Apa Itu Panggilan Masuk Langsung (DID) & Bagaimana Cara Kerjanya?

Butuh nomor telepon langsung untuk anggota tim Anda? Maka Anda menginginkan nomor Panggilan Langsung ke Dalam, yang dikenal sebagai DID.

DID memungkinkan penelepon menghubungi karyawan Anda secara langsung tanpa melalui petugas otomatis, resepsionis, atau pusat panggilan. Ini berbeda dengan ekstensi telepon internal, yang hanya berfungsi bagi mereka yang menelepon dari dalam sistem telepon perusahaan Anda.

Menggunakan nomor DID untuk anggota tim utama akan meningkatkan konektivitas dan efisiensi seiring pertumbuhan bisnis Anda — baik bisnis kecil yang membangun hubungan pelanggan utama atau perusahaan yang memperkuat hubungan yang sudah ada atau menjaga citra profesional tetap utuh.

Dalam artikel ini, kami memberikan pandangan mendalam mengenai Panggilan Langsung ke Dalam, cara kerjanya, dan manfaatnya bagi bisnis saat ini.

Apa itu Panggilan Langsung ke Dalam?

Panggilan masuk langsung (DID) adalah fitur sistem telepon yang memungkinkan penelepon eksternal melakukan panggilan langsung ke ekstensi internal tanpa harus melalui switchboard atau petugas. Ini memberikan setiap pengguna/ekstensi dalam organisasi nomor telepon eksternal yang unik. Jadi penelepon eksternal dapat menelepon orang tertentu secara langsung, bukan melalui resepsionis.

Untuk membantu Anda menggunakan DID, penyedia layanan telepon menghubungkan blok nomor telepon ke sistem telepon Private Branch Exchange (PBX) perusahaan Anda.

Melalui DID, bisnis dapat mengatur nomor virtual yang melewati jalur penerimaan utama dan langsung menuju ke ekstensi meja atau grup ekstensi. DID dapat digunakan dengan nomor lokal, tarif premium, atau bebas pulsa.

Nama umum lainnya untuk DID adalah nomor sambungan langsung, sambungan langsung, dan sambungan langsung. Pada dasarnya, ketika seseorang berkata, “Hubungi saya di nomor langsung saya,” inilah yang mereka maksud.

DID menawarkan kenyamanan bisnis, perutean panggilan yang disesuaikan, dan citra yang lebih profesional.

Apa Itu Nomor DID?

Dari sudut pandang pelanggan atau klien, nomor sambungan langsung tampak seperti nomor telepon standar lainnya. Namun, DID adalah nomor telepon virtual yang langsung menuju ke ekstensi atau lokasi di perusahaan Anda. Anggap saja sebagai saluran telepon pintas.

Nomor telepon sambungan langsung ini mengarahkan panggilan masuk ke sistem telepon organisasi. Fungsi menyampaikan penelepon ke pengguna individu menjadikan nomor tersebut “langsung”. Perutean panggilan khusus ini dikelola oleh sistem telepon VoIP.

Berbeda dengan telepon rumah (atau jalur POTS ), nomor-nomor ini dialihkan langsung melalui sistem telepon perusahaan Anda.

Bagaimana Cara Kerja Panggilan Langsung ke Dalam?

Secara tradisional, DID bekerja melalui salah satu dari dua cara berikut: melalui jalur Public Switched Telephone Network ( PSTN ) atau Voice over Internet Protocol ( VoIP ) . Mari kita mulai dengan PSTN.

1. Panggilan Langsung di PSTN

Pertama, penyedia layanan telepon menghubungkan serangkaian jalur utama ke PBX yang dihosting pelanggan. Selanjutnya, penyedia layanan mengalokasikan blok nomor telepon dan menugaskannya kepada pelanggan sebagai nomor sambungan langsung.

Ketika panggilan masuk mencapai salah satu nomor sambungan langsung, panggilan tersebut diteruskan ke PBX pelanggan melalui jalur utama. Ketika panggilan tiba di PBX, nomor yang dihubungi dan pihak penelepon disediakan.

