Apa Kelebihan dan Kekurangan Sistem Telepon Berbasis Cloud?

Semua bisnis membutuhkan sistem komunikasi yang efektif dan andal. Bagi sebagian besar perusahaan saat ini, ini berarti sistem telepon berbasis cloud yang bekerja melalui internet.

Fleksibilitas dan skalabilitas sistem telepon berbasis cloud menjadikannya pilihan menarik bagi semua skala bisnis, mulai dari usaha kecil hingga perusahaan yang menjalankan pusat panggilan.

Namun apakah ini pilihan terbaik untuk bisnis Anda?

Dalam postingan ini, mari kita lihat lebih dekat pro dan kontra ponsel berbasis cloud untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

Namun jika Anda terdesak waktu, inilah sekilas informasi yang Anda perlukan:

Apa Itu Sistem Telepon Berbasis Cloud?

Sistem telepon berbasis cloud menggunakan teknologi Voice over Internet Protocol ( VoIP ) untuk menghubungkan panggilan telepon.

Tidak seperti teknologi lama, seperti telepon rumah, telepon VoIP tidak memerlukan perangkat keras atau infrastruktur khusus. Tidak ada ketergantungan pada jaringan kabel tembaga untuk melakukan atau menerima panggilan seperti telepon rumah tradisional. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet berkecepatan tinggi untuk melakukan panggilan VoIP.

Hal ini memudahkan bisnis untuk mulai menggunakan sistem telepon berbasis cloud dan menikmati keuntungan seperti biaya operasional bulanan yang lebih rendah, mobilitas yang lebih baik untuk pekerjaan jarak jauh, dan hampir tidak ada pemeliharaan.

Mari selami lebih dalam manfaat menggunakan sistem telepon berbasis cloud di bagian selanjutnya.

Keuntungan Sistem Telepon Berbasis Cloud

Teknologi cloud semakin menjadi sebuah hal yang lumrah, dan memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Mulai dari fleksibilitas hingga fasilitas kerja jarak jauh, sistem ini mengubah cara karyawan terhubung, berkolaborasi, dan berkomunikasi.

Mari kita lihat keuntungan yang menjadikan sistem telepon berbasis cloud sebagai pilihan cerdas bagi bisnis yang sedang berkembang.

Biaya lebih rendah

Sistem telepon berbasis cloud lebih hemat biaya dibandingkan sistem telepon tradisional.

Rata-rata, sistem telepon rumah membebani bisnis sebesar $50 per saluran setiap bulan untuk panggilan lokal atau domestik. Sebaliknya, paket VoIP mulai dari kurang dari $20 per saluran per bulan dengan panggilan internasional, konferensi video, dan banyak fitur lainnya.

Sistem telepon cloud adalah cara efektif untuk memangkas biaya komunikasi. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet yang stabil dan perangkat lunak yang memungkinkan kemampuan VoIP.

Ini berarti Anda dapat mengurangi pengeluaran tradisional terkait telepon yang seharusnya Anda keluarkan, seperti:

• Biaya pengaturan dan investasi di muka untuk Private Branch Exchange ( PBX ) lokal
• Biaya pemeliharaan berulang
• Add-on untuk fitur seperti penjawab otomatis, transkripsi pesan suara, antrian panggilan, dll.

Dengan VoIP, Anda mendapatkan nomor lokal gratis, nomor bebas pulsa, dan panggilan internasional murah. Telepon rumah tradisional tidak akan pernah memberikan hasil yang sama.

Keandalan dan kinerja yang lebih baik

Sistem telepon berbasis cloud adalah jaring pengaman yang baik untuk rencana kelangsungan bisnis Anda — terutama ketika sesuatu yang tidak terduga, seperti bencana alam atau serangan dunia maya, mengganggu operasional rutin.

Dengan sistem telepon tradisional yang berbasis di satu lokasi, bisnis Anda dapat menghadapi waktu henti dan risiko. Sebaliknya, sistem telepon berbasis cloud beroperasi dari pusat data jarak jauh dengan rencana pencadangan dan redundansi bawaan. Jika satu pusat data mengalami masalah, pusat data lainnya akan mengambil alih dengan lancar.

