Buat formulir penerimaan klien untuk keberhasilan orientasi yang lancar

Formulir penerimaan klien adalah alat yang sangat berharga untuk memvalidasi prospek dan menerima klien. Jika agensi digital Anda adalah sebuah startup, Anda mungkin belum menghabiskan banyak waktu untuk validasi dan orientasi, namun seiring dengan berkembangnya agensi Anda, manfaat dari proses penerimaan klien yang lancar akan segera terlihat.

Mulai orientasikan klien agensi dengan cara yang terukur dan dapat diulang. Unduh panduan langkah demi langkah untuk orientasi klien hari ini!

Dengan formulir penerimaan klien, Anda mungkin lupa pertanyaan penting, kehilangan informasi di bawah tumpukan email digital dan komunikasi lainnya, dan menciptakan proses orientasi yang rumit bagi Anda dan klien Anda. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari rahasia cara membuat formulir penerimaan klien yang sempurna yang membuat proses orientasi Anda lancar seperti mentega.

Apa itu formulir penerimaan klien?

Formulir penerimaan klien adalah kuesioner yang dirancang untuk mengumpulkan semua informasi penting yang dibutuhkan oleh agensi digital Anda. Formulir ini menentukan apakah klien cocok untuk layanan Anda dan untuk lebih memahami kebutuhan mereka di awal hubungan Anda.

Sederhananya, formulir penerimaan klien adalah dokumen orientasi. Saat ini, biasanya berupa dokumen digital seperti PDF yang dapat diisi oleh klien atau formulir digital interaktif yang memungkinkan klien memasukkan tanggapan mereka, klik berikutnya, dan data mereka disimpan secara otomatis sehingga Anda dapat mengaksesnya dengan mudah kapan saja. . Jika Anda memiliki pemangku kepentingan lain, seperti agen pemasaran digital label putih yang bermitra dengan Anda, mereka juga harus dapat mengakses formulir tersebut dengan mudah.

Seperti apa sebagian besar formulir penerimaan klien?

Apa pun format formulir penerimaan klien Anda, tujuan dasarnya adalah mengumpulkan informasi penting bagi klien agar proses orientasi lancar dan lancar. Rincian formulir penerimaan klien Anda akan sangat bergantung pada layanan apa yang ditawarkan agensi digital Anda, namun formulir tersebut umumnya mengumpulkan rincian kontak klien yang akan bergabung dan persyaratan spesifik untuk proyek atau layanan yang mereka inginkan.

Karena tidak ada formulir universal yang wajib Anda gunakan, keunggulan membuat formulir penerimaan klien untuk agensi digital Anda adalah Anda dapat menyesuaikannya untuk menyertakan informasi apa pun yang membantu Anda memahami dengan baik kebutuhan dan harapan klien Anda. Dengan begitu, Anda dapat memulai kemitraan profesional Anda secara selaras, selaras, dan bebas dari miskomunikasi. Hasil? Proses penerimaan yang lancar, sehingga Anda dapat fokus memberikan layanan dan meningkatkan pendapatan biro iklan Anda.

Setelah Anda melengkapi formulir, Anda dapat menyimpannya di tempat yang mudah diakses seperti CRM Anda. Berikut ikhtisar cara kerja kami:

Komponen penting dari formulir penerimaan klien

Formulir penerimaan klien yang disusun dengan baik memberi Anda, tim Anda, dan kolaborator Anda pemahaman yang Anda perlukan untuk memberikan solusi yang disesuaikan dengan klien baru Anda. Pastikan formulir asupan Anda mencakup komponen-komponen penting ini.

Informasi pribadi

Saat menerima klien baru, Anda ingin tahu dengan siapa Anda berurusan, bagaimana menanganinya, di mana lokasi mereka, dan informasi identitas lainnya. Mengumpulkan detail pribadi ini adalah langkah pertama dalam membangun profil klien. Bidang-bidang ini meliputi:

• Nama
• Alamat atau lokasi usaha
• Detail kontak
• Preferensi kontak, seperti telepon, email, SMS, atau pesan instan

Informasi latar belakang

Saat memulai proyek baru, memahami riwayat klien dan dari mana asalnya akan selalu membantu. Sertakan beberapa bidang untuk mengumpulkan informasi tentang tantangan mereka, upaya pemasaran digital di masa lalu, dan masalah saat ini:

• Riwayat bisnis: Hal-hal seperti tahun dalam bisnis, produk atau layanan paling signifikan yang terjual, dll.
• Pengalaman pemasaran sebelumnya: Cari tahu apakah klien pernah membayar layanan pemasaran digital atau apakah mereka berasal dari latar belakang DIY. Jika mereka telah membayar layanan digital, cari tahu pengalamannya.
• Tantangan saat ini: Apa yang mereka hadapi dalam hari kerja dari perspektif pemasaran digital?

