Cara mudah mengatur waktu

Semakin banyak kiat manajemen waktu, semakin kita akan berpikir bahwa itu saja – kiat cepat, mudah, dan dapat ditindaklanjuti. Yang diperlukan hanyalah membaca beberapa panduan, buku self-help dan blog sampai kami menemukan beberapa yang beresonansi dengan kami, dan kami siap! Sayangnya, kenyataannya kurang menarik. Manajemen waktu membutuhkan dedikasi, usaha, konsistensi dan pengorbanan. Ini pekerjaan yang sulit, mencabut kebiasaan buruk. Tetapi untuk mengembangkan keterampilan yang baik, Anda harus menggali jauh ke dalam metode di luar mempelajari cara membuat daftar tugas dan jadwal yang sempurna.

Hari ini, kita melihat bagaimana manajemen waktu lebih tentang cara Anda berpikir dan merasa tentang waktu, dan bagaimana menggunakan ide-ide tersebut untuk langkah-langkah spesifik menuju peningkatan.

Kebenaran yang tidak menyenangkan tentang manajemen waktu

Anda tidak pernah bisa benar-benar mengatur waktu Anda. Kita tidak dapat meluangkan lebih banyak waktu, menyimpannya, atau mencurinya dari aspek lain kehidupan kita. Itu bukan alat, atau sumber daya yang bisa direbut menjadi ketaatan seperti kuda liar. Sebaliknya, kami mengubah prioritas dan jadwal kami, dan membuat keputusan yang sulit.

Satu-satunya hal yang benar-benar dapat Anda lakukan adalah mengubah cara Anda memandangnya, dan belajar bagaimana mengelola diri sendiri dan energi Anda dan membiarkan waktu menjadi seperti itu. Manajemen waktu harus lebih seperti belajar bagaimana menangani sungai dengan mengenal perahu Anda, teknik mendayung yang benar, bagaimana menyeimbangkan diri dengan benar dan mempersiapkan mental untuk sesekali mengarungi jeram di depan; daripada memikirkan bagaimana Anda bisa memperlambat sungai atau mengubah arahnya.

Dengan waktu terbatas yang kita semua miliki, penting untuk belajar bagaimana fokus pada tugas-tugas yang penting dalam jangka panjang (dalam karir dan kehidupan), dan bagaimana menginvestasikan energi Anda dengan bijak.

Mengapa manajemen waktu mungkin sulit bagi Anda

Mengalami kesulitan menempel pada daftar tugas Anda? Apakah Anda mencapai penghujung hari, dan merasa seperti Anda bisa berbuat lebih banyak? Sudahkah Anda mencoba setiap aplikasi di bawah matahari, dan tidak ada yang bertahan lebih dari seminggu di ponsel Anda sebelum Anda menyerah?

Kabar baiknya adalah – tidak ada yang salah dengan Anda. Berita buruknya adalah – ini akan memakan waktu cukup lama sampai Anda menjadi lebih baik dalam hal ini. Dan saya akan memberitahu Anda mengapa.

Seberapa baik Anda memasak?

Saya sering bertanya-tanya mengapa pasangan saya terlalu terintimidasi untuk memasak dengan buku masak. Yang harus dia lakukan adalah mengikuti resepnya: dia memiliki langkah-langkah yang tertulis, alat-alatnya, bahan-bahannya ... tidak ada apa-apa. Tapi suatu kali, saat dia sedang menyiapkan makanan, dia bertanya kepada saya bagaimana seharusnya daging itu terlihat ketika itu "tepat", sehingga dia bisa membuang sisa bahannya.

Dan kemudian itu memukul saya.

Tidak ada jumlah detail dalam resep atau alat khusus yang dapat memberinya kepercayaan diri, ketika datang dengan keterampilan dan pengetahuan dasar. Bagi saya, setelah bertahun-tahun pengalaman, memasak menjadi mudah: Saya tahu alat mana yang saya butuhkan tanpa berpikir dua kali, saya dapat melihat waktu memasak, dan pengukuran berdasarkan firasat. Untuk memasak makanan yang sukses, Anda perlu tahu bagaimana tampilan hidangan selama proses, bagaimana baunya, berapa lama setiap bahan perlu dimasak dan kapan harus dimasukkan.

