Bagaimana membangun budaya kolaboratif dalam tim virtual

Bisnis Anda telah menavigasi pekerjaan jarak jauh selama berbulan-bulan sekarang, dan itu mulai tampak seperti solusi permanen. Bagaimana Anda memanfaatkan budaya kolaboratif yang pernah dimiliki kantor Anda dan membawanya ke ranah digital?

Di Flock, prioritas kami adalah membuat pekerjaan menjadi lebih baik menggunakan alat digital. Itulah mengapa kami menekankan pentingnya membangun tim kolaboratif —dan mengapa kami memiliki kiat ahli untuk membantu tim virtual Anda berkolaborasi dengan lebih baik.

Berkomunikasi untuk berkolaborasi

Cara nomor satu untuk meningkatkan kolaborasi tim Anda adalah dengan memulai komunikasi mereka. Sebaiknya siapkan saluran untuk setiap proyek individu sehingga percakapan Anda tetap fokus dan produktif.

Namun, wajar jika pekerja jarak jauh Anda merasa terisolasi, terutama saat tim Anda berada di beberapa zona waktu. Silo ini dapat menyebabkan jeda dalam produktivitas atau bahkan penurunan yang stabil dalam keterlibatan karyawan. Berikut adalah beberapa tips untuk mencegahnya dan agar tim Anda tetap termotivasi untuk berkolaborasi.

Jadilah strategis dengan alat komunikasi Anda

Anda menggunakan alat komunikasi untuk mengobrol, bertemu, berbagi file, dan banyak lagi. Tingkatkan strategi komunikasi Anda dengan memanfaatkan semua kemampuan yang dihadirkan oleh alat berkualitas.

Pertama, dorong obrolan reguler. Di kantor, tidak jarang menemukan rekan satu tim Anda mampir ke meja masing-masing atau memesan ruang konferensi untuk mengerjakan tugas bersama. Tim Anda dapat meniru ini dengan menggunakan alat perpesanan bisnis untuk terlibat satu sama lain dalam obrolan atau panggilan video cepat untuk bertindak sebagai papan suara atau menjawab pertanyaan secara langsung.

Sebagai manajer tim, Anda ingin karyawan Anda menemukan cara untuk bekerja sama secara teratur. Sesi brainstorming seluruh tim pada konferensi video yang dipasangkan dengan berbagi layar dan kemampuan berbagi file dapat menginspirasi rekan tim Anda untuk mengerjakan ide dan saran satu sama lain. Sesi ini akan membuat tim Anda tetap terhubung dan dapat mendorong kolaborasi. Anda juga dapat menyelenggarakan sesi kerja virtual (saya menyebutnya ruang belajar!) Di mana rekan tim bekerja secara mandiri, tetapi dapat berinteraksi satu sama lain secara berkala untuk mendapatkan bantuan di sepanjang jalan.

Padahal, sesi breakout ini harus menjadi latihan rutin. Dengan secara proaktif menempatkan tim Anda bersama dalam lingkungan kerja yang sangat terlibat, Anda dapat menanamkan kerja tim sebagai rutinitas yang akan digunakan karyawan Anda sebagai dasar untuk kolaborasi.

Kiat pro: Dorong pekerja Anda untuk berkomunikasi secara berlebihan .

Bersenang-senang dengan tim Anda

Sesi standup atau brainstorming tim pada panggilan video tidak terdengar terlalu berbeda dari rapat ruang rapat yang membosankan. Sebagai seorang manajer, Anda dapat mengubahnya dan menginspirasi orang lain untuk menjadi sedikit lebih terbuka juga.

Mulailah dengan membuat rapat virtual Anda lebih menyenangkan. Ada banyak pemecah kebekuan yang menyenangkan untuk rapat video yang dapat menginspirasi karyawan untuk terhubung satu sama lain dan merasa lebih nyaman berbagi ide satu sama lain. Mengedepankan kepribadian di tempat kerja Anda membawa peluang besar bagi orang lain untuk mengidentifikasi siapa yang dapat mereka tuju untuk kebutuhan yang berbeda.

Misalnya, berkat percakapan kami yang konsisten di Flock, saya tahu saya bisa pergi ke Eddie untuk copywriting yang menyenangkan dan menarik atau ke Rohit untuk analisis penuh. Mengetahui bagaimana mereka berkomunikasi membantu saya memahami seperti apa kemitraan kerja kita nantinya—dan siapa yang dapat saya andalkan untuk apa.