Ini membantu bisnis Anda tetap berjalan lancar dan pelanggan Anda tidak akan terpengaruh. Informasi mereka juga tetap aman dan tersedia untuk tim Anda sehingga Anda tidak akan kehilangan konektivitas.

Dengan demikian, sistem telepon cloud dapat menawarkan pencadangan yang andal dan kinerja yang konsisten, membantu bisnis Anda tetap berjalan bahkan di tengah tantangan yang tidak terduga.

Ini juga merupakan pilihan yang lebih dapat diandalkan untuk operasi bisnis sehari-hari. Hal ini tidak terlalu rentan terhadap gangguan karena terdapat lebih sedikit titik kritis yang, jika terjadi kegagalan, akan berdampak pada layanan. Keandalan ini menjadikannya pilihan yang tepat untuk aktivitas bisnis seperti biasa tanpa gangguan.

Implementasi dan penyiapan lebih cepat

Sistem telepon Anda tidak boleh menghalangi pertumbuhan bisnis Anda.

Dengan sistem telepon tradisional, penambahan skala dapat memakan waktu dan mahal. Untuk memberikan nomor telepon kepada setiap karyawan baru, Anda perlu menambahkan saluran dan port telepon baru, yang dapat memakan waktu berminggu-minggu. Banyak sekali produktivitas yang hilang.

Dengan sistem telepon berbasis cloud, Anda dapat mengembangkan bisnis Anda kapan saja. Ini disesuaikan untuk mengakomodasi kebutuhan tim Anda yang terus berkembang sekaligus menjaga semua komunikasi bisnis Anda berjalan lancar.

Tip Pro: Jika Anda ingin meningkatkan kolaborasi dan produktivitas karyawan secara signifikan, coba tukar sistem telepon tradisional Anda dengan layanan telepon virtual !

Lihat Juga: Memahami Seluk Beluk Komunikasi Cloud

Lebih sedikit perawatan

Pemeliharaan adalah biaya overhead yang tidak perlu yang dapat berdampak negatif pada pengalaman karyawan. Dan upaya serta investasi yang diperlukan untuk pemeliharaan dapat bertambah dengan cepat.

Sistem telepon lama memerlukan setidaknya satu atau lebih individu yang berdedikasi untuk menjaga pemeliharaan sistem. Sebagian besar perusahaan akhirnya membebani tim TI mereka yang sudah kewalahan atau menghabiskan lebih banyak uang untuk menyewa kontraktor luar.

Selain itu, perusahaan gagal memperhitungkan waktu dan upaya yang dihabiskan untuk memecahkan masalah malfungsi dan melakukan perbaikan. Hal ini tidak hanya berdampak pada produktivitas dan moral karyawan, tetapi juga memperlambat pertumbuhan bisnis.

Sebaliknya, saat menggunakan cloud PBX sistem, penyedia VoIP Anda dengan ahli menangani semua kerumitan ini. Mereka mengelola sistem telepon sepenuhnya di luar lokasi di cloud dan memastikan layanan prioritas tidak terganggu.

Selain itu, mereka menyediakan perjanjian tingkat layanan (SLA) yang ketat dan layanan pelanggan 24 jam untuk mempercepat penyelesaian masalah. Dan semua ini tanpa mengganggu tugas tim Anda atau kualitas komunikasi bisnis yang diharapkan pelanggan Anda.

Akses ke fitur panggilan yang tangguh

Sistem telepon berbasis cloud menawarkan fitur VoIP canggih yang meningkatkan komunikasi bisnis. Beberapa fitur populer yang dianggap berharga oleh pemilik bisnis meliputi:

Jelas sekali, sistem telepon berbasis cloud memiliki fitur-fitur canggih yang dapat meningkatkan komunikasi bisnis Anda. Selain itu, akses ke fitur membantu tim Anda berkomunikasi dengan pelanggan dengan lebih baik, dan terus meningkatkan kualitas layanan pelanggan.

Terutama jika Anda menjalankan pusat panggilan , sistem telepon berbasis cloud membantu Anda mengoperasikannya dengan percaya diri. Anda juga dapat mengintegrasikan sistem telepon Anda dengan alat pihak ketiga seperti CRM atau perangkat lunak akuntansi, membangun repositori terpusat untuk tim Anda.

