel ini, sangat penting untuk mendapatkan hasil yang bagus dari upaya pemasaran Anda. Ini tidak hanya akan membuat audiens Anda menjauh, tetapi juga akan menghabiskan uang Anda dalam jangka panjang.

Apa itu manajemen daftar email?

Semua yang Anda lakukan untuk mengelola milis Anda, memelihara milis yang sehat, mendapatkan pelanggan baru, dan mengelompokkan kontak Anda yang ada akan menghasilkan tingkat buka yang tinggi.

Memastikan tingkat terbuka yang tinggi berarti pelanggan lebih cenderung membaca email Anda dan mengambil tindakan yang diinginkan. Tetapi tidak semua kontak dalam daftar berguna. Itu bisa terjadi jika pelanggan daftar memblokir atau mengirim spam ke email Anda atau jika kontak milis palsu.

Email yang tidak dibuka atau di folder spam dapat berdampak negatif pada reputasi perusahaan Anda sebagai pengirim dan memengaruhi keberhasilan kampanye pemasaran Anda.

Tentu saja, Anda tidak dapat menghentikan proses ini, tetapi mengelola daftar Anda dapat membantu mengurangi kekacauan dan memberi Anda hasil yang lebih baik.

Mengapa Manajemen Daftar Email Penting?

Pelanggan email tertarik dengan produk atau layanan Anda. Namun, semua kontak Anda memiliki kebutuhan dan tujuan yang berbeda, jadi tidak ada gunanya mengirim email yang sama kecuali itu buletin atau email yang memperbarui kebijakan perusahaan.

Mengirim email yang tepat ke penerima yang tepat dapat menjadi hal yang menakutkan jika milis Anda tidak terstruktur dengan baik. Memilih pembeli secara manual dari daftar yang tidak terorganisir dapat memakan waktu dan padat karya. Oleh karena itu manajemen daftar itu penting.

Manfaat Manajemen Daftar Email

Mengelola daftar adalah ide bagus. Ini adalah strategi yang dapat mengubah program pemasaran email Anda menjadi strategi yang menawarkan pengembalian investasi yang besar.

Dengan mengelola kontak email, Anda dapat:

• Dapatkan pemahaman yang lebih baik tentang audiens Anda, termasuk elemen kunci yang memberikan nilai paling besar bagi bisnis Anda.
  
  
• Anda akan mendapatkan informasi yang lebih andal, dan Anda dapat mengirim email yang dipersonalisasi untuk mendapatkan lebih banyak hasil dari kampanye Anda.
  
  
• Simpan daftar alamat sehat tanpa jebakan spam, komunikasi yang tidak relevan, dan alamat email palsu.
  
  
• Sebagian besar layanan pemasaran email membayar berdasarkan ukuran daftar kontak Anda atau jumlah rujukan yang Anda kirimkan, yang dapat menghemat uang Anda.

Terbaik Praktik dan Alat Manajemen Daftar Email Terbaik

1. Segmentasikan audiens target Anda

Membagi pelanggan baru Anda ke dalam grup dengan minat yang sama akan membantu Anda menargetkan mereka dengan lebih baik dan meningkatkan pendapatan Anda dalam waktu singkat.

Ada empat jenis segmentasi pasar, yaitu demografis, psikografis, perilaku, dan geografis. Secara khusus, segmentasi demografis, psikografis, dan geografis memungkinkan Anda untuk mengelompokkan audiens target Anda berdasarkan usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan, nilai, kepribadian, gaya hidup, atau lokasi.

Segmentasi perilaku lebih kompleks dan bergantung pada pola perilaku pelanggan.

2. Pastikan formulir opt-in diatur dengan benar

Bahkan jika Anda sudah memiliki milis, Anda pasti ingin memastikan formulir opt-in Anda sudah diatur dengan benar.

Formulir pendaftaran Anda tidak hanya aman, tetapi Anda juga mengumpulkan data pengguna dengan benar dan menambahkan kontak baru ke basis data email Anda secara real-time.

