Potong Admin dengan 10 Tips Otomatisasi Penjualan Ini

Perwakilan penjualan memainkan peran penting dalam menghasilkan pendapatan perusahaan. Meskipun waktu mereka sangat berharga, sayangnya waktu tersebut sering kali terkuras oleh tugas-tugas biasa dan manual yang mengalihkan fokus utama mereka—penjualan. Jika tumpukan teknologi Anda terdiri dari alat-alat yang ketinggalan jaman dan tidak efisien, kemungkinan tim Anda mendedikasikan lebih banyak waktu untuk menangani tugas-tugas administratif daripada berkontribusi secara aktif untuk menghasilkan pendapatan. Posting blog ini berupaya menyoroti 10 tugas administratif utama yang memakan waktu yang menghambat efisiensi tim penjualan Anda dan menunjukkan bagaimana pemanfaatan sistem terintegrasi seperti HubSpot dapat menyederhanakan proses ini, yang pada akhirnya memulihkan waktu penjualan tim Anda yang signifikan.

Tantangan Tugas Manual dalam Penjualan

Tantangan signifikan yang mengganggu tim penjualan di seluruh dunia adalah sifat tugas administratif dan manual yang memberatkan. Perwakilan penjualan mendapati diri mereka terjerat dalam dokumen, entri data, penjadwalan rapat, dan tugas membosankan lainnya yang menghabiskan banyak waktu mereka. Tugas-tugas ini dapat memakan waktu hingga 75% dari hari kerja tenaga penjualan, sehingga mereka hanya mempunyai seperempat waktu untuk benar-benar menjual.

Penggunaan alat-alat yang ketinggalan jaman dan tidak efisien semakin memperburuk permasalahan ini. Dengan proses penjualan yang tersebar di berbagai platform, perwakilan menghabiskan waktu yang tidak perlu untuk beralih antar aplikasi, melacak informasi, dan memelihara database yang berbeda. Pendekatan tertutup ini tidak hanya menghabiskan jam produktif mereka namun juga meningkatkan risiko kesalahan, sehingga menyebabkan hilangnya peluang dan pendapatan.

Dampak dari inefisiensi dalam proses penjualan terhadap produktivitas secara keseluruhan sangatlah besar. Itu bukan sekadar aktivitas yang membuang-buang waktu; mereka secara langsung mempengaruhi keuntungan dengan menghambat kemampuan tim untuk mencapai kesepakatan. Oleh karena itu, pendekatan yang efisien dan terpadu tidak hanya menjadi hal yang bagus untuk dimiliki, namun juga merupakan kebutuhan mutlak. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin, tim penjualan dapat fokus pada hal terbaik yang mereka lakukan - membangun hubungan, mengidentifikasi peluang, dan mendorong penjualan.

Di sinilah platform seperti HubSpot berperan, menawarkan solusi komprehensif yang dapat merevolusi cara kerja tim Anda.

Janji Otomatisasi dalam Penjualan

Persamaannya sederhana - semakin banyak waktu yang dapat dicurahkan perwakilan penjualan untuk menjual, semakin baik hasilnya. Di sinilah otomatisasi berperan. Ketika diterapkan secara efektif, alat otomatisasi dapat secara drastis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas manual dan administratif, sehingga memberikan kebebasan kepada perwakilan penjualan untuk melakukan hal terbaik yang mereka bisa lakukan, yaitu menjual.

Dari mengelola kontak, melacak interaksi pelanggan, menjadwalkan janji temu, hingga melaksanakan kampanye email, sistem otomatis menangani tugas-tugas ini dengan presisi sempurna, sehingga tidak ada ruang untuk kesalahan manusia.

Dampak otomatisasi terhadap produktivitas penjualan sangat besar. Ketika terbebas dari kebosanan tugas-tugas manual, tenaga penjualan dapat memfokuskan upaya mereka pada inisiatif strategis. Mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengembangkan prospek, menyusun penawaran yang dipersonalisasi, dan mencapai kesepakatan.

Selain itu, dengan otomatisasi, terdapat satu platform terpadu untuk semua aktivitas penjualan. Tidak perlu menggunakan banyak alat atau berebut informasi yang tersebar di berbagai database.

Otomatisasi berpotensi mengubah proses penjualan Anda, meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Saat kita mempelajari lebih dalam bagian berikutnya, kita akan mempelajari beberapa tips otomatisasi spesifik yang dapat membantu Anda membuka potensi ini dan merevolusi operasi penjualan Anda.

Apakah perwakilan penjualan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas administratif daripada membangun hubungan dan meningkatkan pendapatan? Nilai efisiensi operasional Anda saat ini dengan mengikuti Penilaian Kematangan RevOps kami dan temukan kekuatan transformatif dari Operasi Pendapatan (RevOps).

