e-Faktur: Panduan

Waktu pemrosesan faktur rata-rata bisa antara dua hari dan dua minggu.

Ini dapat memerlukan pemrosesan manual dan juga cukup rumit dengan banyak bidang data faktur, tahapan otentikasi, dan komunikasi.

Menggunakan faktur elektronik (e-faktur) dapat menyederhanakan dan meningkatkan proses ini secara signifikan, tetapi mudah bingung saat membandingkannya dengan bentuk faktur lainnya.

Apa itu e-faktur?

E-faktur (juga disebut faktur elektronik dan terkadang ditulis sebagai eInvoicing ) adalah bentuk Electronic Data Interchange (EDI) untuk menerbitkan dan memproses data faktur dalam format elektronik khusus dan terintegrasi.

Format ini sudah ditentukan sebelumnya. Perangkat lunak akuntansi pengirim dan penerima dapat secara otomatis memasukkan dan mengekstrak data untuk mengisi bidang yang relevan.

Format elektronik ini umumnya tidak dapat dibaca oleh manusia. Namun, ada versi yang juga menyediakan format visual yang dapat dibaca manusia. Ini sangat membantu dalam beberapa keadaan.

E-faktur sering digunakan oleh perusahaan yang mengirim faktur dengan volume yang relatif tinggi. Perusahaan bisnis-ke-bisnis (B2B) adalah contoh yang bagus untuk ini.

Apa itu Pertukaran Data Elektronik (EDI?)

Electronic Data Interchange (EDI) adalah sistem pertukaran data secara elektronik langsung antar komputer. Ini sering digunakan oleh bisnis untuk mengirim dan menerima dokumen, seperti pesanan pembelian (PO), faktur, kontrak, dan lainnya.

Ini meningkatkan efisiensi dan kecepatan di mana organisasi dapat berkomunikasi dan bertransaksi satu sama lain.

EDI bergantung pada standar penyimpanan dan penyajian data untuk memastikan informasi diekstraksi secara akurat saat dikirim. Misalnya, nomor faktur atau format tanggal harus konsisten. Contoh standar ini termasuk format EDIFACT, X12 dan XML.

Apakah EDI selalu dilakukan secara online?

EDI tidak selalu dilakukan secara online. Bahkan, itu mendahului internet dan versi awalnya bahkan digunakan sejauh 1948 Berlin airlift.

Pada saat itu, modem berbasis radio dan teknologi telepon digunakan untuk logistik militer dan pengangkutan yang rumit. Sejak 1960-an dan seterusnya, teknologi serupa juga biasa digunakan dengan logistik rantai pasokan komersial.

e-faktur vs faktur biasa

Proses e-faktur otomatis sedangkan pemrosesan faktur biasa biasanya merupakan proses manual. Pemrosesan ini mencakup entri data, verifikasi, persetujuan, pengiriman, dan lainnya.

faktur elektronik vs faktur digital

Faktur digital adalah faktur biasa, biasanya dalam format dokumen pdf atau word. Ini berarti bahwa mereka juga memerlukan pemrosesan manual.

Meskipun secara teknis juga digital, faktur elektronik memiliki bentuk terstruktur yang sangat spesifik yang secara otomatis diimpor dan dibaca oleh sistem pembeli dan sistem penjual.

Apakah e-faktur wajib?

Di banyak negara, terutama di UE, faktur elektronik semakin wajib. Setiap negara memiliki persyaratan sendiri di sekitarnya. Dan persyaratan ini dapat berubah.

Implementasi dapat berdampak pada bisnis. Misalnya, di beberapa negara Eropa, ketika informasi faktur elektronik hilang, pesanan penjualan tertentu tidak dapat dimulai.

Di tempat lain, tidak semua bisnis perlu menggunakan e-faktur, namun pemasok tertentu harus memiliki kemampuan untuk menerimanya.

7 manfaat e-faktur

1. Merampingkan pemrosesan faktur

E-faktur dapat secara signifikan merampingkan proses pembuatan faktur dan keseluruhan proses order-to-cash (O2C).

Proses penagihan reguler bergantung pada manusia untuk memulainya. Namun inisiasi ini dapat tertunda oleh sejumlah faktor, seperti akhir pekan, hari libur, filter spam, atau kotak masuk email yang meluap.