Tanpa keterampilan dan pengalaman sebelumnya, pasangan saya terdampar. Meskipun memiliki buku masak dan alat (dalam kasus kami, semua artikel dan video produktivitas itu).

Ide yang sama dapat diterapkan pada apa saja: melukis, pengerjaan kayu, pemrograman, pengeditan video, apa saja. Masing-masing kegiatan ini membutuhkan beberapa keahlian yang mendasarinya. Tanpa mereka, tidak ada alat atau metode mewah yang dapat membantu Anda meningkatkan.

Mungkin itu sebabnya setiap pengatur waktu Pomodoro app store, daftar tugas berbasis browser, atau jurnal peluru gagal membantu Anda melacak waktu Anda, dan tetap produktif.

Mari kita lihat keterampilan apa yang perlu Anda kembangkan terlebih dahulu, sebelum Anda mencari alat dan panduan manajemen waktu untuk membantu Anda secara spesifik.

Manajemen waktu membutuhkan tiga kualitas utama untuk bekerja

Menguasai keterampilan manajemen Anda membutuhkan pergeseran dalam memahami waktu. Untuk mencapai ini, Erich C. Dierdorff menyarankan untuk mengerjakan tiga hal:

1. Kesadaran akan waktu – menyadarinya terbatas, menjaga pandangan realistis tentang waktu;
2. Pengaturan – menangani jadwal Anda, merencanakan, dan memprioritaskan untuk memanfaatkan waktu sebaik-baiknya;
3. Adaptasi – mengamati dan menganalisis penggunaan waktu Anda untuk perbaikan lebih lanjut, dan belajar bagaimana menyesuaikan diri dengan perubahan jadwal Anda.

Dalam satu penelitian, Dierdorff mengamati 1.200 peserta, dan bagaimana mereka mengelola ketiga keterampilan ini dalam tes 30 menit. Dia memperhatikan bahwa mengatur jauh lebih mudah bagi mereka daripada kesadaran dan adaptasi – artinya, orang mendapat nilai lebih baik dalam mengatur jadwal mereka, tetapi mengelola shift, pembatalan, perpanjangan waktu, dan gangguan tenggat waktu ditangani lebih buruk.

Dari sini, Dierdorff menyimpulkan bahwa kesadaran dan adaptasi jauh lebih sulit untuk dikuasai. Itu bisa menjelaskan mengapa kita selalu berjuang dengan penundaan dan mempertahankan kebiasaan sehat, bahkan ketika rencana kita tampak sangat mudah.

Sama seperti pesertanya, Anda juga mungkin lebih baik hanya dalam satu atau dua pertiga dari keterampilan itu. Mari kita lihat bagaimana masing-masing dari mereka dapat dipraktekkan sampai Anda mencapai keseimbangan yang sehat antara ketiganya.

Bagaimana meningkatkan kesadaran akan waktu

Sikap Anda secara keseluruhan terhadap waktu perlu diubah, karena bahkan dengan organisasi terbaik pun Anda dapat merasa stres karena ingin lebih produktif, atau takut Anda akan tergelincir.

Latih kesadaran dengan bermain

Penelitian Dierdorff meminta para peserta melakukan simulasi mikro yang berlangsung selama setengah jam. Dengan cara yang hampir sama, Anda dapat menguji manajemen waktu, organisasi, dan prioritas Anda tanpa alat mewah apa pun, di rumah.

Video game!

Ada banyak gim video yang mengandalkan manajemen waktu dan sumber daya, dengan cerita dan embel-embel sebanyak atau sesedikit yang Anda inginkan. Game-game ini menyediakan mikrosimulasi mereka sendiri, di mana Anda perlu mengatur sumber daya, waktu, tugas, karyawan, dan peristiwa acak yang muncul. Tujuannya biasanya untuk mendapatkan cukup uang untuk mempertahankan toko/restoran/bisnis Anda, atau untuk mendapatkan hasil terbaik setiap hari dan tumbuh sukses.

