Manajemen Proyek Konstruksi 101 untuk Era Digital

Dalam konstruksi, transformasi digital sama evolusionernya dengan revolusionernya, itulah sebabnya mungkin pintar untuk memulai dari yang kecil.

Anda pernah mendengar para pakar menyatakan bahwa transformasi digital diperlukan untuk kesuksesan bisnis. Anda pernah mendengar bahwa beberapa perusahaan konstruksi mengadopsi teknologi baru seperti drone dan perangkat Internet of Things (IoT). Dan Anda telah memutuskan bahwa perbaikan digital berteknologi tinggi adalah apa yang dibutuhkan bisnis konstruksi Anda untuk pertumbuhan.

Tidak begitu cepat.

Di perusahaan konstruksi biasa, karyawan masih mengandalkan metode pra-digital untuk menjalankan tugas, dan memperkenalkan teknologi baru seperti IoT dan drone akan memiliki manfaat minimal. Sebaliknya, kemungkinan produktivitas akan menurun karena karyawan meraba-raba dengan alat-alat baru.

Selain tugas berat untuk melatih kembali karyawan, organisasi Anda harus siap menangani banjir data yang akan dibawa oleh teknologi baru. Misalnya, jika Anda menerapkan IoT atau drone di lokasi konstruksi Anda, Anda juga memerlukan arsitektur TI yang penting untuk memanfaatkan aliran data besar yang dihasilkan oleh alat ini.

Sangat sedikit perusahaan konstruksi yang siap untuk jenis transformasi ini. Sebagian besar perusahaan konstruksi harus memulai perjalanan digital mereka dengan solusi teknologi yang meningkatkan proses inti dan mendigitalkan alur kerja yang melekat.

Contoh yang baik dari jenis solusi ini adalah perangkat lunak lepas landas, yang digunakan dalam perencanaan pra-konstruksi untuk secara akurat mengukur kebutuhan tenaga kerja dan bahan untuk suatu proyek. Dalam 101 panduan ini, kita akan membahas alat lain untuk manajemen proyek konstruksi yang dapat membantu memudahkan bisnis Anda memasuki era digital.

3 fase konstruksi paling penting

Siklus hidup proyek konstruksi dapat secara luas tersegmentasi menjadi tiga fase: pra-konstruksi (inisiasi dan perencanaan), konstruksi (pelaksanaan dan pemantauan), dan pasca konstruksi (penutupan).

Di bawah ini adalah penjelasan singkat dari setiap fase dan alat utama yang dapat digunakan selama masing-masing fase:

1. Tahap pra konstruksi

Ini adalah fase ketika kasus bisnis untuk sebuah proyek dikonseptualisasikan, studi kelayakan dilakukan, cetak biru dibuat, biaya tenaga kerja dan bahan diperkirakan, dan rencana proyek dirancang.

Perangkat lunak lepas landas

Secara tradisional, estimator melakukan konstruksi lepas landas dengan mengukur sketsa lapangan secara manual untuk memperkirakan jumlah total bahan dan tenaga kerja yang dibutuhkan. Tetapi berkolaborasi pada gambar manual (memasukkan umpan balik pemangku kepentingan, membuat revisi, dan membagikan gambar yang diperbarui) dapat menjadi proses yang membosankan.

Perangkat lunak lepas landas membuat proses ini lebih akurat dan nyaman dengan memungkinkan pengguna menghitung perkiraan secara otomatis menggunakan gambar elektronik, seperti gambar CAD, PDF, dan gambar yang dipindai. Solusinya juga membuat kolaborasi menjadi mudah, memungkinkan banyak pengguna untuk mengedit gambar dan menambahkan catatan, sorotan, dan markup.

Lepas landas di Bluebeam Revu ( Sumber )

Perangkat lunak perkiraan konstruksi

Metode manual untuk menghitung biaya tenaga kerja dan material dapat menyebabkan kesalahan yang mahal. Bisnis dapat menghindari pengawasan manusia dan kesalahan administrasi dengan menggunakan perangkat lunak estimasi konstruksi. Alat ini dilengkapi dengan fitur, seperti kalkulator bawaan dan database biaya khusus perdagangan, yang membantu bisnis membuat laporan estimasi biaya yang lebih akurat. Selain itu, solusi tersebut mendukung template tawaran yang dibuat sebelumnya yang membantu bisnis membuat proposal tawaran yang terlihat profesional.

Estimasi biaya di Estimator ( Sumber )

Perangkat lunak manajemen tawaran konstruksi

Persyaratan utama untuk kontraktor umum dalam tahap pra-konstruksi adalah membentuk tim subkontraktor yang andal. Subkontraktor yang tidak bermoral dapat menyebabkan penundaan proyek dan bahkan berpotensi menimbulkan tuntutan hukum. Perangkat lunak manajemen penawaran dapat mempercepat proses menemukan dan mengelola subkontraktor yang memenuhi syarat. Alat ini dilengkapi dengan fitur seperti pelacakan tawaran proyek, berbagi dokumen, dan repositori terpusat untuk melacak semua komunikasi dan perjanjian kontrak dengan subkontraktor.