Terakhir, PBX merutekan panggilan masuk langsung ke salah satu ekstensi telepon bisnis tanpa memerlukan operator atau penjawab otomatis .

Pada sistem telepon lama, sambungan langsung berfungsi dengan menggunakan sirkuit analog. Ini berarti peralatan pelanggan harus menyediakan sinyal tegangan rendah agar telepon di sistem dapat berfungsi.

Kantor Pusat (CO) perusahaan telepon akan memeriksa untuk menentukan apakah saluran tersebut beroperasi dan menonaktifkan sirkuit jika tidak terputus dengan benar.

Baru-baru ini, layanan telepon tradisional menawarkan DID melalui sirkuit Primary Rate Interface (PRI) . Ini mengharuskan Anda memiliki saluran utama yang memadai yang disewa dari perusahaan telepon.

2. Panggilan Langsung ke Dalam pada VoIP

VoIP adalah cara paling modern dan fleksibel untuk menggunakan nomor sambungan langsung virtual dengan bantuan trunking SIP . SIP membuat koneksi saluran utama tersedia sesuai kebutuhan. Ini bukan jalur fisik tetapi tautan virtual melintasi broadband hanya ketika Anda memerlukannya.

Tautan virtual ini dikonfigurasi secara internal, dan nomornya ditautkan ke ekstensi Anda melalui aplikasi perangkat lunak. Anda dapat melakukannya sendiri, atau meminta penyedia VoIP Anda melakukannya untuk Anda.

DID pada VoIP sangat terukur. Misalnya, jika Anda memutuskan ingin meluncurkan kampanye penjualan bulan depan yang mengharuskan Anda memiliki 20 jalur utama baru, Anda dapat melakukannya sendiri dengan mudah.

Tidak perlu menghubungi perusahaan telepon Anda, menunggu mereka mengalokasikan blok nomor, dan kemudian mengirimkan teknisi untuk menghubungkan jalur utama ke PBX bisnis Anda secara fisik.

3. DID untuk Faks

Cara paling sederhana untuk menggunakan DID sebagai layanan faks adalah dengan menghubungkan saluran sambungan langsung Anda ke mesin faks. Kedengarannya sederhana, bukan? Namun, Anda akan kehilangan cara yang lebih berguna dan ampuh untuk merutekan panggilan faks dengan DID.

Praktik yang populer adalah menetapkan blok nomor sambungan langsung ke komputer yang menjalankan server faks. Hal ini memungkinkan beberapa nomor faks untuk perusahaan Anda terhubung ke mesin tertentu atau bahkan beberapa perangkat.

Sama seperti setiap anggota tim di perusahaan Anda yang memiliki alamat email, Anda dapat memberi mereka nomor faks. Ketika faks masuk untuk individu tertentu, faks tersebut dapat dialihkan ke printer di area kerja mereka atau bahkan komputer dan printernya.

Artikel Terkait

Cara Mengirim Faks Melalui Internet (dalam 5 Langkah Mudah)

Jenis DID

Keuntungan utama DID adalah memungkinkan akses eksternal langsung ke karyawan dan departemen melalui satu saluran telepon bersama. Perusahaan dapat mengalokasikan nomor berdasarkan kebutuhan komunikasi dan alur kerja mereka.

Berikut adalah beberapa jenis nomor DID yang umum untuk dipilih:

