Nota Debet vs Nota Kredit – Apa Bedanya?

Dalam dunia business-to-business (B2B) , nilai order dan transaksi bisa besar. Ketika mereka berubah secara tak terduga, tantangan keuangan dapat muncul dengan cepat.

Contoh seperti itu dapat memperumit operasi pemrosesan faktur, yang pada gilirannya dapat memengaruhi proses pesanan-ke-tunai (O2C) secara negatif.

Untungnya, ada hal-hal yang dapat dilakukan bisnis untuk mengurangi dampaknya – termasuk nota debit dan nota kredit .

Mari kita periksa opsi-opsi ini serta persamaan dan perbedaannya.

Apa itu nota debit?

Nota debit (atau memo debit ) adalah dokumen untuk memberitahukan bisnis tentang kredit yang terutang dan meminta pelunasannya.

Catatan debit meresmikan permintaan pengembalian pembelian kredit. Mereka dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual melalui saluran yang sama seperti faktur.

Selain jumlah hutang, nota debit juga mencantumkan perincian lain yang relevan dengan transaksi. Ini termasuk detail item, tanggal, alasan penerbitan, dll.

Apakah catatan debit adalah faktur atau kredit?

Catatan debit bukanlah faktur atau bentuk kredit. Ini adalah pemberitahuan dan catatan kewajiban utang.

Apa itu nota kredit?

Catatan kredit (atau memo kredit ) adalah dokumen yang dikeluarkan sebagai tanda terima untuk faktur atau pesanan yang salah atau diubah.

Mereka dikeluarkan oleh pemasok kepada pelanggan dan dapat mencakup semua – atau hanya sebagian – dari nilai faktur.

Tanpa mereka, pembukuan dan catatan kredit akan sulit dikelola. Penghapusan faktur lama dan pembuatan yang baru akan membingungkan pengurutan nomor faktur dan jejak audit.

Apakah nota kredit merupakan pengembalian uang?

Nota kredit serupa tetapi tidak sama dengan pengembalian uang . Yang pertama adalah pengembalian tertunda dari nilai kredit tertentu kepada pembeli, sedangkan yang kedua adalah pembayaran langsung kepada mereka.

Catatan kredit mencapai hasil yang hampir sama dengan pengembalian uang melalui cara yang berbeda. Hampir , karena sementara pengembalian uang dan barang dan jasa masa depan mungkin berjumlah nilai kredit yang sama , mereka tetap bukan hal yang sama .

Mungkin, misalnya, suatu bisnis kurang membutuhkan barang atau jasa tertentu ketika menebus nota kredit.

Catatan kredit juga mengasumsikan hubungan yang berkelanjutan antara pemasok dan pembeli. Pengembalian uang tidak.

Apakah nota kredit dan kredit toko adalah hal yang sama?

Nota kredit dan kredit toko serupa tetapi sekali lagi tidak sama.

Definisi 'catatan kredit' digunakan dalam B2B untuk menjelaskan dokumen yang digunakan untuk membantu menyeimbangkan pembukuan akuntansi.

Kredit toko adalah istilah umum yang banyak digunakan dalam konteks B2C. Ini mencakup voucher yang diberikan sebagai hadiah, dengan skema loyalitas, atau sebagai imbalan atas produk yang dikembalikan.

Catatan debit vs catatan kredit: Kesamaan utama

1. Tujuan: pemberitahuan

Catatan debit dan kredit digunakan sebagai bentuk pemberitahuan.

Penerima kedua jenis catatan tersebut mungkin (atau mungkin tidak) mengetahui adanya masalah – atau perubahan dalam – pesanan atau transaksi.

Atau mereka mungkin tidak sepenuhnya menyadari detailnya. Dengan kata lain, setiap jenis wesel memberikan penjelasan mengenai jumlah negatif (atau jumlah positif) yang terutang.

2. Tujuan: catatan akuntansi

Catatan debit dan catatan kredit keduanya merupakan dokumen penting untuk catatan akuntansi. Tanpa mereka, jejak audit akan kehilangan informasi penting.

3. Alasan penerbitan

Ada beberapa alasan utama mengapa nota debet dan kredit perlu diterbitkan.

Pesanan mungkin salah, rusak, atau tidak sampai seperti yang dijelaskan atau tepat waktu. Mereka mungkin berbeda dalam volume, ukuran, bentuk, kualitas atau waktu. Pembeli mungkin menolaknya atau penjual mungkin menyadari kesalahan mereka.