Melakukan hal ini akan menyelamatkan Anda dari kesulitan memfilter pelanggan yang tidak tertarik dengan penawaran Anda atau tidak berniat bergabung dengan daftar Anda.

3. Jam email khusus

Melihat kotak masuk Anda untuk merekam pesan saat masuk akan mengganggu alur kerja dan produktivitas Anda. Alih-alih memeriksa kotak masuk Anda setiap 15 menit, tentukan beberapa menit setiap hari untuk memeriksa kotak surat Anda.

Matikan notifikasi, dan dedikasikan 15 menit 3 kali sehari untuk menjawab pesan. Ini berarti Anda tidak akan menghabiskan lebih dari 45 menit mengelola kotak masuk Anda setiap hari.

4. Gunakan Tag Kontak

Meskipun segmentasi dapat membantu Anda mengelompokkan pelanggan baru ke dalam potongan-potongan yang dapat dikelola, terkadang Anda memerlukan sedikit lebih banyak untuk menargetkan mereka secara lebih efektif. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan tag kontak, atau dengan kata lain, lebih banyak informasi.

Brosur komunikasi dapat mengambil bentuk yang berbeda. Anda dapat memberi label kategori pengguna sebagai "webinar dibuka" atau "diunduh ebook" berdasarkan aktivitas mereka. Dengan tag konten, Anda dapat dengan mudah melacak di mana mereka berada dalam perjalanan pengguna dan memutuskan apa yang akan dikirim untuk mengonversinya.

5. Sambut kontak baru Anda dengan email selamat datang

Email selamat datang mudah diatur, dan keefektifannya harus dimiliki untuk bisnis apa pun.

Saat pelanggan baru bergabung dengan daftar kontak Anda, keterlibatan dan minat mereka pada merek Anda selalu tinggi.

Lagi pula, mereka sengaja memutuskan untuk mengisi formulir ini dan memberi Anda alamat email mereka karena Anda menarik minat mereka. Dan sekarang mereka dengan penuh semangat menunggu langkah Anda selanjutnya.

Cara terbaik untuk membuat kesan pertama yang baik pada pelanggan baru Anda adalah dengan mengirimi mereka email sambutan yang bagus atau bahkan serangkaian email orientasi.

Selain itu, karena email sambutan mencapai tingkat keterlibatan yang sangat tinggi, mereka dapat secara positif memengaruhi reputasi pengirim di Internet.

6. Kelola email grup di kotak surat bersama

Kesalahan umum yang dilakukan banyak tim saat menggunakan email tim adalah tidak memilih kotak surat bersama terkait praktik terbaik manajemen email perusahaan.

Seperti yang Anda ketahui, semua anggota grup email menerima salinan pesan masuk. Itu berarti semua orang harus membacanya, bahkan mereka yang tidak ada hubungannya dengan itu. Ini adalah pembunuh waktu karena setiap orang dalam grup menghabiskan waktu yang berharga untuk membuka dan membaca pesan ini.

Dengan kotak surat bersama, masalah ini akhirnya dapat dihindari. Secara default, setiap orang memiliki kotak surat, jadi saat anggota tim membaca, membalas, atau menerima pesan, semua orang di tim mengetahui bahwa pesan telah dikirim.

7. Ikuti daftar kebersihan

Daftar kebersihan adalah bagian tak terpisahkan dari manajemen daftar email . Membersihkan daftar Anda secara teratur meningkatkan reputasi pengirim dan memberikan informasi tentang pelanggan dan langganan. Menjaga daftar Anda tetap bersih akan membantu Anda memasukkan pesan ke kotak masuk pelanggan Anda.

Ingatlah untuk menggunakan tip kebersihan daftar berikut untuk menjaga daftar Anda tetap bersih setiap saat:

• Hapus kontak duplikat
• Hapus alamat email yang tidak valid
• Menulis dengan referensi

8. Hapus pelanggan yang berhenti berlangganan secara otomatis

Bagaimana jika kampanye re-engagement Anda gagal? Idealnya, setelah beberapa kali gagal, Anda akan menghapus kontak ini dari korespondensi Anda di masa mendatang atau menghapusnya sama sekali dari daftar.

