7 Risiko Proyek Umum dan Cara Menguranginya (Termasuk Tip Ahli)
Diterbitkan: 2022-06-12Pelajari tentang berbagai jenis risiko proyek dan cara untuk menguranginya.
Setiap proyek, tidak peduli seberapa baik direncanakan, memiliki risiko yang dapat menggagalkan proyek dan menyebabkan kemunduran. Jika tidak dikelola dengan tepat, risiko ini juga dapat menyebabkan hilangnya waktu, uang, dan pelanggan.
Itu sebabnya perusahaan saat ini mencari manajer proyek yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk menangani risiko. Sesuai dengan Kecerdasan Emosional Capterra di Survei Tempat Kerja, 52% manajer proyek setuju bahwa mengelola risiko merupakan bagian integral dari kinerja pekerjaan mereka dan termasuk dalam tinjauan tahunan mereka. (Lihat metodologi survei di sini.)
Jika Anda seorang manajer proyek yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, Anda harus tahu tentang berbagai jenis risiko proyek dan cara menguranginya. Blog ini mencantumkan tujuh risiko proyek yang umum dan beberapa cara yang terbukti untuk mencegahnya. Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut.
Apa itu risiko proyek?
Risiko proyek adalah setiap peristiwa yang berpotensi membahayakan hasil atau keberhasilan proyek. Itu bisa apa saja yang dapat menyebabkan proyek Anda tidak memenuhi tujuannya. Masalah teknis, penundaan penjadwalan, dan pembengkakan anggaran adalah beberapa contohnya.
Risiko proyek dapat memiliki konsekuensi yang parah—mulai dari kemunduran sederhana hingga kegagalan proyek yang lengkap. Jika tidak dikelola dengan baik, risiko dapat menjadi penghalang jalan, menghambat kemajuan proyek dan menyebabkan keterlambatan.
Ruang lingkup merayap
Scope creep adalah salah satu risiko paling umum yang terkait dengan proyek. Biasanya terjadi ketika kiriman proyek diubah setelah mereka telah didefinisikan. Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan seperti keterbatasan anggaran atau persyaratan baru yang ditambahkan oleh pemangku kepentingan. Scope creep sering menyebabkan penundaan proyek dan pembengkakan biaya.
- Kembangkan ruang lingkup proyek yang jelas dan ringkas di awal proyek dengan mengidentifikasi semua hasil dan tujuan.
- Dapatkan dukungan dari semua pemangku kepentingan dan minta mereka menandatangani cakupan proyek.
- Siapkan proses manajemen perubahan untuk mengontrol perubahan pada lingkup proyek dengan mengevaluasi kemungkinan dampaknya.
- Deteksi scope creep sejak dini dengan memantau proyek secara dekat dan membandingkan kemajuan aktual dengan kemajuan yang direncanakan.
Baca lebih lanjut: 3 Tips Mengelola Scope Creep untuk Proyek Anda
Masalah komunikasi
Risiko ini terjadi ketika ada gangguan komunikasi antara tim proyek dan pemangku kepentingan. Misalnya, tim proyek mungkin tidak memahami kebutuhan pemangku kepentingan, atau pemangku kepentingan mungkin tidak mengetahui perkembangan proyek. Ini dapat menyebabkan miskomunikasi atau kesalahpahaman, meningkatkan kemungkinan kegagalan proyek.
- Buat rencana komunikasi yang dengan jelas menguraikan bagaimana dan kapan pemangku kepentingan akan diperbarui tentang kemajuan proyek.
- Pastikan semua anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam hal komunikasi.
- Lakukan pertemuan rutin dengan anggota tim dan pemangku kepentingan untuk menghindari kesenjangan komunikasi dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama.
- Dorong komunikasi terbuka dengan menciptakan lingkungan di mana orang merasa nyaman mengajukan pertanyaan atau menyampaikan kekhawatiran.
Lihat Daftar Pendek Capterra tentang perangkat lunak komunikasi tim terbaik untuk memastikan komunikasi yang lancar dan efektif sepanjang siklus proyek.
Masalah teknologi
Seperti yang mungkin sudah Anda duga, risiko ini muncul ketika ada masalah dengan teknologi yang digunakan untuk sebuah proyek. Itu bisa apa saja—mulai dari perangkat lunak usang dan perangkat keras yang tidak kompatibel hingga integrasi sistem atau masalah kompatibilitas. Risiko teknologi dapat menghambat kemajuan proyek atau bahkan menyebabkan kegagalan total.
- Pada awal proyek, lakukan studi kelayakan untuk memeriksa apakah teknologi yang dipilih sesuai untuk proyek dan tidak akan menyebabkan kesulitan teknis.
