Bagaimana matriks Eisenhower dapat meningkatkan manajemen waktu Anda
Diterbitkan: 2023-03-19Eisenhower adalah alat manajemen tugas yang membantu Anda meningkatkan produktivitas dengan mengajari Anda cara membuat prioritas dengan lebih baik . Teknik ini membantu Anda mempelajari aktivitas mana yang sepadan dengan waktu dan usaha Anda dan mana yang tidak.
Dan di dunia di mana kita semua terburu-buru untuk mengikuti jadwal kita — harus diakui bahwa ini adalah keterampilan yang perlu ditingkatkan.
Tetap diam karena dalam teks ini, Anda akan menemukan:
- Apa matriks Eisenhower itu (penjelasan menyeluruh disertai dengan banyak contoh - terkait pekerjaan dan setiap hari),
- Cara menggunakan matriks Eisenhower, dan
- Cara berpikir dalam kuadran.
Apa itu matriks Eisenhower?
Matriks Eisenhower, juga dikenal sebagai matriks Mendesak-penting, adalah alat yang membantu Anda meningkatkan keterampilan memprioritaskan tugas. Dengan memasukkan matriks Eisenhower ke dalam kehidupan sehari-hari, Anda belajar untuk mengenali prioritas terbesar Anda dan membedakan mana yang memiliki dampak jangka panjang dari mana yang tidak.
Matriks Eisenhower adalah sekutu yang sempurna untuk memahami cara berpikir dalam kuadran, karena 'membagi otak Anda' dan membantu Anda membedakan antara:
- Penting,
- Tidak penting,
- Mendesak, dan
- Tugas yang tidak mendesak.
Matriks berfungsi sebagai alat prioritas daripada alat untuk penjadwalan. Jadi Anda tidak akan melihat jadwal atau tenggat waktu di sini.
Sejarah singkat matriks Eisenhower
Adalah Dwight D. Eisenhower yang pertama kali mengembangkan dan menggunakan metode manajemen waktu dan tugas tersebut. Eisenhower adalah presiden ke-34 Amerika Serikat yang sedang mencari metode yang akan membantunya memprioritaskan dan membuat keputusan sulit terkait berbagai tugasnya - baik sebagai jenderal di Angkatan Darat AS, komandan tertinggi NATO, dan kemudian presiden AS.
Baru kemudian metode ini dipopulerkan berkat Steven Covey yang mempresentasikannya dalam bukunya The 7 Habits of Highly Effective People .
Dalam buku tersebut, Covey membahas gagasan Manajemen Waktu Empat Generasi, yang nantinya akan kita bahas dalam teks ini.
Unsur-unsur matriks Eisenhower — dijelaskan
Sebagai alat manajemen tugas yang mudah diterapkan, matriks Eisenhower membantu Anda memprioritaskan tugas dengan menempatkannya di kuadran yang tepat .
Itu mungkin sesuatu yang mendesak / penting (kuadran "lakukan sekarang"), sesuatu yang sepele tetapi masih mendesak ("delegasikan ke orang lain" kuadran), dll.
Ketika Anda dapat mengkategorikan tugas Anda seperti ini, akan lebih mudah bagi Anda untuk menjadwalkan dan menyelesaikannya.
Perhatikan bagian berikut yang akan membantu Anda memahami cara kerja kuadran tersebut dalam praktiknya.
Apa itu 4 kuadran waktu?
Saat menggunakan matriks Eisenhower, Anda mengurutkan tugas dari daftar tugas menjadi 4 grup. Kelompok-kelompok ini disebut kuadran karena disusun dalam kisi-kisi:
- Kuadran nomor #1 — Tugas penting/mendesak,
- Kuadran nomor #2 — Tugas penting/tidak mendesak,
- Kuadran nomor #3 — Tugas tidak penting/mendesak, dan
- Kuadran nomor #4 — Tugas tidak penting/tidak mendesak.
Bagi sebagian orang, tugas menyortir tampak mudah dan mungkin sudah jelas sejak awal. Namun, sering kali, orang mencampuradukkan 4 kuadran ini atau merasa sulit untuk membedakan ke mana tugas harus diarahkan. Selain itu, prioritas akan berbeda dari orang ke orang. Sementara pertumbuhan karir mungkin penting bagi sebagian orang — memulai sebuah keluarga mungkin lebih penting bagi orang lain. Untuk menerapkan aturan matriks Eisenhower dengan benar dan meminimalkan kemungkinan kesalahan — kami sangat menyarankan untuk melihat bagian berikut.
