Biaya kualitas dalam manajemen proyek

Apakah Anda mendapatkan banyak umpan balik tentang barang yang rusak atau cacat? Atau apakah pelanggan Anda mengeluh tentang deskripsi produk yang salah?

Jika demikian, saatnya mengevaluasi kembali proses pengembangan produk Anda dan mengambil langkah yang lebih baik untuk memastikan produk Anda tidak pernah dikembalikan lagi. Faktanya, pengembalian produk biasanya menunjukkan bahwa ada masalah yang lebih signifikan untuk diperhatikan — penurunan kualitas. Meskipun kesalahan biasa terjadi, Anda harus melakukan semua yang Anda bisa untuk mencegah kesalahan tersebut terjadi sejak awal.

Bagaimana tepatnya Anda harus melakukan itu? Ya, semuanya bermuara pada kualitas - biaya kualitas - tepatnya.

Dalam posting blog ini, kami akan menjelaskan apa itu biaya kualitas dalam manajemen proyek dan memikirkan keuntungan dan kerugian menerapkannya dalam proyek Anda. Kami juga akan melihat biaya yang terkait dengan kualitas baik dan buruk, dan bagaimana manajer proyek menghitung biaya kualitas.

Apa biaya kualitas dalam manajemen proyek?

Menurut panduan PMBOK: “Biaya kualitas (COQ) mengacu pada total biaya semua upaya yang terkait dengan kualitas di sepanjang siklus hidup produk.”

Beberapa area proyek mungkin tidak dilakukan sesuai dengan rencana awal, sehingga biaya kualitas dapat terjadi selama siklus hidup produk. Dengan kata lain, keputusan manajemen proyek yang lemah dapat menyebabkan beberapa konsekuensi terkait bisnis, termasuk penurunan kualitas (atau kualitas yang buruk).

Akibatnya, produk dikembalikan, pelanggan mengklaim garansi produk, atau produk tertentu ditarik kembali dari konsumen akhir (karena perbaikan, penggantian, atau penggantian).

Oleh karena itu, manajer proyek bertanggung jawab untuk memastikan bahwa produk atau layanan sesuai dengan tujuannya.

Kami berbicara dengan Andrew Kovalev , Anggota Resmi di Dewan Bisnis Forbes, yang keahlian utamanya adalah restrukturisasi dan reposisi strategis organisasi. Inilah yang dia katakan tentang pentingnya memperhatikan biaya kualitas:

“Biaya manajemen mutu bukanlah biaya satu kali, ini merupakan proses yang berkelanjutan dan berkelanjutan. Organisasi harus terus memantau dan mengukur biaya kualitas untuk memastikan bahwa mereka mengambil langkah yang tepat untuk mencegah cacat dan menangani cacat yang terjadi.”

Kami ingin tahu untuk mempelajari apa yang mencakup cacat ini:

“Ini termasuk meninjau dan memperbarui proses dan prosedur secara teratur, serta melatih karyawan tentang teknik manajemen mutu. Selain itu, organisasi harus terus memantau umpan balik dan keluhan pelanggan untuk mengidentifikasi area potensial untuk perbaikan dalam hal kualitas.”

Jika Anda hanya menunggu sampai setelah produksi untuk mengidentifikasi dan mengatasi cacat kualitas pada produk Anda, kemungkinan besar Anda akan melihat peningkatan jumlah masalah kualitas. Dengan hanya mengambil beberapa langkah pencegahan sebelum produksi, Anda dapat membatasi risiko penyimpangan kualitas dan mengurangi biaya kualitas secara umum.

Apa saja jenis-jenis biaya kualitas?

Biaya kualitas adalah jumlah dari dua faktor:

• Biaya kesesuaian (biaya kualitas yang baik atau COGQ), dan
• Biaya ketidaksesuaian (biaya kualitas buruk atau COPQ).

Dengan kata lain, biaya kualitas adalah hubungan antara biaya pembentukan produk/jasa berkualitas dan biaya pembentukan produk/jasa berkualitas buruk.