Permainan manajemen waktu adalah cara paling sederhana, namun paling menyenangkan untuk melihat sekilas bagaimana Anda mengatur waktu, dan aspek pekerjaan apa yang Anda prioritaskan. Pastikan untuk benar-benar memperhatikan gaya bermain Anda, jika tidak, Anda hanya akan bermain video game, alih-alih memperlakukannya sebagai kesempatan belajar.

Ubah sikap Anda terhadap waktu dengan mantra

Dalam mencari persepsi pengusaha sukses tentang waktu dalam penelitian saya, saya bertemu dengan Rosie Guagliardo, dari Inner Brilliance Coaching . Dia bilang bahwa:

“Mengetahui prioritas Anda dan menyelaraskan aktivitas dengannya adalah penting, tetapi Anda masih bisa merasa stres. Karena Anda tidak dapat mengubah waktu yang Anda miliki, ubahlah perasaan Anda tentangnya. Jika Anda berpikir Anda tidak punya cukup waktu, itu akan membuat Anda stres. Katakan pada diri sendiri "Saya punya semua waktu di dunia." Anda akan merasa lebih tenang, lebih hadir, dan terbuka terhadap solusi baru dan berbeda, memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak hal.”

Ini langsung menuju inti dari mengubah kesadaran Anda tentang apa itu waktu, dan bagaimana perasaan Anda tentangnya. Ada ribuan ucapan tentang waktu, dan salah satunya pasti beresonansi dengan Anda. Ini adalah tindakan kecil, tapi signifikan – pilihan kutipan Anda akan mengatakan banyak tentang ketidakamanan, kekhawatiran, atau harapan terbesar Anda tentang waktu.

Mengingatnya atau mengulanginya setiap hari pasti akan membakar mantra ke dalam kesadaran Anda.

Dapatkan umpan balik eksternal

Tak perlu dikatakan bahwa kita cenderung terlalu subjektif tentang pekerjaan kita sendiri. Penilaian diri kita akan selalu cacat dalam beberapa hal, apakah kita menilai diri kita terlalu keras atau terlalu lembut.

Bergantung pada pekerjaan Anda, jika Anda seorang pelajar, pekerja lepas, atau manajer, sumber umpan balik Anda akan berbeda. Biasanya mereka adalah:

• Rekan kerja (rekan yang pendapatnya Anda hargai);
• Manajer atau pemimpin tim;
• Teman dan keluarga;

Anda perlu membagikan ide dan tujuan Anda dengan orang yang memberikan umpan balik, dan beri tahu mereka komentar seperti apa yang Anda butuhkan. Ada juga opsi untuk membuat semacam templat yang dapat Anda berikan kepada mereka. Semakin banyak informasi yang Anda bagikan, semakin mudah bagi orang tersebut untuk memberikan pengamatan yang akurat dan dapat ditindaklanjuti.

Luangkan waktu untuk introspeksi

Satu hal yang saya lakukan dan menurut saya pribadi yang paling bermanfaat adalah membuat representasi visual dari kesadaran waktu saya. Dengan begitu, saya dapat mengidentifikasi apa yang salah dengan persepsi saya, dan apa yang menghalangi saya untuk menjadi lebih produktif. Inilah cara saya melakukannya:

• Saya mengidentifikasi masalah terbesar terlebih dahulu

Yang merusak pemandangan adalah penundaan saya – saya ingin menyelesaikan pekerjaan, tetapi secara fisik tidak bisa melakukannya.

• Saya menuliskan pola perilaku

Biasanya, itu mencari musik yang tepat untuk fokus (dan kemudian terganggu), mengingat saya perlu menelepon teman untuk sesuatu yang penting, tugas tertentu, dll.

• Saya mencatat perasaan yang datang dengan perilaku itu

Seperti halnya semua penundaan, perasaan itu biasanya berupa rasa bersalah, takut akan penundaan, dan rasa tidak mampu. Meskipun saya menyadarinya, saya masih mencatatnya di samping setiap perilaku. Dengan cara itu saya melihat apa yang paling membuat saya tertekan, dan akan dapat memikirkan solusi yang mungkin.