2. Mengurangi kesalahan manusia

Meskipun bervariasi menurut negara, faktur biasanya memiliki sekitar 9 kolom, termasuk tanggal, harga, informasi pembeli, informasi penjual, kode pajak, dan lainnya.

Mengisi ini dan pemrosesan faktur manual secara lebih luas membutuhkan banyak pekerjaan. Faktur otomatis mengurangi pekerjaan ini dan melakukannya dengan lebih akurat daripada manusia.

3. Mengurangi dokumen

Faktur kertas dapat menciptakan pekerjaan. Mereka membuat lebih banyak tugas entri data manual. Dan meskipun faktur kertas yang dipindai dapat disimpan sebagai file komputer, salinan fisik mungkin memerlukan ruang penyimpanan fisik.

Dengan mengeluarkan kertas dari proses invoice, Anda dapat menghemat waktu dan tempat.

4. Keamanan

Format XML dan standar e-faktur lainnya sulit ditiru oleh penipu.

Ini berguna karena penipuan faktur biasa terjadi.

Menurut sebuah laporan oleh Medius, pada tahun 2022 perkiraan rata-rata biaya penipuan untuk bisnis menengah adalah lebih dari $280.000 per tahun. Dan 1 dari 5 bisnis melihat 21 – 30 kasus selama periode yang sama.

5. Wawasan data

Sistem e-faktur dapat melacak semua faktur berbayar dan terbuka sambil mengumpulkan, mengatur, dan menganalisis pola dan tren pengeluaran, kinerja pemasok, dan siklus pembayaran.

Hal ini pada gilirannya membantu analisis data, yang dapat digunakan untuk memperkirakan arus kas dan membangun intelijen bisnis keuangan strategis.

6. Integrasi yang lebih mudah ke dalam ekosistem pembayaran yang luas

Faktur kertas atau digital biasa memerlukan intervensi manual untuk memperbarui sistem lain.

Tetapi faktur elektronik dapat diintegrasikan ke dalam sistem bisnis lain yang akan secara otomatis berkomunikasi dan bertukar data dengannya. Ini termasuk sistem akuntansi, sistem ERP, atau sistem orkestrasi pembayaran.

Ini meningkatkan proses bisnis dan merampingkan pemrosesan pembayaran.

7. Mengurangi biaya

Baik itu penghematan waktu, pengurangan penipuan, pengurangan faktur kertas, dll., semua manfaat di atas berkontribusi pada biaya yang lebih rendah.

Selain itu, efek knock-on mungkin sulit untuk diukur tetapi sangat nyata. Tim hutang dagang Anda dapat mengerjakan tugas dan strategi lain. Mereka juga dapat lebih siap untuk meningkatkan, meningkatkan hubungan vendor, dan umumnya memiliki semangat kerja yang lebih tinggi.

Solusi manajemen faktur TreviPay

Perangkat lunak manajemen faktur dan pembayaran end-to-end kami merevolusi hubungan perdagangan B2B. Itu tidak hanya menawarkan manfaat yang terkait dengan proses e-faktur tetapi juga menambahkan manfaat penting lainnya.

Hal ini memungkinkan pembeli bisnis untuk memanfaatkan kredit perdagangan, menawarkan otorisasi waktu nyata di semua saluran, menyediakan orientasi waktu nyata, dan memperluas jangkauan dengan manajemen faktur dan piutang untuk 32 negara.

Dan itu mendigitalkan dan mengotomatiskan proses piutang sambil mempertahankan penipuan yang kuat dan manajemen risiko dengan fitur seperti AML, KYC/KYB.

Kesimpulan

E-faktur adalah bentuk Electronic Data Interchange (EDI) untuk menerbitkan dan memproses faktur dalam format elektronik yang telah ditentukan.

Ini biasanya digunakan oleh perusahaan B2B yang menerbitkan dan memproses faktur dalam jumlah besar. Ini merampingkan proses pembayaran dan mengurangi kesalahan manusia dan dokumen (baik dalam arti kiasan maupun literal).

Ini juga memberikan keamanan yang kuat dan wawasan data yang berharga. Ini membantu bisnis menemukan pola keuangan dan membuat prakiraan.

Tidak seperti faktur biasa atau digital, faktur elektronik diintegrasikan ke dalam sistem lain seperti sistem orkestrasi akuntansi atau pembayaran.