Dokumen yang HARUS Dimiliki Setiap Bisnis Jasa untuk Mempekerjakan Anggota Tim Baru

Artikel tentang perekrutan dan pengelolaan dalam bisnis jasa ini ditulis oleh Sharon DeLay, seorang konsultan SDM yang perusahaannya melayani bisnis di seluruh AS Timur.

Sharon DeLay

Mempekerjakan dan mengelola karyawan adalah salah satu hal paling menantang yang dapat dilakukan oleh pemilik bisnis jasa. Apa yang akan Anda berikan untuk satu dokumen sederhana yang melakukan semua hal berikut?

• Memberikan panduan tentang peran dan tanggung jawab posisi
• Memungkinkan Anda melakukan analisis untuk menentukan status pengecualian suatu posisi
• Menyajikan kerangka kerja di mana kompensasi ditetapkan
• Siapkan pertanyaan wawancara untuk mengisi posisi
• Menetapkan jalur karir bagi individu yang mengisi posisi tersebut
• Menguraikan harapan utama, termasuk lingkungan kerja dan struktur pelaporan, dari pekerjaan
• Berfungsi sebagai dokumen tinjauan kinerja dasar
• Menguraikan informasi yang diperlukan untuk akomodasi dan keputusan cuti
• Berfungsi sebagai barometer kapan saatnya memisahkan karyawan yang berkinerja buruk dari perusahaan Anda

Deskripsi Pekerjaan

Lihatlah deskripsi pekerjaan . Dokumen yang banyak difitnah dan sering diabaikan ini memainkan peran penting dalam mempekerjakan, mengelola, dan memisahkan anggota tim. Ini harus menjadi landasan dari setiap hubungan majikan-karyawan jauh sebelum Anda melakukan perekrutan pertama Anda.

Kita sering mendengar dari industri yang dianggap “berputar tinggi” bahwa mengembangkan deskripsi pekerjaan adalah buang-buang waktu. Ketika Anda memahami berbagai kegunaan untuk deskripsi pekerjaan, Anda akan memahami mengapa itu adalah alat penting untuk merekrut dan mempromosikan anggota tim.

Sebelum Sewa Pertama Anda

Melakukan analisis menyeluruh tentang posisi yang Anda perlukan untuk bisnis Anda sangat penting. Mulailah dengan bertanya pada diri sendiri MENGAPA Anda membutuhkan posisi baru ini. Apakah Anda mencari pemimpin seperti Anda? Atau seseorang untuk menjadi bagian dari tim Anda di lapangan? Ingat, mungkin ada layanan yang dapat melakukan beberapa pekerjaan dengan biaya yang lebih efektif dan efisien (pembukuan, menjawab telepon, SDM, dll.), melalui kontrak daripada perekrutan.

Pertanyaan untuk Ditanyakan Saat Menyelesaikan Deskripsi Pekerjaan

• Alat dan sumber daya apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini? Apakah pekerjaan dilakukan terutama pada komputer? Apakah orang tersebut akan mengoperasikan alat lain yang memerlukan pelatihan khusus? Apakah posisi harus dapat menjawab telepon dan berbicara dengan pelanggan?
• Tingkat pendidikan atau sertifikasi apa yang dibutuhkan dan diinginkan untuk melakukan pekerjaan ini? Sangat sedikit posisi yang benar-benar membutuhkan gelar, jadi berhati-hatilah dengan apa yang Anda butuhkan dan inginkan.
• Tanggung jawab pengawasan apa yang dimiliki posisi ini dan untuk berapa banyak posisi? Apakah posisi tersebut harus mendapatkan persetujuan Anda untuk semua keputusan, atau apakah posisi tersebut memiliki otoritas pengambilan keputusan yang signifikan?
• Bagaimana kondisi fisik dan lingkungan? Apakah posisi tersebut membutuhkan banyak duduk sepanjang hari? Apakah posisi di gudang yang membutuhkan banyak jalan kaki? Apakah ada banyak gerakan berulang? Secara obyektif menilai semua pertimbangan fisik dan lingkungan pekerjaan.
• Apa kompensasi untuk posisi itu? Penelitian gaji berdasarkan peran dan tanggung jawab, serta kemungkinan jabatan, akan membantu Anda memahami dampak finansial dari posisi tersebut.
• Bagaimana Anda akan mengevaluasi dan mengukur apakah orang di posisi tersebut melakukan pekerjaan sesuai harapan Anda? Catat informasi itu.

Bahkan jika Anda berpikir Anda memiliki tanggung jawab yang baik di perusahaan Anda, ini masih merupakan analisis yang baik untuk diselesaikan. Ini memastikan Anda memiliki deskripsi pekerjaan yang komprehensif dan diperbarui untuk membantu Anda menanggapi perubahan pengecualian lembur yang diharapkan pada tahun 2019.

