Penyedia Layanan Komunikasi: Ikhtisar & Fitur Utama

Banyak bisnis menganggap suara, video, dan teks sebagai saluran utama untuk penggunaan internal dan eksternal. Meskipun terdapat banyak alat mandiri, menggabungkan komunikasi melalui satu platform adalah hal yang optimal.

Platform komunikasi tunggal berarti melatih tim Anda untuk hanya menggunakan satu alat. Dengan hanya satu dasbor untuk dikelola, Anda memiliki tempat terpusat untuk semua komunikasi, sehingga tidak perlu beralih di antara beberapa alat.

Di sini, kita akan membahas fitur-fitur utama dan kasus penggunaan penyedia layanan komunikasi (CSP) dan cara memilih vendor yang tepat untuk model bisnis Anda — baik saat ini maupun seiring skala Anda di masa depan.

Apa Itu Penyedia Layanan Komunikasi?

Penyedia layanan komunikasi menawarkan telekomunikasi, media, hiburan, aplikasi, dan layanan terkait informasi lainnya melalui jaringan. Tugas utamanya adalah memastikan pertukaran dan penyampaian pesan yang andal antara orang, layanan, dan jaringan.

Contoh CSP meliputi:

• penyedia layanan internet
• Perusahaan kabel
• Operator seluler
• Operator penyiaran televisi
• Penyedia layanan konten dan aplikasi
• Operator penyiaran satelit
• Penyedia layanan komunikasi cloud

CSP untuk bisnis

Di masa lalu, bisnis sangat bergantung pada telepon rumah dan email untuk komunikasi internal dan eksternal. Namun, mengingat transformasi digital dalam dua dekade terakhir, hal tersebut tidak lagi terjadi.

Ada dua jenis CSP yang umum untuk bisnis: penyedia VoIP dan penyedia Komunikasi Terpadu (UC) .

Daripada mengandalkan saluran telepon tradisional, sistem telepon VoIP memungkinkan bisnis membuat dan menerima panggilan telepon melalui koneksi internet. Anda bahkan dapat mengakses sistem VoIP — terkadang disebut sistem telepon cloud — melalui aplikasi seluler.

Sistem VoIP menawarkan manfaat berikut:

• Efektivitas biaya: Seringkali jauh lebih murah dibandingkan saluran telepon tradisional, terutama karena saluran tersebut tidak memerlukan pembelian dan pemasangan perangkat keras yang mahal.
• Skalabilitas: Mudah untuk menambah atau menghapus saluran telepon seiring pertumbuhan bisnis Anda atau perubahan permintaan.
• Fleksibilitas: Dapat diintegrasikan dengan alat komunikasi lain, seperti konferensi video dan pesan instan.

Sementara itu, penyedia UC menggabungkan berbagai saluran komunikasi (suara, video, obrolan, dll.) ke dalam satu platform. Banyak penyedia UC menawarkan Unified Communications as a Service ( UCaaS ), yang menyediakan solusi berbasis cloud untuk menyederhanakan konvergensi berbagai platform komunikasi.

Solusi UCaaS menawarkan manfaat berikut:

• Peningkatan kolaborasi: Menyederhanakan komunikasi dan berbagi informasi dalam tim.
• Peningkatan produktivitas: Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk beralih antar alat komunikasi yang berbeda.
• Mobilitas yang ditingkatkan: Memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dari mana saja dengan koneksi internet, memfasilitasi peluang kerja jarak jauh.

Fitur Utama Penyedia Layanan Komunikasi (CSP)

CSP biasanya memiliki beberapa fitur utama yang sama, sehingga cocok untuk komunikasi bisnis.

Suara berkualitas tinggi

Kualitas panggilan yang jelas dan dapat diandalkan sangat penting untuk platform komunikasi bisnis apa pun. Layanan telekomunikasi sering kali memainkan peran penting dalam CSP, jadi carilah penyedia dengan perjanjian tingkat layanan (SLA) yang kuat yang memastikan waktu operasional dan kualitas suara yang tinggi. Idealnya, pilih penyedia yang menawarkan panggilan suara HD .

