Siapkan tim jarak jauh Anda untuk sukses—buat kebijakan kerja jarak jauh yang efektif

Setelah Anda mempertimbangkan model kerja jarak jauh untuk bisnis Anda dan mulai mempekerjakan bintang rock jarak jauh, Anda perlu menetapkan pedoman tentang bagaimana mereka dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis.

Karyawan jarak jauh Anda akan memiliki pertanyaan yang tidak semua orang di tim langsung tahu jawabannya. Kapan saya diharapkan online? Dapatkah saya menggunakan perangkat saya sendiri? Apakah saya dibayar untuk lembur?

Kebijakan kerja jarak jauh yang komprehensif menjawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk karyawan baru dan bertindak sebagai penghitung siap pakai untuk seluruh perusahaan. Ini mendefinisikan aturan keterlibatan dan membantu menetapkan harapan yang tepat—bagi pemberi kerja dan juga karyawan.

Berikut adalah enam hal yang harus diperhatikan dalam kebijakan kerja jarak jauh perusahaan Anda:

• Tentukan jam kerja dengan zona waktu yang tumpang tindih
• Buat ketentuan untuk kolaborasi asinkron
• Tambahkan pedoman untuk keamanan informasi
• Tetapkan harapan yang jelas tentang kompensasi & manfaat
• Menetapkan kode etik untuk organisasi
• Memenuhi persyaratan kepatuhan dan peraturan

Tentukan jam kerja dengan zona waktu yang tumpang tindih

Kuantitas dan spesifisitas adalah dua dinamika yang berperan di sini. Berapa jam Anda mengharapkan karyawan jarak jauh Anda bekerja pada hari tertentu? Lebih penting lagi, jam berapa Anda mengharapkan mereka bekerja?

Tergantung pada kebutuhan bisnis, Anda dapat mengatur jadwal yang ketat atau membiarkan karyawan memutuskan sendiri berapa jam mereka bekerja. Beberapa perusahaan jarak jauh bahkan mengabaikan jumlah jam kerja demi mengukur hasil.

Amin Yazdani dari AY Technologies menganggap pertanyaan kedua lebih menantang: “Kapan saya harus tersedia? Apakah itu zona waktu saya sendiri, atau apakah itu zona waktu pusat untuk perusahaan atau campuran dari itu?

_{Sumber: Pixabay}

Ketersediaan pada jam tertentu dapat menjadi masalah bagi tim yang tersebar di seluruh dunia, dan kolaborasi waktu nyata dapat menjadi tantangan. Terlebih lagi, jika anggota tim Anda dipisahkan oleh perbedaan waktu 12+ jam. Misalnya, dalam sebuah tim dengan anggota di New York dan Shanghai, beberapa dari mereka akan tidur tepat ketika yang lain memulai hari mereka!

Alex Turnbull di GrooveHQ memiliki solusi sederhana untuk tantangan ini. Temukan setidaknya satu waktu tertentu setiap hari ketika semua anggota tim dapat berkolaborasi secara real-time.

Kebijakan kerja jarak jauh perusahaan Anda harus menentukan jam berapa karyawan jarak jauh seharusnya bekerja. Grup fungsional mungkin memiliki iramanya sendiri, tetapi Anda perlu membuat semua orang online pada waktu yang sama selama beberapa jam setiap hari (terkadang menjadi tantangan bahkan dalam tim yang bekerja dari kantor yang sama!) atau memastikan penyerahan yang lancar antara karyawan di waktu yang berbeda zona.

Tentukan dengan jelas jam kerja tim jarak jauh Anda. Jika mereka tersebar di zona waktu, pastikan ada beberapa tumpang tindih dalam jam kerja mereka.

Buat ketentuan untuk kolaborasi asinkron

Dalam tim jarak jauh yang tersebar di satu zona waktu yang terlalu banyak, kolaborasi waktu nyata jelas merupakan kemewahan. Meskipun membuat jadwal dengan tumpang tindih zona waktu membantu, itu tidak selalu memungkinkan. Solusinya? Fokus pada kolaborasi asinkron (asinkron) dalam tim melalui perencanaan dan komunikasi.

Karena menunggu dependensi karena perbedaan zona waktu dapat membuat frustrasi, kebijakan kerja jarak jauh Anda harus menetapkan ekspektasi yang jelas dalam menangani tugas dan tindak lanjut asinkron. Ini melibatkan pengaturan aturan dasar untuk ketersediaan dan non-ketersediaan dan menghormati waktu setiap anggota tim.

Selain itu, kebijakan kerja jarak jauh Anda harus menentukan alat yang digunakan untuk kolaborasi waktu nyata dan asinkron—obrolan tim, konferensi video, manajemen proyek, pelacakan masalah, dll.

Jordan Wan, Pendiri & CEO CloserIQ, menekankan pentingnya platform obrolan tim khusus:

“Ini adalah salah satu alat paling efektif untuk pekerjaan jarak jauh. Alat seperti ini memungkinkan kerja tim bahkan ketika anggota tertentu berada di belahan dunia lain.”

_{Sumber: Flock}

Di Trello dan AY Technologies, konferensi video memainkan peran besar dalam memungkinkan komunikasi satu-ke-satu. Amin Yazdani mengutip relatif kurangnya interaksi tatap muka sebagai alasan mengapa panggilan video lebih disukai untuk mengobrol atau email dalam situasi ini.

Tetapkan harapan yang jelas dalam menangani tugas dan tindak lanjut secara asinkron. Tentukan alat yang digunakan untuk kolaborasi waktu nyata dan asinkron.