Bagian terbaik? Penyedia layanan yang hebat akan mengizinkan Anda menambahkan fitur baru tanpa pembaruan perangkat keras, permintaan yang rumit, atau jargon yang membingungkan. Anda akan dapat menyesuaikan sistem telepon cloud Anda saat dan saat Anda membutuhkannya, agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda yang terus berkembang.

Peningkatan pengalaman pelanggan

Pelanggan saat ini telah beralih dari sikap sensitif terhadap harga. Faktanya, mereka tidak keberatan membayar mahal untuk pengalaman pelanggan yang luar biasa. Selain itu, mereka lebih cenderung membeli produk dan layanan dari perusahaan-perusahaan tersebut di masa depan.

Statistik layanan pelanggan terbaru mengkonfirmasi hal ini:

• 42% konsumen akan membayar lebih untuk pengalaman layanan pelanggan yang ramah dan bersahabat.
• 91% pelanggan lebih cenderung melakukan pembelian lagi setelah mendapatkan pengalaman layanan pelanggan yang baik.
• 68% pelanggan mengatakan pengalaman pelanggan yang positif secara signifikan meningkatkan loyalitas merek mereka.

Sistem telepon berbasis cloud menawarkan peningkatan fleksibilitas, skalabilitas, dan aksesibilitas bagi bisnis untuk memastikan pengalaman pelanggan yang positif.

Pelanggan tidak perlu menunggu karena pengelolaan volume panggilan yang efisien, yang mengalihkan panggilan ke anggota tim dukungan berikutnya yang tersedia. Informasi pelanggan yang tersedia bagi agen layanan menghasilkan interaksi yang lebih personal, sehingga pelanggan terkesan.

Selain itu, penyedia telepon berbasis cloud juga memungkinkan agen layanan bekerja dari mana saja, memberikan dukungan tanpa gangguan dengan cepat dan efisien. Bagaimanapun, agen layanan pelanggan yang berpengetahuan dan bahagia sering kali berarti pelanggan yang bahagia!

Kecepatan, kualitas, dan persepsi modernitas layanan pelanggan dapat terancam ketika bisnis besar terus menggunakan telepon rumah tradisional.

Mendukung pekerjaan jarak jauh dan hybrid dengan mudah

Model kerja hybrid – beberapa hari di kantor dan beberapa hari bekerja dari rumah – kini menjadi hal yang normal dan baru.

Bagi bisnis yang masih menggunakan sistem telepon tradisional, ini merupakan masalah ganda. Pertama, mereka harus menjaga infrastruktur yang ada di kantor. Kedua, mereka harus meluangkan waktu dan sumber daya untuk memberdayakan tenaga kerja jarak jauh mereka.

Hal ini termasuk menyediakan alat yang tepat dan semua informasi pelanggan yang dibutuhkan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien.

Ponsel berbasis cloud sangat cocok untuk kasus penggunaan ini. Fitur kerja jarak jauh langsung tersedia tanpa pengaturan yang rumit. Tim Anda dapat menggunakan telepon meja VoIP di kantor dan aplikasi telepon bisnis saat bekerja dari rumah. Ini adalah yang terbaik dari kedua hal tersebut!

Terlepas dari lokasi kerjanya, semua orang di tim Anda dapat:

• Pertahankan nomor telepon yang sama dan tetap dapat diakses oleh pelanggan dan rekan kerja
• Melakukan dan menerima panggilan telepon dengan aplikasi softphone VoIP
• Gunakan fitur lanjutan seperti penerusan panggilan, pesan suara virtual, dan rekaman panggilan
• Berkomunikasi dengan jelas dengan kualitas panggilan yang jauh lebih baik berkat HD Voice

Komunikasi terpadu

Sistem telepon berbasis cloud memudahkan untuk memusatkan semua komunikasi bisnis Anda pada satu platform , tanpa mengubah infrastruktur atau teknologi telecommuting yang ada.

Solusi ini, disebut sebagai Unified Communications as a Service ( UCaaS ), mencakup panggilan telepon, konferensi video, pesan instan, panggilan konferensi, dan berbagi file.

UCaaS meningkatkan produktivitas dan kolaborasi antara karyawan di lokasi dan tim jarak jauh. Setiap orang memiliki akses ke alat komunikasi relevan yang mereka perlukan sehari-hari.

