Cara Membuat Manajemen Komunikasi Krisis Menjadi Snap melalui Pesan Teks SMS

Dalam krisis, komunikasi yang efektif, cepat, dan andal sangat penting. Dari keadaan darurat cuaca hingga peringatan kesehatan, Anda harus yakin bisnis Anda melakukan bagiannya untuk menjangkau pelanggan. Warga AS mengirim lebih dari dua miliar teks setiap tahun, menjadikan pesan teks SMS saluran yang sempurna untuk komunikasi krisis Anda.

Kami akan memeriksa apa yang membuat komunikasi krisis modern efektif dan bagaimana teks dapat membantu. Kami juga akan mempertimbangkan cara-cara di mana teks darurat dapat membantu menjaga orang tetap aman dan mendapat informasi. Apakah Anda menggunakan teks sebagai bagian dari perencanaan krisis Anda? Jika tidak, berikut adalah beberapa alasan kuat yang harus Anda lakukan.

Bagaimana pesan teks membantu dalam komunikasi krisis?

Dalam hal krisis, waktu adalah segalanya. Sementara panggilan telepon bergantung pada ketersediaan pengguna, pesan teks tiba di perangkat siap untuk mengambil pada kenyamanan penerima. Sulit untuk menentukan di mana dan kapan pesan teks SMS memasuki praktik manajemen krisis. Namun, peningkatan adopsi perangkat siap teks telah membantu memperkuat teknologi sebagai titik akses umum.

Karena pesan teks SMS adalah saluran langsung, mereka memastikan detail penting akan selalu sampai ke orang-orang dan tidak ada informasi yang hilang. Mungkinkah ini sebabnya mengapa pengguna ponsel AS dua kali lebih mungkin untuk mengirim pesan daripada melakukan panggilan?

Enam dari sepuluh orang membaca teks dalam waktu lima menit setelah diterima. Pesan krisis menurut definisinya mendesak, jadi pesan teks adalah saluran yang sempurna untuk pengiriman yang kritis terhadap waktu.

Apa itu layanan SMS darurat?

Layanan SMS darurat membantu orang mencari bantuan mendesak melalui pesan. Text-to-911 adalah layanan yang tersedia bagi mereka yang tidak dapat menelepon. Meskipun tidak selalu dapat diakses secara nasional, platform ini terbukti bermanfaat bagi orang-orang yang kesulitan mendengar atau berbicara. Ini adalah contoh kunci dari SMS darurat yang bekerja sebaliknya.

Komisi Komunikasi Federal merekomendasikan menelepon 911 sedapat mungkin dalam keadaan darurat. Namun, layanan teks darurat tetap untuk mereka yang tidak dapat menggunakan telepon.

Kiat untuk menulis pesan komunikasi krisis yang efektif

Menulis pesan krisis yang sempurna berarti ringkas dan tepat sasaran. Sifat darurat atau krisis dapat bervariasi, tentu saja, jadi berikut adalah beberapa tips penting yang perlu diingat.

• Anda memiliki ruang terbatas untuk menulis pesan – jadi jelas dan ringkas.
• Langsung ke masalah – apa faktanya?
• Bisakah pesan Anda disalahartikan?
• Jadilah profesional dan tepat.
• Tunjukkan empati dan bahwa Anda bekerja untuk memperbaiki masalah.
• Yakinkan orang bahwa Anda akan memberi tahu mereka ketika lebih banyak informasi tersedia.
• Tawarkan sumber daya tambahan yang dapat mereka hubungi atau akses secara online.
• Beri tahu orang-orang bahwa Anda mencoba melindungi mereka.
• Jujurlah, jangan pernah menyembunyikan informasi atau menyalahkan orang lain.
• Tindak lanjuti dengan informasi terkini.

Contoh penggunaan teks dalam manajemen krisis

Bagaimana tampilan pesan krisis teks dalam praktik? Mari kita lihat beberapa contoh di mana teks darurat telah memberikan solusi.

Pemadaman listrik dan layanan

Pemadaman listrik sangat mengganggu rumah dan bisnis, sehingga pemasok energi mengirim peringatan teks untuk memberi tahu pelanggan tentang potensi masalah. Pelanggan mereka juga menerima pemberitahuan yang memperkirakan kapan layanan dapat dilanjutkan. Ini menunjukkan kesadaran dan empati dan membantu membangun kepercayaan pelanggan.

