Apakah Anda keberatan jam? Atau apakah waktu keberatan Anda?

Bekerja dari rumah memiliki keistimewaannya sendiri, seperti bisa mencuci pakaian atau melakukan kelas yoga singkat melalui YouTube. Tetapi ketika saya memberi tahu orang-orang bahwa saya WFH, saya pikir mereka membayangkan kegiatan itu adalah yang saya lakukan hampir sepanjang hari. Seorang wanita rekreasi.

Sebenarnya, saya benar-benar menyelesaikan lebih banyak pekerjaan di kantor rumah saya daripada di kantor tradisional. Itu karena saya mengatur waktu saya dengan baik.

Sebagai pemasar, kami bertanggung jawab untuk banyak hal. Kadang-kadang tampaknya mustahil untuk melihat daftar to-dos dan mencari tahu bagaimana Anda akan menyelesaikan semuanya. Apakah Anda bekerja dari kantor tradisional, kafe, di jalan, atau dari rumah, manajemen waktu sangatlah penting. Berikut adalah beberapa tip dan strategi yang telah saya kumpulkan selama bertahun-tahun.

1. Buat daftar tugas

Pertama, Anda perlu tahu apa yang Anda hadapi. Buatlah daftar semua hal yang perlu Anda lakukan untuk sebuah proyek atau selama seminggu. Keluarkan apapun yang ada di otakmu. Tidak masalah apakah itu di atas kertas, komputer Anda, atau ponsel Anda. Tarik saja semua detail dari otak Anda. Saya suka melakukan ini di awal hari – atau lebih baik lagi, di penghujung hari sebelumnya, jadi saya tahu apa yang akan saya lakukan.

2. Tetapkan prioritas Anda

Selanjutnya, saatnya menilai apa yang perlu dilakukan kapan. Model kuadran, dari 7 Habits of Highly Effective People karya Stephen Covey , merekomendasikan agar Anda memplot tugas Anda ke dalam empat kotak untuk menilai apa yang harus dilakukan terlebih dahulu – hal super penting yang harus dilakukan sesegera mungkin, hal yang tidak terlalu tepat waktu tetapi tetap penting (mis. , planning), tepat waktu tapi tidak penting, dan tidak tepat waktu/tidak penting. Ini hanyalah salah satu dari banyak model cara merencanakan tugas Anda. Model apa pun yang Anda gunakan, penting untuk mengurutkan tugas Anda menjadi tugas yang sangat penting, tugas yang perlu tetapi tidak berprioritas tinggi, dan tugas yang "baik untuk dilakukan". Daftar saya sendiri biasanya mengurutkan menjadi "Besar", "kecil", dan "bagus". Sederhana.

3. Pecahkan pekerjaan Anda menjadi beberapa bagian

Pada titik ini saya merasa sangat membantu untuk merencanakan hari saya. Saya mengambil barang-barang yang diprioritaskan dari atas dan mulai memplotnya ke kalender dalam potongan-potongan. Bagi saya, ember itu sangat sederhana: "sebelum makan siang", dan "pekerjaan sore". Saya dapat menambahkan kategori "urutan pertama bisnis" lainnya jika ada sesuatu yang benar-benar mendesak.

4. Tetapkan tenggat waktu

Setelah saya mengetahui apa yang perlu terjadi secara umum, saya menjadi lebih terperinci dan menetapkan tenggat waktu mini untuk hari saya. Saya seorang perencana, ya. Tetapi seperti banyak dari kita, saya juga bekerja lebih baik di bawah tekanan, meskipun itu dipaksakan sendiri. Hari kerja tanpa akhir tanpa tenggat waktu adalah resep untuk mengulur-ulur waktu bagi saya. Tenggat waktu mini ini membantu saya fokus.

Misalnya, minggu ini saya memiliki beberapa proyek besar yang harus diselesaikan. Itu banyak, dan sepertinya tidak dapat diatasi. Tetapi saya menghabiskan beberapa waktu untuk memetakan proyek dan menetapkan waktu untuk setiap item yang jatuh tempo. Kalender saya terlihat seperti ini:

• 9-10 pagi Proyek 1 penyerahan 1
• 10-10:15 Rehat kopi (lebih lanjut nanti)
• 10:15-12 Penyerahan proyek 2 1
• 12-2 Istirahat
• 2-4 Rapat/panggilan konferensi
• 4-4:10 Istirahat sebentar untuk memeriksa kucing tetangga
• 4:10-5 Selesaikan hari ini dan buat daftar tugas untuk besok

Aku tahu, ini intens. Tapi saya menyelesaikan semua pekerjaan saya dan bahkan berakhir dengan sedikit waktu bonus di akhir hari Jumat.

