Bagaimana menjaga produktivitas di lingkungan kantor

Produktivitas dipengaruhi oleh stres dan ketidakpuasan. Dan perasaan ini dapat diperkuat di kantor – orang akan mulai melihat diri mereka sebagai roda penggerak dalam mesin. Produktivitas turun terutama di lingkungan perusahaan, di mana orang dapat dengan mudah mulai merasa seperti roda penggerak dalam mesin. Semua yang mulai penting adalah tenggat waktu dan kepuasan klien, sementara mereka sendiri sangat diabaikan.

Ada beberapa cara untuk mengatasi produktivitas kantor. Beberapa mudah diterapkan, dan memberikan hasil yang bagus, seperti yang akan Anda lihat.

Pendorong produktivitas ruang fisik

Beri orang beberapa pilihan dekoratif pribadi

Terlepas dari apakah Anda memiliki kantor terbuka atau ruang kantor khusus untuk tim yang berbeda, Anda harus memberi setiap karyawan kesempatan untuk mengekspresikan diri.

Mereka harus didorong untuk mempersonalisasi ruang sebanyak yang mereka butuhkan, untuk merasa lebih santai. Beberapa akan memilih untuk tidak melakukannya, karena itu memperkuat perasaan mereka berada di kantor, yang juga baik-baik saja. Tetapi bagi yang lain, beberapa tanaman meja, foto, papan peniti, patung-patung atau mug pribadi mereka bisa sangat membantu. Barang-barang ini juga merupakan pembuka percakapan yang bagus.

Dekorasi membawa beberapa warna ke ruang kerja seseorang, dan individualitas yang mereka butuhkan untuk merasa seperti bagian yang lebih penting dari perusahaan. Akibatnya, mereka tahu pekerjaan mereka – dan mereka sebagai individu – lebih dihargai.

Biarkan banyak cahaya alami masuk

Ingatkan karyawan Anda bahwa ruang kantor bukanlah penjara. Membiarkan siang hari masuk alih-alih lampu neon akan mengingatkan mereka tentang perkembangan hari kerja mereka, dan saat hampir berakhir. Ini akan mendorong mereka untuk menyelesaikan sesuatu tepat waktu, sementara ruang tertutup mengubah persepsi waktu, yang dapat menyebabkan lebih banyak waktu lembur dan akhirnya kelelahan. Seperti yang dikatakan Rachel Hadler untuk Curbed.com dengan sangat lucu:

“Secara khusus, LED — yang masih menjadi sumber penerangan kantor utama di AS — perlahan-lahan dapat membuat orang gila dengan berkedip pada tingkat yang tidak terlihat, membuat mereka sakit kepala dan, dalam kasus saya, kecurigaan yang tersisa bahwa kenyataan adalah pengalaman subjektif.”

Jika anggaran dan ruang/bangunan sewa Anda memungkinkan, buka jendela baru di tempat yang sesuai. Ruang kantor kami, misalnya, memiliki banyak cahaya alami yang berasal dari jendela besar di sekeliling dinding.

Tentu saja, di musim panas, itu bisa sangat menakutkan, tapi itulah gunanya tirai putih. Tidak ada bandingannya betapa lebih mudahnya bekerja ketika Anda berada di dekat jendela. Setiap kali mata saya lelah, saya hanya bisa melihat ke jalan-jalan dan mobil-mobil, dan gedung-gedung yang jauh. Dan saat hari hampir berakhir, tidak ada yang mengalahkan pemandangan matahari terbenam.

Fokus pada merangsang indra

Sebelum melompat ke kesimpulan, kita tidak akan berbicara tentang mengisi ruangan dengan lilin atau minyak wangi, mengubah kantor menjadi hutan mini, atau semacamnya. Ini tentang trik kecil sederhana yang memperkaya ruang, dan dengan demikian – meningkatkan produktivitas melalui kenyamanan.