Menarik kontak baru yang akan senang berbisnis dengan Anda selalu lebih murah.

Ada dua cara untuk melakukan proses ini – secara manual dan otomatis.

Bekerja secara manual mengharuskan Anda menelusuri kontak ini, seperti yang Anda lakukan saat membuat segmen.

Setelah Anda menemukan segmen dan gagal melibatkannya kembali, pilih semua dan klik Hapus dari daftar.”

Proses otomatis jauh lebih nyaman; namun, Anda harus berhati-hati untuk tidak menghapus terlalu banyak kontak.

9. Gunakan folder, tag, dan filter

Setiap penyedia memiliki filter default dan label kategori. Namun, kebutuhan dan prioritas Anda mungkin berbeda dengan orang berikutnya. Jadi opsi ini selalu dapat disesuaikan.

Anda dapat mengatur filter Anda untuk mengirim email tertentu ke folder tertentu dan membuat tag dan kategori untuk mengelola prioritas Anda dengan lebih baik. Dengan folder kecil, bookmark, dan filter ini, melewati pesan-pesan penting sangat mudah.

10. Gunakan tanggapan kalengan

Berapa kali Anda harus memasukkan pesan yang sama atau dengan sedikit variasi dalam situasi yang berbeda? Menurut pendapat kami, sebagian besar waktu. Itu salah satu alasan Anda menghabiskan lebih banyak waktu mengirim klien.

Salah satu praktik terbaik untuk mengelola email di tempat kerja adalah menggunakan tanggapan terekam. Dengan Gmail, Anda dapat menyimpan template yang sering digunakan dan mengekliknya setiap kali Anda mengirim pesan baru.

11. Jangan membeli daftar email

Membeli kotak surat adalah kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan. Daftar siap akan dikenakan biaya lebih banyak karena berisi alamat email dan audiens yang tidak valid yang tidak terkait dengan produk/layanan Anda.

Bangun daftar Anda dari awal. Anda tidak akan menyesal!

12. Gunakan program dan ekstensi manajemen email

Penyedia layanan pos memiliki pilihan terbatas untuk Anda. Namun, dunia kemungkinan baru telah terbuka dengan aplikasi manajemen email pihak ketiga di desktop dan seluler. Dengan ini, Anda dapat memblokir email dengan satu klik dan mengotomatiskan banyak tugas, seperti menghapus atau mengarsipkan pesan, memblokir pengirim yang tidak diinginkan, dan berhenti berlangganan buletin pemasaran.

13. Gunakan sistem penilaian untuk keterlibatan

Dengan menentukan keterlibatan setiap pelanggan di daftar email Anda dengan sistem penilaian, Anda dapat mengukur keterlibatan mereka.

Tambah dan kurangi poin berdasarkan aktivitas kontak otomasi pemasaran. Oleh karena itu, skor yang lebih tinggi sama dengan pengguna atau pelanggan yang lebih sehat dan lebih bahagia.

Kesimpulan

Mendapatkan pelanggan setia dan terlibat atas nama Anda adalah cara yang bagus untuk memenangkan pemasaran email. Daftar email yang dikelola dengan baik dapat membantu Anda meningkatkan ROI dan memastikan keberhasilan upaya pemasaran Anda. Tetapi tidak peduli berapa banyak orang yang Anda daftarkan, Anda harus ingat bahwa kualitas tidak ditentukan oleh angka tetapi oleh hasil.

Untuk mengelola komunikasi email Anda secara efektif dan mudah, Anda harus memilih perangkat lunak email yang tepat, dan NotifyVisitors adalah solusi terbaik. Ini adalah perangkat lunak otomasi pemasaran lengkap yang dirancang untuk semua jenis bisnis, membuat komunikasi antara bisnis dan pelanggan semudah mungkin.