Tambahkan pedoman untuk keamanan informasi

Karena tim jarak jauh bekerja dari jaringan pribadi dan publik (rumah, kafe, ruang kerja bersama, dll.), melindungi sistem informasi perusahaan dari akses tidak sah selalu menjadi tantangan. Untuk mengatasinya, buat panduan keamanan informasi dan tambahkan ke kebijakan kerja jarak jauh Anda.

_{Sumber: Pexels}

GitHub memiliki kebijakan BYOD (bawa perangkat Anda sendiri) tetapi bersikeras pada keamanan dan perlindungan khusus seperti kata sandi yang aman dan firewall yang selalu aktif. Di sisi lain, LiquidSpace dan SitePen menyediakan perangkat yang aman untuk karyawan jarak jauh mereka. Apa pun jalur yang Anda pilih, merincinya dalam kebijakan kerja jarak jauh membantu memastikan bahwa semua orang tahu apa yang harus dilakukan.

Buat pedoman keamanan informasi yang melibatkan penyediaan perangkat keras yang aman untuk semua karyawan jarak jauh atau bersikeras pada perlindungan khusus untuk diterapkan pada perangkat milik karyawan.

Tetapkan harapan yang jelas tentang kompensasi & manfaat

Perusahaan besar yang menawarkan opsi kerja jarak jauh seperti PwC, USDA, Xerox, dan Sodexo mengatakan bahwa seharusnya tidak ada perbedaan besar dalam gaji atau tunjangan antara peran berbasis kantor dan mitra jarak jauhnya.

Tetapi Anda memiliki fleksibilitas dalam menetapkan skala gaji untuk tim jarak jauh Anda. Misalnya, Anda dapat membuat tunjangan untuk lokasi geografis karyawan jarak jauh Anda. Biaya hidup di New York atau LA jelas lebih tinggi daripada, katakanlah, Richmond (Indiana) atau Harlingen (Texas).

Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:

• Kompensasi untuk jam kerja inti
• Kebijakan lembur
• Keuntungan karyawan
• Kewajiban perusahaan
• Kebijakan penggantian untuk tagihan internet, perlengkapan IT, co-working space, dll.

Remote.co memiliki beberapa saran menarik tentang manfaat yang didambakan karyawan jarak jauh, termasuk liburan berbayar dan retret perusahaan. Manfaat karyawan yang menarik sangat membantu bisnis mempertahankan karyawan jarak jauh yang terampil.

Kewajiban cedera terkait pekerjaan mungkin berlaku untuk bisnis jika karyawan jarak jauh terluka di kantor pusat mereka. Di Pennsylvania, pengadilan telah menegakkan hak karyawan jarak jauh untuk kompensasi atas cedera yang diderita saat bekerja dari rumah. Konsultasikan dengan tim hukum Anda untuk mengetahui sepenuhnya tanggung jawab Anda saat membangun perusahaan jarak jauh.

Tetapkan harapan yang jelas tentang kompensasi dan tunjangan untuk karyawan jarak jauh. Untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik, Anda mungkin perlu bekerja ekstra untuk memberikan manfaat yang disesuaikan dengan kebutuhan karyawan jarak jauh.

Menetapkan kode etik untuk organisasi

Perbedaan latar belakang budaya dan kepekaan seringkali menjadi kekuatan bagi tim jarak jauh. Namun, mereka juga dapat menyebabkan kesalahpahaman dan konflik, terutama ketika sebagian besar komunikasi mereka tidak sinkron. Menetapkan kode etik untuk komunikasi internal dan eksternal dapat mencegah kecerobohan yang merusak yang mungkin timbul karena 'jarak maya'.

Misalnya, Kode Etik Infosys mencakup segala hal mulai dari perilaku dan hubungan di tempat kerja hingga penyelesaian konflik kepentingan. Workable.com memiliki template sederhana yang mungkin cocok untuk Anda.

Tetapkan kode etik untuk organisasi (termasuk karyawan jarak jauh) untuk mencegah kesalahpahaman budaya.

Memenuhi persyaratan kepatuhan dan peraturan

Pekerjaan jarak jauh mungkin tidak secara eksplisit dicakup oleh undang-undang ketenagakerjaan setempat, jadi Anda harus berkonsultasi dengan pakar hukum tentang peraturan kepatuhan. Ada juga masalah undang-undang yang berkembang terkait komunikasi online, seperti GDPR Uni Eropa. Karena telecommuting adalah inti dari pekerjaan jarak jauh, ketentuan dari undang-undang ini mungkin berlaku untuk bisnis Anda.

Bekerja dengan tim hukum Anda untuk menyusun dokumen yang memungkinkan karyawan jarak jauh Anda mengetahui apa yang perlu mereka ingat saat membuat, menggunakan, dan berbagi data satu sama lain dan/atau di luar bisnis.

Periksa undang-undang setempat untuk memastikan kepatuhan saat menyusun kebijakan kerja jarak jauh Anda. Data online dan undang-undang privasi seperti GDPR UE baru-baru ini sangat relevan untuk pekerjaan jarak jauh.

Sesuaikan pendekatan kerja jarak jauh Anda

Kebijakan kerja jarak jauh Anda perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda yang unik. Mengatasi poin-poin ini seputar jam kerja, alat kolaborasi, pedoman keamanan, kompensasi dan tunjangan, kode etik, dan persyaratan kepatuhan adalah cara yang bagus untuk mulai melakukan hal itu!