10 Tugas Admin yang Dapat Anda Otomatiskan di HubSpot

1. Prospek

Sumber: Perangkat Lunak Manajemen Prospek & Prospek, HubSpot

Pencarian calon pelanggan yang efektif melibatkan pencarian dan kualifikasi klien potensial sebelum memasuki jalur penjualan. HubSpot menyederhanakan proses ini dengan menggabungkan otomatisasi dalam beberapa cara.

• Identifikasi & pelacakan prospek
  

  CRM HubSpot memiliki database komprehensif yang membantu mengidentifikasi calon pelanggan dan melacak interaksi dengan mereka. Informasi tentang aktivitas online prospek, seperti halaman web yang dikunjungi, formulir yang diisi, dan email yang dibuka, dicatat secara otomatis dan mudah diakses. Data ini dapat memberikan wawasan berharga mengenai minat calon pelanggan, yang dapat digunakan untuk menyesuaikan pendekatan penjualan.

• Pengumpulan data

  Alat Prospek HubSpot memungkinkan perwakilan penjualan melihat perusahaan mana yang mengunjungi situs web mereka. Ini mengumpulkan data tentang industri pengunjung, ukuran, lokasi, dan banyak lagi, menyediakan sumber informasi yang kaya untuk memprioritaskan prospek.
  
  

• Penilaian Timbal

  Dengan sistem penilaian prospek otomatis, prospek secara otomatis dinilai berdasarkan informasi demografis dan keterlibatan, membantu tim Anda memprioritaskan prospek yang paling mungkin berkonversi, sehingga mengurangi waktu yang dihabiskan untuk prospek berkualitas rendah.
  

2. Pengayaan Timbal

Dengan fitur pengayaan prospek HubSpot, perwakilan penjualan dapat secara otomatis mengumpulkan dan memperbarui informasi tentang prospek dari berbagai database eksternal, profil media sosial, dan situs web perusahaan. Data ini mungkin mencakup jabatan pemimpin, industri, ukuran perusahaan, dan lokasi, serta minat pribadi atau berita terkini perusahaan.

HubSpot juga terintegrasi dengan alat pengayaan prospek seperti Clearbit, yang secara otomatis mengisi data yang hilang tentang kontak Anda dan menjaga database Anda tetap terkini. Proses otomatis ini memastikan profil yang sangat detail dan terus diperbarui untuk setiap prospek, memungkinkan perwakilan penjualan mempersonalisasi upaya penjangkauan mereka dan meningkatkan peluang untuk mencapai kesepakatan.

Dengan mengotomatiskan pengayaan prospek, HubSpot tidak hanya menghemat waktu berharga tim penjualan Anda tetapi juga meningkatkan kualitas data prospek Anda, memberikan tim Anda wawasan yang mereka perlukan untuk melibatkan prospek secara efektif.

3. Kontak dan pembuatan kesepakatan

Platform ini memungkinkan perwakilan penjualan untuk secara otomatis membuat kontak baru di CRM setiap kali pengunjung mengisi formulir di situs web atau mengklik CTA, sehingga menghilangkan entri data manual. Kontak-kontak ini kemudian diperkaya dengan informasi dari interaksi mereka dengan kehadiran online perusahaan, memberikan pandangan 360 derajat dari setiap prospek.

Selain itu, fitur otomatisasi transaksi HubSpot dapat menghemat waktu dalam membuat dan memperbarui catatan transaksi. Ketika seorang prospek mengambil tindakan signifikan - seperti mendaftar untuk uji coba, meminta demo, atau merespons email secara positif, HubSpot dapat secara otomatis memicu pembuatan kesepakatan baru. Kesepakatan ini kemudian dilacak dan diperbarui di seluruh jalur penjualan, memberikan visibilitas real-time ke dalam proses penjualan dan menyelamatkan perwakilan dari pembaruan manual yang memakan waktu.

Dengan mengotomatiskan pembuatan kontak dan kesepakatan, HubSpot memungkinkan perwakilan penjualan untuk fokus terlibat dengan prospek dan menyelesaikan kesepakatan, daripada terjebak dalam tugas administratif.

4. Surel

Dengan mengotomatiskan proses email, HubSpot memungkinkan perwakilan penjualan untuk lebih fokus dalam menyusun pesan yang menarik dan mengurangi tugas administratif dalam mengelola penjangkauan email.

• Templat Email

  Perwakilan penjualan dapat membuat templat email yang dipersonalisasi untuk situasi atau tanggapan umum, dan membaginya dengan tim, sehingga menghemat waktu berjam-jam untuk menyusun email serupa berulang kali.
  