Biaya kualitas yang baik (atau biaya kesesuaian) terdiri dari:

• Pencegahan, dan
• Biaya penilaian.

Di sisi lain, biaya kualitas yang buruk (biaya ketidaksesuaian) berkaitan dengan:

• Intern, dan
• Biaya kegagalan eksternal.

Biaya kualitas, bagaimanapun, tidak spesifik untuk manufaktur saja, tetapi mereka tetap relevan dari awal penelitian dan pengembangan proyek hingga interaksi dengan pelanggan.

Empat kategori berikut berlaku untuk model biaya kualitas secara umum. Mari kita telaah setiap biaya yang telah kita sebutkan untuk melihat aktivitas bisnis apa yang memengaruhi kualitas suatu produk atau layanan.

Tipe #1: Biaya kesesuaian

Juga disebut biaya kualitas yang baik (COGQ), biaya kesesuaian mengacu pada biaya aktivitas yang memastikan produk atau layanan memenuhi tingkat kualitas yang diinginkan sebelum mencapai konsumen akhir.

Seperti yang telah kami sebutkan, biaya kualitas yang baik terdiri dari 2 kategori lagi, seperti:

• Biaya pencegahan, dan
• Biaya penilaian.

Subtipe #1: Biaya pencegahan

Biaya pencegahan timbul dari kegiatan yang ditujukan untuk menghilangkan cacat (ketidaksesuaian) yang terjadi sejak awal.

Menurut panduan PMBOK, ini termasuk, namun tidak terbatas pada biaya:

• Pelatihan karyawan yang memadai. Pelatihan yang tepat memastikan keberhasilan proyek karena karyawan akan lebih efektif dalam memimpin dan melaksanakan proyek tersebut.
• Perencanaan kualitas. Proses mengidentifikasi aspek yang paling penting dari proyek selama tahap perencanaan untuk memastikan bahwa rencana awal diikuti.
• Pengembangan dan pengujian produk baru. Proses menganalisis konsep, fitur, atau fungsionalitas produk untuk memahami bagaimana pelanggan potensial dapat menggunakannya.
• Peluncuran spesifikasi dan standar produk. Proses menguraikan fitur spesifik, fungsionalitas, dan standar teknis yang diperlukan untuk membangun produk.
• Pengendalian proses. Proses perencanaan, pelacakan, dan pengelolaan semua fase siklus hidup proyek.
• Audit kualitas. Proses untuk memastikan bahwa kegiatan proyek memenuhi tingkat kesesuaian dengan persyaratan proyek untuk mencegah segala kekurangan.
• Memperkenalkan Sistem Manajemen Mutu (SMM). QMS akan memudahkan pencatatan proses dan prosedur yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu.

Contoh lain dari biaya pencegahan yang dimasukkan dalam panduan PMBOK adalah:

• Saatnya melakukannya dengan benar (Do it right attitude) . Filosofi ini mengacu pada pengiriman produk yang tepat ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Ini juga tentang memfokuskan tingkat energi yang tepat pada aktivitas yang tepat pada waktu yang tepat.
• Proses dokumen. Biaya yang terkait dengan tindakan pencatatan dan pendokumentasian semua langkah dan tugas yang terlibat dalam pengembangan proyek tertentu dari awal sampai akhir.  
• Peralatan . Biaya yang terkait dengan perolehan peralatan, termasuk pajak penjualan, ongkos angkut dan penanganan, asuransi selama transit, pemasangan dan perakitan, dan pengujian kinerja peralatan.

Subtipe #2: Biaya penilaian

Biaya penilaian terkait dengan inspeksi dan pengujian produk untuk memastikan mereka memenuhi standar kualitas dan persyaratan kinerja setelah produk diproduksi.

