Masalah Besar Tentang Kebersihan Data: Apa Itu Dan 6 Langkah untuk Mencapainya

Data mendorong strategi pemasaran yang efektif. Tidak ada kata-kata yang lebih benar telah diucapkan. Faktanya, McKinsey melaporkan bahwa lebih dari 50% perusahaan berkinerja terbaik menggunakan data untuk mendorong pendapatan mereka.

Namun, data mentah saja tidak cukup—data yang bersih adalah yang berarti kesuksesan. Di sinilah praktik kebersihan data yang teratur dan berkelanjutan masuk.

Pemasar menggunakan titik kontak data yang berbeda untuk menciptakan persona pelanggan, menargetkan segmen audiens yang berbeda, dan menganalisis tren dan wawasan konsumen. Semuanya menunjuk kembali ke penggunaan data.

Tetapi sementara pemasar memahami kebutuhan akan data, pentingnya data yang bersih belum begitu diketahui. Panduan ini menjelaskan dasar-dasar kebersihan data dan bagaimana bisnis dapat mencapainya.

Apa itu kebersihan data dan mengapa itu penting?

Kebersihan data mengacu pada semua proses yang terlibat dalam memastikan bahwa data bersih.

Data bersih adalah data yang bebas kesalahan, konsisten, dan akurat. Data kotor, di sisi lain, adalah data dengan informasi duplikat, detail yang tidak lengkap, dan bahkan data yang sudah ketinggalan zaman. Kesalahan ini benar-benar dapat memasuki sistem Anda kapan saja — baik pada titik masuk atau saat memperbarui secara manual.

Data bisnis berasal dari banyak sumber, sehingga tidak dapat dihindari bahwa akan ada beberapa kesalahan.

Beberapa sumber tersebut antara lain:

• Survei
  Ini adalah pertanyaan atau formulir yang dapat dijawab responden dalam beberapa menit. Biasanya, survei ditempatkan di situs web atau dibagikan melalui media sosial.

• Transaksi
  Jenis data ini berisi detail tentang pelanggan seperti lokasi persis mereka, produk yang mereka beli, dan tingkat keterlibatan mereka. Data transaksi dikumpulkan ketika pembeli online membuat akun mereka atau melakukan pembelian pertama mereka dari toko online.

• Database
  Ada banyak penyedia prospek yang tersedia untuk bisnis, dan mereka semua menggunakan database untuk mengakses informasi kontak. Berikut adalah beberapa sumber prospek dan database terbaik.
  
• Kampanye pemasaran
  Sudah menjadi praktik umum untuk menawarkan sesuatu yang bernilai kepada calon prospek dengan imbalan informasi kontak. Ini dapat dilakukan melalui langganan buletin, program loyalitas, uji coba gratis, atau bahkan buku panduan.

Manfaat kebersihan data

Dengan membersihkan data, perusahaan tidak harus berurusan dengan konsekuensi dari masalah yang dibawa oleh data kotor. Idealnya, tim penjualan dan pemasaran dapat menggunakan data untuk memilih akun dan industri yang akan ditargetkan. Tetapi jika datanya “kotor” maka tim penjualan dan pemasaran tidak akan dapat menjalankan strategi dengan kemampuan terbaiknya.

Manfaat lain dari kebersihan data meliputi:

1. Peningkatan efisiensi dan produktivitas
   Tahukah Anda bahwa data kotor menyebabkan beberapa bisnis kehilangan pendapatan hingga 12%? Ini juga dapat mengarahkan upaya pemasaran ke arah yang salah karena informasi yang salah. Dengan data yang bersih, Anda mendapatkan arah yang lebih akurat tanpa membuang-buang keuangan dan sumber daya lainnya.

2. Pengambilan keputusan yang terinformasi
   Data yang bersih berarti analisis yang bersih. Analisis yang bersih berarti pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih terinformasi dalam hal perkiraan dan metrik penjualan dan pemasaran lainnya.
   
3. Pengalaman pelanggan yang lebih baik
   Informasi terbaru tentang prospek atau pelanggan membantu memastikan bahwa Anda dapat menyampaikan pesan yang tepat kepada orang yang tepat. Ini akan menghasilkan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan lebih personal secara keseluruhan.

4. Penargetan dan segmentasi pelanggan yang lebih tepat
   Memiliki data yang bersih akan memastikan bahwa upaya segmentasi pelanggan Anda tidak akan sia-sia. Informasi yang benar tentang kontak tertentu akan memungkinkan Anda untuk secara efektif menargetkan prospek yang memenuhi syarat.
   
5. Analisis yang akurat
   Jika data Anda kotor, analitik dan wawasan Anda kemungkinan besar akan salah. Data yang bersih meyakinkan Anda tentang hasil kuantitatif yang tepat sehingga Anda dapat menarik wawasan kualitatif yang tepat.

