Bagaimana meningkatkan kolaborasi lintas fungsi di organisasi Anda

Artikel ini adalah hasil dari cukup banyak kolaborasi lintas fungsi antara tim pemasaran dan desain kami. Rohit, ahli SEO kami, menganggap kolaborasi lintas fungsi adalah kebutuhan saat ini, dan menandainya sebagai topik yang harus kami tulis. Saya menulis, Sarah mengedit, dan Tessa melakukan pemeriksaan terakhir. Sementara itu, kami memberi pengarahan kepada tim desain tentang materi iklan yang diperlukan dan memberi mereka waktu untuk mengerjakan keajaiban mereka. Kemudian, kami menggunakan template blog yang disesuaikan oleh Sachin, pengembang kami, dan akhirnya saya dapat menekan tombol publish.

Kolaborasi lintas fungsi bukanlah ide baru—bisnis telah memanfaatkannya untuk memecahkan silo, memicu inovasi, dan meningkatkan produktivitas selama berabad-abad. Namun, karena perusahaan di seluruh dunia beralih ke pengaturan kerja jarak jauh dan fleksibel, menjadi lebih penting dan lebih sulit untuk memastikan kolaborasi yang efektif antar departemen.

Apa yang dimaksud dengan kolaborasi lintas fungsi?

Singkatnya, kolaborasi lintas fungsi adalah ketika orang-orang dari departemen atau tim yang berbeda dalam sebuah perusahaan bergabung untuk bekerja pada tujuan atau proyek bersama. Baik itu produk, penjualan, dan tim pemasaran yang bekerja sama untuk peluncuran produk, tim dukungan dan produk yang bekerja sama untuk mengembangkan fitur yang diminta pelanggan, atau tim pemasaran dan dukungan yang menanggapi komentar media sosial—kolaborasi lintas fungsi terjadi setiap hari di dalam perusahaan.

^{Kerja tim membuat mimpi itu berhasil!}

Mengapa kolaborasi lintas fungsi penting?

Ini tidak perlu dipikirkan lagi—bagaimana lagi Anda akan menjalankan bisnis? Membangun layanan atau produk, menemukan pelanggan, dan menjualnya kepada mereka semua membutuhkan kolaborasi lintas fungsi. Seperti yang baru saja kami sebutkan, bahkan mendukung pelanggan Anda mungkin melibatkan tim pemasaran dan dukungan yang bekerja sama untuk menanggapi komentar/sebutan/pesan di media sosial.

Kolaborasi lintas fungsi memecah silo departemen, memacu ide-ide inovatif dan wawasan yang lebih baik. Itu membuat tingkat keterlibatan karyawan tetap tinggi dan menciptakan peluang untuk pembelajaran, pendampingan, dan pertumbuhan lintas peran dan hierarki. Yang terbaik dari semuanya, kolaborasi lintas fungsi yang efektif memungkinkan para pemimpin mendapatkan manfaat dari keragaman tenaga kerja mereka, membangun budaya tim yang kuat, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Praktik terbaik untuk meningkatkan kolaborasi tim lintas fungsi

Membangun komunikasi terpusat

Komunikasi yang jelas dan tepat waktu adalah kunci untuk membuat kolaborasi lintas fungsi berhasil. Saat percakapan tersebar di email, komentar di Google Documents, dan catatan di Asana, lebih mudah untuk menyelesaikannya. Memusatkan komunikasi tim Anda memudahkan semua orang untuk tetap fokus pada tujuan bersama dan mengetahui perkembangan terkini.

Jika Anda belum melakukannya, adopsi alat kolaborasi tim seperti Flock untuk menyederhanakan alur kerja lintas fungsi dan menyatukan semua pemangku kepentingan, percakapan, file, rapat, dan tugas dalam satu platform terpusat. Plus, integrasi untuk alat pihak ketiga seperti North, Asana, dan Jira membuat memastikan semua orang tetap terhubung, terinformasi, dan selaras dengan tujuan organisasi menjadi pengalaman yang jauh lebih tidak menyakitkan.