Penglihatan

Menganalisis pekerjaan cat di dinding perusahaan. Sebuah studi oleh Nancy Kwalek dan rekan-rekannya dari University of Austin, Texas, menunjukkan bahwa kemampuan kognitif pekerja dan pemecahan masalah bergantung pada warna dinding kantor. Namun, mereka menekankan bahwa setiap individu dapat bereaksi berbeda terhadap warna yang sama. Apakah mereka mudah terganggu oleh rangsangan dari luar, atau tidak, misalnya.

Hal lain yang berguna untuk dipertimbangkan adalah decluttering. Atur ulang ruang, jika perlu – pindahkan rak, printer, dan bahkan meja jika menghalangi. Misalnya, menempatkan lebih banyak gantungan baju, sehingga orang tidak meninggalkan jaket mereka di meja atau kursi mereka. Hal yang sama berlaku untuk dekorasi dinding apa pun. Kekacauan itu mengganggu sekaligus membuat kewalahan.

Suara

Kantor terbuka dapat menjadi pencela besar dalam hal produktivitas. Dari pengalaman saya, dan rekan kerja saya (saat ini dan masa lalu), tidak ada yang lebih buruk daripada lingkungan yang bising, bahkan ketika orang berusaha untuk bekerja dengan tenang. Dan setelah beberapa saat, bahkan headphone peredam bising tidak dapat membantu jika telinga Anda mulai sakit karena terlalu sering memakainya.

Tentukan ruang untuk diskusi verbal, sehingga mengurangi kunjungan stasiun kerja dari satu rekan kerja ke rekan kerja lainnya, dan mengganggu fokus orang lain. Berikan tim yang membutuhkan kantor terpisah yang paling fokus, atau ruang yang lebih tenang dari rencana terbuka.

Bau/Udara

Penyegar udara bukanlah suatu keharusan, karena banyak orang menganggap aroma mereka terlalu kuat atau invasif. Apa yang penting di sini juga cukup sederhana: berinvestasi dalam kualitas AC dan ventilasi. Kurangnya udara bersih menyebabkan kantuk dan penurunan tekanan darah, yang mempercepat kelelahan selama bekerja.

Bentuk lain dari peningkatan produktivitas

Selain menjaga kantor sebagai ruang yang menyenangkan secara keseluruhan untuk bekerja, ada faktor lain yang berkontribusi atau mengurangi produktivitas orang. Ini dapat berkisar dari jenis alat yang Anda gunakan, hingga bagaimana Anda mengelola staf.

Pilih perangkat lunak yang sempurna

Tergantung pada industri Anda, Anda akan menggunakan semua jenis perangkat lunak. Biasanya, yang paling mendasar yang kita semua butuhkan adalah:

1. Pelacak waktu
2. Alat manajemen proyek
3. Perangkat lunak pengolah gambar
4. Layanan berbasis cloud (seperti google docs, spreadsheet, Zoom, dll)

Bagaimana Anda dapat menggunakan alat ini untuk meningkatkan produktivitas? Anda membuat beberapa pilihan yang dipikirkan dengan matang. Yaitu, Anda menemukan perangkat lunak yang mudah diambil, mudah digunakan, tetapi juga memberikan tantangan untuk benar-benar dikuasai.

Dengan begitu, orang-orang yang kurang menyukai teknologi tidak akan frustrasi karena kehilangan waktu berharga untuk mencoba memahami alat ini. Dan bagi mereka yang lebih paham teknologi, masih akan ada kurva pembelajaran untuk aspek yang lebih kompleks.

Sesi brainstorming mencapai kohesi tim

Lingkungan perusahaan diketahui dengan cepat masuk ke "modus penggilingan". Setiap orang perlu datang dan melakukan pekerjaan mereka untuk memenuhi tenggat waktu, dan komunikasi menurun menjadi pesan obrolan tim, email, dan rapat sepihak yang berlangsung berjam-jam.

