Tanda Tangan Email Dokter Dilakukan dengan Benar (dengan Contoh!)

Kebanyakan dokter saat ini berkomunikasi dengan pasien melalui email. Namun, karena komunikasi dokter-pasien mengandung informasi sensitif, para profesional di bidang medis harus lebih berhati-hati untuk memastikan komunikasi tetap aman dan privat untuk menanamkan kepercayaan pada pasien.

Bagian penting dari membangun kepercayaan tersebut adalah memiliki tanda tangan email dokter profesional yang langsung menunjukkan dari mana email tersebut berasal. Lagi pula, bayangkan seorang dokter mengirim email dengan hanya nama dan tanpa konteks atau rincian kontak - hal ini akan membuat kemungkinan besar balasan dari penerimanya menjadi jauh lebih kecil.

Berita bagus? Saat ini, solusi seperti Newoldstamp telah menyederhanakan proses pembuatan tanda tangan email yang menarik bagi dokter, menawarkan proses yang efisien dan beragam templat yang akan membantu Anda membuat tanda tangan yang sesuai dengan HIPAA dan efektif.

Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari semua yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan tanda tangan email profesional untuk dokter. Tapi pertama-tama, mari kita telusuri mengapa hal itu penting.

Apa manfaat tanda tangan email dokter?

Menyertakan tanda tangan di email Anda mungkin tampak seperti perubahan kecil, namun sebenarnya dapat membuat perbedaan besar dalam hubungan Anda dengan pasien. Mari kita lihat manfaatnya bagi Anda sebagai dokter dan juga pasiennya.

Keuntungan menggunakan tanda tangan email untuk dokter

Memperlancar komunikasi

Tanda tangan dokter membantu mengurangi bolak-balik, memberi tahu pasien bagaimana mereka dapat menghubungi dan menetapkan ekspektasi yang jelas kapan mereka dapat mengharapkan balasan. Pasien juga dapat menghubungi orang yang tepat dengan cepat dan efisien, sehingga mengurangi waktu yang diperlukan untuk menghubungi dan meminimalkan penundaan dalam prosesnya.

Mendorong lalu lintas

Sebagai seorang dokter, Anda perlu memiliki rencana untuk mengembangkan praktik Anda, yang melibatkan mendapatkan lebih banyak arahan dan memperkenalkan pasien Anda saat ini ke layanan medis Anda. Dengan menghubungkan situs web dan profil media sosial Anda, Anda dapat mengarahkan lalu lintas dan meningkatkan pengikut Anda, yang akan membantu memastikan pasien Anda mendapatkan informasi terbaru tentang praktik Anda.

Manfaat tanda tangan email untuk pasien

Akses mudah ke informasi

Pasien Anda mengharapkan akses terhadap layanan dan informasi yang mereka butuhkan. Itu sebabnya contoh tanda tangan email terbaik menampilkan berbagai detail, seperti informasi kontak, cara membuat janji temu, sumber daya untuk pertanyaan umum, dan petunjuk tentang apa yang harus dilakukan dalam situasi mendesak.

Pengalaman yang lebih baik

Saat Anda menjelajahi contoh tanda tangan dokter yang bagus, Anda akan melihat bahwa tanda tangan tersebut bukan sekadar kumpulan detail tentang suatu praktik tetapi memiliki tujuan yang jelas. Templat tanda tangan dokter yang efektif dirancang untuk menekankan informasi paling penting, mengantisipasi kebutuhan pasien untuk menyederhanakan pengalaman dengan ruang praktik dokter.

Membuat tanda tangan email dokter profesional

Jika Anda belum pernah menggunakan sign-off khusus untuk email Anda, Anda mungkin bertanya-tanya apa format terbaik untuk desain tanda tangan email, serta elemen apa yang harus Anda gunakan.

Untuk membantu Anda memulai, berikut daftar elemen penting yang harus Anda sertakan.