5. Apakah Anda orang pagi atau orang siang?

Kapan Anda menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda? Bagi saya, saya melakukan pekerjaan paling efisien di pagi hari atau tepat sebelum waktu berhenti. Anda mungkin mencapai langkah Anda tengah hari. Pertimbangkan hal itu saat Anda merencanakan jadwal Anda.

6. Temukan ritme Anda

Saya tidak selalu membagi waktu setiap tugas. Beberapa hari kurang sibuk atau saya hanya perlu istirahat dari penjadwalan neurotik saya sendiri. Tetap saja, saya tidak membiarkan diri saya bekerja keras tanpa henti melalui tugas atau hari, tidak fokus. Saya memasang meteran saya sendiri.

Baru-baru ini saya menemukan bahwa otak saya mulai lelah setelah 90 menit. Saat itulah saya menjadi kabur dan tidak fokus dan perlu istirahat atau mengganti persneling. Saat meneliti untuk posting ini, saya menemukan bahwa saya tidak sendiri. Ternyata 90 menit adalah ritme alami bagi otak.

Coba ini sendiri: Mulailah pekerjaan Anda dan awasi jam. Kapan Anda menyusut? Mungkin Anda menguap, atau merasakan keinginan untuk meregangkan kaki atau minum kopi. Ini semua adalah indikator bagus ketika rentang perhatian Anda terkulai dan Anda perlu istirahat. Setelah Anda menemukan ritme Anda, gunakan itu untuk menyelaraskan proyek Anda dengan meteran Anda sendiri.

7. Blokir kalender bersama Anda

Saya penggemar berat pemblokiran waktu pekerjaan saya ke kalender digital (Outlook atau Google) sebagai "rapat". Ini membantu saya melihat semua yang saya hadapi selama sehari – dan apakah mungkin untuk menyelesaikan semuanya atau jika saya memiliki terlalu banyak tenggat waktu yang tumpang tindih. Ini juga membantu saya tetap mengerjakan tugas, karena peringatan pengingat muncul sepanjang hari.

Beberapa orang menganggap pengkodean warna juga membantu pada tahap ini – terutama jika mengerjakan berbagai proyek atau tugas yang berbeda untuk klien yang berbeda. Sorotan warna dapat membantu Anda memindai kalender dan melihat secara visual apa yang terjadi pada hari itu. (Agak terlalu sibuk untuk saya – saya suka kalender yang lebih bersih. Tapi, saya melihat manfaatnya.)

Ada bonus tambahan berupa kalender digital bagi Anda yang bekerja dalam budaya perusahaan yang padat rapat. Jika kalender bersama Anda diblokir, Anda mungkin dapat keluar dari beberapa rapat tersebut dan tetap fokus di meja Anda. "Saya sudah dipesan saat itu," Anda bisa memberi tahu mereka. Bukannya aku pernah melakukan ini…

8. Catatan tentang kerja otak kanan/otak kiri

Pengalaman saya dengan pemasar adalah bahwa mereka sering kali memiliki otak yang agak terpecah, sebagian kreatif, sebagian analitis. Kami juga bertanggung jawab atas gabungan tugas yang membutuhkan "otak matematika" dan "otak kreatif" kami. Mengakui bahwa Anda memerlukan pola pikir yang berbeda untuk mencapai tugas yang berbeda adalah titik awal yang baik. Merencanakan hari Anda di sekitar perbedaan ini bahkan lebih baik.

Kadang-kadang, saya bisa bersemangat dan ingin bekerja dengan kata-kata sepanjang hari. "Aku bisa melakukan ini sepanjang hari," pikirku. Tapi aku tidak bisa. Saya jauh lebih efektif ketika saya fokus pada pekerjaan kreatif otak kanan, lalu beralih ke analitik otak kiri. Saya biasa mengumpulkan laporan rekap bulanan untuk klien, merinci semua hal yang kami lakukan di bulan itu dan melampirkan metrik dan KPI ke dalamnya. Saya sengaja memblokir setengah hari untuk "pekerjaan angka". Ketika tiba saatnya, saya akan menyalakan musik (yang hanya dapat saya dengarkan saat saya tidak menulis kata-kata), membuka laporan analitik, dan mulai menghitung angka. Setelah selesai, saya mematikan musik, kembali ke keheningan, dan mulai menulis alur cerita.