• Aku terus bertanya "mengapa"

Seiring dengan perasaan, saya juga mencoba menjawab pertanyaan “mengapa”. Mengapa saya memilih untuk membuang waktu memilih musik? Mengapa saya merasa perlu menelepon teman itu sekarang? Mengapa saya tidak bisa melakukan tugas dalam setengah jam, setelah saya selesai dengan tugas?

• Saya menganalisis kisi-kisi

Aktivitas ini bekerja mirip dengan penjurnalan – Anda meletakkan perjuangan di atas kertas dan menjelajahinya dengan sangat detail, karena visualisasi memberi Anda perspektif berbeda tentang masalah tersebut. Pada akhirnya, saya menyadari bahwa semua gangguan saya adalah menghindari menulis artikel di bawah standar, dan takut tidak memenuhi harapan. Karena, jika saya tidak mulai menulis artikel, itu tidak akan buruk, bukan?

Itu adalah sesuatu yang saya pikir adalah akar masalahnya, tetapi tidak pernah yakin akan hal itu. Mendapatkan penutupan semacam ini ternyata sangat baik untuk kesehatan mental saya juga. Kegiatan tersebut memaksa saya untuk memeriksa semua yang saya lakukan atau rasakan, dan dengan cara tertentu, saya bertindak sebagai pelatih produktivitas saya sendiri.

Bagaimana meningkatkan pengaturan

Memperbaiki pengaturan berarti mempelajari cara merencanakan dan memprioritaskan dengan lebih baik, sehingga fondasi manajemen waktu Anda tetap kokoh dan teguh. Lagi pula, ini adalah cara paling konkret Anda dapat mengambil kembali kendali atas waktu Anda.

Coba buat ulang daftar tugas

Peter Bregman dari Bregman Partners mengatakan bagaimana:

“Bagi banyak dari kita, daftar tugas kita menjadi lebih seperti daftar kesalahan: inventaris semua yang ingin kita lakukan, rencanakan, benar-benar harus dilakukan, tetapi tidak pernah tercapai. Ini lebih seperti daftar saya-tidak-akan-akan-mendapatkannya. ”

Dan dia membuat poin yang sangat bagus. Seringkali, kita menulis daftar tugas yang perlu dilakukan, tanpa memperhitungkan berapa banyak waktu atau energi yang akan mereka ambil. Dan pada akhir hari kerja, kami terjebak menyesali tidak melakukan semua yang kami taruh di piring kami.

Dalam artikel yang sama untuk Harvard Business Review , Bregman mengusulkan bahwa alih-alih daftar tugas yang tidak jelas, kami mengadopsi poin-poin yang lebih sedikit, tetapi dengan waktu kerja yang lebih ketat. Ini paling baik dicapai dengan menggunakan kotak waktu, di mana Anda menentukan jumlah waktu yang tetap untuk setiap tugas, dengan satu peringatan: Anda memulai dan mengakhiri tugas pada menit yang tepat yang Anda tetapkan.

Contoh timeboxing di Clockify

Ketika waktu kerja Anda fleksibel, Anda berisiko tergelincir ke dalam hari kerja 12 jam. Memiliki kerangka kerja yang ketat akan membantu mencapai lebih banyak sepanjang hari, dan menyelesaikan tepat waktu.

Bagaimana meningkatkan adaptasi

Seperti disebutkan sebelumnya, adaptasi adalah seni halus untuk menjadi cukup fleksibel untuk menyelamatkan jadwal Anda dari apa pun yang mungkin terjadi dalam hidup. Keadaan darurat, pertemuan tak terduga, janji yang terlupakan, tenggat waktu yang dilanggar... sebut saja.

Namun, alih-alih belajar bagaimana mengelola stres atau belajar merencanakan dengan lebih baik (yang kami lakukan), bagaimana kalau kita menunjukkan apa arti sebenarnya dari meningkatkan kemampuan beradaptasi?