Ini termasuk biaya yang terkait dengan aktivitas seperti:

• Kerugian pengujian yang merusak. Metode pengujian kinerja atau perilaku material suatu produk untuk memeriksa daya tahannya (misalnya uji tabrak).
• Kalibrasi alat uji. Proses pengukuran dan konfigurasi parameter instrumen atau mesin untuk memastikannya tetap dalam batas yang telah ditentukan.
• Penilaian pemasok. Proses mengevaluasi pemasok potensial dan yang sudah ada untuk memastikan bahwa kebutuhan organisasi terpenuhi dalam hal kinerja.
• Inspeksi material yang masuk. Prosedur validasi kualitas bahan baku dan komponennya untuk mencegah potensi masalah sebelum praproduksi.
• Pemeriksaan barang yang diterima. Barang yang dibeli harus diperiksa kuantitas dan kualitasnya untuk mengurangi potensi kerusakan dan memastikan bahwa barang tersebut sesuai dengan spesifikasi.
• Inspeksi dan pengujian dalam proses. Ini mengacu pada semua pemeriksaan yang dilakukan pada setiap tahap produksi produk untuk memeriksa apakah parameter tertentu mengikuti standar industri.
• Pemeriksaan barang jadi. Proses pemeriksaan dan pengujian spesifikasi dan dimensi suatu produk ketika sudah siap untuk dikirim atau minimal 80% selesai.

Singkatnya, biaya pencegahan dan penilaian (biaya kesesuaian) mengacu pada jumlah uang yang diinvestasikan selama proyek untuk mencegah kegagalan proyek.

Tipe #2: Biaya ketidaksesuaian

Juga disebut biaya kualitas yang buruk (COPQ), biaya ketidaksesuaian mengacu pada biaya aktivitas yang diperlukan untuk memperbaiki cacat yang telah terjadi meskipun perusahaan berupaya untuk menghindarinya.

Biaya ini biasanya diakibatkan oleh cacat produk, yaitu ketika suatu produk tidak mengikuti standar yang diperlukan, produk itu dirancang dan diproduksi untuk dipatuhi.

Biaya ketidaksesuaian (atau biaya kegagalan) dikategorikan sebagai:

• Biaya kegagalan internal (ditemukan oleh manajer proyek), dan
• Biaya kegagalan eksternal (ditemukan oleh pelanggan).

Mari kita lihat apa yang dimaksud oleh masing-masing jenis.

Subtipe #1: Biaya kegagalan internal

Biaya kegagalan internal terkait dengan perbaikan semua ketidaksesuaian (cacat) oleh organisasi itu sendiri sebelum produk atau layanan mencapai pelanggan akhir (biaya sebelum pengiriman).

Ini termasuk:

• Limbah. Pekerjaan yang tidak perlu yang dihasilkan dari dokumentasi standar yang buruk, kontrol kualitas yang tidak memadai, kurangnya proses yang ditentukan, konfigurasi produk yang tidak memadai, atau perubahan desain yang tidak terdokumentasi.
• Memo yang berlebihan. Biaya yang timbul dari bahan yang tidak dapat digunakan (tersisa setelah produk diproduksi) karena masalah seperti cacat produk, kekurangan bahan, downtime peralatan yang berlebihan, dan desain ulang produk.
• Pengerjaan ulang atau perbaikan produk yang cacat. Biaya yang terkait dengan proses mengidentifikasi dan menolak produk tertentu selama produksi untuk memperbaiki bahan yang cacat dan tidak sesuai.
• Kerusakan mesin. Perawatan yang tidak tepat menyebabkan insiden downtime yang mengakibatkan banyak sekali biaya, termasuk hilangnya keuntungan, perbaikan peralatan, dan downtime peralatan.

Subtipe #2: Biaya kegagalan eksternal

Biaya kegagalan eksternal dikaitkan dengan merevisi semua ketidaksesuaian (cacat) yang diidentifikasi setelah produk dikirimkan ke pelanggan akhir.