  

• Urutan

  Ini dapat digunakan untuk memelihara prospek dari waktu ke waktu, secara otomatis mengirimkan serangkaian pesan hingga penerima mengambil tindakan yang diinginkan atau urutannya berakhir. Urutan dapat disesuaikan untuk memenuhi berbagai tahapan jalur penjualan, memastikan komunikasi yang konsisten dan tepat waktu dengan setiap prospek.
  
  

• Penjadwalan email

  Platform ini juga memungkinkan perwakilan penjualan menjadwalkan pengiriman email pada waktu tertentu untuk mendapatkan tingkat respons yang optimal, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk mengingat atau menebak kapan harus menekan tombol 'kirim'.
  
  

• Pelacakan email

  Fitur pelacakan HubSpot memastikan bahwa perwakilan diberi tahu saat prospek membuka email atau mengeklik tautan di dalamnya. Hal ini memungkinkan mereka untuk menindaklanjuti secara tepat waktu, sehingga meningkatkan peluang konversi.

5. Penjadwalan Janji Temu

Kemampuan otomatisasi HubSpot juga mencakup penjadwalan janji temu, menjadikan prosesnya lebih efisien bagi tim penjualan.

Dengan Alat Rapat HubSpot, perwakilan penjualan dapat membagikan waktu yang tersedia dengan prospek secara langsung, memungkinkan prospek untuk memesan slot pertemuan yang sesuai untuk mereka tanpa harus bolak-balik penjadwalan tradisional. Perwakilan penjualan cukup mengatur preferensi ketersediaan mereka dan alat tersebut menyinkronkan dengan kalender mereka untuk mencegah pemesanan ganda dan mengelola zona waktu.

Setelah rapat dijadwalkan, informasinya secara otomatis masuk ke CRM, dan konfirmasi email serta undangan kalender dikirim ke pimpinan dan perwakilan. Hal ini menghilangkan kebutuhan entri data manual dan mencegah kesalahan penjadwalan.

Selain itu, perwakilan penjualan juga dapat menggunakan alat ini untuk mengatur pertemuan kelompok atau pertemuan round robin, di mana prospek dicocokkan dengan perwakilan mana pun yang tersedia. Hal ini memastikan bahwa prospek ditangani dengan segera, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.

6. Panggilan penjualan

Manajemen panggilan penjualan mereka membantu menyederhanakan proses perwakilan penjualan dan memungkinkan mereka memusatkan upaya mereka pada interaksi yang bermakna.

• Penjadwalan panggilan

  Fitur penjadwalan panggilan pada platform memungkinkan perwakilan untuk mengatur panggilan pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan, yang kemudian secara otomatis dicatat dalam CRM. Hal ini menghemat waktu pada input data manual dan memastikan semua interaksi dicatat secara akurat untuk referensi di masa mendatang.
  
  

• Klik untuk menelepon

  Dengan satu klik, perwakilan penjualan dapat menghubungi nomor telepon prospek langsung dari catatan kontak mereka di CRM. Hal ini tidak hanya menghemat waktu dalam memanggil nomor secara manual, namun juga meminimalkan kesalahan.
  
  

• Rekaman panggilan

  HubSpot menyediakan kemampuan untuk merekam panggilan dengan izin pemimpin. Rekaman ini dapat disimpan dalam catatan kontak pemimpin, memberikan konteks berharga untuk komunikasi di masa depan dan memungkinkan peninjauan berkelanjutan terhadap kualitas panggilan untuk tujuan pelatihan.
  
  

• Alur kerja pasca-panggilan

  Alur kerja otomatis dapat dikonfigurasi setelah panggilan penjualan Anda untuk memicu tindakan seperti mengirim email tindak lanjut, membuat tugas, atau memindahkan prospek ke tahapan lain dalam jalur penjualan berdasarkan hasil panggilan.
  
  

7. Manajemen kesepakatan

Dengan menyediakan sistem menyeluruh untuk melacak dan mengelola peluang penjualan secara efektif, HubSpot semakin menyempurnakan proses penjualan dengan otomatisasi dalam manajemen kesepakatan.

Fitur otomatisasi kesepakatan pada platform menyederhanakan proses pembuatan, pembaruan, dan pemantauan kesepakatan dalam jalur penjualan. Dengan fitur ini, kesepakatan baru dibuat secara otomatis ketika prospek melakukan tindakan signifikan, seperti mendaftar uji coba atau meminta demo. Kesepakatan ini kemudian diperbarui secara sistematis berdasarkan kemajuan dan interaksi, sehingga menawarkan visibilitas real-time terhadap status setiap kesepakatan.

Selain itu, alur kerja otomatis HubSpot dapat dikonfigurasi untuk memindahkan transaksi di sepanjang jalur penjualan berdasarkan pemicu atau perilaku prospek yang ditentukan, seperti panggilan penjualan yang selesai atau respons email, sehingga mengurangi upaya manual dan memastikan kemajuan transaksi berjalan lancar.