Elemen untuk disertakan dalam tanda tangan email dokter

Saat membuat keputusan tentang informasi apa yang perlu disoroti dalam tanda tangan Anda, pilihan yang Anda buat bergantung pada situasi Anda. Yakni, dokter umum dan dokter spesialis mungkin memiliki kebutuhan berbeda ketika memutuskan apa yang akan dimasukkan.

• Dokter memiliki rutinitas dengan pasien yang mengikuti pola tertentu. Hal-hal seperti pengingat untuk pemeriksaan tahunan dan vaksinasi, serta sumber daya untuk rujukan ke spesialis dapat meningkatkan pengalaman pasien.
• Dokter juga dapat memperoleh manfaat dengan mencantumkan jam kerja sehingga pasien mengetahui kapan harus menghubungi dan kapan mereka dapat menjadwalkan kunjungan.
• Spesialis mungkin tidak memerlukan jam kerja karena mereka bekerja berdasarkan perjanjian. Namun mereka dapat menyisipkan link ke halaman penjadwalan janji temu di situs web mereka atau memberikan rincian tentang kondisi spesifik yang mereka tangani dan cara mendapatkan bantuan.

Oleh karena itu, berikut adalah elemen yang harus Anda pertimbangkan untuk meningkatkan merek pribadi Anda sebagai seorang praktisi medis.

Detail Penting

• Nama lengkap, Jabatan, Kualifikasi medis. Pastikan Anda menggunakan gelar yang tepat (misalnya Dr., MD, DO) dan spesialisasi medis (misalnya Dokter Jantung, Dokter Anak). Ini membangun kredibilitas dan keahlian Anda.
• Tempat kerja . Selalu sertakan nama lengkap rumah sakit untuk memperjelas afiliasi Anda.
• Kontak informasi. Sebaiknya gunakan lebih dari satu cara untuk menghubungi Anda, bersama dengan panduan tentang cara menghubungi Anda dalam berbagai situasi. Pertimbangkan untuk memasukkan:
  • Nomor telepon utama;
  • Nomor telepon darurat;
  • Alamat email: Cantumkan alamat email Anda sebagai metode utama untuk pertanyaan tidak mendesak;
  • Nomor faks (opsional): Cantumkan hanya jika masih relevan dengan latihan Anda.
• Logo latihan, foto profesional. Menambahkan logo praktik membantu menciptakan pengenalan merek secara instan, dan foto profesional menambahkan sentuhan pribadi sekaligus menonjolkan nama.
• Sertifikasi & kualifikasi medis yang relevan. Menyertakan sertifikasi dan kualifikasi membantu meyakinkan pasien tentang keahlian Anda. Karena ruang terbatas, tambahkan hanya hal-hal yang relevan saja.
• Penafian email. Kelola ekspektasi dengan penafian email sehingga pasien tidak mengharapkan Anda membagikan saran medis.

Elemen tambahan yang perlu diperhatikan dalam tanda tangan dokter

• Jam kerja. Memberi tahu pasien tentang ketersediaan Anda dan menghemat waktu pasien dengan memberi tahu mereka kapan harus menghubungi Anda.
• Ikon media sosial (opsional). Jika Anda ingin meningkatkan kehadiran online Anda, menambahkan tautan ke profil media sosial Anda dapat membantu meningkatkan jumlah pengikut dan mengembangkan saluran lain untuk terus memberikan informasi terbaru kepada pasien.
• Situs web (opsional). Jika Anda memiliki situs web dengan sumber daya yang berguna, informasi tambahan, atau penjadwalan janji temu, menambahkan tautan mungkin berguna tetapi tidak sepenuhnya diperlukan.
• Tombol ajakan bertindak. Menambahkan CTA (misalnya, "Jadwalkan Janji Temu") berguna untuk membuat janji temu dengan cepat sekaligus menghemat waktu bagi staf kantor dokter. Untuk menghemat ruang, Anda juga dapat menggunakan ikon dan tautan yang dapat diklik untuk janji temu.
• Spanduk. Tarik perhatian pada informasi yang paling penting, seperti vaksinasi flu musiman atau layanan baru.