- Latih anggota tim proyek tentang cara menggunakan teknologi yang dipilih. Juga, pastikan mereka memahami batasannya.
- Miliki rencana cadangan atau alat teknologi alternatif jika teknologi yang Anda pilih gagal atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
- Pantau proyek dengan cermat untuk mencari tanda-tanda masalah teknologi dan segera atasi masalahnya.
Lihat Daftar Pendek Capterra tentang perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk merampingkan eksekusi proyek.
Masalah penjadwalan
Risiko penjadwalan biasanya terjadi ketika jadwal proyek tidak realistis atau ketika ada penundaan jadwal proyek. Misalnya, tim proyek mungkin salah menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, atau keadaan tak terduga seperti masalah teknologi atau ruang lingkup merayap dapat menyebabkan penundaan.
- Buat jadwal proyek yang realistis dengan memperkirakan secara akurat waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas dan menambahkan penyangga untuk keadaan yang tidak terduga.
- Komunikasikan setiap perubahan dalam jadwal proyek kepada semua pemangku kepentingan terlebih dahulu.
- Bersikap fleksibel dengan jadwal proyek, dan bersedia melakukan perubahan jika perlu.
- Pantau kemajuan proyek secara teratur, dan perbarui jadwal yang sesuai untuk menghindari ketinggalan.
Lihat Daftar Pendek Capeterra tentang perangkat lunak manajemen tugas terbaik untuk memastikan penjadwalan proyek yang efektif.
Pembengkakan anggaran
Pembengkakan anggaran, risiko proyek umum lainnya, terjadi ketika biaya proyek yang sebenarnya melebihi perkiraan anggaran proyek. Pembengkakan anggaran dapat disebabkan oleh berbagai alasan. Tim proyek, misalnya, mungkin meremehkan biaya bahan, atau biaya tak terduga mungkin timbul selama proyek berlangsung.
- Buat anggaran yang realistis dengan memperkirakan secara akurat biaya semua bahan dan tenaga kerja.
- Komunikasikan setiap perubahan dalam anggaran proyek kepada semua pemangku kepentingan terlebih dahulu.
- Bersikap fleksibel dengan anggaran proyek dan bersedia melakukan perubahan jika perlu.
- Pantau kemajuan proyek secara teratur, dan perbarui rencana anggaran yang sesuai untuk menghindari pengeluaran yang berlebihan.
Lihat Daftar Pendek Capterra tentang perangkat lunak penganggaran terbaik untuk mengalokasikan, melacak, dan mengelola anggaran proyek tanpa kerepotan.
Ketidakpastian pasar
Ketidakpastian pasar adalah risiko pasar yang belum pernah terjadi sebelumnya yang dapat terjadi selama proyek berlangsung. Hal ini terjadi ketika ketidakpastian di pasar atau kondisi ekonomi berdampak pada hasil proyek. Misalnya, perubahan peraturan pemerintah atau penurunan permintaan pelanggan dapat menyebabkan penundaan atau bahkan pembatalan proyek.
- Sebelum memulai proyek, lakukan riset pasar yang mendalam untuk memahami tren dan kondisi pasar saat ini.
- Bersikap fleksibel dengan rencana proyek, dan bersedia melakukan perubahan jika perlu.
- Ikuti pasar dengan cermat untuk mengetahui perubahan politik, ekonomi, sosial, atau lainnya yang dapat memengaruhi proyek.
- Kembangkan rencana darurat jika kondisi pasar berubah secara tidak terduga
Bahaya eksternal
Bahaya eksternal adalah risiko yang datang dari luar perusahaan Anda dan berada di luar kendali tim proyek. Mereka termasuk hal-hal seperti bencana alam, ketidakstabilan politik, atau bahkan pandemi. Anda tidak dapat memprediksi atau mencegah jenis peristiwa ini. Risiko eksternal dapat menyebabkan kerusakan parah pada suatu proyek dan bahkan dapat menyebabkan kegagalannya.
- Melakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi potensi bahaya yang dapat berdampak pada proyek.
- Kembangkan rencana darurat untuk mengelola potensi bahaya eksternal dan pastikan semua pemangku kepentingan mengetahui rencana tersebut.
- Pantau proyek dengan cermat untuk mengetahui tanda-tanda potensi bahaya, dan segera ambil tindakan untuk menghindari kerusakan.
Saran mitigasi risiko proyek dari profesional industri
Kami berbicara dengan beberapa profesional industri untuk mempelajari lebih lanjut tentang risiko proyek yang sering mereka hadapi dan apa yang mereka lakukan untuk menguranginya guna memastikan keberhasilan proyek.
Kevin Daly, kepala pemasaran di Zevo Health, berbagi bagaimana dia dan timnya mengelola risiko proyek.