Menulis Deskripsi Pekerjaan

Setelah Anda menyelesaikan pertanyaan-pertanyaan ini dan menjawabnya secara objektif, Anda memiliki kerangka kerja untuk deskripsi pekerjaan. Anda juga telah melakukan analisis yang akan membantu Anda menentukan hal-hal berikut:

• Status pengecualian dari posisi tersebut, atau apakah Anda harus membayar lembur atau tidak untuk jam kerja di atas 40 dalam setiap minggu kerja.
• Tanggung jawab utama posisi dalam setiap siklus kerja (harian, mingguan, dll.)
• Alat tambahan apa yang Anda perlukan untuk membeli dan memastikan tingkat kompetensi yang dibutuhkan calon kandidat.
• Kemampuan fisik dan daya tahan yang dibutuhkan posisi tersebut. Misalnya, jika posisi tersebut bekerja di ruang terbatas untuk sebagian besar hari dan seorang kandidat mengungkapkan bahwa mereka klaustrofobia, Anda mungkin tidak dapat mengakomodasi mereka.
• Gaji yang kompetitif untuk posisi yang akan membantu Anda memastikan bahwa Anda menarik bakat berkualitas yang Anda butuhkan.
• Bagaimana Anda akan mengevaluasi kinerja orang yang mengambil pekerjaan itu.

Mempekerjakan dan Wawancara

Deskripsi pekerjaan yang terdefinisi dengan baik, ketika diringkas, menjadi posting pekerjaan yang menarik, serta dasar untuk mengembangkan proses dan pertanyaan wawancara Anda.

Misalnya, jika posisi mengharuskan kandidat untuk berbicara melalui telepon sedikit, Anda sekarang tahu bahwa wawancara awal harus dilakukan melalui telepon untuk mengevaluasi keberadaan telepon kandidat. Jika posisi tersebut menangani bahan kimia sebagai bagian normal dari pekerjaan, Anda dapat mengembangkan penilaian untuk digunakan selama proses wawancara di mana Anda "mengkuis" kandidat tentang produk pembersih yang sesuai untuk digunakan untuk pekerjaan tertentu dan cara menanganinya dengan aman. Anda juga dapat mengembangkan pertanyaan wawancara situasional berdasarkan situasi aktual yang Anda alami dalam pekerjaan.

Memiliki deskripsi pekerjaan yang lengkap dan terperinci untuk ditinjau selama wawancara juga memungkinkan Anda dan kandidat untuk mendiskusikan pekerjaan dan membuktikan kemampuan mereka untuk melakukannya seperti yang disajikan.

Setelah Mempekerjakan Anggota Tim Baru

Deskripsi pekerjaan yang menyeluruh menjadi pedoman pelatihan dan alat evaluasi kinerja yang sangat baik.

Garis besar tanggung jawab pekerjaan dari perspektif harian, mingguan, bulanan, triwulanan, dan tahunan, berarti Anda mengidentifikasi urutan di mana orang tersebut perlu mempelajari tugas-tugas tersebut. Sekarang kembangkan daftar periksa pelatihan untuk memperkuat tugas-tugas pelatihan ini dan urutan penyelesaiannya. Ini sering dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk membuat karyawan berkinerja dan menghasilkan pendapatan untuk bisnis Anda.

Ulasan kinerja

Selain itu, pada poin evaluasi yang telah ditentukan sebelumnya, Anda dapat dengan mudah mencatat dengan tanda centang atau minus di samping setiap tanggung jawab apakah karyawan baru telah menyelesaikan tugas. Untuk tugas-tugas yang masih perlu dipelajari atau ditingkatkan, kembangkan dan lampirkan lembar tujuan dan gunakan sebagai dasar untuk diskusi kinerja selanjutnya. Anda baru saja menyelesaikan tinjauan kinerja dan dokumentasi dalam satu langkah mudah!

Menguasai semua tanggung jawab deskripsi pekerjaan memberikan isyarat kapan saatnya untuk promosi atau tugas yang diperluas. Ini menjadi masukan bagi pengembangan karir orang-orang Anda. Peluang pengembangan karir meningkatkan keterlibatan dan mengurangi pergantian.

Ketika Hal-hal Tidak Berhasil

Anda mungkin menemukan bahwa karyawan baru Anda tidak mencapai beberapa tanggung jawab utama mereka. Apa pun tujuan yang telah Anda tetapkan atau pelatihan tambahan yang telah Anda berikan (sebagaimana disebutkan dalam dokumen tinjauan Anda di atas), mungkin sudah waktunya untuk berpisah dari karyawan tersebut.

Tinjauan deskripsi pekerjaan dan tinjauan kinerja dan dokumen penetapan tujuan akan membantu Anda menentukan apakah sudah waktunya untuk berpisah.

Investasi Anda di ujung depan melakukan analisis pekerjaan menyeluruh, menyusun dokumen tertulis, meninjaunya dengan peserta pelatihan baru, dan kemudian menggunakan deskripsi pekerjaan sebagai alat evaluasi kinerja, menciptakan jejak kertas yang akan sangat membantu Anda melawan klaim penghentian yang salah, jika ada yang diajukan terhadap Anda.

Saat Promosi sedang dipesan

Banyak pemikiran yang sama di balik mempekerjakan seseorang yang baru dan mempromosikan seseorang ke posisi baru juga berlaku. Menginvestasikan waktu ekstra dalam mengembangkan deskripsi pekerjaan di awal akan menghemat waktu dan usaha Anda selama masa jabatan dalam hal pelatihan, pengembangan, dokumentasi, dan penghargaan.

Jika seorang anggota tim memenuhi dan melampaui kriteria yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan asli, mungkin sudah saatnya untuk mempertimbangkan untuk mempromosikannya di dalam perusahaan Anda.