Prakualifikasi subkontraktor di SmartBid ( Sumber )

Perangkat lunak penjadwalan konstruksi

Keterlambatan proyek konstruksi sering kali disebabkan oleh cakupan proyek yang buruk. Menggunakan penjadwalan proyek dan perangkat lunak perencanaan dapat membantu bisnis dengan benar mengidentifikasi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan mencegah scope creep. Alat ini dilengkapi dengan fitur seperti templat penjadwalan, bagan Gantt untuk mengidentifikasi saling ketergantungan tugas, dan pelacak komunikasi untuk membuat semua orang mengetahui jadwal proyek.

Perangkat lunak penjadwalan dan perencanaan proyek juga digunakan dalam tahap pelaksanaan proyek untuk melacak perkembangan jadwal.

Penjadwalan tugas menggunakan bagan Gantt di Buildertrend ( Sumber )

2. Tahap konstruksi

Pada fase konstruksi, fokusnya adalah memastikan penyelesaian tugas yang berhasil dalam perkiraan waktu dan biaya awal, seperti yang direncanakan pada fase pra-konstruksi. Akibatnya, bisnis memerlukan kolaborasi tim dan alat manajemen untuk memantau produktivitas karyawan, penggunaan peralatan, dan anggaran proyek.

Perangkat lunak manajemen konstruksi

Perangkat lunak manajemen konstruksi sangat penting untuk mengelola pelaksanaan proyek konstruksi. Alat ini membantu dalam melacak dan memantau proyek hingga penyelesaiannya yang berhasil, seperti melihat status tugas proyek, merekam waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas, melacak inventaris peralatan dan bahan, menangkap dan melacak pesanan perubahan, dan memantau pengeluaran proyek dan pemanfaatan anggaran .

Ikhtisar proyek di CoConstruct ( Sumber )

Alat kolaborasi

Proyek konstruksi memiliki banyak pemangku kepentingan: manajer proyek, kontraktor umum, subkontraktor, insinyur, perancang, dan staf lapangan. Kolaborasi yang efektif untuk menjaga semua pemangku kepentingan pada halaman yang sama sangat penting untuk keberhasilan pelaksanaan proyek.

Untuk mencapai hal ini, perusahaan konstruksi harus menggunakan alat kolaborasi yang dilengkapi dengan fitur seperti kalender bersama, saluran obrolan berbasis tim atau proyek, berbagi file, panggilan suara, dan konferensi video. Sebagian besar dapat diakses oleh perangkat seluler seperti smartphone iOS dan Android, alat ini mendorong interaksi tanpa hambatan di antara anggota tim yang tersebar di seluruh lokasi kerja, membantu perusahaan menghindari penundaan proyek akibat komunikasi yang rapuh atau tertutup.

Perpesanan tim di Slack ( Sumber )

3. Pasca konstruksi

Ini adalah tahap penutupan proyek di mana kontraktor perlu memastikan bahwa hasil akhir memenuhi harapan pemilik/klien. Untuk itu, kontraktor perlu membuat laporan ringkasan, merinci item yang diselesaikan sesuai dengan perjanjian kontrak awal. Alih-alih melakukan ini secara manual, menggunakan perangkat lunak dapat membantu membuat proses lebih cepat.

Perangkat lunak daftar pukulan

Alat daftar pukulan dapat sangat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menutup proyek. Alat ini dilengkapi dengan fitur-fitur seperti berbagi file, pengeditan dokumen, pemberitahuan tugas, dan tanda tangan elektronik yang mempercepat proses pendokumentasian status akhir tugas dan membuatnya disetujui oleh klien. Misalnya, kontraktor dapat menggunakan aplikasi seluler punch list untuk mengambil dan mengunggah foto lokasi konstruksi yang telah selesai, mengirimkannya ke klien, dan meminta umpan balik dan persetujuan.

Daftar pukulan di Bridgit Field ( Sumber )

Merangkaklah sebelum berjalan

Kisah sukses transformasi digital dirayakan secara luas, tetapi yang sering diabaikan adalah bahwa sebagian besar upaya yang gagal terjadi karena sesuatu yang mendasar seperti penetapan tujuan yang salah.

Penetapan tujuan yang benar membutuhkan belajar merangkak sebelum Anda berjalan. Untuk bisnis konstruksi biasa, merangkak ke transformasi digital harus dimulai dengan mengidentifikasi teknologi yang mendorong efisiensi langsung dan meletakkan dasar untuk teknologi yang lebih kompleks di masa depan.

Jika Anda ingin mengejar dan melihat produk manajemen konstruksi mendominasi pasar, lihat Laporan 20 Perangkat Lunak Manajemen Konstruksi Teratas kami.