Tetapkan SPOC untuk setiap fungsi

Proyek lintas fungsi sering kali melibatkan karyawan dengan berbagai tingkat keahlian lintas departemen. Keberagaman ini merupakan kekuatan, tetapi juga dapat menimbulkan konflik dan miskomunikasi. Menetapkan satu titik kontak (SPOC) untuk setiap fungsi dalam proyek semacam itu memudahkan pengelolaan ekspektasi, mengawasi kemajuan, dan menghilangkan tumpang tindih tugas.

Khususnya dalam proyek lintas fungsi yang besar, menugaskan SPOC dapat membantu mengurangi gangguan komunikasi karena semua orang tahu siapa yang harus dituju ketika mereka memiliki pertanyaan. SPOC juga dapat membantu mengkonsolidasikan komunikasi dari fungsi masing-masing dan berbagi pembaruan tepat waktu dengan pimpinan.

Tetapkan OKR untuk proyek lintas fungsi

Seperti halnya proyek apa pun, menetapkan tujuan dan hasil utama (OKR) untuk proyek lintas fungsi merupakan bagian integral dari kesuksesan mereka. Ini berarti mendapatkan dukungan dari semua pemangku kepentingan atas tujuan, inisiatif, hasil, metrik, dan garis waktu yang sama. Menetapkan OKR meningkatkan transparansi dalam proyek lintas fungsi, sehingga karyawan dapat melihat apa yang sedang dikerjakan rekan kerja, berbagi kemajuan terhadap tujuan yang terukur, dan tetap selaras dengan tujuan bersama. Pasangkan ini dengan menugaskan SPOC untuk setiap fungsi, dan semua orang di proyek/tim lintas fungsi Anda tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa dan siapa yang harus dituju ketika mereka memiliki pertanyaan atau membutuhkan pengetahuan khusus.

^{Check-in & Perencanaan OKR}

Bicaralah dalam bahasa yang sama agar semua orang tetap terlibat

Meskipun OKR yang jelas dan check-in reguler membantu, tidak ada yang menggagalkan kolaborasi lintas fungsi seperti kurangnya bahasa bersama. Kita semua pernah mengalami saat-saat "mendengar segalanya, tidak mengerti apa-apa" ketika rekan kerja dari departemen lain menggunakan akronim khusus untuk pekerjaan mereka. Merangkai beberapa momen seperti itu bersama-sama dan tingkat keterlibatan turun, membuat miskomunikasi tak terhindarkan. Menggunakan bahasa organisasi umum yang dipahami semua orang (singkat semua orang tentang jargon, jika ada) menghemat waktu yang dihabiskan untuk mencari klarifikasi dan meningkatkan berbagi pengetahuan dalam tim lintas fungsi Anda.

Fokus pada hal positif saat menyelesaikan konflik

Konflik tidak dapat dihindari di tempat kerja, dan terlebih lagi dalam tim lintas fungsi, tetapi juga dapat menjadi katalisator kreativitas . Setiap departemen di organisasi Anda memiliki caranya sendiri dalam melakukan sesuatu, dan menyatukannya berarti menghadapi benturan gaya kerja, latar belakang yang beragam, tingkat pengetahuan yang berbeda, dan opini yang kuat. Menyelesaikan konflik lintas fungsi lebih mudah ketika para pemimpin berfokus pada hal-hal positif—pelajaran yang dipetik dan/atau langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat diambil oleh tim—daripada khawatir tentang kontra dari situasi tersebut. Seperti yang dikatakan Robert Townsend, "manajer yang baik tidak mencoba menghilangkan konflik; dia berusaha mencegahnya membuang energi orang-orangnya."

Mendorong umpan balik terbuka dari semua pemangku kepentingan

Umpan balik terbuka sangat penting dalam lingkungan lintas fungsi. Ini bukan hanya tentang mengoptimalkan alur kerja dan proses bisnis. Mendorong umpan balik peer-to-peer yang jelas dan jujur ​​dalam tim lintas fungsi juga membantu karyawan membangun kepercayaan dan menjalin hubungan kerja yang kuat. Ini, pada gilirannya, mendorong inovasi ketika karyawan merasa aman mencoba hal-hal baru karena mereka mempercayai rekan kerja untuk mendukung mereka dan memberikan umpan balik yang jujur.