Di era digital saat ini, komunikasi email tetap menjadi landasan interaksi profesional. Baik Anda menjangkau calon klien, kolega, atau atasan Anda, cara Anda menyusun email dapat berdampak signifikan pada citra profesional Anda. Untuk memastikan email Anda menyampaikan pesan secara efektif dan menjaga tingkat profesionalisme yang tinggi, ikuti hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan berikut ini. Selain itu, kita akan mengeksplorasi kekuatan personalisasi melalui template email Nimble dan tag penggabungan.

Yang Harus Dilakukan dalam Komposisi Email Profesional

1. Mulailah dengan Baris Subjek yang Jelas
Baris subjek yang dibuat dengan baik adalah penjaga gerbang email Anda. Ini memainkan peran penting dalam menentukan apakah pesan Anda akan dibuka atau dibuang ke jurang kotak masuk yang penuh sesak.

Untuk memaksimalkan kesan pertama yang penting ini, baris subjek Anda harus jelas dan menarik. Itu harus memberi penerima pemahaman cepat tentang isi email Anda. Daripada “Rapat” yang tidak jelas, pertimbangkan baris subjek seperti “Permintaan Rapat di Proyek X.” Baris subjek khusus ini tidak hanya mengisyaratkan tujuannya tetapi juga menunjukkan pentingnya email. Intinya, baris subjek yang jelas menentukan keseluruhan email, mendorong penerima untuk membukanya dengan tujuan tertentu.

2. Sapa Penerima dengan Tepat
Personalisasi dalam komunikasi email lebih dari sekadar memanggil seseorang dengan namanya. Ini tentang membuat penerimanya merasa diakui dan dihargai. Menggunakan nama mereka, seperti dalam “Dear Mr. Smith” atau “Hello Sarah,” tidak hanya menambahkan sentuhan pribadi tetapi juga menyampaikan rasa hormat dan perhatian. Hal ini menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk mengatasinya satu per satu, daripada menggunakan kata-kata umum “Kepada Siapapun yang Berkepentingan” atau, lebih buruk lagi, “Hai Anda.” Ingat, hal pertama yang sering dilihat penerima adalah salam, dan hal itu dapat menentukan suasana keseluruhan pesan.

Selain itu, dalam skenario di mana Anda mengirim beberapa email secara bersamaan, mempersonalisasi masing-masing email satu per satu dapat menjadi tugas yang berat. Di sinilah Tag Penggabungan Nimble membantu Anda. Tag gabungan memungkinkan Anda secara otomatis menyapa setiap penerima dengan nama depannya atau bidang khusus lainnya, seperti nama perusahaan, jabatan, atau interaksi terkini.

Keterangan: Gambar ini menunjukkan contoh penggunaan Tag Gabungan dalam email.

3. Gunakan Nada Profesional
Profesionalisme dalam komunikasi email sangat penting. Terlepas dari hubungan Anda dengan penerima, mempertahankan nada bicara yang profesional dan penuh hormat tidak dapat dinegosiasikan. Sekalipun berkomunikasi dengan rekan kerja yang Anda kenal baik, hindari bahasa gaul, singkatan, dan bahasa yang terlalu santai.

Rangkaian email bukanlah percakapan pribadi; informasi tersebut dapat diteruskan atau dibagikan kepada orang lain yang mungkin tidak memiliki tingkat keakraban atau informalitas yang sama. Dengan menggunakan nada profesional secara konsisten, Anda menunjukkan komitmen Anda untuk mempertahankan standar profesionalisme yang tinggi dalam interaksi profesional Anda.

4. Atur Konten Anda
Konten yang terorganisir dengan baik adalah kunci untuk menjaga perhatian penerima dan memastikan mereka dapat dengan mudah mencerna informasi yang Anda berikan. Gunakan paragraf dan poin-poin yang jelas untuk memecah informasi dan membuatnya lebih mudah dipindai. Pertimbangkan untuk menggunakan judul atau teks tebal untuk menekankan poin atau bagian penting dalam email Anda.

Dalam hal menjaga konsistensi dan efisiensi dalam komunikasi email Anda, Template Email Nimble adalah alat yang sangat berharga. Templat ini menyediakan format email yang telah dirancang sebelumnya yang memungkinkan Anda menyederhanakan pengiriman pesan Anda. Baik Anda mengirimkan promosi penjualan, email tindak lanjut, pembaruan proyek, atau undangan acara, templat email Nimble menawarkan landasan siap pakai untuk email Anda. Ini tidak hanya menghemat waktu Anda tetapi juga memastikan pesan Anda tetap konsisten dalam hal branding dan nada.

Keterangan: Gambar ini menunjukkan Template Email yang Cekatan

5. Koreksi dan Kirim Tes ke Diri Anda Sendiri
Pentingnya proofreading tidak bisa dilebih-lebihkan. Kesalahan dalam email Anda, baik itu kesalahan tata bahasa, ejaan, atau tanda baca, dapat sangat merusak kredibilitas dan profesionalisme Anda. Sebelum menekan tombol kirim, selalu luangkan waktu sejenak untuk meninjau email Anda dengan cermat. Jika Anda tidak yakin dengan kemampuan mengedit Anda, pertimbangkan untuk menggunakan alat seperti Grammarly, yang dapat membantu Anda menemukan dan memperbaiki kesalahan.