Manajemen panggilan tingkat lanjut

Manajemen panggilan tingkat lanjut memungkinkan bisnis mengotomatiskan beberapa aspek komunikasi bisnis.

Fitur populernya antara lain sebagai berikut:

• Penerusan panggilan dan perutean panggilan
• Transkrip pesan suara-ke-email
• Petugas otomatis
• Rekaman panggilan

Fungsionalitas manajemen panggilan dapat meningkatkan efisiensi dan memberikan pengalaman profesional bagi pelanggan.

Integrasi yang mulus

Manfaat utama CSP adalah memiliki semua saluran komunikasi — termasuk suara, email, konferensi video, dan pesan instan — dalam satu platform. Ini menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan kolaborasi.

Alat kolaborasi

Alat kolaborasi menjadi semakin penting dalam penyedia layanan komunikasi, terutama karena semakin banyak tim yang memanfaatkan pekerja jarak jauh. Konferensi video, berbagi layar, dan berbagi file dalam platform CSP sangat penting untuk meningkatkan kolaborasi internal.

Apa yang Harus Diperhatikan dalam CSP

Saat memilih CSP, pertimbangkan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang bisnis Anda. Pilihlah platform yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda saat ini, namun juga rencanakan fitur dan penggunaan yang mungkin Anda perlukan di masa mendatang seiring dengan berkembangnya bisnis Anda.

Fitur & fungsionalitas

Fitur dan fungsionalitas harus menjadi fokus utama saat memilih CSP. Periksa apakah CSP yang dimaksud menawarkan fitur spesifik yang Anda butuhkan, misalnya konferensi video, pesan SMS, dan analisis panggilan.

Semakin banyak bisnis yang mencari penyedia layanan telekomunikasi yang menawarkan otomatisasi pada tingkat tertentu, termasuk penjawab otomatis untuk perutean panggilan yang disederhanakan atau opsi untuk perekaman panggilan otomatis.

Keandalan

Keandalan CSP Anda sangat penting. Lagi pula, Anda tidak dapat membantu pelanggan jika panggilan terputus, tidak jelas, atau tidak dapat tersambung.

CSP harus memiliki jaminan uptime yang tertanam dalam SLA mereka, sehingga memberikan ketenangan pikiran atas keandalan layanan. Mereka juga harus memiliki rencana pemulihan bencana, yang menguraikan apa yang terjadi jika terjadi gangguan layanan.

Keamanan

Bisnis tidak boleh mengabaikan pentingnya fitur dan proses keamanan. Hal ini terutama berlaku di industri yang diatur (misalnya, organisasi layanan kesehatan yang diwajibkan secara hukum untuk mengikuti HIPAA), namun bisnis kecil pun harus memprioritaskan keamanan.

Teliti langkah-langkah keamanan data CSP. Panggilan, rekaman panggilan, dan data tambahan, misalnya, harus dienkripsi.

Anda juga dapat melihat akreditasi keamanan platform. Beberapa akreditasi terpenting untuk CSP meliputi:

• Kepatuhan HIPAA
• ISO/IEC 20071
• Kepatuhan PCI
• Kepatuhan SOC 2

Biaya & harga

Saat mempertimbangkan harga penyedia layanan komunikasi, perhatikan hal berikut:

• Struktur harga yang transparan: Hindari penyedia dengan biaya tersembunyi atau model harga yang rumit. Periksa ulasan pelanggan di platform seperti G2 atau Capterra ; beberapa platform menyebutkan biaya tersembunyi.
• Paket terukur yang berbeda: Pilih penyedia yang menawarkan paket yang mengakomodasi kebutuhan Anda saat ini dan apa yang Anda harapkan dalam jangka panjang. Ini termasuk paket dengan jumlah pengguna, penggunaan, dan fitur yang tepat.
• Biaya jangka panjang: Perhatikan platform dengan biaya di muka lebih tinggi tetapi biaya bulanan lebih rendah. Yang lain mungkin memiliki harga “tarif tetap” yang rendah tetapi mengharuskan Anda membeli fitur individual sebagai tambahan.