Pesanan B2B bisa rumit dan mungkin dapat berubah setelah faktur dikeluarkan dengan benar . Jika nilai pesanan menurun, departemen hutang dagang pemasok akan mengeluarkan nota kredit. Jika pesanan meningkat, itu akan mengeluarkan nota debit.

Kesalahan faktur tidak jarang terjadi. Mulai dari pengisian daya yang berlebihan secara tidak sengaja hingga lupa menambahkan diskon yang ditawarkan oleh tim penjualan. Catatan debit dan kredit membantu memperbaiki setiap pembayaran dan entri akuntansi yang salah yang disebabkan oleh kesalahan ini.

4. Mengeluarkan fleksibilitas

Catatan debit dan kredit dapat dikirim sebelum atau setelah faktur diterima oleh pembeli.

Jika faktur belum dikeluarkan, nota kredit ditambahkan ke dalamnya yang akan mengurangi biaya totalnya. Jika sudah diterbitkan, nota kredit akan disertakan dengan tagihan berikutnya.

5. Menerbitkan saluran

Nota debet dan nota kredit harus dikirim melalui saluran yang sama seperti faktur biasa, yaitu departemen akun.

6. Pemformatan catatan

Format catatan debit dan kredit mirip dengan faktur. Mereka termasuk:

• Nama, alamat, detail bank, dan detail kontak perusahaan penerbit dan penerima
• Tanggal penerbitan wesel
• Nomor seri atau identifikasi atau kode khusus untuk catatan
• Rincian barang atau jasa yang relevan dengan catatan – termasuk volume, nomor pesanan, tanggal pesanan, harga barang, biaya total, dll.

Catatan debit vs catatan kredit: Perbedaan utama

1. Penerbit catatan

Nota kredit diterbitkan oleh pemasok, sedangkan nota debit diterbitkan oleh pembeli atau penjual.

2. Hutang dagang vs piutang

Catatan debit mencerminkan piutang pembeli. Tercatat di buku retur pembelian. Catatan kredit mencerminkan hutang pembeli. Itu dicatat dalam buku retur penjualan.

3. Pengakuan vs permintaan

Catatan kredit menandakan pengakuan penerbit atas kredit yang terutang.

Catatan debit mewakili permintaan kredit kepada penjual. Dalam beberapa kasus, itu mungkin diperdebatkan.

Catatan kredit dan debit vs duning

Dunning adalah bagian dari pemrosesan faktur dan pengumpulan B2B. Ini mencakup pemberitahuan dan komunikasi seputar pemulihan faktur yang belum dibayar.

Seperti catatan debit, ini adalah pengingat pembayaran terutang. Dan seperti nota kredit, itu dikeluarkan oleh penjual.

Namun, ini terkait dengan faktur yang sudah ada, bukan perubahan pada faktur yang sudah ada.

Bagaimana cara mengurangi penerbitan nota debet dan nota kredit

Catatan debit dan kredit adalah bagian normal dari hubungan dan pembayaran B2B. Mereka terutama sarana untuk mempertahankan catatan akuntansi yang jelas.

Namun, dalam beberapa kasus, kebutuhan terus-menerus untuk menerbitkan nota debit atau kredit mungkin merupakan gejala dari masalah penagihan atau arus kas yang lebih luas bagi pemasok atau penjual mereka.

Meningkatkan proses pengumpulan B2B atau menggunakan atau menyediakan pembiayaan B2B adalah pilihan yang berpotensi memperbaiki hal ini.

Kesimpulan

Catatan debit dan catatan kredit adalah dokumen yang digunakan untuk akuntansi bisnis.

Nota debet adalah pemberitahuan dan permintaan pembayaran kewajiban utang. Catatan kredit dikeluarkan untuk memperbaiki kesalahan atau perubahan yang dibuat pada faktur atau pesanan yang ada.

Penerbitan kedua jenis wesel membantu memelihara catatan akuntansi dan memberikan klarifikasi tentang jumlah negatif atau positif yang harus dibayar.

Mereka memiliki kesamaan, seperti tujuan dan alasan penerbitannya, tetapi mereka juga memiliki beberapa perbedaan utama, seperti pihak mana yang menerbitkannya dan apakah mereka memengaruhi hutang atau piutang dagang pembeli atau penjual.

Catatan debit dan kredit adalah bagian normal dari proses penagihan. Namun, jika perusahaan memiliki masalah arus kas, perusahaan harus memikirkan cara untuk mengoptimalkan proses internalnya seperti memberikan opsi pembiayaan B2B kepada pelanggan. Ini memberikan alternatif praktis untuk transaksi berbasis tunai murni.