• Nomor DID individu: Setiap karyawan diberi nomor telepon eksternal unik mereka sendiri yang disalurkan langsung ke mereka. Hal ini memungkinkan penelepon dari luar untuk menjangkau karyawan tertentu tanpa melalui switchboard.
• Nomor DID Departemen: Seluruh departemen atau kelompok kerja berbagi satu nomor DID. Nomor tersebut menelepon sekelompok telepon di departemen itu sehingga panggilan dapat dengan mudah ditangani oleh banyak orang.
• Nomor DID berbasis lokasi: Nomor DID tertentu ditetapkan untuk setiap lokasi kantor atau cabang perusahaan. Panggilan ke nomor itu hanya menelepon telepon di situs itu.
• Nomor DID bebas pulsa: Juga dikenal sebagai nomor 800, nomor ini memungkinkan penelepon eksternal menghubungi karyawan/departemen secara gratis. Nomor 800 dialihkan ke ekstensi internal.
• Nomor DID Virtual: Nomor tidak terikat pada saluran telepon fisik tetapi dihosting secara virtual. Panggilan dialihkan ke telepon meja, softphone, atau telepon seluler apa pun yang ditentukan perusahaan.
• Nomor DID penjawab otomatis: Penelepon mendengar menu opsi panggilan untuk orang/departemen yang berbeda saat memanggil nomor DID jenis ini, merutekan panggilan tanpa operator manusia.

Manfaat Menggunakan DID

DID menawarkan banyak manfaat dibandingkan sistem telepon tradisional. Kemampuan untuk menghubungi karyawan secara langsung sangat berguna bagi sebagian besar bisnis modern. Berikut beberapa manfaat penting:

Efisiensi biaya dan operasional

Dengan DID, Anda dapat mengurangi jumlah jalur utama yang diperlukan untuk menghubungkan bisnis Anda. Dengan sistem VoIP, Anda bahkan dapat meneruskan DID ke berbagai benua, sehingga menghemat biaya jarak jauh.

VoIP membantu terjadinya direct-in di jaringan telepon, dan secara virtual, Anda tidak perlu membeli semua telepon atau perangkat keras baru.

Fleksibilitas dan mobilitas yang lebih baik

Dengan DID, Anda memiliki kontrol lebih besar terhadap di mana dan kapan Anda menerima panggilan. Tenaga kerja yang berpindah-pindah menuntut solusi yang fleksibel. Menggabungkan kekuatan VoIP, DID, dan SIP dengan telepon seluler, email, dan SMS sama dengan sistem telekomunikasi yang lebih kuat untuk bisnis Anda.

Anda juga dapat meneruskan panggilan secara otomatis ke nomor berbeda pada waktu tertentu. Ini bagus untuk dukungan setelah jam kerja untuk zona waktu yang berbeda, terutama untuk tim global.

Peningkatan pengalaman pelanggan

Pelanggan dapat menjangkau karyawan saat mereka membutuhkannya tanpa hambatan. Itu bisa menjadi pengalaman yang luar biasa dari sudut pandang pelanggan.

Orang biasanya lebih suka menelepon nomor telepon lokal. Bisnis yang beroperasi di New York dapat dengan mudah mengatur nomor telepon di Miami atau London untuk pelanggan di pasar tersebut.

Dengan menetapkan nomor berbeda untuk kampanye pemasaran yang berbeda, Anda dapat melacak kinerja setiap kampanye secara akurat, menemukan area yang perlu ditingkatkan, dan lebih meningkatkan pengalaman pelanggan.

Produktifitas

Mengarahkan panggilan ke orang tersebut secara langsung, tanpa memerlukan resepsionis atau menu telepon, menghemat waktu. Tindak lanjut menjadi lebih mudah bagi pelanggan ketika agen mereka memiliki satu nomor.

Ini juga mendorong komunikasi yang lebih baik. Karyawan menghubungi anggota tim melalui ekstensi khusus, meskipun mereka berada di gedung, kota, atau bahkan negara yang berbeda.

Anda bahkan dapat membuat saluran sambungan langsung secara otomatis meneruskan panggilan masuk ke ponsel Anda atau nomor sementara lainnya tanpa pelanggan mengetahui nomor pribadi tersebut.

Berbagai Aplikasi DID

DID memiliki banyak kegunaan di luar sistem telepon bisnis dasar.