Perbedaan antara tugas URGENT dan PENTING
“Saya memiliki dua jenis masalah: yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak.” – Dwight D. Eisenhower
Setelah Anda belajar membuat perbedaan antara tugas mendesak dan penting — menggunakan matriks dalam praktik akan muncul secara alami.
Tugas mendesak
Tugas mendesak harus ditangani sesegera mungkin. Mereka sensitif terhadap waktu dan terkadang membuat stres, karena mereka membutuhkan perhatian segera dari kita.
Pikirkan belajar untuk ujian yang Anda lupakan atau mencoba membawa teman yang terluka ke rumah sakit.
Tugas penting
Sebaliknya , tugas-tugas penting memungkinkan Anda mengambil langkah mundur, menganalisis situasi Anda, dan merencanakan langkah Anda selanjutnya. Mereka tidak peka waktu, jadi tidak ada tekanan saat menyelesaikan tugas seperti itu.
Tugas penting adalah tugas yang menyangkut tujuan hidup, nilai inti, dll. Memulai sebuah keluarga, misalnya merencanakan perjalanan atau rutinitas olahraga untuk menjadi lebih sehat.
Kiat Clockify Pro
Apakah Anda tahu bahwa ada lebih banyak untuk menetapkan tujuan daripada yang terlihat? Jawabannya terletak pada penetapan tujuan SMART — seperti Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu. Pelajari lebih lanjut tentang cara menetapkan sasaran SMART di sini:
- Cara menetapkan tujuan SMART (+ contoh dan template)
Berapa kali Anda mendengar seseorang tidak dapat menyelesaikan pekerjaannya karena mereka terus “memadamkan api kecil”? Jika kita hanya fokus pada tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu, kita tidak akan melihat lebih jauh dari apa yang akan terjadi besok.
Bagaimana saya tahu apa yang mendesak dan apa yang penting bagi saya?
Tidak ada rumus universal yang bisa kita semua ikuti. Untuk mengetahui tugas mana yang penting dan mana yang mendesak bagi Anda, kami menyarankan Anda untuk membuat daftar .
Anda dapat menemukan banyak templat daftar tugas di halaman Clockify kami, salah satunya pasti cocok untuk Anda. Templat daftar tugas Clockify membantu Anda:
- Tuliskan nilai inti, cita-cita, dan tujuan hidup Anda, dan
- Pikirkan pencapaian yang perlu Anda capai dengan berfokus secara hati-hati pada hal-hal yang penting.
Daftar tugas dapat berfungsi sebagai solusi sempurna untuk mengenali dan mengingatkan diri sendiri tentang apa yang Anda kerjakan — uang, keamanan, karier, menafkahi keluarga. Setelah Anda membuat daftar mendetail (atau daftar) tugas yang ada, Anda akan memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang tugas tersebut — kepentingan dan urgensinya.
Bagaimana menempatkan tugas ke dalam 4 kuadran
Sekarang kita telah menjelaskan perbedaan yang mendesak dan penting, mari kita lihat bagaimana penerapannya pada tugas dan aktivitas. Kami akan menggunakan beberapa contoh sehari-hari yang umum.
Kuadran #1: “Lakukan” – Tugas penting dan mendesak
Ini adalah tugas-tugas yang memiliki batas waktu yang ketat dan sangat dekat dan mungkin memiliki konsekuensi jika tidak segera ditangani. Misalnya, ulangan matematika adalah tugas yang mendesak bagi seorang siswa, dan sebagian besar hal lainnya akan dinomorduakan.
Contoh tugas penting dan mendesak:
- Tugas dengan tenggat waktu yang sangat dekat — Menyelesaikan proyek klien, memadamkan api kecil, pipa pecah,
- Kewajiban menit terakhir — Sesuatu yang Anda tunda dan sekarang Anda sedang terburu-buru untuk menyelesaikannya (memenuhi tenggat waktu Anda, misalnya), atau
- Tugas yang tidak dapat Anda tunda — Kewajiban keluarga atau pekerjaan, pengunjung mendadak.