Praktik terbaik untuk tanda tangan email dokter

Saat Anda melihat contoh tanda tangan dokter yang bagus, biasanya mengikuti pola berdasarkan konsep desain tanda tangan email yang telah terbukti. Berikut adalah praktik terbaik yang harus Anda pertimbangkan:

• Kejelasan dan keringkasan. Meskipun tidak ada batasan jumlah rincian yang dapat Anda sertakan, contoh tanda tangan dokter yang baik harus jelas, mudah dibaca, dan bebas dari informasi yang tidak perlu.
• Ramah seluler. 46% dari semua pembukaan email kini terjadi di perangkat seluler, dan itu berarti tanda tangan Anda harus menampilkan desain yang responsif. Kabar baiknya adalah tanda tangan email responsif mudah diatur menggunakan solusi tanda tangan email komprehensif seperti Newoldstamp.
• Konsistensi merek. Penting untuk memiliki elemen branding yang konsisten seperti logo dan warna. Menggunakan yang sama seperti di situs web atau profil media sosial Anda memastikan kepercayaan dan keakraban.
• kepatuhan HIPAA. Untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan email HIPAA, Anda harus menghindari penggunaan nama pasien, detail janji temu, atau informasi sensitif lainnya.
• Perbarui secara teratur. Tujuan utama tanda tangan email adalah untuk memberikan informasi yang akurat dan relevan, jadi pastikan untuk memperbaruinya setidaknya setiap tiga bulan. Penting juga untuk segera memperbarui ketika ada perubahan pada kredensial medis atau rincian kontak.

Newoldstamp: Solusi ramah dokter untuk membuat tanda tangan email profesional

Newoldstamp adalah solusi ramah dokter yang menawarkan serangkaian fitur dan proses desain tanda tangan intuitif yang dapat digunakan oleh siapa saja.

Inilah yang dapat Anda harapkan ketika memilih Newoldstamp sebagai solusi tanda tangan email Anda:

• Templat tanda tangan. Hemat waktu dengan templat profesional yang telah dirancang sebelumnya yang dapat Anda isi dengan cepat dengan rincian kantor dokter Anda.
• Opsi penyesuaian. Kendalikan tanda tangan dokter Anda, tambahkan desain, gambar, logo, dan detail lainnya untuk membuat tanda tangan yang mencerminkan praktik pribadi Anda.
• Pembaruan yang mudah. Fokus pada perawatan pasien, bukan mengelola tanda tangan email Anda. Newoldstamp dirancang untuk mempermudah melakukan perubahan, memastikan detail kontak dan afiliasi Anda selalu terkini.
• Integrasi yang mulus. Pertahankan alur kerja yang lancar tanpa perlu mempelajari perangkat lunak baru. Newoldstamp terintegrasi dengan Google Workspace, Microsoft 365, dan Exchange serta berfungsi di semua klien email utama seperti Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, dan banyak lagi.
• Analisis bawaan. Dapatkan wawasan berharga tentang bagaimana pasien berinteraksi dengan tanda tangan email Anda. Anda kemudian dapat menggunakan data ini untuk meningkatkan komunikasi, memberikan pengalaman pasien yang lebih baik, dan membuat lebih banyak janji temu dalam prosesnya.

Menggunakan generator tanda tangan email gratis akan memungkinkan Anda menambahkan detail penting ke tanda tangan email Anda. Jika Anda ingin menyertakan elemen HTML yang lebih canggih seperti spanduk, Anda dapat memilih paket pembuat tanda tangan berbayar yang dilengkapi dengan fitur email bisnis yang lebih canggih.

Contoh tanda tangan email dokter

Mencari contoh tanda tangan email dokter yang dapat Anda sesuaikan sendiri? Jelajahi beragam templat tanda tangan dokter untuk profesional medis yang tersedia di Newoldstamp di bawah ini.

Intinya

Siap menjadikan tanda tangan email dokter sebagai bagian integral dari komunikasi dan pemasaran email Anda? Kemudian temukan betapa mudahnya membuat tanda tangan khusus untuk kantor dokter Anda.

Mulai uji coba Newoldstamp 7 hari Anda hari ini dan buat tanda tangan pertama Anda!