Pentingnya Alur Kerja Persetujuan Transaksi (dan Cara Membuatnya)

Apa itu alur kerja persetujuan?

Alur kerja persetujuan adalah proses formal yang merinci pendekatan organisasi untuk menyetujui dokumen atau data. Dalam konteks penjualan, ini adalah cara tim Anda menangani penandatanganan berbagai dokumen sepanjang siklus penjualan. Ini memastikan bahwa orang yang tepat dapat melihat dan menyetujui dokumen penjualan yang diperlukan secara efisien sehingga perwakilan dapat lebih fokus pada membangun hubungan dan lebih sedikit mengejar persetujuan internal. Dilakukan dengan benar, proses alur kerja persetujuan yang diminyaki dengan baik akan mendapatkan kesepakatan lebih cepat dan membantu Anda membangun momentum penjualan.

Jenis alur kerja persetujuan

Persetujuan diperlukan di seluruh proses penjualan, tetapi persetujuan dokumen menyeluruh jarang efisien. Dengan perangkat lunak persetujuan dokumen penjualan yang tepat, Anda dapat mendelegasikan peran dan izin sehingga peninjau hanya diberikan dokumen yang memerlukan persetujuan mereka, sehingga mereka dapat menghindari membuang waktu untuk detail kecil.

• Manajemen memimpin. Alur kerja persetujuan manajemen prospek memungkinkan pemimpin tim untuk memverifikasi dan menandatangani prospek sehingga perwakilan penjualan menghabiskan lebih sedikit waktu dan energi untuk mengejar prospek yang tidak memenuhi syarat.

• Kutipan. Mendapatkan penawaran yang akurat untuk prospek seharusnya tidak sulit. Dengan alur kerja persetujuan kutipan, perwakilan penjualan dapat mendelegasikan izin persetujuan kepada pimpinan tim, tim produk, atau operasi untuk memastikan penetapan harga akurat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

• Nilai dokumen. Ada kalanya kesepakatan di bawah ukuran tertentu bahkan tidak memerlukan persetujuan. Proses persetujuan nilai dokumen memberi peninjau opsi untuk memilih dokumen mana yang ingin mereka tinjau berdasarkan nilai sehingga tim dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk persetujuan.

• Diskon. Diskon harga dapat membantu menyegel kesepakatan, tetapi setiap diskon dikenakan biaya untuk bisnis Anda. Alur kerja persetujuan diskon memungkinkan perwakilan untuk meminta persetujuan diskon berdasarkan nilai sehingga Anda dapat menghindari kesalahan diskon yang memakan keuntungan Anda.

• Syarat & Ketentuan. Persyaratan kesepakatan mengatur panggung untuk proyek dan kontrak Anda, jadi mereka harus solid. Dengan alur kerja persetujuan syarat dan ketentuan, pemimpin tim dapat memastikan bahwa tidak ada penyesuaian atau kesalahan menit terakhir sebelum dikirim ke klien.

Hambatan alur kerja persetujuan umum

Tanpa proses formal, tim penjualan menghadapi sejumlah hambatan alur kerja persetujuan yang dapat membahayakan kesepakatan:

Kemacetan

Proses alur kerja persetujuan yang dirancang dengan buruk menciptakan hambatan besar bagi tenaga penjualan saat mereka menunggu persetujuan dokumen. Ada banyak dokumen yang bisa keluar tanpa persetujuan, tetapi tanpa proses persetujuan formal, perwakilan terjebak menunggu untuk menandatangani semua dokumen sebelum mereka dapat melanjutkan. Ini memperlambat kesepakatan mereka dan memberikan beban tambahan pada peninjau, yang bahkan mungkin tidak memiliki akses ke dokumen jika mereka jauh dari komputer mereka.

Kesalahan dan kelalaian

Meskipun memakan waktu seperti alur kerja persetujuan dokumen, itu diperlukan. Tanpa mereka, materi bisa keluar dengan kesalahan dalam penetapan harga, diskon, syarat & ketentuan, kiriman, dan kesalahan proposal bisnis mahal lainnya. Proses persetujuan diperlukan untuk memastikan bahwa semua dokumen akurat dan mutakhir sebelum dikirim ke prospek atau klien.

Disorganisasi

Kurangnya proses persetujuan menyebabkan kurangnya organisasi. Tanpa langkah-langkah yang jelas yang menguraikan bagaimana dokumen diedarkan, ditinjau, dan disetujui secara internal, ada potensi yang lebih besar untuk materi yang tertunda, terlupakan, atau salah. Bukan perasaan yang baik untuk kehilangan kesepakatan karena permintaan persetujuan terkubur di kotak masuk manajer.

Kurangnya transparansi

Jejak audit dapat membantu Anda memahami di mana persetujuan terhenti dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa di sepanjang jalur. Namun tanpa proses persetujuan formal dan alat proposal yang tepat, transparansi yang sangat kurang yang menghalangi Anda untuk mendapatkan wawasan yang Anda butuhkan.