Ini termasuk:

• Tuntutan pertanggungjawaban. Biaya atau ganti rugi yang dihasilkan dari litigasi kewajiban produk karena masalah kualitas yang terkait dengan cara pembuatan produk atau pelanggaran hukum perdata perusahaan.
• Servis dan perbaikan. Biaya yang terkait dengan servis produk (memperbaiki, mengganti, atau menyesuaikan komponen baik produk yang dikembalikan maupun yang ada di pasar).
• Klaim garansi. Biaya yang terkait dengan administrasi klaim yang diterima (ketika pelanggan meminta perbaikan atau penggantian produk secara gratis selama masa garansi).
• Keluhan pelanggan. Ketika suatu produk tidak memenuhi harapan pelanggan dalam hal kualitas, mereka akan menunjukkan masalah atau cacat yang perlu ditangani untuk meningkatkan pengalaman mereka.
• Pengembalian produk atau bahan. Biaya pemrosesan barang yang dikembalikan biasanya tinggi dan disebabkan oleh berbagai alasan, termasuk harapan yang tidak terpenuhi, barang rusak atau cacat, penyesalan pembeli, deskripsi produk yang salah, atau kecocokan yang tidak tepat.

Contoh lain dari biaya kegagalan eksternal yang ditemukan dalam panduan PMBOK adalah:

• Pesanan penjualan yang salah. Kesalahan pesanan dapat merugikan, terlepas dari apakah disebabkan oleh harga yang tidak memadai, kode item atau komponen yang salah, informasi pelanggan yang hilang, atau kesalahan entri data.
• Kehilangan pendapatan. Jika sebuah perusahaan memberikan produk berkualitas buruk, pelanggan tidak akan membeli dari mereka lagi. Ini dianggap sebagai kesepakatan bisnis yang hilang (kehilangan penjualan), karena pelanggan kemungkinan besar akan membeli dari orang lain.
• Kerusakan pengiriman. Biaya penggantian produk yang rusak memang signifikan, namun merupakan bagian tak terelakkan dari organisasi mana pun. Kerusakan biasanya diakibatkan oleh pengemasan yang tidak memadai, penanganan yang tidak tepat, atau paparan air.

Singkatnya, biaya kegagalan internal dan eksternal mengacu pada jumlah uang yang diinvestasikan selama proyek yang sedang berlangsung atau setelah penyelesaian proyek karena kegagalan.

Apa manfaat model biaya kualitas?

Mempertahankan kualitas yang baik sangat penting dalam kaitannya dengan biaya, tetapi juga menawarkan berbagai manfaat lain bagi organisasi.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang keunggulan tersebut, kami menghubungi David O'Brien, kontributor tunggal TheProjectManagement.Expert, dan Manajer Proyek bersertifikat dengan pengalaman lebih dari 25 tahun dalam berbagai metodologi manajemen proyek. Inilah mengapa David mengklaim bahwa manajer harus memperhatikan biaya kualitas:

“ Ini adalah pertimbangan utama dari setiap hasil proyek - ini adalah keseimbangan antara berapa banyak orang yang harus bekerja pada sebuah proyek, berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek dan berapa banyak uang yang dihabiskan untuk proyek tersebut. ”

Sejalan dengan itu, menerapkan model biaya kualitas akan membantu Anda:

• Temukan keseimbangan antara biaya kualitas, jadwal proyek, dan total anggaran,
• Tempatkan area masalah di mana kualitas produk dapat ditingkatkan,
• Periksa alasan sebenarnya di balik ketidaksesuaian produk,
• Meminimalkan kegagalan dan biaya penilaian,
• Menyerahkan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran,
• Mencegah potensi cacat produk, dan
• Meningkatkan penjualan dan keuntungan.

Seperti yang dapat Anda lihat dari poin di atas, beberapa manfaat utama menggunakan model COQ meliputi:

• Pengambilan keputusan yang lebih baik,
• komunikasi yang lebih baik,
• Manajemen pemasok yang lebih baik,
• Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan,
• Peningkatan efisiensi dan produktivitas,
• Mengurangi biaya, dan yang paling penting,
• Peningkatan kualitas.

Oleh karena itu, organisasi yang cukup memperhatikan biaya terkait kualitas dapat berinvestasi lebih lanjut di area yang akan berdampak terbesar pada peningkatan kualitas proyek.

Apa kelemahan dari model biaya kualitas?