Pelayanan pelanggan

Jika tim Anda mengalami kebuntuan saat mengakses analisis panggilan, atau jika ada kesalahan pada faktur terbaru, Anda harus merasa yakin bahwa Anda akan segera mendapatkan dukungan yang diperlukan.

Selalu pilih CSP yang menawarkan hal berikut:

• Ketersediaan dukungan teknis 24/7
• Staf pendukung yang responsif dan berpengetahuan luas
• Sumber daya pelatihan dan orientasi untuk karyawan Anda

Beberapa CSP tidak menciptakan pengalaman pelanggan yang solid dan mungkin kekurangan saluran dukungan. Perusahaan lain mungkin hanya memberikan dukungan cepat kepada pelanggan perusahaan atau pelanggan paket berbiaya tinggi.

Integrasi dengan sistem yang ada

Saat memilih penyedia layanan komunikasi, sebagian besar bisnis sudah memiliki banyak alat dalam teknologi mereka, jadi penting untuk memilih platform yang dapat berintegrasi dengan alat komunikasi dan layanan digital utama lainnya. Perusahaan telekomunikasi idealnya dapat berintegrasi dengan CRM Anda, platform email, dan aplikasi bisnis penting lainnya. Integrasi yang lancar dapat menghemat waktu dan meningkatkan alur kerja.

Artikel Terkait

10 Langkah Mengembangkan Strategi CRM yang Unggul untuk Pertumbuhan

Mengapa Bisnis Memilih Nextiva sebagai CSP Mereka

CSP dapat membantu Anda menurunkan biaya keseluruhan dengan mengurangi perangkat keras di lokasi, biaya staf, dan peningkatan teknologi lama. Mereka juga dapat membuat skalabilitas menjadi lebih sederhana dan hemat biaya, sehingga memudahkan untuk meningkatkan dan menurunkan skala.

Setiap bisnis memiliki kebutuhan dan kekhawatiran unik ketika memilih penyedia layanan komunikasi. Namun, hampir semua bisnis memerlukan kualitas panggilan yang tinggi, fitur manajemen panggilan yang canggih, kemampuan kolaborasi, dan integrasi dengan tumpukan teknologi yang ada.

Saat memilih CSP, mulailah dengan menemukan platform yang menawarkan semua fitur yang Anda perlukan, lalu pertimbangkan faktor-faktor seperti dukungan pelanggan, keandalan, keamanan, dan harga. Ingatlah bahwa meskipun penetapan harga merupakan hal yang penting, namun hal ini tidak boleh menjadi satu-satunya faktor penentu dalam memilih kemitraan CSP.

Bisnis yang memprioritaskan anggaran dibandingkan keandalan, keamanan, dan kualitas panggilan sering kali akhirnya berganti penyedia layanan. Biaya yang harus dikeluarkan karena pelanggan yang frustrasi atau kehilangan sering kali jauh lebih besar daripada perbedaan biaya di antara paket-paket yang bersaing.

Nextiva menawarkan yang terbaik dari kedua dunia, menggabungkan fungsionalitas dan keandalan tingkat lanjut dengan harga terjangkau. Itu sebabnya semakin banyak bisnis, termasuk San Antonio Spurs , memilih Nextiva untuk memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa.

“Dengan Nextiva, tim kami tidak membatalkan panggilan; ada kualitas suara yang luar biasa, dan ini merupakan cara yang sangat andal untuk terhubung dengan penggemar kami dan menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik.”

~ Chris Monroe, Wakil Wakil Presiden Keanggotaan

Nextiva menawarkan harga transparan, dengan paket mulai dari $18,95 per bulan. Semua pelanggan bisa mendapatkan keuntungan dari waktu aktif Nextiva 99,999% dan memiliki akses ke dukungan pelanggan 24/7. Keamanan data juga merupakan prioritas, dan kami memiliki fitur VoIP tingkat lanjut seperti perutean panggilan, salam khusus, transkrip pesan suara ke email, dan banyak lagi.