Untuk meningkatkan produktivitas kantor yang besar, bekerjalah dengan melibatkan tim untuk bekerja bersama dari orang ke orang. Cari tahu bagian mana dari pekerjaan mereka yang dapat dilakukan melalui sesi brainstorming, dan pastikan ada cukup kantor kosong untuk memfasilitasinya.

Anda dapat mencegah banyak miskomunikasi dan mempercepat proses sambil meningkatkan motivasi hanya dengan mendorong orang untuk bekerja sama lebih sering. Selain itu, jika Anda mengadakan rapat (atau email) di seluruh perusahaan, puji atau terima kasih secara terbuka kepada tim yang menggunakan metode ini. Ini berfungsi sebagai contoh yang baik bagi orang lain, dan dorongan positif tambahan ke arah itu.

Anda juga dapat memimpin dengan memberi contoh, dan mengadakan pertemuan dan sesi brainstorming di kantor yang sama.

Lakukan check-in secara teratur

Ketika tenaga kerja Anda menghitung lusinan, jika bukan ratusan karyawan, sangat penting untuk melakukan "pemeriksaan denyut nadi" secara teratur atas kepuasan mereka di kantor. Mungkin mereka tidak senang dengan kemajuan karir mereka, bergumul dengan beban kerja, atau masalah dengan karyawan lain. Dan semua ini adalah faktor lain yang mempengaruhi produktivitas di perusahaan besar.

Kebanyakan orang akan menghindari mengungkapkan keluhan mereka. Mereka bahkan membiarkannya bernanah sampai menyebabkan mereka mengambil hari libur kerja, atau secara signifikan kehilangan tingkat energi mereka, yang mempengaruhi kesehatan mereka. Jadi, mendekati mereka terlebih dahulu adalah bantuan yang signifikan, dan langkah menuju peningkatan produktivitas.

Berikut adalah beberapa titik awal:

• Perkenalkan survei anonim dua bulanan atau bulanan dengan pertanyaan umum tentang kepuasan karyawan;
• Dengan HR, rencanakan sesi 1: 1 untuk pendekatan yang lebih pribadi (biarkan orang menyuarakan pendapat mereka, tetapi jangan memaksa mereka, karena beberapa orang kesulitan membuka diri terhadap HR);
• Atur pertemuan dan pelatihan pendidikan tentang kelelahan, ketegasan, dan perlakukan itu sebagai forum publik untuk mendorong percakapan ke depan.

Semakin Anda membantu orang memahami dan terbuka tentang masalah yang mereka miliki, semakin sedikit energi yang mereka habiskan untuk mengkhawatirkan masalah pekerjaan mereka.

Berikan umpan balik yang bermakna dan mendalam

Kami telah membahas topik ini secara mendalam di blog kami, dalam melacak kinerja karyawan (di mana kami juga menyertakan template).

Melalui lembar kinerja, bersama dengan bantuan pemimpin tim dan SDM, Anda bisa mendapatkan gambaran yang baik tentang bagaimana setiap departemen bekerja, dan karyawan mana yang membutuhkan pembelajaran tambahan, lebih banyak tantangan, dan sejenisnya.

Sumber: Clockify.me

Ini juga memungkinkan Anda untuk lebih akurat menetapkan standar kinerja dan mengelola harapan Anda ke depan dengan proyek-proyek masa depan.

Mendorong transparansi

Melalui timesheets yang memperjelas siapa yang mengerjakan apa. Mereka menyediakan jalan pintas dengan memperjelas kapan beberapa rekan kerja dapat menghubungi rekan satu tim mereka, dan menghilangkan kebutuhan akan pembaruan. Misalnya, di Clockify , Anda dapat mengaktifkan karyawan untuk melihat lembar waktu kolektif, dan membuat mereka mengetahui apa yang sedang dilakukan rekan kerja mereka:

Sumber: Clockify.me

Dari sini, saya dapat melihat bahwa, katakanlah, Nadia saat ini sedang memperbaiki bug, dan mengetahui bahwa dia membutuhkan fokus ekstra, saya dapat menghubunginya dalam waktu sekitar satu jam. Sementara Hannah mengadakan pertemuan klien, saya ingin sekali mendengar bagaimana hasilnya. Melihat bagaimana tugasnya lebih dari setengah jam yang lalu, saya dapat mengiriminya pesan, untuk menanyakannya.