9. Jangan lupa istirahat

Istirahat itu sehat. Ada banyak penelitian dan taktik yang berbeda – berapa lama jeda seharusnya, misalnya. Tapi jelas bahwa kita tidak bisa go-go-go sepanjang waktu. Sama seperti kita membutuhkan tidur untuk tubuh kita, kita juga membutuhkan istirahat untuk otak kita. “Otak adalah otot yang, seperti otot lainnya, lelah karena stres yang berulang-ulang,” kata The Atlantic. “'10 persen (pekerja) dengan kinerja tertinggi cenderung bekerja selama 52 menit berturut-turut diikuti dengan istirahat 17 menit. 17 menit itu sering dihabiskan jauh dari komputer, 'kata Julia Gifford di The Muse, dengan berjalan-jalan, melakukan latihan, atau berbicara dengan rekan kerja.

Kadang-kadang terasa gila untuk meninggalkan meja saya ketika ada daftar panjang satu mil dan saya siap. Saya melawannya dan mendorongnya sesekali – terutama jika saya sedang dilanda inspirasi. Tetapi hampir setiap hari, saya membutuhkan istirahat itu untuk menjernihkan pikiran saya. Ketika saya kembali, saya merasa seperti memiliki pandangan baru pada sebuah proyek. (Juga, ketika saya tidak istirahat sepanjang hari, saya membayarnya nanti dengan rasa kesal dan kelelahan.)

Secara taktik, bagi saya ini terlihat seperti beberapa istirahat pendek di pagi hari dan istirahat yang lebih lama di sore hari. Istirahat pertama mungkin hanya berarti secangkir kopi atau berjalan-jalan di luar untuk menyapa tetangga dan menghirup udara segar. Kemudian langsung kembali bekerja. Sekitar jam 2 siang, saya pergi ke gym untuk berolahraga. Setelah itu, saya merasa segar dan siap untuk terjun kembali ke dalamnya.

Jangan kecewa jika Anda tidak punya waktu untuk pergi ke gym selama dua jam. Sangat baik untuk makan siang atau mengobrol sambil minum kopi dengan rekan kerja. Namun, satu tip: cobalah untuk tidak berbicara atau memikirkan pekerjaan selama waktu itu. Ada alasan "obrolan pendingin air" adalah suatu hal. Ini membantu pikiran Anda beristirahat.

Saya juga memblokir waktu di kalender saya untuk istirahat kecil ini. Ini mungkin terlihat konyol, tetapi ini adalah isyarat visual untuk menjaga diri saya sendiri.

10. Dapatkan mitra akuntabilitas

Kiat terakhir saya: Jangan lakukan ini sendirian! Saya dulu melakukan obrolan instant messenger dadakan dengan pekerja rumahan lain di awal hari. Kami akan saling memberi tahu apa dua tujuan utama kami untuk hari itu, dan kemudian memeriksa di tengah hari untuk melihat bagaimana kemajuan kami masing-masing.

Temukan seseorang yang dapat menjadi mitra akuntabilitas manajemen waktu Anda. Mungkin itu teman bilik Anda, atau seseorang di tim Anda di kantor yang jauh. Itu hanya perlu seseorang yang dapat Anda hubungi.

Bonus: Alat yang bermanfaat

Berikut adalah beberapa alat taktis yang mungkin berguna saat merencanakan minggu Anda

• Setel pengatur waktu – Suara ini mengingatkan Anda untuk mengganti persneling. Ini bisa berupa alarm 60 menit sederhana atau pengingat kalender yang bertuliskan "ganti persneling - kerjakan x". Hanya sesuatu yang membuat Anda beraksi.
• Cobalah bekerja dalam semburan 25 menit (alias Teknik Pomodoro) - Saya dapat melihat ini sangat berguna untuk membatalkan banyak tugas dengan prioritas lebih rendah dari daftar.
• Lacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk aktivitas non-kerja seperti CNN dan Facebook – aplikasi seperti TimeRabbit atau QualityTime memantau perilaku Anda, seperti senjata radar yang memberi tahu Anda seberapa cepat Anda melaju di jalan bebas hambatan.
• Selain kalender Outlook atau Google standar, cobalah alat manajemen kerja digital seperti Asana.
• Tidur siang sambil minum kopi (ini nyata!).
• Singkirkan ponsel Anda untuk mencegah diri Anda mengirim SMS atau menjelajahi Instagram selama jam kerja.
• Ubah pemandangan – bekerja selama beberapa jam dari kedai kopi atau bahkan ruang konferensi perusahaan.

Itu untuk saya. Sesuai dengan bentuknya, sudah sekitar 90 menit dan saya perlu istirahat. Jika Anda ingin membaca lebih lanjut tentang topik ini, lihat posting blog ini tentang mendapatkan Manajemen Waktu di pihak Anda.

Dan beri tahu saya, apa taktik atau alat manajemen waktu favorit Anda?