6 praktik terbaik untuk kebersihan data

Ini benar-benar tidak lagi hanya tentang memiliki akses ke data dan informasi—ini memiliki data yang benar. Berikut adalah enam praktik kebersihan data yang harus diterapkan oleh bisnis Anda.

#001: Standarisasi data pada titik masuk

Data dapat masuk ke sistem Anda melalui berbagai cara dan saluran yang disebutkan di atas.

Sekarang, entri data yang salah biasanya merupakan salah satu penyebab pertama data kotor. Bagaimana? Katakanlah Anda memiliki formulir di situs web Anda yang memungkinkan pengguna mengunduh studi kasus. Kemudian Anda memiliki formulir lain untuk mereka yang ingin menjadwalkan panggilan secara langsung. Kedua formulir memiliki bidang untuk nomor telepon.

Satu formulir menggunakan bidang teks, dan formulir lainnya menggunakan drop-down untuk kode area dan bidang teks untuk nomor lainnya. Ini berarti nomor telepon di sistem Anda muncul secara berbeda. Bagaimana jika pengguna mengisi kolom teks dan meninggalkan kode area? Itu sudah membuat data tidak dapat digunakan.

Selain itu, jika satu formulir memerlukan nomor telepon dan formulir lainnya tidak, maka ada kemungkinan besar bahwa beberapa entri data memiliki detail kontak yang tidak lengkap.

Takeaway utama: setiap titik data harus masuk ke sistem Anda dengan cara standar terlepas dari saluran asalnya.

Inilah yang dapat Anda lakukan:

• Periksa semua bidang data yang Anda miliki dan semua titik masuk.
• Periksa format untuk email, singkatan, alamat, dan nomor kontak.
  • Standarisasi semua format di semua titik masuk.
• Buat prosedur operasi standar (SOP) atau panduan langkah demi langkah.
• Gulung SOP ke seluruh tim.

Nah, hanya karena data bersih saat masuk, bukan berarti data tersebut akan bersih selamanya. Seiring waktu, beberapa detail kontak mungkin perlu diubah atau diedit jika prospek mentransfer perusahaan atau mengubah informasi pribadi mereka.

#002: Hapus data yang tidak berguna

Lebih banyak tidak selalu lebih baik, terutama dalam hal data.

Jika Anda tidak menerapkan praktik kebersihan data secara teratur, pada akhirnya Anda akan mendapatkan banyak data yang tidak dapat digunakan. Faktanya, organisasi percaya bahwa 25% dari data mereka tidak akurat.

Data yang tidak berguna dapat berupa salah satu dari berikut ini:

• Prospek atau kontak yang ada di daftar hitam Anda harus dihapus
• Kontak tidak aktif atau terputus selama beberapa bulan terakhir
• Alamat email yang tidak ada lagi karena kontak mengundurkan diri dari perusahaan sebelumnya
• Catatan duplikat

Menyimpan data yang tidak berguna dalam CRM Anda dapat menyebabkan lebih banyak kerusakan daripada yang dilakukan.

Misalnya, mengirim kampanye email ke alamat yang tidak ada lagi akan menyebabkan rasio pentalan Anda meningkat. Mengirim pengingat ke kontak duplikat juga dapat menghancurkan upaya personalisasi ketika Anda akhirnya mengirim email dua kali.

#003: Manfaatkan CRM Anda dan perbarui secara teratur

Tahukah Anda bahwa 71% perwakilan penjualan mengatakan bahwa mereka membuang terlalu banyak waktu untuk entri data? Ini adalah waktu yang dapat digunakan untuk penjangkauan atau pitching.

Inilah sebabnya mengapa penskalaan bisnis biasanya berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM)—untuk mengelola jalur pipa dan pelanggan yang sudah ada dengan lebih baik.

Namun, CRM hanya sekuat seberapa bersih datanya.

Data bisnis berubah secara teratur sehingga penting untuk menggosok CRM Anda secara berkala sebagai bagian dari praktik kebersihan data Anda. Ikuti langkah-langkah ini sebagai bagian dari kebersihan CRM Anda:

1. Tetapkan orang yang bertanggung jawab untuk memastikan CRM bersih.
2. Tetapkan jadwal tetap dan teratur untuk pembersihan data di CRM.
3. Manfaatkan integrasi dan otomatisasi yang mungkin dimiliki CRM Anda. Misalnya, beberapa alat CRM memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengelompokkan alamat email yang tidak valid.

#004: Validasi keakuratan data

Sebisa mungkin, gabungkan alat yang dapat memvalidasi data di titik masuk. Namun, seperti yang disebutkan sebelumnya, data bisnis berubah secara teratur. Apa artinya ini? Ini berarti bahwa Anda perlu melakukan audit dan pembaruan rutin—dan karenanya memvalidasi.

Lakukan uji coba pada segmen data kecil dan waspadai setiap peringatan tentang kesalahan seperti:

• Duplikat
• Data hilang
• Nilai data yang rusak

Tip terakhir untuk praktik terbaik ini: tetapkan jadwal reguler untuk validasi data yang harus dilakukan setelah pemeriksaan CRM Anda.

