Persiapan Musim Konferensi: Maksimalkan Pameran Dagang

Musim konferensi ada di depan kita. Pada kenyataannya, apa yang disebut "musim" ini sekarang menjadi urusan sepanjang tahun. Selalu ada sesuatu untuk direncanakan, dikunjungi, atau dihadiri.

Kita semua dapat mengakui bahwa konferensi bisa sedikit berlebihan. Lagi pula, ada banyak orang, banyak kegiatan, dan banyak pilihan. Namun dengan sedikit perencanaan dan penyusunan strategi, sangat mungkin untuk mendapatkan banyak nilai dari musim konferensi Anda ‒ dan bahkan memiliki pengalaman yang lancar dan menyenangkan di sepanjang jalan. Inilah cara memanfaatkannya sebaik mungkin.

Merencanakan Acara

Pertama, mari kita lihat seperti apa merencanakan pameran dagang atau konferensi. Apakah Anda sedang mengerjakan acara internal yang lebih kecil untuk klien yang sudah ada atau acara besar dengan daya tarik internasional, Anda perlu membuat banyak piring berputar di udara agar rencana berhasil. Anda tidak meminta banyak, hanya pembicara yang hebat, tempat terkemuka, slot dengan visibilitas tinggi, promosi yang efektif, makanan yang luar biasa, barang curian yang berkesan, ceramah terkemuka di industri, dan, yang terpenting, rumah yang penuh sesak. Selain itu, Anda ingin pengalaman peserta menjadi lancar dan memukau. … Setelah dipikir-pikir, Anda banyak meminta. Tapi begitulah konferensi hebat dibuat.

Jadi, bagaimana Anda mendapatkan semua hal hebat itu untuk konferensi Anda? Berikut adalah beberapa tips bermanfaat:

• Brainstorm segalanya, dari kecil hingga besar – Seperti yang saya katakan sebelumnya, brainstorming adalah salah satu kegiatan favorit saya. Saya suka duduk di depan papan tulis atau selembar kertas kosong dan bermimpi. Saat merencanakan suatu acara, Anda harus bermimpi, baik besar maupun kecil. Mari kita hadapi itu, beberapa peserta muncul hanya untuk momen swag dan keynote gratis di panggung utama. Ya, Anda ingin hal-hal heboh yang menarik orang-orang itu, tetapi Anda juga ingin memperhatikan detail yang lebih kecil dan lebih sepele. Ingat, detail kecil menambah dampak besar. Di puncak musim konferensi, Anda akan bersaing dengan pameran dagang lainnya untuk pendaftaran – memperhatikan detail dapat membuat atau menghancurkan konferensi Anda!
• Anggaran – Selanjutnya, saatnya mewujudkan impian Anda dengan angka. Berapa banyak uang yang harus Anda kerjakan? Itu dapat membantu Anda menarik ide-ide Anda dan menyusun rencana konkret. Sama seperti tim sepak bola akan bijaksana untuk tidak membelanjakan semua uangnya untuk satu pemain bintang, berhati-hatilah agar tidak menghabiskan anggaran Anda untuk satu pembicara atau momen "Wow Besar". Anda ingin menawarkan acara yang kaya dan komprehensif secara menyeluruh.
• Dokumentasikan rencana – Gunakan spreadsheet, buku catatan, atau daftar. Begitu banyak daftar. Pastikan Anda mencentangnya. Otomatisasi pemasaran dapat membantu di sini – dengan membantu Anda melacak apa yang telah dilakukan dan apa yang selanjutnya. (Lebih lanjut tentang ini sebentar lagi.)
• Lihat ke belakang – Setelah Anda berpikir Anda memiliki rencana yang solid, mundurlah. Secara harfiah. Lihat di buku untuk memeriksa apa yang telah Anda lakukan di masa lalu. Apa yang berhasil dan apa yang tidak? Apakah Anda memiliki survei pelanggan atau umpan balik lainnya? Gunakan ini untuk menginformasikan atau mengkonfirmasi kurikulum, rencana, jadwal, tempat, makanan – semuanya. Dan jika Anda tidak mengumpulkan data, mulai tahun ini. Anda akan berterima kasih kepada diri Anda di masa depan tahun depan.
• Bersandar pada otomasi pemasaran – Di bidang perencanaan acara, otomasi pemasaran dapat menjadi salah satu sekutu terdekat Anda. Dari mengelompokkan audiens hingga mengirimkan undangan email, Anda dapat mengotomatiskan beberapa tugas administratif dan memfokuskan upaya Anda di tempat lain.
• Rekrut – Setelah acara direncanakan, tanggal ditetapkan, dan tempat diamankan, saatnya untuk mulai menarik peserta. Anda dapat menggunakan email, media sosial, blog, surat langsung … daftarnya terus berlanjut. Tangkap peserta tersebut dan buat mereka mendaftar. Otomasi pemasaran benar-benar teman Anda di sini, membantu Anda secara taktis mengatasi komponen administrasi perencanaan acara sehingga Anda dapat keluar lebih cepat ‒ dan lebih cerdas ‒ dengan informasi Anda.
• Nurture – Setelah orang mendaftar untuk hadir, terus libatkan minat mereka dengan pembaruan yang ditargetkan mengenai detail acara yang akan mereka minati, seperti sesi yang diarahkan khusus untuk minat mereka (lihat: segmentasi). Anda juga ingin mengirimkan peringatan yang mengungkapkan undian yang menarik, seperti pembicara utama atau hiburan konferensi (makanan, musik, dll.). Irama bagaimana dan kapan untuk mengungkapkan detail ini adalah milik Anda untuk diatur – sebenarnya, ini bisa bernilai seluruh posting blog terpisah. Tetapi menjaga audiens Anda tetap terinformasi dan terlibat adalah kuncinya.