Detail proyek

Tentukan ruang lingkup dan tujuan proyek dengan meminta klien Anda memberikan informasi yang berkaitan dengan bidang berikut:

• Sasaran: Mintalah prospek atau klien baru Anda menguraikan dengan jelas apa yang ingin mereka capai dengan bekerja sama dengan Anda. Misalnya, jika mereka ingin membuat situs web baru, mintalah mereka memberikan detail tentang fitur apa saja yang perlu disertakan dalam situs web tersebut.
• Timeline: Apa timeline klien untuk proyek tersebut? Ingat, Anda tidak harus berkomitmen pada timeline ini. Tujuan formulir penerimaan klien adalah untuk mengumpulkan informasi dan perspektif mereka, yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal untuk percakapan selanjutnya.

Anggaran dan sumber daya

Kendala keuangan klien Anda dan sumber daya yang tersedia akan menentukan kelayakan proyek Anda, jadi bidang-bidang berikut ini penting untuk diketahui sejak awal kolaborasi Anda:

• Anggaran: Cari tahu berapa banyak yang diharapkan klien Anda keluarkan untuk proyek tertentu atau layanan tertentu dari waktu ke waktu. Jika mereka tertarik dengan berbagai solusi pemasaran digital, dapatkan anggaran pemasaran yang luas dari mereka.
• Sumber Daya : Apakah klien Anda memiliki sumber daya yang dapat Anda gunakan dalam proyek Anda? Misalnya, jika mereka mencari layanan periklanan digital, mereka memiliki desainer internal yang ingin Anda ajak bekerja sama dalam materi iklan.

Pertimbangan hukum

Sebelum menerima klien baru, ada baiknya untuk memastikan dasar hukum Anda dilindungi untuk melindungi Anda berdua jika terjadi perselisihan, kesalahan, atau keadaan tidak terduga lainnya. Ini termasuk:

• Perjanjian kerahasiaan: Mintalah klien Anda menyetujui bahwa informasi rahasia tentang agensi Anda tidak akan dibagikan, dan sebagai imbalannya setuju untuk menjaga kerahasiaan informasi bisnis mereka.
• Syarat dan ketentuan: Uraikan hubungan kerja dan harapan.

Menyesuaikan untuk kebutuhan spesifik

Bergantung pada ceruk biro iklan Anda, Anda mungkin memiliki pertimbangan khusus untuk disertakan dalam formulir penerimaan klien Anda, seperti pertimbangan hukum khusus atau pertanyaan yang relevan dengan industri. Pertimbangkan untuk menggunakan bagian proyek yang dapat disesuaikan dalam formulir penerimaan Anda untuk memungkinkan fleksibilitas untuk berbagai struktur proyek, terutama jika lembaga Anda menawarkan berbagai alat dan layanan.

Cara membuat formulir penerimaan klien

Ikuti petunjuk langkah demi langkah ini untuk memastikan formulir klien Anda menangkap semua informasi yang Anda perlukan untuk proses orientasi yang profesional dan tanpa hambatan.

1. Tentukan maksud dan tujuan formulir Anda

Sebelum mendalami detailnya, tentukan dengan jelas maksud dan tujuan formulir penerimaan klien Anda. Memperjelas hal ini akan membantu Anda mengajukan pertanyaan yang tepat tanpa membuang waktu klien. Pada tahap ini, Anda mungkin menemukan bahwa memiliki beberapa opsi formulir penerimaan klien, atau formulir fleksibel yang mengakomodasi berbagai jenis proyek, adalah yang paling tepat untuk biro iklan Anda.

2. Identifikasi informasi yang dibutuhkan

Tanyakan pada diri Anda informasi apa yang Anda perlukan untuk mulai memberikan layanan di awal kemitraan klien baru: pertanyaan apa yang biasanya Anda ajukan kepada prospek saat memvalidasi kecocokan mereka, atau klien baru saat menerima mereka? Mengingat kembali proyek klien sebelumnya, apakah ada informasi yang dapat Anda manfaatkan jika Anda memiliki hubungan sebelumnya? Hal ini kemungkinan besar mencakup rincian pribadi atau bisnis, spesifikasi proyek, alokasi anggaran, dan pertimbangan hukum.

3. Rancang tata letak dan struktur formulir Anda

Semua titik kontak klien Anda harus menarik dan menyenangkan secara visual, begitu pula formulir penerimaan klien Anda. Faktanya, karena ini mungkin merupakan interaksi formal pertama mereka dengan biro iklan Anda, sangat penting untuk menyampaikan profesionalisme, keahlian, dan pengalaman pengguna yang positif.

Bagilah formulir Anda menjadi beberapa bagian, masing-masing membahas kategori informasi tertentu. Gunakan header, subjudul, dan poin-poin untuk memudahkan navigasi dan memahami apa yang ditanyakan.

4. Gunakan bahasa yang jelas dan familiar

Klien agensi Anda mungkin tidak mengetahui apa pun tentang pemasaran digital, jadi penting untuk memilih bahasa yang mudah dipahami dan bebas dari jargon. Mengartikulasikan dengan jelas tujuan setiap bagian dan memberikan instruksi atau contoh jika diperlukan. Hal ini tidak hanya membuat penyelesaian penerimaan klien menjadi lebih mudah dan menyenangkan bagi klien Anda, tetapi juga membantu Anda karena pengguna cenderung salah memahami pertanyaan dan membuat kesalahan.