Kuadran #2: “Putuskan” – Tugas penting tetapi tidak mendesak
Kuadran kedua adalah untuk item yang tidak memiliki batas waktu dekat, tetapi memerlukan perencanaan di masa mendatang karena memberi Anda manfaat jangka panjang. Pikirkan keputusan seperti ingin menurunkan berat badan, membaca lebih banyak, mendaftar kursus, dll. Keputusan itu penting untuk kesejahteraan Anda, tetapi tidak penting, jadi keputusan itu biasanya dikesampingkan demi tugas yang mendesak.
Lebih banyak contoh tugas penting dan tidak mendesak:
- Sasaran bisnis jangka pendek atau jangka panjang — membuat anggaran bisnis, membuat ramalan penjualan, merencanakan kampanye pemasaran baru, dll.
- Tujuan karir — mendapatkan promosi, beralih ke jalur karir baru, memperoleh keahlian baru, merencanakan untuk memulai bisnis, dll.
- Tujuan pribadi — meningkatkan hubungan, memulai keluarga, rekreasi, makan sehat, dll.
Ingatlah bahwa menunda tugas-tugas penting setiap kali sesuatu yang mendesak muncul berisiko membuatnya mendesak di kemudian hari.
Misalnya, jika seseorang menunda makan sehat selama bertahun-tahun karena hal-hal lain menghalangi, komplikasi kesehatan seperti obesitas atau diabetes tiba-tiba akan menjadikannya prioritas yang mendesak. Atau, jika Anda tidak membuat rencana keuangan untuk tahun berikutnya, Anda mungkin akan mengalami konsekuensi serius seperti menumpuknya hutang, pengeluaran berlebihan, tidak ada uang untuk keadaan darurat, dan sejenisnya.
Kiat Clockify Pro
Untuk mempelajari cara menetapkan tujuan karir dengan sukses, kami telah menyediakan posting blog berikut tentang hal itu, bersama dengan contoh nyata dari tujuan jangka pendek dan jangka panjang:
- Menetapkan tujuan karir untuk menciptakan masa depan yang lebih baik untuk diri sendiri (dengan contoh)
Kuadran #3: “Delegasi” – Tugas mendesak tetapi tidak penting
Tugas semacam itu terikat waktu, tetapi mengingat itu tidak relevan bagi Anda — Anda dapat mendelegasikannya kepada orang lain. Misalnya, meminta rekan kerja untuk membuat presentasi PowerPoint atau membuat catatan untuk Anda selama rapat karena Anda memiliki pekerjaan darurat.
Contoh lain dari tugas mendesak dan tidak penting (disebut juga sebagai interupsi atau gangguan):
- Masalah terkait pekerjaan — menyiapkan rapat, menjawab email, menjadwalkan janji temu tertentu, dan
- Kewajiban rumah tangga — belanja bahan makanan, pekerjaan rumah, membayar tagihan, dll.
Kiat Clockify Pro
Baca entri blog berikut dan pelajari tentang beberapa kiat yang mudah diterapkan tentang cara tetap fokus di tempat kerja dan menghilangkan gangguan:
- Bagaimana tetap fokus bekerja di dunia yang penuh gangguan
Kuadran #4: “Hilangkan” – Tugas yang tidak penting dan tidak mendesak
Kuadran terakhir berisi item dan aktivitas yang sama sekali tidak penting atau mendesak. Mereka memiliki sedikit manfaat jangka panjang untuk karier, kehidupan, atau kesehatan Anda. Beberapa contoh dapat berupa saluran berselancar di sore hari, bergosip di tempat kerja, menjelajahi Internet tanpa berpikir, dan sejenisnya.
Beberapa contoh tugas yang tidak penting dan tidak mendesak:
- Pemboros waktu — Memeriksa (menghabiskan waktu di) media sosial, email atau rapat yang tidak penting, dll.
- Hanya aktivitas yang menyenangkan — Meskipun istirahat itu penting, terlalu banyak aktivitas yang menyenangkan dapat menimbulkan efek sebaliknya. Beberapa di antaranya perlu dihilangkan untuk menyisakan ruang bagi aktivitas penting. Kegiatan tersebut antara lain istirahat panjang dari pekerjaan, bermain game, scrolling media sosial, dll.
Penting untuk diperhatikan — aktivitas kuadran keempat dianggap sebagai interupsi yang terasa mendesak tetapi tidak dapat berkontribusi pada kehidupan sehari-hari atau masa depan kita.