Menghadiri Acara

Sebagai peserta pameran dagang atau konferensi, Anda juga harus merencanakan – seperti konferensi mana yang akan dihadiri dan hal-hal apa yang harus dilakukan dalam acara tersebut. Berikut adalah tip untuk membantu memaksimalkan musim konferensi Anda, dan mendapatkan hasil maksimal dari pameran dagang yang Anda putuskan untuk hadiri.

• Tetapkan tujuan – Hal pertama yang pertama. Mengapa Anda hadir? Saya baru-baru ini berbicara dengan seorang teman tentang kemungkinan menghadiri konferensi nasional dan ragu apakah akan mengeluarkan uang untuk pergi. Dia berbagi kebijaksanaan bijak: “Pastikan Anda memiliki agenda – setidaknya satu hal penting yang tidak ingin Anda hadiri. Tanpa itu, Anda tersesat.” Setelah menghadiri konferensi yang sama setahun yang lalu tanpa rencana, saya dapat memberi tahu Anda bahwa ini adalah nasihat yang bagus. Pada acara itu saya berkeliling tanpa tujuan, tidak yakin panel mana yang harus dihadiri atau aktivitas mana yang harus diikuti. Tentu saja, saya belajar sesuatu, tetapi saya bisa mendapatkan lebih banyak dari itu – lebih banyak uang saya – jika saya mau memiliki tujuan yang sebenarnya. Jadi, apa tujuan Anda untuk konferensi ini? Mengapa Anda hadir? Sasaran itu bisa terbatas atau setinggi yang Anda suka. Beberapa tujuan termasuk menemukan mitra bisnis baru, mendapatkan kesepakatan, atau mengumpulkan lima kartu nama baru. Ini hanya beberapa contoh. Saya sarankan Anda meluangkan waktu untuk menulis tujuan Anda sendiri dan menguraikan apa, tepatnya, yang ingin Anda capai.
• Rencanakan jadwal Anda – Ini adalah sepupu dari yang di atas. Setelah Anda memiliki tujuan, telusuri detailnya. Lihat untuk melihat siapa yang berbicara atau memiliki stan di konferensi. Inilah cara saya melakukannya:
  • Pertama, saya membaca jadwal konferensi dan menyorot panel atau pembicara yang menarik minat saya.
  • Selanjutnya, saya mengeluarkan selembar kertas atau membuka dokumen Google dan mulai merencanakan daftar keinginan saya ke hari-hari untuk melihat di mana chip itu jatuh. Saya mencatat tanggal, waktu, dan lokasi mereka.
  • Saya melihat daftar ini sebagai tampilan kalender harian selanjutnya. Ini adalah momen uji nyali yang besar karena saya dapat melihat apakah benar-benar memungkinkan untuk menghadiri semua hal yang saya inginkan. Karena Hukum Murphy biasanya berperan di sini, saya sering menemukan diri saya tertarik pada peristiwa yang tumpang tindih. Inilah saat saya perlu menilai apa yang benar-benar mungkin untuk dihadiri, dan kemudian menyesuaikan jadwal saya. Apakah saya harus membuat kelonggaran – menukar satu dengan yang lain? Apakah saya hanya mengisi hari untuk "tetap sibuk", tetapi tidak ada yang benar-benar menarik minat saya? Ini adalah momen lain di mana saya dapat memutuskan untuk hadir – atau tidak.
  • Jika semuanya terlihat cukup seimbang, maka saya akan menarik pelatuknya dengan mendaftar untuk hadir. Saya selalu mendaftar terlebih dahulu (jika memungkinkan) untuk sesi minat tertentu.