Layanan telepon cloud mempercepat orientasi karyawan dan menyederhanakan pertemuan virtual. Ini menghilangkan hambatan dan silo yang terkait dengan sistem komunikasi lama seperti telepon tradisional, yang seringkali tidak memiliki fitur-fitur canggih ini.

Kelemahan Sistem Telepon Berbasis Cloud

Meskipun sistem telepon berbasis cloud memiliki beberapa kelemahan, tidak ada teknologi yang sempurna. Terdapat tantangan bawaan yang mungkin menjadi perhatian khusus bagi bisnis Anda, yang menjadikan sistem telepon berbasis cloud kurang menarik sebagai pilihan.

Berikut adalah potensi kerugian yang timbul jika menjalankan sistem telepon bisnis Anda sepenuhnya melalui internet.

Harga bisa bertambah

Sistem telepon berbasis cloud saat ini sering kali mengenakan biaya bulanan per pengguna. Seiring waktu, biaya-biaya ini dapat bertambah.

Anda mungkin dikenakan biaya untuk fitur tambahan yang sebenarnya tidak ingin Anda gunakan atau dikenakan harga terukur untuk fitur lain yang sering Anda gunakan. Untuk usaha kecil, harga berlangganan mungkin lebih mahal dibandingkan hanya menggunakan saluran telepon tradisional yang sudah ada.

Namun, sebagian besar sistem telepon berbasis cloud saat ini dilengkapi dengan alat kolaborasi bawaan. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan alat kolaborasi yang mahal seperti Zoom, Slack, atau jembatan konferensi terpisah.

Selain itu, Anda juga menghemat waktu dan uang yang dihabiskan untuk dukungan TI, memperbaiki masalah sistem, dan memastikan keamanan dan kepatuhan, dan masih banyak lagi.

Semua manfaat ini dapat mengimbangi biaya bulanan sistem telepon berbasis cloud, menjadikannya lebih hemat biaya dibandingkan telepon tradisional yang tampaknya murah.

Jika Anda masih tidak yakin tentang berapa biaya sistem telepon berbasis cloud Nextiva bagi perusahaan Anda, Anda dapat meminta penawaran harga tanpa kewajiban .

Anda memerlukan peralatan jaringan yang cepat

Sistem telepon berbasis cloud memerlukan koneksi internet broadband berkecepatan tinggi.

Sistem telepon berbasis cloud menggunakan Wi-Fi untuk berfungsi, namun Wi-Fi tidak berfungsi dengan baik melalui dinding. Jika kantor Anda belum melakukan audit situs nirkabel, Anda mungkin mengalami beberapa titik mati.

Namun ada perbaikan mudah dan solusi terjangkau untuk masalah ini. Anda mungkin perlu mengatur Quality of Service ( QoS ) pada jaringan Anda untuk mencegah jitter .

Untuk kantor yang lebih besar, pertimbangkan untuk menambahkan jaringan Wi-Fi mesh untuk kecepatan dan jangkauan maksimum.

Tidak berfungsi tanpa koneksi internet yang stabil

Satu hal yang dapat meningkatkan atau menghancurkan semua manfaat memindahkan sistem telepon Anda ke cloud – koneksi internet Anda!

Jika koneksi internet Anda gagal, sistem telepon berbasis cloud Anda mungkin berhenti berfungsi. Namun, koneksi internet yang andal adalah satu-satunya persyaratan sistem untuk sistem telepon berbasis cloud.

Namun saat ini, internet stabil ada di mana-mana! Hampir setiap kafe memberi Anda Wi-Fi yang cukup kuat untuk panggilan video dan streaming.

Selama dekade terakhir, kecepatan internet telah meningkat, begitu pula keandalannya. Bukan hal yang aneh melihat kecepatan 100+ Mbps di rumah atau di kantor. Bandwidth ini dapat mendukung lebih dari 1.000 panggilan VoIP sekaligus!

Jika Anda tidak yakin seberapa andal koneksi internet Anda, Anda dapat mengikuti tes kapasitas VoIP gratis kami untuk melihat apakah jaringan Anda siap untuk VoIP.