Ketahuilah bahwa Anda akan mengalami hari-hari yang buruk, tetapi jangan terlalu memanjakannya

Cukup sering, saya menemukan berbagai video YouTube dan artikel yang menulis tentang membiarkan diri Anda mengalami hari-hari buruk, ketika manajemen waktu tidak berjalan sesuai keinginan Anda. Dan meskipun itu benar, saya sering merasa bersalah jika dua atau tiga hari seperti itu berbaris. Terlebih lagi, sumber-sumber ini tampaknya sedikit tertulis, dan saya tidak bisa benar-benar berhubungan dengan penulisnya.

Begitulah, sampai saya bertemu dengan video Matt D'Avella, yang saluran YouTube produktivitasnya memiliki jutaan pemirsa. Video-videonya berfokus pada produktivitas, pengembangan diri, dan menghindari budaya kelelahan/keramaian. Untuk video berjudul Bagaimana saya tetap produktif sepanjang hari , anehnya, dia tidak melakukannya. Melihat montase dia menjalani hari berjuang dengan beberapa tugas, gagal di beberapa tempat dan berhasil di tempat lain, untuk akhirnya mengakhirinya menunda beberapa tugas yang lebih besar adalah – menyegarkan.

Melihat D'Avella menghadapi ketidaknyamanan karena tidak menyelesaikan beberapa tugas penting, hanya untuk berdamai dengannya, mengabaikannya, dan pergi ke gym di penghujung hari, anehnya membuatnya nyaman. Itu menunjukkan kepada saya bahwa kita membutuhkan pemahaman, pelepasan, dan kepercayaan yang sama bahwa kita dapat menyelesaikan tugas-tugas itu lain kali, untuk benar-benar dapat beradaptasi.

Karena semakin Anda resah dengan jadwal Anda, waktu yang Anda buang, atau apa yang tidak berhasil, Anda menjadi semakin kaku.

Jangan merencanakan setiap hari secara detail

Forbes memiliki artikel tentang mitos manajemen waktu belum lama ini, dan salah satu nasihat yang diwawancarai melekat pada saya:

""Rencanakan hari Anda" dulunya adalah mantra manajemen waktu. Namun, jika yang Anda lakukan hanyalah merencanakan hari Anda, tujuan jangka panjang tidak akan pernah mendekat. Anda menyelesaikan hari dengan tugas tambahan yang ditambahkan ke daftar besok sampai Anda akhirnya menyerah. Mereka bisa menjadi tugas yang tidak penting, tetapi lebih sering mereka adalah tugas dengan cakrawala waktu yang lebih lama. Sertakan waktu dalam minggu Anda untuk tujuan strategis jangka panjang.”

Jim Vaselopulos, Penasehat Rafti, Inc.

Jika Anda terlalu fokus pada setiap hari, Anda berisiko menjadi rabun jauh. Apa pun tujuan jangka panjang yang Anda miliki, semuanya gagal. Ini membuka masalah baru dalam melakukan tugas sehari-hari tanpa alasan lain selain untuk "menepati tenggat waktu".

Sisihkan satu hari dalam seminggu di mana Anda akan merevisi tujuan jangka panjang, dan mengubah atau menyesuaikan jadwal harian Anda tergantung pada bagaimana tugas-tugas itu selaras dengannya. Anda akan lebih mudah beradaptasi dengan perubahan yang tidak terduga. Mengetahui apa tujuan jangka panjang Anda akan membantu Anda membuat pilihan yang lebih tepat tentang cara beradaptasi.

Sistem pendukung yang baik sangat membantu

Salah satu alasan mengapa manajemen waktu Anda menderita adalah kurangnya dukungan. Beberapa orang suka orang-orang di sekitar mereka bekerja untuk tujuan yang sama. Seperti mengikuti kursus bahasa dan bertemu orang yang sama dua kali seminggu di kelas, berusaha mencapai tingkat bahasa yang sama.

Tetapi bagaimana cara kerjanya dalam hal manajemen waktu?

Kami akan melihat beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat lingkungan Anda lebih “ramah-pelajar”, ​​saat Anda mencoba menumbuhkan pola pikir dan hubungan yang lebih sehat dengan waktu.