5. Uji formulir penerimaan klien Anda untuk kegunaan dan efektivitas

Sebelum menayangkan formulir penerimaan klien Anda, lakukan pengujian kegunaan secara menyeluruh. Pastikan formulir berfungsi dengan benar, semua pertanyaan jelas, dan tidak ada gangguan teknis. Jangan hanya mengandalkan pengujian pengguna: jika Anda yang membuat formulir, Anda tidak akan menjadi penilai terbaik atas kejelasannya. Sebaliknya, mintalah umpan balik dari pengguna sampel yang belum pernah melihat formulir tersebut sebelumnya.

6. Memasukkan elemen branding

Beri merek formulir penerimaan klien Anda dengan logo merek, warna, dan kekuatan biro iklan Anda. Seperti titik kontak lainnya, formulir Anda adalah peluang untuk memperkuat identitas merek Anda dan menampilkan citra profesional yang konsisten kepada prospek dan klien Anda.

Templat formulir penerimaan klien untuk agen pemasaran

Gunakan contoh formulir penerimaan klien ini sebagai titik awal untuk menyusun formulir penerimaan biro iklan Anda. Jangan ragu untuk menyesuaikan bagian, memindahkannya, dan menambahkan pertanyaan tambahan yang disesuaikan dengan penawaran layanan Anda.

Bagian 1: Informasi pribadi

Tujuan dari bagian ini adalah untuk membangun pemahaman tentang prospek atau klien, bisnis mereka, dan peran mereka dalam pengambilan keputusan.

• Nama: Nama Anda dan nama panggilan pilihan Anda.
• Perusahaan: Nama bisnis atau organisasi Anda.
• Peran: Peran Anda dalam bisnis.
• Detail kontak: Nomor telepon Anda, alamat email, dan metode kontak pilihan.
• Pemangku kepentingan lainnya: Apakah orang lain di bisnis Anda akan dilibatkan dalam pengambilan keputusan untuk proyek ini? Jika ya, lengkapi nama, peran, dan detail kontaknya.

Bagian 2: Tinjauan bisnis

Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendapatkan pemahaman tingkat tinggi tentang ceruk klien dan lanskap kompetitif.

• Industri: Apa industri, niche, atau sektor bisnis Anda?
• Pesaing: Siapa pesaing utama Anda? Bagaimana bisnis Anda saling tumpang tindih dan apa perbedaannya?
• Target audiens: Siapa audiens target Anda? Apakah Anda memiliki profil pelanggan yang ideal?

Bagian 3: Sasaran dan sasaran pemasaran

Tujuan dari bagian ini adalah untuk menyelaraskan strategi atau proposal proyek Anda dengan tujuan klien.

• Sasaran jangka pendek: Apa sasaran langsung Anda untuk proyek atau kampanye ini?
• Sasaran jangka panjang: Apa sasaran pemasaran jangka panjang untuk bisnis Anda?
• KPI: Apakah ada KPI atau metrik yang sangat penting bagi Anda?

Bagian 4: Upaya pemasaran saat ini

Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendapatkan tolok ukur strategi pemasaran klien saat ini dan memahami apa yang berhasil dan tidak berhasil di masa lalu.

• Strategi saat ini: Apakah Anda melakukan sesuatu untuk memasarkan bisnis Anda secara online sekarang?
• Platform, layanan, atau alat yang digunakan: Apakah Anda menggunakan alat atau layanan pemasaran apa pun, atau pernahkah Anda menggunakannya sebelumnya?
• Hasil: Apakah Anda puas dengan platform, layanan, atau alat yang digunakan sebelumnya? Apakah Anda mendapatkan hasil dengan strategi pemasaran Anda saat ini?

Bagian 5: Layanan diperlukan

Tujuan dari bagian ini adalah untuk memahami ruang lingkup kebutuhan klien dan kendala proyek.

• Layanan yang diperlukan: Layanan apa yang Anda cari atau proyek apa yang Anda ingin kami kerjakan untuk bisnis Anda? Misalnya: website baru, SEO, pembuatan konten, dll.
• Anggaran: Berapa anggaran Anda untuk setiap proyek/layanan?
• Timeline: Apakah proyek Anda harus selesai pada tanggal tertentu?

Bagian 6: Hukum

Tujuan dari bagian ini adalah untuk membangun hubungan kerja yang transparan.

• Perjanjian kerahasiaan: Harap tinjau dan tandatangani perjanjian terlampir.
• Syarat dan ketentuan: Harap meninjau dan menandatangani syarat dan ketentuan terlampir.

Bagian 7: Catatan tambahan

Tujuan dari bagian ini adalah untuk memberikan klien kesempatan untuk membagikan hal penting apa pun yang mereka rasa terlewatkan dalam formulir penerimaan klien.

• Informasi tambahan: Silakan tambahkan detail tambahan apa pun yang Anda ingin kami ketahui.