8 Cara Terbaik Meningkatkan Kolaborasi, Komunikasi & Kerja Tim

Jika Anda duduk dengan para pemimpin bisnis dari seluruh negeri dan bertanya tentang kunci kesuksesan mereka, kemungkinan kolaborasi tempat kerja akan berulang kali disebutkan. Kolaborasi di tempat kerja sering disebut sebagai indikator keberhasilan, namun tidak selalu jelas apa arti istilah tersebut.

Apa itu kolaborasi di tempat kerja?

Kolaborasi tempat kerja adalah ketika dua atau lebih individu berkumpul untuk memecahkan masalah bersama. Kolaborasi di tempat kerja bisa sangat efektif. Individu dengan keahlian, perspektif, dan ide yang berbeda dapat bertukar pikiran untuk menemukan solusi inovatif dan menerapkan ide mereka. Ini penting karena memungkinkan perusahaan untuk memecahkan masalah lebih cepat dan lebih efisien.

Kurangnya kolaborasi di tempat kerja bisa menjadi tanda bahwa perusahaan tidak memaksimalkan potensinya. 86% responden studi Fierce Inc. melaporkan bahwa kurangnya kolaborasi atau komunikasi yang tidak efektif bertanggung jawab atas kegagalan di tempat kerja.

Kolaborasi hadir dalam berbagai bentuk, seperti augmented reality yang memungkinkan pembeli untuk “mencoba” aksesori seperti jam tangan dan kacamata tanpa harus mengunjungi toko. Di tempat kerja, bahkan sesuatu yang sederhana seperti menghilangkan tempat duduk yang ditentukan dapat meningkatkan interaksi karyawan dan memacu kolaborasi.

Apakah perusahaan Anda memaksimalkan produktivitas dengan mendorong kolaborasi? Kami telah menyusun delapan tip bagaimana Anda dapat meningkatkan kolaborasi di tempat kerja.

8 tips untuk meningkatkan kolaborasi di tempat kerja Anda

1. Manfaatkan saluran komunikasi alternatif

Email mungkin masih menjadi metode komunikasi kerja online yang dominan, tetapi ada banyak bukti bahwa email sebenarnya menghambat produktivitas.

Dengan angka-angka yang mengecilkan hati seperti ini, tidak mengherankan jika produktivitas di tempat kerja terpukul:

Slack adalah pesan instan dan sistem kolaborasi yang dirancang untuk tim kerja. Slack memotong informasi berlebih dengan cara yang tidak bisa dilakukan email dengan menggunakan saluran, pesan langsung, dan notifikasi. Karyawan dapat mengatur preferensi Slack mereka sehingga mereka hanya mendapatkan informasi relevan yang mereka butuhkan. Itu membuat proses menyaring sejumlah besar pesan tidak memakan banyak waktu.

Popularitas Slack melonjak dalam beberapa tahun terakhir terutama karena ini adalah alternatif yang efektif untuk email. Survei terhadap pengguna Slack menemukan bahwa tim yang menggunakan layanan tersebut 32% lebih produktif. Satu alasan penting adalah tim mengurangi penggunaan email sebesar 48,6%.

2. Sederhanakan proses berbagi file

Jika Anda pernah harus mengirim lampiran email bolak-balik untuk diedit, Anda memahami betapa frustasi dan memakan waktu prosesnya. Dokumen dengan banyak kontributor dapat diteruskan bolak-balik puluhan kali, dan menerima versi dokumen yang lebih lama dapat membuat seluruh proses mundur beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu.

Aplikasi penyimpanan file seperti Dropbox dan Box merevolusi proses ini karena memungkinkan perusahaan menyimpan file di cloud dan hanya satu dokumen yang dibagikan — menghilangkan masalah versi file lama .