“Orang yang berkomunikasi lebih sedikit mengambil risiko dan mencapai lebih banyak.”
Kevin Daly
Kepala pemasaran di Zevo HealthKami telah mengerjakan proyek di mana klien kami tidak stabil dan tidak memenuhi tenggat waktu mereka, atau di mana kami harus berurusan dengan sumber bahan yang sulit. Kami juga telah melihat situasi di mana anggota tim tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan beberapa proyek khusus niche.
Dalam semua kasus, solusi kami tetap sama—yaitu, komunikasi.
Kami memastikan bahwa setiap anggota tim kami menyadari tanggung jawab mereka, apa yang terjadi dalam proyek, dan bagaimana mereka dapat membantu orang lain sukses. Ini berarti bahwa jika satu orang mengalami kesulitan dengan pekerjaan yang ditugaskan, mereka dapat dengan mudah mengomunikasikannya dan mendapatkan bantuan dari siapa pun di tim yang memiliki lebih banyak keahlian—dan sebaliknya. Sejauh ini, strategi ini berhasil bagi kami setiap saat!
Josh Nelson, CEO Seven Figure Agency, berbicara tentang ketidakjelasan, bagaimana hal itu memengaruhi keseluruhan proyek, dan bagaimana dia mengelola jenis risiko ini.
“Visi bersama yang jelas biasanya membantu tim menghindari masalah proyek dan tetap termotivasi untuk mencapai kesuksesan proyek.”
Josh Nelson
CEO dari Seven Figure AgencyKebanyakan orang memiliki pengalaman yang disesalkan dalam menginvestasikan banyak waktu ke dalam sebuah proyek hanya untuk mengetahui bahwa mereka salah menafsirkan permintaan tersebut. Komunikasi yang buruk antara klien dan pemangku kepentingan harus disalahkan, sering kali mengarah ke ruang lingkup merayap.
Dengan jelas mendefinisikan tujuan proyek dan apa yang diharapkan dari hasil akhir dapat membantu mengurangi jenis risiko ini. Jadilah komunikator yang efektif dan pendengar yang baik untuk mendapatkan klarifikasi dari klien tentang apa yang mereka butuhkan dan inginkan. Ajukan pertanyaan sebanyak yang diperlukan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang persyaratan dan tujuan penggunaan.
Kiat untuk mengidentifikasi potensi risiko proyek sejak dini
Penting untuk mengetahui bagaimana mengidentifikasi risiko proyek sejak dini untuk mengurangi dampaknya. Berikut adalah beberapa teknik identifikasi risiko untuk Anda coba:
- Melakukan penilaian risiko. Proses ini membantu mengidentifikasi dan menilai risiko yang berpotensi berdampak pada hasil proyek Anda.
- Pantau proyek dengan cermat. Ini melibatkan melacak kemajuan proyek dan mencari tanda bahaya atau tanda peringatan yang dapat menunjukkan potensi risiko.
- Pantau perubahan di pasar. Ini melibatkan mengikuti kondisi dan tren pasar saat ini untuk mengidentifikasi kemungkinan dampaknya terhadap proyek.
- Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan. Ini melibatkan komunikasi secara teratur dengan semua pemangku kepentingan proyek untuk menghindari kesalahpahaman dan membuat semua orang pada halaman yang sama.
- Bersikap fleksibel: Ini berarti terbuka atau bersedia membuat perubahan pada rencana proyek, jika perlu, untuk menghindari faktor risiko potensial.
Ada cara lain yang terbukti untuk mengidentifikasi dan mengelola risiko sejak dini—menggunakan perangkat lunak manajemen risiko. Lihat pro dan kontra menggunakan perangkat lunak manajemen risiko untuk proyek Anda.
Tonton video ini untuk membuat keputusan yang tepat.
Ingin informasi lebih lanjut tentang manajemen risiko proyek? Lihat sumber daya Capterra terkait ini:
- Apa itu Manajemen Risiko Proyek? Inilah Semua yang Perlu Anda Ketahui
- Cara Membuat Rencana Manajemen Risiko yang Efektif untuk Proyek Anda
- 4 Langkah Untuk Membangun Proses Manajemen Risiko Proyek yang Efektif
- Cara Mengelola Risiko: Panduan untuk Manajer Proyek
- 4 Strategi Manajemen Risiko untuk Eksekusi Proyek yang Sukses
Metodologi survei
Survei Kecerdasan Emosional Capterra di Tempat Kerja dilakukan pada Desember 2021 di antara 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka. Responden disaring untuk status pekerjaan (penuh waktu), ukuran bisnis (2 hingga 500 karyawan), dan keterlibatan dalam manajemen proyek (sangat terlibat).