Bagaimana menimbang prioritas Anda dalam matriks
Tampaknya sulit untuk membedakan antara tugas penting dan tidak penting atau tugas mendesak dan tidak mendesak, namun bagian berikut akan membantu Anda dalam memprioritaskan dan menimbang tugas Anda.
Lihatlah lembar contekan matriks manajemen waktu di bawah ini. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tugas mana yang harus Anda prioritaskan dan mana yang harus Anda delegasikan atau bahkan hilangkan dari daftar tugas Anda.
Perlu diingat bahwa hanya Anda yang dapat mengetahui tugas mana yang penting bagi Anda, dan mana yang tidak. Bertanya pada diri sendiri:
“ Apa yang harus saya lakukan segera? ”
“ Apa yang boros dan perlu dihilangkan?”
“Tugas apa yang harus saya lakukan, dan mana yang dapat dilakukan seseorang untuk saya?”
Dengan cara ini, Anda bisa tentukan prioritas Anda dengan mudah dengan mengelompokkan tugas Anda menurut kesulitan atau urgensi, dan hilangkan gangguan untuk selamanya.
Fokus Anda selama proses ini harus pada APA, bukan KAPAN. Penjadwalan menjadi lebih mudah setelah Anda mengetahui prioritas Anda.
Kiat Clockify Pro
Jika Anda ingin mengetahui cara membuat jadwal kerja yang sempurna dan memastikan semuanya berjalan sesuai rencana, baca postingan blog berikut tentang membuat jadwal yang dapat diterapkan + manfaatkan templat jadwal kerja gratis yang telah kami siapkan untuk Anda:
- Cara membuat jadwal kerja (+ template jadwal kerja)
Sekarang kita tahu bahwa matriks manajemen waktu sebenarnya adalah alat untuk lebih memahami aktivitas Anda, mari beralih ke penggunaan sebenarnya.
Bagaimana cara kerja matriks Eisenhower? (+ contoh)
Cara terbaik untuk memahami cara kerja matriks adalah dengan melihat contoh sehari-hari.
Misalnya, Julie adalah kepala manajer proyek di sebuah perusahaan menengah. Dia menangani beban kerja yang berat setiap hari, memiliki keluarga dan berusaha untuk hidup dan makan sehat di atas semua itu. Kedengarannya seperti banyak, tetapi dengan menerapkan matriks, dia tahu di mana prioritasnya dan bagaimana mengatasi perubahan pada rencananya.
Untuk memulai, katakanlah jadwal Julie terlihat seperti ini:
Kamis, 6 Februari | Tugas dan kegiatan Julie |
---|---|
8 pagi – 9 pagi | Rapat stand-up + email |
09.00 – 11.00 | Kemajuan proyek, laporan, dan analisis |
11 pagi – 11:30 pagi | Makan siang |
11:30 – 11:45 | Hubungi Kevin Smith untuk menanyakan tentang karyawisata sekolah minggu depan |
12:00 – 14:05 | Pertemuan klien/menetapkan dasar untuk proyek baru |
14:05 – 14:20 | Rehat kopi + kunjungi Sarah di kantor barunya! |
14:20 – 16:00 | Rapat staf tentang proyek |
16:30 – 17:00 | Bawa Jamey ke dokter anak untuk pemeriksaan (semoga dia sembuh!) |
17:30 – 18:30 | Olahraga |
18:30 – 19:30 | Mandi + makan malam |
19:30 – 21:00 | Habiskan waktu bersama anak-anak |
21:30 – 22:00 | Episode baru Anatomi Grey! |
Sendiri, itu terlihat direncanakan dengan cukup baik. Namun, Julie tahu bahwa ada kemungkinan jadwalnya akan berubah, jadi setiap pagi dia mengingatkan dirinya sendiri untuk menghindari stres.
Seperti yang diharapkan, di penghujung hari, jadwal Julie sedikit berbeda. Dia harus melakukan beberapa penyesuaian pada tugasnya dengan menerapkan matriks manajemen waktu pada tugasnya:
- Yang berwarna oranye ditunda untuk nanti,
- Yang berwarna hijau didelegasikan, dan
- Yang berbaju merah tersingkir dari jadwal.