Fitur sinkronisasi file Dropbox memperbarui file yang dibagikan secara instan. Hal ini memungkinkan pengguna untuk bekerja sama dari lokasi yang berbeda akan selalu memiliki versi terbaru dari file tersebut. Dan jika Anda perlu merujuk ke versi yang lebih lama, pengguna dapat memulihkan versi file yang lebih lama selama 30 hari.

Seperti Dropbox, Box juga memungkinkan pengguna untuk mencerminkan data yang disimpan di awan di desktop mereka agar mudah diakses. Jika Anda mengubah file secara lokal di desktop, file tersebut akan disinkronkan dengan cloud dan memperbarui file yang disimpan di akun Box Anda.

TrackVia menemukan bahwa perusahaan yang menggunakan penyimpanan cloud percaya bahwa layanan tersebut berdampak positif pada keefektifannya. 47% perusahaan yang disurvei mengatakan cloud membuat mereka lebih produktif, dan 40% mengatakan cloud membuat mereka lebih fleksibel:

Cloud telah menyederhanakan proses berbagi file, dan sebagian besar perusahaan menggunakan layanan seperti Dropbox dan Box setiap tahun. Dengan menghilangkan masalah file lama dan lampiran email, cloud telah menjadi alat kolaborasi yang sangat berharga.

3. Tingkatkan keamanan jaringan

Saat Anda memikirkan kolaborasi, hal pertama yang terlintas di benak Anda mungkin bukanlah keamanan server Anda. Namun volume file yang diunggah/diunduh dari cloud sangat besar, dan semakin banyak karyawan yang menggunakan perangkat mereka sendiri untuk bekerja. Banyaknya penggunaan jaringan menghadirkan semakin banyak peluang bagi peretas dan malware untuk mendapatkan akses ke sistem Anda.

Serangan dunia maya tumbuh dalam ukuran, cakupan, dan interupsi. Serangan pada layanan jaringan Anda ini dapat menyebabkan masalah besar bagi karyawan dan pelanggan Anda. Serangan ransomware yang melanda lebih dari 150 negara awal tahun ini membuat ribuan perangkat offline dan merugikan perusahaan puluhan ribu dolar sebagai ganti rugi. Sebuah laporan tahun 2016 dari Institut Ponemon untuk HPE menemukan bahwa biaya rata-rata pelanggaran data per hari adalah $21.155!

Membangun keamanan jaringan yang kuat penting karena karyawan Anda sering tidak mengetahui risiko malware. Sebuah studi dari Universitas Friedrich-Alexander mengutip bahwa meskipun 78% orang mengklaim bahwa mereka mengetahui risiko tautan yang tidak diketahui dalam email, 45% tetap mengkliknya:

Menjaga agar file perusahaan Anda tetap terenkripsi dan aman dari peretasan adalah kunci penting untuk menjaga kolaborasi yang aman . Jangan biarkan proyek atau data perusahaan Anda rentan terhadap ancaman dengan mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan untuk menjaga keamanannya.

4. Zona tumpang tindih

Peneliti dari University of Michigan menemukan bahwa menggunakan desain spasial untuk mendorong interaksi yang tidak terencana benar-benar meningkatkan kinerja keseluruhan ilmuwan mereka. Desainer yang ingin mendorong kolaborasi sedang menciptakan apa yang disebut "zona tumpang tindih," di mana kesempatan untuk interaksi yang tidak direncanakan antara karyawan meningkat.

Interaksi yang tidak terencana ini dapat memicu kolaborasi dan inovasi, persis seperti yang ada dalam pikiran Steve Jobs saat merencanakan desain kantor pusat Pixar:

Jobs memindahkan kotak surat, ruang rapat, dan kafetaria ke atrium sehingga penulis naskah, artis, dan animator dapat berinteraksi lebih dari yang seharusnya. Pixar adalah salah satu contoh kolaborasi terbaik di tempat kerja. Ini memaksa karyawan untuk sering berpapasan, mendiskusikan proyek, dan berbagi ide.