Dan jika ISP Anda mati, Anda dan tim Anda dapat menjawab panggilan secara otomatis di ponsel Anda atau diteruskan ke kotak pesan suara untuk ditindaklanjuti. Pada dasarnya tidak pernah ada “sinyal sibuk” dengan VoIP berbasis cloud.

Jika Anda tidak memiliki koneksi internet lain, hubungi tim dukungan kami, dan kami dapat menangani permintaan mendesak ini.

Bacaan Lebih Lanjut: Apa Itu Penerusan Panggilan Bisnis & Bagaimana Cara Mengaturnya?

Info lokasi terbatas untuk panggilan darurat

Ini tidak akan menjadi masalah bagi kebanyakan orang, namun panggilan telepon berbasis internet ke 911 belum tentu disertai data lokasi yang akurat.

Ketika panggilan berbasis internet diarahkan ke pusat panggilan darurat (dikenal sebagai PSAP), operator mungkin tidak mengetahui lokasi Anda atau bahkan nomor telepon Anda. Secara default, panggilan masuk ke PSAP terdekat berdasarkan alamat pemegang rekening.

Untuk mengatasinya, perbarui alamat tetap yang ditetapkan untuk setiap saluran telepon bisnis di sistem telepon cloud Anda. Pengaturan ini dikenal sebagai Enhanced 911 dan merupakan sesuatu yang harus Anda pahami. Jika karyawan bekerja dari rumah atau jauh dari kantor, Anda harus segera memperbaruinya.

Kami merekomendasikan penggunaan ponsel cerdas untuk panggilan berbasis internet karena data GPS dan triangulasi seluler meneruskan data lokasi secara instan ke PSAP terdekat.

Kompatibilitas terbatas dengan perangkat analog

Jika Anda menyukai peralatan telepon tradisional seperti mesin faks, Anda tidak akan terlalu tertarik dengan sistem telepon cloud. Peralatan ini pernah mencapai puncaknya pada tahun 90an, namun masanya terbatas saat ini.

Menjadi rumit jika Anda memerlukan konektivitas PSTN antara sistem atau gerbang keamanan Anda, maka Anda mungkin perlu menggunakan Adaptor Telepon Analog atau disingkat “ATA”. Di sisi lain, konektivitas seluler untuk layanan ini juga tersedia luas dengan keandalan yang solid.

Tips Untuk Memindahkan Layanan Telepon Anda Ke Cloud

Kami telah melihat banyak keberhasilan ketika perusahaan melakukan upgrade ke cloud . Ini mungkin sedikit menakutkan, tetapi dengan sedikit perencanaan, Anda akan sukses.

Memindahkan sistem telepon kantor Anda ke cloud akan memberi Anda manfaat yang tidak dapat ditandingi oleh telepon rumah tradisional. Pronya lebih besar daripada kontranya.

Berikut beberapa item tindakan agar migrasi Anda ke cloud berjalan lancar.

• Rencanakan ke depan – Perkirakan pertumbuhan perusahaan Anda, kebutuhan jaringan, bandwidth ISP, dan alur kerja tim.
• Manfaatkan fitur VoIP yang canggih – Untuk memaksimalkan sistem telepon berbasis cloud Anda, evaluasi secara menyeluruh kasus penggunaan tim Anda dan fitur bawaan yang paling mereka perlukan.
• Ikuti rekomendasi dari penyedia VoIP Anda – Saat berpindah ke sistem telepon berbasis cloud, ajukan banyak pertanyaan. Penyedia layanan yang memiliki reputasi baik akan meluangkan waktu untuk menjawab pertanyaan Anda dan membantu Anda bermigrasi dengan lancar.

Saat memilih sistem komunikasi bisnis Anda, ada banyak hal yang dipertaruhkan. Sistem telepon berbasis cloud memberikan fleksibilitas, skalabilitas, dan kemampuan yang tepat yang Anda perlukan untuk bisnis yang sedang berkembang.

Namun pastikan untuk memilih mitra yang tepat dalam perjalanan Anda menuju sistem telepon berbasis cloud. Hal ini akan memastikan transisi yang lancar ke cloud, kinerja yang optimal, dan pengalaman yang lebih positif bagi pelanggan dan karyawan Anda.