Berikut tampilan jadwal yang disesuaikan sekarang:
Kamis, 6 Februari | Tugas dan kegiatan Julie |
---|---|
8 pagi – 9 pagi | Rapat stand-up + email |
09.00 – 11.00 | Kemajuan proyek, laporan, dan analisis |
11 pagi – 11:30 pagi | Makan siang |
11:30 – 11:45 | Hubungi Kevin Smith untuk menanyakan tentang karya wisata sekolah minggu depan |
12 siang – 2:05 siang | Pertemuan klien / pengaturan dasar untuk proyek baru |
14:05 – 14:20 | Rehat kopi + kunjungi Sarah di kantor barunya! |
14:20 – 16:00 | Rapat staf tentang proyek |
16:30 – 17:00 | Bawa Jamey ke dokter anak untuk pemeriksaan (semoga dia sembuh!) |
5 sore. – 17:20 | Bahan makanan |
17:30 – 18:30 | Olahraga |
18:30 – 19:30 | Mandi + makan malam |
19:30 – 21:00 | Habiskan waktu bersama anak-anak |
9:30 malam – 10 malam | Episode baru Anatomi Grey! |
Bagaimana Julie menerapkan matriks Eisenhower pada jadwal kerjanya?
Berikut adalah cara Julie menerapkan matriks manajemen waktu untuk memprioritaskan tugas dan aktivitas terkait pekerjaan:
- 08.00 – 09.00 perubahan jadwal : Dia tidak berhasil membuka email di pagi hari, karena rapat stand-up mengungkapkan beberapa masalah di departemen QA. Brainstorming solusi lebih penting daripada email, jadi dia melabeli mereka sebagai sesuatu untuk mengejar ketinggalan besok.
- 12 siang – 14:05 perubahan jadwal : Klien yang seharusnya dia temui pada siang hari datang setengah jam lebih awal. Karena dia tahu bahwa kunjungan lapangan putranya cukup jauh, dia menelepon gurunya siang hari. Tidak ingin membuat kliennya menunggu, dia memindahkan rapat ke jam 11:30, dan panggilan telepon ke saat dia pulang nanti.
- 14:20 – 16:00 perubahan jadwal : Sekitar pukul 16:00, tugas-tugas terkait proyek membutuhkan perhatian segera. Namun, putranya sakit untuk sementara waktu, jadi dia perlu membawanya untuk pemeriksaan. Dia mendelegasikan tugas menjalankan rapat kepada rekan kerjanya yang paling dapat dipercaya. Dia bisa meminta jadwal pada hari berikutnya.
Bagaimana Julie menerapkan matriks Eisenhower ke jadwal hariannya?
Selain harus berurusan dengan perubahan dalam jadwal kerjanya, dia juga harus melakukan beberapa perencanaan dan penyesuaian pribadi:
- 17.00 – 17.20 perubahan jadwal : Karena Julie dan putranya harus menunggu sedikit lebih lama untuk pemeriksaan, dia meminta suaminya untuk berbelanja bahan makanan karena mereka mungkin tidak akan berhasil.
- 17:30 – 18:30 perubahan jadwal : Julie memutuskan untuk menjadwal ulang latihannya ke obrolan video dengan beberapa staf yang tinggal setelah bekerja. Membantu mereka menyelesaikannya sehingga mereka bisa pulang lebih penting dan mendesak daripada latihannya hari ini.
- 21:30 – 22:00 perubahan jadwal : Pada pukul 21:30, Julie kelelahan karena semua aktivitas dan tugas yang harus dia tangani sepanjang hari. Mengetahui tidur akan membuatnya jauh lebih baik daripada TV pada saat itu, dia memutuskan untuk tidak menonton acara itu dan segera pergi tidur.
Seperti yang dapat kita lihat dari contoh Julie, matriks manajemen waktu ada untuk mengajari kita cara membuat panggilan yang lebih mudah terkait jadwal kita. Dia tidak terlalu memikirkan tugas atau konsekuensi dari tindakannya karena dia sepenuhnya menyadarinya sebelumnya. Matriks Eisenhower memungkinkannya membuat perubahan yang diperlukan dalam jadwal hariannya dengan lancar dan dengan stres sesedikit mungkin.
Apa yang membuat matriks Eisenhower berbeda dari teknik lainnya?
Seperti disebutkan di atas, metode ini tidak ada hubungannya dengan mempelajari keterampilan baru yang bagus, dan semuanya berkaitan dengan mengubah pola pikir Anda menjadi lebih baik.