Con Edison adalah pemasok AS yang menerima laporan pemadaman pelanggan, dan mereka mengizinkan pengguna untuk mendaftar untuk peringatan. Pemilik rumah menerima peringatan ketika tindakan alam atau peristiwa lain dapat menyebabkan gangguan layanan. Misalnya, Con Edison membantu mendukung pemilik rumah selama banjir yang terjadi di Mamaroneck, NY, pada April 2022.

Penarikan produk pelanggan

Terkadang, produk dapat membahayakan pelanggan setelah sampai di toko. Dalam kasus seperti itu, penarikan massal sangat penting untuk melindungi keselamatan publik. Memberi tahu pelanggan melalui pesan teks SMS adalah salah satu cara tercepat untuk memberi tahu mereka, sehingga mereka dapat membuang barang atau mengembalikannya untuk mendapatkan pengembalian uang.

Baik perusahaan maupun pelanggan dapat memanfaatkan teks darurat dalam skenario ini.

Peringatan janji medis

Layanan medis dapat mengirim pesan teks kepada pasien tentang pembatalan janji temu, memungkinkan mereka untuk memesan ulang saat mereka merasa nyaman. Teks juga membantu mengingatkan pasien tentang kunjungan mendatang yang telah mereka jadwalkan.

Dalam beberapa tahun terakhir, janji temu vaksin COVID-19 menjadi sangat mendesak untuk dipesan. Setelah peluncuran vaksinasi awal, banyak yang menerima undangan teks untuk dua jab pertama mereka. Teks-teks ini juga membantu orang menemukan pusat vaksin.

Pesan peringatan krisis bisa sangat bermanfaat jika terjadi keadaan darurat kesehatan. Badan medis dapat mengirim pesan massal kepada pasien yang terdaftar dalam wabah lokal virus lain. Ini dapat membantu menjaga orang yang berisiko lebih aman.

Tandai sebagai aman selama bencana alam

SMS krisis dapat terbukti penting selama badai, gempa bumi, dan tornado. Mereka dapat membantu untuk memperhitungkan keselamatan individu. Misi penyelamatan dan responden pertama dapat mengirim pesan secara massal untuk memastikan penerima aman. Pesan teks sangat membantu dalam sebagian besar skenario bencana.

Teks dilaporkan berguna untuk upaya penyelamatan selama Badai Harvey pada tahun 2017, menyelamatkan nyawa puluhan ribu orang dengan memastikan mereka diberi tahu. Banyak orang akan mati atau hilang tanpa teknologi ini.

Pesan darurat berguna selama bencana alam untuk membantu bisnis memperhitungkan keselamatan personel, menjawab tantangan menghitung anggota tim yang mencakup area yang luas. Dengan mengirim SMS kepada staf, mudah untuk mengonfirmasi lokasi dan status.

Peringatan perbankan

Pesan SMS berguna dalam membantu orang melacak uang mereka. Bank mengirim pesan jika terjadi aktivitas penipuan atau ketika batas cerukan terlampaui. Biasanya, orang dapat memilih teks mana yang ingin mereka terima. Ini adalah keadaan darurat skala kecil tetapi sangat pribadi.

Ketika transaksi keuangan menjadi lebih kompleks, melacak sangat penting. Aplikasi yang mengirim peringatan hanya dapat melakukannya jika pengguna terhubung ke internet, tetapi teks memungkinkan pelanggan untuk mengambil tindakan bahkan saat ponsel mereka offline.

Kesimpulan

Pesan teks sangat efektif dalam memastikan keselamatan orang selama situasi krisis. Hal ini juga membantu dalam keadaan darurat pribadi. Mengirim SMS dapat menjawab banyak pertanyaan dan menghemat stres, waktu, dan kerumitan, mulai dari perbankan hingga vaksinasi.

Karena pengiriman pesan SMS dilakukan secara offline, Anda tidak perlu bergantung pada Wi-Fi atau 5G. Dalam bencana alam, konektivitas ini mungkin membuat semua perbedaan.

Meskipun aplikasi menawarkan banyak fungsi, penting untuk menjaga semuanya tetap sederhana dalam krisis. Rencanakan risiko, dan tulis pesan singkat dan informatif yang dapat diandalkan orang.