Dukungan di antara keluarga dan teman-teman Anda

Mengunduh aplikasi manajemen waktu harian, misalnya. Ada beberapa untuk dipilih di toko aplikasi, dan mereka menggabungkan jadwal setiap anggota keluarga dengan aktivitas dan kewajiban yang lebih besar yang Anda miliki bersama.

Selain itu, bagi mereka yang memiliki anak, ada aplikasi dan latihan untuk mengajarkan manajemen waktu anak. Ini memberikan kesempatan unik untuk kembali ke dasar diri Anda sendiri, dan mengevaluasi kembali apa yang Anda ketahui.

Dukungan di antara rekan kerja Anda

Jika Anda adalah bagian dari tim, atau departemen, dan hubungan Anda dengan rekan kerja/rekan tim umumnya baik, Anda selalu dapat meminta dukungan mereka. Cukup dengan membagikan tantangan Anda, meminta tip, atau memeriksa ulang metode yang ingin Anda terapkan sudah sangat membantu.

Untuk melangkah lebih jauh, Anda dapat mengatur kelompok kecil dengan tujuan yang sama. Dukungan di antara mereka yang mengenal perusahaan dan pekerjaan serta Anda sangat bagus untuk validasi dan pengertian.

Dukungan online

Aplikasi pembentuk dan pelacakan kebiasaan Habitica dapat digunakan sebagai salah satu contoh di mana komunitas online berfungsi sebagai sistem pendukung yang hebat. Aplikasi itu sendiri memiliki forum yang kuat di dalamnya, di mana pengguna dapat berkumpul di sekitar tujuan dan pengalaman bersama dan mencari komentar, pendapat, dan saran.

Demikian pula, situs web berbasis forum, dan papan diskusi seperti Reddit , misalnya, menyediakan banyak utas dan topik untuk diskusi gratis. Jenis dukungan ini juga bisa menjadi jenis terbaik, melihat bagaimana Anda memiliki kumpulan pengetahuan ratusan – jika tidak ribuan – orang di seluruh dunia. Anda pasti akan menemukan beberapa teknik, metode, dan bahan pemikiran baru.

r/papan pesan produktivitas di reddit.com

Andalkan ketekunan, bukan motivasi

Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, salah satu nasihat terbaik dan paling sering diabaikan adalah untuk tidak mengandalkan motivasi untuk bekerja, tetapi pada ketekunan murni.

Tidaklah mengherankan mengapa kita sering mengesampingkan gagasan "dengan keras kepala memulai suatu tugas bahkan jika kita tidak menyukainya". Ini tidak menyenangkan, kami lebih suka melakukan hal lain, dan kami tidak tahu apakah hasilnya akan sepadan dengan usaha. Sebagai bonus, kita akan merasa tidak enak sepanjang waktu, bukan?

Meski canggung, terkadang kita perlu mengasuh diri sendiri, dan menegakkan disiplin. Di satu sisi, itu bisa menjadi drive yang stabil setelah beberapa waktu.

Di sisi lain, seperti yang dibagikan oleh artis dan pelatih produktivitas Katy Arrington kepada kami, terkadang kami hanya membutuhkan tujuan yang tepat untuk mengelola penundaan kami. Bukan untuk menyalahkan diri sendiri karena kurangnya disiplin, tetapi untuk menemukan tujuan nyata dan nyata yang akan menarik kita keluar dari kebiasaan saat kita paling membutuhkannya.

Untuk menyimpulkan

Memahami manajemen waktu adalah pekerjaan yang sulit dan melelahkan. Tapi itu bisa menjadi lebih mudah jika Anda menempatkan diri Anda dalam pola pikir yang benar, dan mulai melihat waktu secara berbeda. Ini adalah konstan, bukan sumber daya yang Anda perlu belajar untuk memanfaatkan. Mempelajari bagaimana mengembangkan sikap yang sehat terhadap jadwal, waktu yang dihabiskan, waktu yang terbuang, dan apa yang penting bagi Anda dalam hidup sangat meningkatkan peluang Anda untuk tetap berpegang pada kebiasaan manajemen waktu yang baik.