Matriks Eisenhower akan membantu Anda:
- Pahami tujuan Anda dengan lebih baik,
- Identifikasi aktivitas yang membuang-buang waktu, dan yang paling penting
- Pelajari cara memprioritaskan pekerjaan dan tugas sehari-hari Anda.
Dengan begitu, Anda dapat menjadwalkan dan merencanakan masa depan dengan lebih baik.
Setelah menggunakannya selama beberapa waktu, teknik manajemen waktu ini akan menanamkan transformasi positif. Anda akan melihat betapa mudahnya menjadwalkan pekerjaan Anda dan betapa lebih baiknya Anda dalam menangani krisis kecil dan tenggat waktu yang tak terelakkan.
Kiat Clockify Pro
Di sini, di Clockify, kami tanpa lelah berupaya menemukan teknik manajemen waktu yang baru. Jika matriks tidak tampak seperti cangkir teh Anda, masih banyak lagi yang bisa dipilih:
- 26 teknik manajemen waktu paling efektif
Bagaimana cara menggunakan matriks Eisenhower menurut Steven Covey?
Sebelumnya dalam teks ini, kami menyebutkan bagaimana Steven Covey memperkenalkan matriks Eisenhower kepada audiens dengan menuliskannya di bukunya. Dalam buku tersebut, dia membahas gagasan Empat Generasi Manajemen Waktu, dan jika kita melihat keempatnya, kita melihat bahwa itu sebenarnya adalah instruksi tentang cara menggunakan matriks dengan benar.
Generasi 1: Daftar periksa dan catatan
Generasi pertama mewakili langkah awal perencanaan manajemen waktu dan tugas Anda. Kita harus meletakkan semua tugas di atas kertas untuk dapat mencapainya tetapi juga memiliki tinjauan rutin di kemudian hari. Selain itu, kita harus mengatur semuanya berdasarkan jumlah waktu dan energi yang dibutuhkan untuk tugas tersebut.
Kiat Clockify Pro
Untuk tujuan itu, kami menyarankan Anda untuk membuat daftar tugas yang ekstensif agar Anda tidak pernah gagal mengingat tugas yang ada. Faktanya, kami telah memilih 6 metode daftar tugas yang berbeda sehingga Anda dapat memilih salah satu yang paling cocok untuk Anda:
- Saya mencoba 6 metode daftar tugas: Inilah keputusan saya
Generasi 2: Kalender dan jadwal
Pada generasi kedua, semua kegiatan dari daftar sebelumnya harus ditulis dalam kalender atau dijadwalkan. Ini adalah cara untuk mencoba merencanakan masa depan dengan kemampuan terbaik kita.
Jika Anda bukan penggemar berat penjadwalan tugas Anda dengan menuliskannya, Anda dapat memilih aplikasi yang akan menyimpan semua aktivitas Anda yang akan datang. Clockify, misalnya, memungkinkan Anda menjadwalkan tugas dan aktivitas menggunakan teknik pemblokiran waktu — cara sederhana namun efektif untuk memprioritaskan beban kerja Anda. Cukup kelompokkan tugas harian Anda ke dalam blok, dan hanya setelah Anda menyelesaikan satu blok barulah Anda dapat melanjutkan ke blok berikutnya. Dengan cara ini, Anda tidak akan lupa atau gagal menyelesaikan tugas Anda.
Ingatlah bahwa hanya Anda yang tahu seberapa penting atau mendesaknya tugas atau aktivitas Anda. Oleh karena itu, Anda akan membuat blok berdasarkan kepentingan/urgensi tugas Anda dengan mengikuti prinsip dan tip yang kami sebutkan sebelumnya di teks.
Generasi 3: Rencana mingguan
Generasi ketiga ada untuk mempersempit kerangka waktu kegiatan. Anda perlu merencanakan minggu Anda, tujuan dan sasaran yang ingin Anda capai, dan mulai berpikir lebih serius tentang jadwal harian Anda dalam minggu itu.
Generasi 4: Hubungan dan hasil
Sementara tiga generasi pertama adalah tentang mengelola aktivitas dan waktu — generasi keempat adalah yang benar-benar memberi arti pada keseluruhan proses.
Dengan jadwal dan daftar kegiatan yang lengkap, Anda bisa mulai menganalisa tugas mana yang penting atau tidak penting, mendesak atau tidak mendesak. Ini akan membantu Anda menyadari item mana dalam daftar Anda yang benar-benar perlu dilakukan segera dan mana yang dapat diundur sehari jika muncul masalah yang lebih mendesak.