Meskipun model biaya kualitas hadir dengan banyak manfaat, masih ada beberapa kelemahan potensial, yang meliputi:

• Potensi peningkatan biaya karena terlalu banyak berinvestasi dalam jaminan kualitas,
• Potensi penurunan efisiensi karena terlalu fokus pada jaminan kualitas,
• Penekanan berlebihan pada pengelolaan biaya daripada peningkatan kualitas,
• Kesulitan dalam mengalokasikan biaya secara akurat untuk aktivitas atau area proyek tertentu, dan
• Biaya alat dan pelatihan di muka yang tinggi dapat mengakibatkan kegagalan proyek jika penjualan yang diproyeksikan tidak terwujud.

Satu kelemahan tambahan yang mungkin Anda temui jika Anda memutuskan untuk mengandalkan model biaya kualitas mengacu pada tantangan untuk mengukur secara akurat semua biaya yang terkait dengan memastikan kualitas produk.

Namun, mengandalkan akuntansi proyek dapat membantu Anda mencatat semua biaya yang terkait dengan proyek tertentu. Misalnya, Anda dapat menggabungkan beberapa metrik (dengan asumsi bahwa metrik tersebut merupakan total biaya kualitas), seperti:

• Banyaknya cacat,
• Biaya inspeksi atau pengujian, dan
• Biaya perbaikan atau koreksi.

Dengan menggabungkan persamaan semua biaya yang terkait dengan metrik kualitas di atas, total biaya kualitas dapat dihitung dengan lebih akurat.

Pengelompokan biaya kualitas ke dalam kategori terpisah juga dapat membantu manajer proyek membuat keputusan bisnis yang efektif. Informasi tentang biaya tersebut harus dilaporkan dalam catatan akuntansi perusahaan yang ada, serta:

• Lembar waktu,
• Laporan biaya,
• Pesanan pembelian, atau
• Laporan pengerjaan ulang.

Dengan melihat informasi ini, manajer proyek memperkirakan biaya kualitas dengan lebih akurat.

Bagaimana cara menghitung biaya kualitas?

Menghitung biaya kualitas cukup mudah karena manajer proyek menggunakan formula yang telah ditentukan sebelumnya untuk mendapatkan total biaya.

Ada dua komponen utama untuk menghitung total biaya kualitas:

• COGQ = Biaya kualitas yang baik, dan
• COPQ = Biaya kualitas buruk.

Begini rumusnya:

Biaya Kualitas (COQ) = Biaya Kesesuaian (COGQ) + Biaya Ketidaksesuaian (COPQ)

Mungkin biaya formula kualitas tampak sederhana. Namun, begitu Anda mulai menggali lebih dalam tentang biaya terkait, ini bisa menjadi lebih rumit. Oleh karena itu, Anda perlu memahami semua elemen yang termasuk dalam biaya kesesuaian dan ketidaksesuaian.

Mari kita lihat rincian rumus di atas:

COQ = PC + AC + IFC + EFC

Unsur-unsur dari rumus mengacu pada:

• PC = Biaya pencegahan,
• AC = Biaya penilaian,
• IFC = Biaya kegagalan internal, dan
• EFC = Biaya kegagalan eksternal.

Seperti yang Anda lihat, manajer proyek mengukur biaya kualitas dengan menjumlahkan biaya yang terkait dengan pencegahan, penilaian, dan kegagalan (misalnya biaya yang terkait dengan pelatihan, inspeksi, pengerjaan ulang, memo, dll.)

Contoh biaya kualitas

Seperti yang telah kami sebutkan, mengukur biaya kualitas diperlukan untuk menjaga kualitas produk dan layanan Anda secara keseluruhan, dan dengan demikian memperoleh keunggulan kompetitif. Berikut adalah perincian proses langkah demi langkah untuk menghitung biaya kualitas.

Langkah #1: Hitung total biaya kesesuaian

Total biaya kualitas yang baik dapat dihitung dengan menjumlahkan biaya pencegahan dan biaya penilaian, yang meliputi:

• Pelatihan karyawan,
• audit kualitas,
• Pemeriksaan bahan, dan
• Kerugian pengujian yang merusak.