Cara membuat proses alur kerja persetujuan yang efisien

Proses alur kerja persetujuan bisa sesederhana atau serumit yang Anda buat. Namun terlepas dari pendekatan Anda, setiap alur kerja persetujuan harus memenuhi dua tujuan: menjaga akurasi di semua dokumen penjualan, dan memastikan bahwa semua dokumen ditinjau dan disetujui secara efisien untuk menghindari hambatan dalam proses penjualan.

1. Buat dokumen penjualan

Menggunakan semua yang telah kami ajarkan kepada Anda tentang cara menulis proposal bisnis, membuat proposal, atau dokumen penjualan lainnya untuk membangun proses persetujuan Anda.

2. Tetapkan tanggung jawab

Identifikasi orang (atau orang-orang) yang menyetujui dokumen dan aspek mana yang menjadi tanggung jawab mereka. Identifikasi apa yang dibutuhkan dari setiap pemangku kepentingan sebelum dokumen dapat bergerak ke langkah proses penjualan berikutnya.

3. Setel izin

Tentukan tingkat otoritas yang harus dimiliki setiap pengguna. Dengan menunjuk pengguna sebagai pemirsa, editor, atau administrator, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat mengedit, menolak, atau menyetujui dokumen dan memastikan bahwa anggota tim yang tepat memiliki visibilitas dan akses yang mereka butuhkan.

4. Buat garis waktu

Identifikasi tenggat waktu yang relevan terkait dengan dokumen penjualan. Ini akan membantu Anda menetapkan harapan dan menjaga alur kerja Anda bergerak untuk mencegah backlogs baik untuk perwakilan maupun manajer.

5. Atur peringatan dan pemberitahuan

Peringatan dan pemberitahuan otomatis dapat membantu Anda melacak status dokumen penjualan Anda melalui seluruh jalur penjualan. Pilih kapan peringatan dikirim (yaitu persetujuan, penolakan, permintaan pembaruan, pembaruan status, dll.) dan kepada siapa.

6. Dokumen dan komunikasikan

Dengan alat yang tepat -- seperti Proposify -- Anda dapat melihat dokumen dan riwayat pengguna di setiap langkah proses persetujuan. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengatasi area masalah untuk mempercepat alur kerja Anda.

Manfaat alur kerja persetujuan yang disederhanakan

Dengan proses persetujuan yang disederhanakan, tim Anda akan diperlengkapi dengan baik untuk mengeluarkan dokumen penjualan yang konsisten dan akurat tanpa terpaku pada detail kecil atau mengambil jalan pintas untuk menyegel kesepakatan.

Konsistensi

Tidak perlu lagi bertanya-tanya ke mana harus mengirim dokumen untuk persetujuan atau memantulkannya di beberapa departemen sampai mereka ditandatangani. Proses persetujuan formal berarti bahwa alur kerja penjualan terlihat sama setiap saat. Selain itu, Anda dapat menetapkan ambang batas untuk penyesuaian guna memastikan bahwa dokumen tidak berbeda secara signifikan antar klien.

Ketepatan

Dengan peran dan tanggung jawab yang ditetapkan, semua pembuat keputusan penting melihat dan menandatangani dokumen sebelum dikirim. Ini memastikan bahwa banyak pemangku kepentingan dapat memverifikasi keakuratan informasi, yang menyisakan lebih sedikit ruang untuk kesalahan atau kelalaian.

Efisiensi

Alur kerja persetujuan yang disederhanakan memudahkan proses sign-off dengan memastikan bahwa pengambil keputusan dapat meninjau dan menyetujui dokumen yang relevan secara efektif. Alih-alih memerlukan persetujuan untuk semua dokumen, manajer dapat memilih apa yang perlu mereka setujui sehingga mereka dapat fokus hanya pada detail yang penting.

Dan dengan pemberitahuan, peringatan, dan aksesibilitas seluler, peninjau memiliki kekuatan untuk mengakses dokumen secara instan dan menyetujui saat dalam perjalanan. Tidak ada lagi menunggu manajer untuk kembali ke meja mereka atau berharap bahwa dokumen tidak terjebak dalam backlog mereka.

Transparansi

Ucapkan selamat tinggal pada kotak hitam dalam proses penjualan Anda. Dengan alur kerja persetujuan yang disederhanakan, Anda akan memiliki wawasan tentang keseluruhan alur sehingga Anda dapat menentukan apa yang berhasil dan apa yang tidak. Detail persetujuan yang rumit dapat membantu Anda meminta pertanggungjawaban tim dan mengurangi hambatan sehingga proses penjualan Anda berjalan dengan lancar.

Kesimpulan

Persetujuan adalah bagian penting dari setiap siklus penjualan yang efektif, tetapi mereka benar-benar dapat memperlambat prosesnya. Perangkat lunak proposal yang tepat akan memungkinkan Anda untuk merampingkan proses alur kerja persetujuan Anda untuk mengurangi kemacetan sambil mempertahankan konsistensi dan meningkatkan transparansi di sepanjang jalan. Selain itu, peningkatan efisiensi dapat membantu Anda mengurangi waktu proposal sehingga Anda dapat fokus membangun hubungan dengan klien Anda.