Apa keuntungan dan kerugian dari matriks manajemen waktu?
Seperti setiap teknik manajemen waktu, matriks Eisenhower memiliki kelebihan dan kekurangan. Sebaiknya pertimbangkan keduanya sebelum memutuskan apakah akan menggunakannya atau tidak. Lagi pula, Anda membutuhkan metode yang cocok untuk Anda.
Keuntungan dari matriks Eisenhower
Baca terus untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang manfaat yang mungkin ditawarkan metode prioritas Eisenhower kepada Anda (jika Anda memilih untuk menerapkannya):
- Itu membuat Anda mempertimbangkan pentingnya tugas Anda,
- Ini membantu dalam mengevaluasi kembali apa yang mendesak dan apa yang tidak,
- Ini mengajarkan kesadaran diri yang lebih baik dan membantu Anda berlatih analisis diri, dan
- Ini membantu Anda menjadi lebih baik dalam membuat keputusan sepersekian detik.
Kerugian dari matriks Eisenhower
Di sisi lain, metode manajemen tugas dan waktu ini mungkin tidak cocok untuk semua orang. Oleh karena itu, berikut adalah beberapa kekurangan dalam menggunakan metode Eisenhower:
- Ini mengurutkan tugas hanya berdasarkan urgensi dan kepentingan, dan tidak memperhitungkan sumber daya, kompleksitas, atau tingkat upaya yang diperlukan tugas,
- Itu meninggalkan tugas-tugas yang pendek dan mendesak (bahkan jika mereka memeriksa daftar membantu produktivitas dan mendapatkan momentum),
- Ini mungkin rumit dan memakan waktu bagi sebagian orang, dan
- Ini mungkin tampak luar biasa ketika terlalu banyak tugas yang ada, jadi membatasinya hingga 5 bagian akan bekerja paling baik.
Kiat tambahan untuk siapa pun yang ingin mencoba matriks Eisenhower
Penting untuk diperhatikan — bagi mereka yang masih ragu, ada cara untuk mengetahui apakah matriks Eisenhower adalah pilihan yang tepat untuk Anda, dan kami memberi Anda beberapa petunjuk:
- Cobalah selama seminggu,
- Buatlah daftar tugas Anda selama seminggu,
- Urutkan mereka di dalam kisi empat kuadran,
- Gunakan pelacak waktu untuk melacak kemajuan Anda sepanjang minggu, dan
- Catat bagaimana situasi tertentu membuat Anda merasa.
Saat uji coba hampir berakhir, lihat data yang telah Anda kumpulkan.
Akhirnya, tanyakan pada diri Anda pertanyaan:
Sudahkah Anda menjadi lebih produktif?
Apakah lebih mudah membuat keputusan?
Apakah hal-hal yang Anda anggap mendesak sebenarnya mendesak? Atau apakah mereka hanya membuang-buang waktu Anda?
Penutup: Memprioritaskan berarti Anda dapat memilikinya, tidak sekaligus
Di satu sisi, mencoba mengatur waktu telah menjadi sesuatu dari masa lalu. Semakin banyak pelatih dan pakar produktivitas menyarankan untuk mempelajari cara mengelola prioritas dan sumber daya Anda. Kami tidak dapat membuat lebih banyak waktu - tetapi kami dapat menggunakannya dengan lebih cerdas. Jadi, alih-alih mencoba menjejalkan tugas sebanyak mungkin dalam sehari, cobalah memprioritaskan tugas yang penting — tugas yang bekerja untuk peningkatan dan kemajuan diri Anda.
Matriks manajemen waktu Eisenhower adalah guru yang sangat baik dalam hal itu. Dan meskipun mungkin tidak berhasil untuk semua orang, ini adalah batu loncatan yang bagus untuk menemukan teknik yang lebih personal dan lebih cocok.
️ Pernahkah Anda mencoba matriks Eisenhower? Apakah menurut Anda memprioritaskan adalah kunci untuk memiliki semuanya? Bagikan cerita Anda dengan kami di [email protected], dan kami mungkin menampilkan Anda di salah satu artikel kami yang akan datang. Dan, jika Anda menyukai entri blog ini, bagikan dengan orang lain yang Anda kenal akan bermanfaat.