Bangun struktur kolaboratif

Tidak semua kesenangan dan permainan untuk menciptakan tim kolaboratif—walaupun kesenangan itu pasti membantu. Tim Anda tidak akan bekerja sama dengan baik jika tidak memiliki fondasi yang kuat.

Orientasi virtual

Sebagai seorang manajer, mulailah dengan menekankan budaya kolaborasi pada hari pertama untuk rekrutan jarak jauh baru Anda. Undang mereka ke rapat dan jam sosial virtual sejak awal sehingga mereka dapat mengenal rekan kerja mereka dan melihat bagaimana mereka bekerja bersama.

Selain bersosialisasi, penting untuk memiliki proses orientasi jarak jauh yang menetapkan proses dan sistem yang digunakan tim Anda untuk berkolaborasi. Flock sangat bagus untuk ini! Kami menggunakan Flock untuk mereplikasi struktur tempat kerja alami kami untuk memerangi kesepian dan kebingungan yang dapat dihadapi karyawan baru. Dorong mereka untuk mulai membangun hubungan kerja dengan rekan-rekan baru mereka.

Proses kerja jarak jauh

Sekarang ke seluk beluk. Setelah tim jarak jauh Anda bergabung dan berbicara satu sama lain, Anda perlu menyiapkan proses yang disederhanakan untuk menjaga agar semuanya tetap produktif dan sesuai rencana.

Mulailah dengan agenda rapat yang ditentukan. Berikan "pra-baca"—atau ringkasan memo singkat—sebelum rapat Anda, menguraikan siapa yang akan dihubungi, apa yang akan dibahas, dan hasil apa yang diharapkan. Ini memberi tim Anda kemampuan untuk mempersiapkan rapat dengan pembaruan tentang pekerjaan dan ide-ide baru mereka.

Tetapkan irama rapat secara teratur—termasuk rapat tim, 1:1, dan curah pendapat proyek. Menjaga tim Anda tetap nyaman dengan rapat secara virtual dan komunikasi yang berlebihan akan mendorong mereka untuk lebih sering berkolaborasi dan membangun proses mereka sendiri.

Terakhir, namun tentu tidak kalah pentingnya, adalah menetapkan tujuan . Bagaimanapun, tim Anda perlu tahu apa yang sedang mereka kerjakan! Menetapkan tujuan yang jelas ( kami menggunakan OKR di sini di Flock ) menyelaraskan tim Anda dalam upaya bersama dan mendorong mereka untuk bekerja sama. Metode sprint memungkinkan anggota tim untuk melakukan brainstorming inisiatif, menetapkan tenggat waktu, bertemu untuk check-in, dan melacak kemajuan mereka saat mereka pergi. Tidak ada yang lebih kolaboratif dari itu.

Jadi bagaimana Anda mengelola tujuan-tujuan ini?

Alat produktivitas untuk tim jarak jauh

Ada banyak sekali alat produktivitas di pasaran saat ini, yang mencakup semua kebutuhan bisnis Anda kapan saja. Berikut adalah beberapa alat yang dapat membuat bisnis Anda lebih kolaboratif.

Alat perpesanan

Tim Anda tidak dapat bekerja jika mereka tidak dapat berbicara. Gunakan alat perpesanan seperti Flock atau Slack agar percakapan tetap berjalan sepanjang hari. Messenger yang memungkinkan berbagi file, tugas, pengingat, dan lainnya akan membantu memacu percakapan, partisipasi, dan ide-ide baru.

Manajer tugas

Manajer proyek, bergembiralah! Optimalkan penetapan tujuan Anda dan biarkan anggota tim Anda bekerja secara asinkron pada alat manajemen proyek seperti Asana atau Trello. Integrasikan ke dalam alat obrolan Anda untuk mendapatkan pembaruan terkini langsung di percakapan bersama Anda.

Manajer alur kerja

File sharing

Lewatlah sudah hari-hari mampir ke meja seseorang dengan memo atau laporan untuk ditinjau. Anda mungkin sudah akrab dengan beberapa alat berbagi file teratas seperti Dropbox atau Google Drive. Mereka mengubah hidup dalam hal bekerja secara kolaboratif. Pilih satu yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda—poin bonus jika terintegrasi ke dalam alat komunikasi Anda!