Zona tumpang tindih tidak harus serumit markas Pixar. Mereka bisa sesederhana tangga bersama atau ruang luar yang dibagi antara beberapa departemen. Tujuannya agar karyawan yang jarang berinteraksi secara teratur dapat berbicara satu sama lain dengan lebih mudah.

5. Meja panas

Pekerjaan tidak lagi seperti sekolah tata bahasa, di mana aturan kaku menentukan siapa yang duduk di sebelah Anda. Kolaborasi di tempat kerja kini terjadi di area lounge, sofa, dan kafetaria, misalnya. Tren kerja baru telah menunjukkan bahwa Anda tidak perlu terikat di meja Anda selama 8 jam untuk dianggap sebagai karyawan yang produktif. Masukkan desking panas.

Hot desking adalah tren baru di mana karyawan tidak lagi memiliki tempat duduk wajib. Alih-alih meja yang ditugaskan, karyawan bergilir melalui ruang terbuka publik. Kolaborasi tempat kerja modern lancar dan mendorong karyawan untuk berinteraksi dengan orang lain yang biasanya tidak mereka ajak mengobrol di luar departemen mereka.

Selain meningkatkan peluang kolaborasi, hot desking menghemat uang perusahaan. Perusahaan konsultan dan desain Strategy Plus memperkirakan bahwa penggunaan kantor mencapai puncaknya sebesar 42% pada hari tertentu. Condeco, sebuah perusahaan manajemen ruang kerja yang berbasis di Inggris, menemukan bahwa sebagian besar bisnis berasumsi bahwa mereka memiliki pemanfaatan ruang kerja sebesar 60-70%:

Hot desking memungkinkan perusahaan untuk menghilangkan sebagian dari ruang berlebih itu selain mendorong karyawan untuk lebih sering berinteraksi dan berkolaborasi. Uang yang dihemat dari hot desking dapat benar-benar bertambah — penelitian dari Vodafone menunjukkan bahwa praktik tersebut dapat menghemat perusahaan Inggris sebesar £34 miliar per tahun (atau $43 triliun).

6. Jangan puas dengan perangkat lunak Anda saat ini

Meningkatkan kerja tim dan kolaborasi di tempat kerja berarti secara konsisten mencari solusi baru untuk masalah perusahaan Anda. Teknologi seperti Google Dokumen dapat membuat bisnis Anda lebih efisien dan meningkatkan komunikasi antara karyawan, tim, dan klien Anda.

desain halaman arahan pasca-klik adalah proses di mana kolaborasi sangat penting tetapi masalah komunikasi dapat membuat upaya menjadi tidak efisien dan memakan waktu. Proses pembuatan halaman arahan pasca-klik dapat melibatkan banyak pemangku kepentingan — copywriter yang menulis konten, desainer yang membuat wireframe dan menyesuaikan halaman, manajer yang mengawasi proses, dan klien yang ingin masukan mereka didengar.

Jelas, bukan cara yang mulus untuk berkomunikasi.

Jika setiap orang berkomunikasi melalui saluran yang berbeda, ini dapat menambah waktu yang berlebihan dan menimbulkan masalah besar. Apa yang terjadi saat copywriter mengirim lampiran email, manajer proyek berkomunikasi di Slack, dan klien menggunakan Google Docs? Anda merasa frustrasi karena tidak ada tempat sentral untuk komunikasi dan mengalami penundaan penerbitan.

Solusi Kolaborasi Instapage dibuat untuk memerangi alur kerja yang tidak efisien ini dengan merampingkan proses desain halaman arahan pasca-klik. Copywriter, editor, manajer, dan klien semuanya dapat meninggalkan komentar langsung di halaman dan menerima umpan balik secara real-time.

Platform Instapage juga memungkinkan pengguna untuk melindungi halaman mereka dengan kata sandi dan menambahkan lapisan keamanan tambahan sehingga hanya pembuat keputusan tertentu yang memiliki akses. Selain itu, umpan komentar memungkinkan percakapan berjalan yang bahkan tidak mengharuskan pengguna meninggalkan platform.