Contoh bagaimana bisnis menggunakan DID:

• Tim penjualan sering kali menggunakan DID khusus untuk kampanye perolehan prospek guna melacak kinerja nomor dan promosi tertentu.
• Departemen layanan pelanggan dapat mengatur DID untuk pertanyaan penagihan, dukungan teknis, atau pertanyaan umum dan mengalihkan panggilan dengan lebih efisien.
• Tim pemasaran menggunakan DID unik dan sementara untuk kampanye atau acara periklanan tertentu. Penggunaan DID tertentu memungkinkan mereka mengukur tingkat respons.
• Organisasi dengan beberapa lokasi dapat menyiapkan DID untuk setiap lokasi guna memungkinkan transfer lancar antar cabang.
• Instansi pemerintah dapat menggunakan DID untuk mengarahkan panggilan ke departemen atau personel yang tepat dengan lebih efisien.

Kekurangan Nomor Telepon DID

Ada kalanya nomor DID mungkin bukan pilihan yang tepat untuk bisnis Anda.

Misalnya, jika Anda baru saja mengalami pergantian karyawan dan memiliki nomor sambungan langsung yang diberikan kepada mantan karyawan. Ketersediaan karyawan yang terbatas juga dapat memengaruhi keputusan Anda untuk menggunakan DID.

Bisnis Andalah yang menentukan pentingnya memastikan pelanggan, klien, dan vendor menjangkau departemen secara langsung.

Berikut adalah beberapa batasan umum DID dan cara untuk menguranginya:

1. Perutean panggilan terbatas

Saat menggunakan DID dasar, panggilan langsung dialihkan ke ekstensi yang ditetapkan, sehingga menawarkan kontrol terbatas atas alur panggilan. Hal ini mungkin tidak efisien untuk mengelola volume panggilan yang tinggi atau mengarahkan penelepon ke departemen tertentu. Gunakan Resepsionis Virtual, menu IVR, atau Antrean Panggilan untuk distribusi panggilan yang efisien.

2. Masalah keamanan

DID dapat rentan terhadap akses tidak sah jika langkah-langkah keamanan yang tepat tidak dilakukan. Lindungi DID dengan kata sandi yang kuat, autentikasi multifaktor, dan penyembunyian panggilan.

3. Wawasan panggilan tidak ada

DID dasar sering kali tidak memiliki fitur pelacakan panggilan yang mendetail, sehingga sulit menganalisis data panggilan dan mengoptimalkan penanganan panggilan. Pilih penyedia dengan pelacakan panggilan dan integrasikan dengan CRM Anda untuk analisis data yang komprehensif.

4. Biaya tinggi

Tergantung pada pola penggunaan dan fitur yang dipilih, DID bisa lebih mahal dibandingkan saluran telepon tradisional. Negosiasikan diskon volume, manfaatkan opsi bayar sesuai pemakaian, atau jelajahi solusi VoIP alternatif.

Bagaimana Saya Mendapatkan Nomor DID?

Berikan pelanggan dan vendor Anda cara untuk menjangkau orang dan departemen di perusahaan Anda dengan nomor telepon Panggilan Masuk Langsung. DID memungkinkan penelepon masuk untuk melewati pohon telepon dan melewati antrian panggilan.

Langkah pertama adalah mendapatkan satu atau lebih nomor telepon bisnis . Sepertinya Anda sudah memiliki beberapa nomor telepon bisnis.

Anda dapat mentransfernya melalui metode yang disebut porting . Selanjutnya, Anda akan menetapkan ini ke setiap pengguna di sistem telepon Anda. Hal ini dapat dilakukan dari dashboard administratif dengan mudah.

Menambahkan fitur sambungan langsung yang dibutuhkan tim Anda sangatlah mudah jika Anda menggunakan penyedia VoIP berpengalaman, seperti Nextiva . Kami akan membantu Anda menentukan berapa banyak nomor sambungan langsung yang Anda perlukan dan solusi apa yang paling hemat biaya untuk bisnis Anda.

Setelah layanan DID Anda disiapkan, penelepon masuk akan dapat menjangkau tim Anda dengan mudah. Di dunia di mana layanan pelanggan yang baik merupakan keunggulan kompetitif, nomor sambungan langsung hanyalah cara lain untuk memberikan pengalaman yang dipersonalisasi.

FAQ tentang Panggilan Langsung ke Dalam