Catatan: Saya menyadari Anda mungkin tidak memiliki kemewahan untuk memutuskan apakah akan pergi atau tidak – misalnya, jika perusahaan Anda meminta kehadiran Anda di konferensi tertentu. Tapi di sini berharap Anda setidaknya dapat memiliki pilihan untuk memilih dan memilih sesi tertentu yang akan menarik minat Anda atau membantu Anda mempelajari sesuatu yang baru.

• Minta penawaran – Sebelum Anda menginjakkan kaki di acara tersebut, periksa di mana Anda dapat menyimpan uang. Banyak konferensi menawarkan pendaftaran dini. Jika Anda seorang "orang dalam industri" atau sukarelawan, Anda bahkan mungkin bisa masuk secara gratis. Tanya penyelenggara. Selain itu, saat memesan akomodasi Anda, cari penawaran penginapan dan transportasi. Banyak perencana acara bermitra dengan pengusaha hotel dan maskapai penerbangan, misalnya. Setelah Anda memulai, berikut adalah beberapa hal yang harus dilakukan:
• Hadiri panel secara strategis ‒ Banyak pameran dagang atau acara industri menawarkan sesi breakout. Mungkin sulit untuk memilih apa yang ingin Anda dengar. Jika Anda tertarik pada beberapa hal yang tumpang tindih, cobalah mampir di keduanya – 30 menit dalam satu hal, dan 30 menit dalam hal lainnya, misalnya.
• Jangan melewatkan keynote – Acara utama adalah tempat pengungkapan besar – “kejutan besar” – terjadi. Anda mungkin tidak mendapatkan banyak nasihat taktis dari ini, tetapi Anda mungkin akan pergi dengan perasaan lega. Manfaat tambahannya adalah bahwa ini juga merupakan topik diskusi pendingin air yang bagus, jadi Anda akan memiliki sesuatu untuk mencairkan suasana di pesta.
• Jangan lewatkan ceramahnya – saya tahu, saya hanya menentang diri saya sendiri. Tapi terkadang Anda hanya perlu istirahat. Keynote bisa menjadi salah satu jeda alami itu. Acara utama ini sering kali direkam untuk dilihat nanti, atau setidaknya di-blog, sehingga Anda bisa mendapatkan versi "Catatan Tebing" nanti dan alih-alih menggunakan waktu utama itu untuk membangun jaringan, beristirahat, atau menyelesaikan beberapa pekerjaan "nyata".
• Kenakan lencana Anda – Saat acara sedang berlangsung, kenakan lencana konferensi Anda di sekitar kota. Betapapun konyolnya Anda mengenakan label nama di depan umum (hanya saya?), itu bisa terbayar karena banyak bisnis lokal menawarkan diskon untuk peserta konferensi. Dan, ini adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi siapa yang ada di kota untuk acara tersebut dan memulai percakapan jaringan sambil mengantri di Starbucks atau untuk Lyft Anda.
• Pergi ke pesta – Kebanyakan setiap konferensi memiliki satu atau beberapa hal besar yang harus dilakukan untuk merayakan para peserta. Meskipun menggoda untuk meledakkannya untuk sementara waktu, faktanya adalah bahwa pesta-pesta ini adalah tempat alami untuk membuat koneksi. Anda tidak pernah tahu dengan siapa Anda akan menyikat siku.
• Jaga dirimu – Tip ini sering dilupakan, tapi sangat penting! Luangkan waktu untuk diri sendiri, tidur siang selama 10 menit, tidur lebih awal, naik treadmill gym hotel, dan jangan berlebihan dengan minuman keras atau permen. Anda bahkan dapat mempertimbangkan secara strategis untuk tetap "di luar kampus", jauh dari konferensi, untuk beristirahat.

Itu bungkus!

Saya ingin mendengar tentang beberapa konferensi favorit Anda atau apa yang ada di jadwal perjalanan Anda untuk musim konferensi ini. Berikut adalah daftar acara pemasaran mendatang yang cukup lengkap. Dan jika Anda berada di area London, pertimbangkan untuk menghadiri acara pemasaran Act-On i <3 kami. Dapatkan detail lebih lanjut di sini.