7. Konferensi video membuat pekerja jarak jauh tetap terlibat

Tahun ini, Gallup merilis survei bahwa 43% karyawan Amerika menghabiskan setidaknya beberapa waktu untuk bekerja dari jarak jauh (naik 4 poin persentase dari tahun 2012). Lebih banyak karyawan memanfaatkan jadwal yang fleksibel. Perusahaan mempekerjakan lebih banyak pekerja lepas yang bekerja dari jarak jauh untuk menyelesaikan pekerjaan khusus dengan anggaran yang lebih ketat.

Namun karena karyawan jarak jauh tidak ada di kantor, mereka sering melewatkan bahasa tubuh dan komunikasi nonverbal. Sebagian besar komunikasi bersifat nonverbal, dan karyawan yang tidak berinteraksi secara visual dengan rekan kerja mereka dapat merasa terisolasi dan menjadi kurang produktif. Di situlah konferensi video dapat menjembatani kesenjangan itu.

Penelitian menunjukkan bahwa konferensi video dapat membuat pekerja jarak jauh merasa lebih terhubung dengan tim mereka. Polycom menyatakan bahwa bisnis percaya konferensi video memberikan manfaat secara menyeluruh:

• 94% responden mengatakan itu meningkatkan produktivitas
• 87% mengklaim itu mempercepat kecepatan pengambilan keputusan
• 87% memastikannya secara signifikan mengurangi biaya perjalanan

Dengan meningkatnya jumlah bisnis yang dilakukan di berbagai lokasi dan zona waktu, tidak heran jika platform konferensi video memungkinkan lebih banyak kolaborasi dan alur kerja yang efisien.

8. Mengurangi inefisiensi dalam rapat

Para eksekutif menganggap 67% pertemuan sebagai kegagalan. Ketidakefisienan tersebut menghabiskan waktu dan uang bisnis Anda.

Setiap tahun perusahaan menghabiskan lebih dari $37 Miliar waktu untuk pertemuan yang tidak produktif. Manajer menengah menghabiskan sekitar sepertiga waktunya untuk rapat. Karyawan bahkan menghabiskan hingga empat jam seminggu hanya untuk mempersiapkan rapat pembaruan status:

Menurut grafik di atas, 15% dari waktu kolektif organisasi digunakan dalam rapat. Ini adalah bagian penting dari waktu perusahaan, dan menyia-nyiakannya akan mengurangi produktivitas dan peluang kolaborasi. Bisnis harus mempertimbangkan masalah seperti multitasking dan isolasi pekerja jarak jauh, dua hal yang dapat menyebabkan inefisiensi yang signifikan dalam rapat.

Multitasking adalah salah satu penyebab terbesar rapat tidak produktif. Dengan sekitar setengah dari karyawan mengaku mengerjakan proyek yang tidak terkait dan hampir 70% memeriksa email mereka. Pekerja jarak jauh sering merasa terisolasi dalam panggilan konferensi karena sebagian besar komunikasi berasal dari bahasa tubuh dan isyarat nonverbal yang tidak dapat mereka terima melalui telepon.

Perusahaan yang ingin meningkatkan kualitas rapat mereka harus menjaga agar rapat tetap singkat dan berfokus pada pengurangan multitasking. Pekerja jarak jauh harus berkomunikasi melalui konferensi video jika memungkinkan. Mereka dapat menangkap isyarat nonverbal dan terlibat secara visual dengan anggota kelompok lainnya. Menetapkan ekspektasi yang jelas dan agenda sebelumnya dapat membantu menjaga keterlibatan semua orang selama proses berlangsung.

Mulai tingkatkan kolaborasi tempat kerja Anda hari ini

Konferensi video, berbagi data, dan zona tumpang tindih hanyalah beberapa cara yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kolaborasi.

Tingkatkan kolaborasi di tempat kerja Anda, daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.