#005: Praktikkan kepatuhan terhadap peraturan privasi data

Baik Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) dan Undang-Undang Pengendalian Serangan Pornografi dan Pemasaran yang Tidak Diminta (CAN-SPAM) bertujuan untuk melindungi pengguna online dari menerima email yang tidak diminta.

Standar ini mengharuskan bisnis untuk melihat praktik manajemen data mereka. Tujuan akhirnya adalah untuk memastikan bahwa pengguna online memiliki kontrol lebih besar atas data pribadi mereka.

Apa yang harus dilakukan untuk memastikan data Anda sesuai:

• Audit dan evaluasi semua sistem dan proses entri data Anda.
• Berhenti mengumpulkan potongan-potongan kecil data yang tidak relevan. Semakin banyak Anda melakukan ini, semakin besar kemungkinan mengumpulkan data kotor. Fokus pada pengumpulan hanya data yang dapat membantu penjualan dan pemasaran.
• Tinjau bidang data yang digunakan dalam pembuatan prospek. Pindahkan detail yang lebih sensitif ke tahap selanjutnya dari proses penjualan.
• Hancurkan atau arsipkan data apa pun saat tidak lagi diperlukan untuk tujuan pengumpulannya.
• Jaga data dengan menanamkan langkah-langkah keamanan tambahan pada CRM Anda dan database lain yang Anda akses secara teratur.
• Selalu pastikan bahwa kebijakan privasi Anda dapat diakses oleh pengguna online

Apa yang harus dilakukan jika ada keluhan privasi

• Tutupi pangkalan Anda. Lakukan penyelidikan internal yang menyeluruh dan terperinci, dan pastikan seluruh proses didokumentasikan.
• Semua keluhan privasi harus ditangani dengan konsistensi dan tingkat standar.
• Perbaiki masalah sesegera mungkin.
• Dokumentasikan seluruh proses ini.

#006: Minta tim data untuk melakukan pekerjaan

Mengetahui cara menerapkan praktik terbaik kebersihan data adalah satu hal. Sebenarnya menerapkannya secara teratur dan konsisten adalah hal lain.

Anda mengetahui kapasitas tim Anda dan apakah mereka dapat menangani pekerjaan pembersihan data. Mempekerjakan tim spesialis data mungkin merupakan alternatif yang baik. Lagi pula, mereka dapat melakukan semua tugas yang disebutkan di atas mulai dari mengaudit, menghapus data kotor, dan memvalidasi.

Prosesnya rumit dan memang membutuhkan waktu yang cukup lama di tangan orang-orang. Meskipun tim Anda pasti dapat melakukan proses pembersihan data, Anda harus mengevaluasi kembali apakah ini adalah penggunaan terbaik dari waktu mereka.

Lagi pula, spesialis data lebih berpengalaman dan akan lebih efisien—sementara tim penjualan dan pemasaran Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk pertumbuhan.

Bagaimana cara kerja pembersihan data?

Ini adalah run-through cepat tentang bagaimana pembersihan data biasanya bekerja.

Biasanya dimulai dengan audit ekstensif yang harus dilakukan oleh salah satu anggota tim Anda atau oleh layanan manajemen data profesional. Bagian padat karya berikut (mengisi data yang hilang, menghapus duplikat, menghapus kontak yang masuk daftar hitam, dll.).

Meskipun bisa jadi sulit, pembersihan data benar-benar sangat penting. Tidak ada cara lain untuk mencapai tingkat kebersihan data yang baik tanpa menerapkan praktik terbaik ini.

Penutup: kebersihan data bukanlah hal satu kali

Selain padat karya, mencapai kebersihan data bukanlah hal yang bisa dilakukan sekali saja. Jika data Anda bersih hari ini, itu bisa menjadi kotor lagi besok.

Namun, database yang diperbarui dan relevan sangat penting untuk inisiatif penjualan dan pemasaran yang sukses. Semakin akurat data Anda, semakin tinggi kualitas prospek Anda, dan semakin besar kemungkinan mereka akan berkonversi.

Tetapi sekali lagi, jika Anda kekurangan waktu dan tenaga, outsourcing adalah pilihan terbaik Anda.

Tim outsourcing dapat bertindak sebagai perpanjangan dari bisnis Anda. Misalnya, TaskDrive benar-benar dapat masuk ke CRM Anda, memperbarui semua informasi, menghapus apa yang perlu, dan juga memberikan detail kontak tambahan dan baru. Semua ini akan memungkinkan tim penjualan dan pemasaran Anda untuk lebih fokus dalam membangun hubungan dan mempersiapkan mental untuk percakapan yang akan datang.

Jangan ragu untuk menjadwalkan panggilan dengan kami atau meninggalkan catatan—mari kita bicarakan tentang bagaimana Anda dapat menurunkan perolehan prospek dan pembersihan data sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal lain yang berdampak seperti inisiatif penjualan.