Berikut adalah rincian biaya pencegahan dan penilaian:

COGQ = 17.700 + 45.200 + 8500 +19.000= 90.400

Langkah #2: Hitung total biaya ketidaksesuaian

Biaya yang memperhitungkan biaya total kualitas buruk adalah biaya dari:

• Membatalkan,
• Mengolah lagi,
• Klaim garansi,
• Layanan, dan
• Perbaikan.

Biaya ini dapat dihitung seperti ini:

COPQ = 14.600 + 9.700 +18.300 + 6.900 = 49.500

Langkah #3: Hitung total COQ

Setelah Anda selesai menghitung biaya barang dan biaya kualitas yang buruk, inilah tampilan total biaya kualitas untuk ponsel cerdas.

Total COQ = Total COGQ + Total COPQ

90.400 + 49.500 = 139.900

Kami membuat contoh ini untuk membantu Anda memahami biaya mana yang perlu Anda pertimbangkan saat menghitung biaya kualitas. Dalam tabel di bawah ini, kami menyertakan ikhtisar semua biaya.

Lacak pengeluaran proyek di Clockify

Sebagai manajer proyek, Anda perlu membuat keputusan berdasarkan informasi tentang berapa banyak yang harus diinvestasikan dalam kualitas. Selain menghitung biaya kualitas secara manual, cara lain untuk melakukannya adalah dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan pengeluaran.

Clockify, misalnya, memungkinkan Anda mencatat pengeluaran terkait proyek, dan bahkan melacak anggaran proyek Anda. Dengan begitu, Anda dapat memantau pendapatan dan pengeluaran Anda, dan memahami bagaimana kinerja proyek Anda secara finansial. Ini juga membantu Anda mengurangi biaya kualitas karena membantu Anda tetap di atas semua biaya terkait kualitas.

Selain melacak pengeluaran Anda, dan membuat perkiraan anggaran proyek, Clockify dapat menyimpan informasi penting tentang proyek perusahaan Anda dan memungkinkan Anda membuat laporan terkait proyek. Dengan begitu, Anda selalu mengetahui kemajuan proyek Anda, dan dapat mengidentifikasi apakah operasi dilakukan sesuai dengan dokumentasi dan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Hasilnya, Anda dapat membuat estimasi profitabilitas proyek yang tepat.

Akhir kata: Mengukur biaya kualitas akan membantu Anda membuat keputusan proyek yang tepat

Model biaya kualitas membantu perusahaan mengurangi biaya mereka dengan mendorong mereka untuk mengidentifikasi dan menghilangkan biaya boros terkait dengan kualitas di bawah standar.

Dengan cara ini, Anda dapat meminimalkan kebutuhan pengerjaan ulang, garansi, dan biaya ketidaksesuaian lainnya dengan berfokus pada biaya pencegahan dan penilaian. Selama proyek berlangsung, memperhatikan biaya kualitas dapat berkontribusi pada:

• Penghematan biaya yang signifikan,
• Kepuasan klien yang lebih besar, dan
• Profitabilitas proyek yang lebih tinggi.

Selain itu, jika mereka memberikan perhatian yang cukup untuk mengukur biaya kualitas, perusahaan dapat membuat penilaian yang lebih baik tentang bagaimana menggunakan sumber daya untuk mencapai tingkat kualitas yang diinginkan sambil menekan biaya kualitas total.

️ Pernahkah Anda menerapkan model biaya kualitas sebagai bagian dari keputusan manajemen proyek Anda? Apakah itu membantu Anda menentukan berapa sebenarnya biaya proyek Anda? Bisakah Anda berbagi dengan kami beberapa manfaat dari model COQ? Jika ya, kirim email kepada kami di [email protected] untuk mendapatkan kesempatan ditampilkan di artikel ini atau salah satu artikel kami yang akan datang. Juga, jika Anda menyukai artikel ini, bagikan dengan seseorang yang mungkin merasa terbantu.