Larangan dalam Komposisi Email Profesional

1. Hindari Email yang Panjang
Saat menulis email profesional, sangat penting untuk menghormati waktu berharga penerima Anda. Email yang panjang dan berliku-liku dapat membuat pembaca kewalahan dan membuat mereka enggan membaca keseluruhan pesan Anda.

Untuk memastikan email Anda ramah pembaca, usahakan singkat dan jelas. Mulailah dengan memberikan informasi penting di muka. Jika topik Anda memerlukan rincian tambahan, pertimbangkan untuk menawarkan untuk memberikan informasi lebih lanjut atas permintaan penerima. Pendekatan ini tidak hanya menghargai waktu penerima tetapi juga memungkinkan mereka untuk terlibat pada tingkat kedalaman yang mereka inginkan, sehingga meningkatkan peluang pesan Anda dipahami dan ditindaklanjuti.

2. Jangan Abaikan Pemformatan
​​Presentasi visual email Anda sama pentingnya dengan isinya. Pemformatan yang buruk dapat membuat email Anda sulit dibaca dan dipahami. Hindari godaan untuk memperumit email Anda dengan penggunaan warna, font, dan berbagai gaya pemformatan yang berlebihan. Sebaliknya, pilihlah tata letak yang bersih dan profesional yang mengutamakan keterbacaan. Konsistensi dalam pemformatan di seluruh email Anda memperkuat profesionalisme Anda dan berkontribusi pada citra merek yang kohesif.

3. Jangan Gunakan Singkatan dan Emoji
Emoji telah menjadi bagian penting dalam komunikasi modern, namun posisinya dalam email profesional masih menjadi bahan perdebatan. Meskipun emoji sepenuhnya cocok dalam konteks santai atau pribadi, emoji umumnya sebaiknya dihindari dalam korespondensi profesional. Emoji dapat terlihat tidak profesional dan dapat mengurangi keseriusan atau kejelasan pesan Anda. Untuk mempertahankan nada profesional dalam email Anda, disarankan untuk tetap menggunakan teks biasa. Namun, penting untuk mencapai keseimbangan antara formalitas dan keramahan, memastikan email Anda tidak terlalu kaku atau seperti robot.

4. Jangan Gunakan Huruf Besar Semua
Dalam dunia digital, PENULISAN DENGAN HURUF BESAR SEMUA UMUMNYA DITERIMA SEBAGAI BERTERIAK. Penggunaan huruf besar semua dalam email Anda harus dipertimbangkan dengan hati-hati, terutama untuk menekankan satu kata atau frasa. Daripada mengandalkan huruf kapital untuk penekanan, jelajahi kekayaan tanda baca, struktur kalimat, dan pilihan kata untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif. Pemilihan kata yang cermat dapat menambah nuansa dan penekanan tanpa memerlukan penggunaan huruf besar.

Keterangan: Gambar ini menunjukkan contoh bagaimana penggunaan huruf besar semua dianggap tidak perlu.

5. Hindari Bahasa Slang dan Jargon
Dalam lanskap komunikasi profesional yang beragam, tidak semua orang yang berkorespondensi dengan Anda memiliki pemahaman tentang jargon atau istilah slang khusus industri. Untuk memastikan komunikasi yang jelas dan efektif, prioritaskan bahasa yang jelas dan dapat diakses secara universal. Jika pesan Anda memerlukan penggunaan istilah khusus, berikan penjelasan atau konteks untuk memastikan penerima memahami maksud Anda. Menggunakan bahasa yang dipahami secara universal tidak hanya memastikan pesan Anda dapat diakses tetapi juga menunjukkan komitmen Anda terhadap komunikasi inklusif.

Meningkatkan Permainan Email Profesional Anda: Kekuatan Personalisasi dan Praktik Terbaik

Dengan mengikuti apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam komposisi email profesional dan memanfaatkan kemampuan templat email Nimble dan tag gabungan, Anda dapat meningkatkan komunikasi email Anda ke tingkat yang lebih tinggi. Membuat email yang terstruktur dengan baik, jelas, dan profesional sangatlah penting, tetapi personalisasi membawa komunikasi Anda ke tingkat berikutnya dengan membuat penerimanya merasa dihargai dan dipahami.

Ketika Anda menggabungkan prinsip-prinsip komposisi email yang efektif dengan seni personalisasi, Anda tidak hanya meningkatkan peluang email Anda dibaca dan ditindaklanjuti, tetapi juga membina hubungan profesional yang lebih kuat. Pada akhirnya, menguasai seni komunikasi email profesional adalah tentang membuat kesan abadi, menunjukkan keahlian Anda, dan membangun kepercayaan di dunia digital.