Selain itu, pemberitahuan otomatis dapat diatur untuk mengingatkan perwakilan penjualan setiap kali transaksi mencapai tahap tertentu atau jika tidak ada aktivitas pada transaksi selama jangka waktu tertentu. Hal ini membuat tim penjualan tetap terlibat secara proaktif dengan kesepakatan mereka dan mencegah peluang terlewatkan.

8. Usulan

HubSpot membantu perwakilan penjualan dalam membuat proposal yang persuasif dan terstruktur dengan baik dengan investasi waktu yang minimal.

Pusat penjualan HubSpot mencakup alat proposal yang secara otomatis mengambil data kesepakatan yang relevan dari CRM, sehingga menghilangkan kebutuhan entri data manual yang memakan waktu. Alat ini memungkinkan perwakilan membuat templat proposal khusus yang disesuaikan dengan proses penjualan mereka, memastikan konsistensi dan profesionalisme di seluruh proposal.

Selain itu, ia memiliki kemampuan untuk mengisi otomatis templat ini dengan rincian kesepakatan, perusahaan, dan kontak tertentu, sehingga sangat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Dengan otomatisasi dalam penyusunan proposal, HubSpot memungkinkan perwakilan penjualan mengirimkan proposal berkualitas tinggi kepada calon pelanggan mereka secara tepat waktu, sehingga mempercepat penyelesaian kesepakatan dan meningkatkan efisiensi.

9. Rotasi timah

Dengan fitur rotasi prospek otomatis HubSpot, setelah prospek memasuki sistem, prospek tersebut secara otomatis ditugaskan ke perwakilan penjualan berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya seperti geografi, industri, atau ukuran kesepakatan. Penugasan otomatis ini menghemat banyak waktu dan tenaga yang seharusnya dikeluarkan dalam alokasi manual, dan mencegah potensi konflik atau ketidakseimbangan di antara tenaga penjualan.

Selain itu, fitur rotasi prospek HubSpot memastikan bahwa setiap prospek ditangani dengan cepat, sehingga meningkatkan kecepatan respons dan pengalaman prospek secara keseluruhan. Penugasan prospek yang tepat waktu dan sistematis ini memungkinkan perwakilan penjualan untuk lebih fokus pada penyusunan strategi dan membangun hubungan dengan prospek daripada tugas administratif. Otomatisasi rotasi prospek adalah bukti lain bagaimana fitur-fitur canggih HubSpot dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam proses penjualan

10. Pelaporan

Alat analisis penjualan HubSpot secara otomatis mengumpulkan data dari berbagai aktivitas penjualan, memungkinkan tim untuk melihat dan menganalisis metrik utama tanpa perlu kompilasi atau penghitungan manual. Hal ini antara lain mencakup pelacakan kinerja individu dan tim, perkiraan kesepakatan, kesehatan saluran penjualan, dan proyeksi pendapatan.

Dasbor platform yang dapat disesuaikan memungkinkan tim memvisualisasikan data mereka dengan cara yang paling masuk akal bagi mereka, sehingga memfasilitasi pengambilan keputusan yang efisien dan tepat.

Selain itu, penjadwalan laporan otomatis dapat dikonfigurasi untuk mengirimkan wawasan ini langsung ke kotak masuk Anda pada interval yang ditentukan, sehingga Anda selalu mendapat informasi tentang perubahan atau tren penting tanpa perlu pemeriksaan manual terus-menerus.

Dengan mengotomatiskan pelaporan penjualan, HubSpot memberdayakan tim penjualan untuk fokus pada strategi dan eksekusi, sekaligus memastikan mereka memiliki data terkini dan akurat di ujung jari mereka.

Perwakilan penjualan memainkan peran penting dalam menghasilkan pendapatan, namun apakah tugas manual yang memakan waktu menghambat potensi penjualan mereka yang sebenarnya? Penilaian kami, yang didukung oleh wawasan dari kemampuan otomatisasi HubSpot, mengidentifikasi tugas-tugas administratif utama yang mungkin menghabiskan hingga 75% waktu berharga tim Anda.

Temukan kesenjangan dan kesalahan dalam operasi penjualan Anda dengan mengikuti Penilaian Kematangan RevOps eksklusif kami.

Dengan memahami efisiensi operasional Anda saat ini melalui penilaian ini, Anda membuka jalan bagi peningkatan produktivitas, fokus strategis, dan kesuksesan berkelanjutan di pasar yang kompetitif.

Jangan biarkan inefisiensi menghambat Anda. Ikuti Penilaian Kematangan RevOps sekarang dan revolusi proses penjualan Anda.