Ini adalah cara yang bagus untuk membangun rasa saling menghormati waktu. Terlebih lagi, orang akan lebih sedikit membuang waktu menunggu tanggapan dari seseorang, dan memilih untuk mengerjakan tugas yang berbeda, misalnya.

Tinggalkan micromanaging di masa lalu

Praktik ini hanya membuat karyawan frustrasi, dan membuat mereka kurang memercayai atasan mereka.

Berusahalah untuk menjaga kendali atas apa yang terjadi setiap saat. Delegasikan apa pun yang Anda bisa untuk mereka yang berada tepat di bawah Anda, tetapi mohon mereka juga untuk tidak melayang-layang di atas bahu semua orang. Hal lain yang dapat Anda lakukan:

• Lakukan lebih sedikit rapat – saring rapat yang tidak penting dan batasi hingga seminggu sekali atau bahkan sebulan sekali, untuk pembaruan;
• Jangan mengirim spam email ;
• Jangan menghubungi karyawan di luar jam kerja (dan cobalah untuk bersantai di waktu pribadi Anda sendiri sebanyak yang Anda bisa. Ingatlah bahwa orang lain memiliki beban kerja yang berbeda dari Anda dan tidak bisa – juga seharusnya – tersedia 24/7). Karyawan yang cukup istirahat adalah karyawan yang produktif;
• Percaya pada penilaian orang lain – Anda tidak harus menjadi orang terpintar di ruangan itu, atau satu-satunya dengan solusi terbaik. Lepaskan sebagian dari kendali itu, lakukan brainstorming solusi dengan orang lain, dan serahkan pengambilan keputusan pada diri Anda sendiri. Dengan begitu, Anda memasukkan orang lain dalam hal-hal penting, membangun kepercayaan mereka, tetapi juga mengangkat sebagian beban dari pundak Anda.

Menyediakan kondisi untuk peningkatan karir

Salah satu pembunuh produktivitas terbesar adalah perasaan bahwa Anda kekurangan kemajuan. Bahwa Anda berdiri di tempat sementara semua orang di sekitar Anda bergerak maju. Terutama di tempat kerja, ini berkontribusi pada ketidakbahagiaan yang lebih besar. Banyak orang akan meninggalkan pekerjaan mereka karena mereka merasa tidak ada cukup cara untuk maju di perusahaan mereka.

Jadi, akan menjadi kepentingan terbaik Anda dan perusahaan Anda untuk mengatur dengan HR beberapa pilihan peningkatan karir, seperti konferensi, pelatihan, pendidikan di kantor, dll. Pastikan bahwa masing-masing memberikan semacam sertifikat setelah itu, yang dapat dimasukkan oleh karyawan CV mereka. Tidak hanya itu motivator yang hebat, tetapi juga bukti fisik dari keterampilan lain yang telah mereka peroleh atau sempurnakan.

Kesimpulannya

Penurunan produktivitas sangat merugikan, kita tahu itu. Dan kita juga tahu bahwa itu adalah hal yang licik yang dapat menyusup ke dalam kantor dari berbagai sisi. Sangat penting untuk mengetahui di mana produktivitas tenaga kerja Anda turun dan mengatasinya tepat waktu. Kami telah membahas bagaimana, di satu sisi, ruang fisik, warna dinding, kekacauan, dan bahkan bau dapat menyebabkan penurunan output. Dan di sisi lain adalah kurangnya umpan balik, miskomunikasi, manajemen mikro, dan banyak lagi. Meningkatkan sedikit demi sedikit di masing-masing bidang ini, Anda pasti akan melihat beberapa perubahan besar dari waktu ke waktu.