Komunikasi Klien dan Penagihan Disederhanakan

Sumber Gambar: Hapus percikan

Komunikasi dan penagihan klien adalah bagian penting dari kesehatan bisnis, namun menyempurnakan proses ini tidaklah mudah. Faktanya, 46% bisnis kehilangan pelanggan karena komunikasi yang buruk, dan 77% pelanggan mengalami masalah penagihan yang memengaruhi kepercayaan mereka terhadap bisnis.

Jika Anda ingin menghindari menjadi bagian dari statistik tersebut, Anda perlu menyederhanakan kedua proses tersebut. Panduan ini akan membantu Anda melakukannya hanya dengan menggunakan saran dari Joist dan tim penulis Flock kami sendiri.

Cara Menyederhanakan Proses Penagihan dan Komunikasi Klien Anda

Menyederhanakan proses penagihan dan komunikasi klien mungkin memerlukan waktu dan sedikit restrukturisasi, namun Anda akan mendapatkan keuntungan dari peningkatan keuntungan dan hubungan pelanggan yang lebih baik.

Ciptakan Budaya Penagihan

Menciptakan budaya penagihan sangatlah penting jika Anda ingin solusi lainnya dalam artikel ini berhasil untuk Anda. Jika Anda membuat struktur yang memungkinkan Anda memungut biaya, dan Anda tidak segan-segan memintanya bila diperlukan, Anda dapat mempertahankan kemajuan bisnis Anda.

Ini tidak berarti mengganggu klien Anda. Joist memiliki "kirim pengingat pembayaran" yang terpasang langsung di sistem mereka yang memungkinkan Anda mengirim permintaan pesan sopan yang telah ditulis sebelumnya pada faktur.

Hal ini tidak hanya menyederhanakan proses bolak-balik, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda serius. Persyaratan kontrak atau biaya keterlambatan tersebut tidak akan menjadi ancaman jika Anda tidak menyoroti pentingnya hal tersebut (lebih lanjut tentang itu nanti). Namun untuk memastikan adanya tindak lanjut, Anda perlu melibatkan staf Anda.

Pastikan untuk melatih staf Anda tentang cara kerja faktur dan tindak lanjut Anda. Jelaskan bahwa pembayaran cepat dari klien sama dengan bisnis yang lebih stabil, dan itu penting untuk gaji staf.

Diskusikan Apa yang Harus dan Tidak Harus Ada di Faktur

Faktur harus digunakan sebagai alat komunikasi dan bukan sebagai dokumen terpisah. Menawarkan serangkaian harapan klien yang tidak mengikat dapat menghilangkan kebingungan dan membentuk ekspektasi.

Di Flock, kami merekomendasikan penggunaan produk kami untuk mengkomunikasikan apa yang harus dan tidak boleh ada dalam faktur, karena hal ini dapat berubah tergantung pada klien. Anda dapat membuat saluran di Flock khusus untuk tujuan ini. Kemudian, Anda dapat menukarkan faktur atau file penagihan dalam Flock agar manajer proyek Anda dapat melihatnya. Setelah selesai, Anda dapat mengirimkannya ke klien dengan percaya diri.

Dan jika Anda menginginkan beberapa praktik terbaik untuk informasi faktur, berikut beberapa di antaranya:

• Jika biayanya sekaligus, harganya harus mencukupi
• Jika Anda menagih setiap jam, diskusikan apa yang telah dilakukan pada waktu tersebut

Detail apa pun seperti struktur biaya, sisa biaya, pekerjaan yang diberikan, atau tambahan tambahan harus didiskusikan sebelum faktur diberikan, baik melalui kontrak Anda atau pesan tertulis.

Tulis Kontrak Stellar Sebelum Melakukan Bisnis

Salah satu masalah terbesar yang dihadapi bisnis dalam hal pembuatan faktur adalah ketidaksesuaian ekspektasi. Jika Anda pernah memiliki klien yang mengubah cakupan proyek atau bingung mengapa mereka dikenakan biaya untuk item tertentu, penyebabnya adalah kurangnya komunikasi.

Joist merekomendasikan pengiriman faktur proforma, yaitu penawaran atau perkiraan awal yang menguraikan barang dan jasa yang belum disediakan. Hal ini dapat menunjukkan kepada klien apa yang ingin Anda lakukan dan apa yang diharapkan klien untuk dibayar. Pada akhirnya, ini menghilangkan banyak kebingungan.

Namun, dengan 93% tim layanan pelanggan mengatakan bahwa pelanggan memiliki ekspektasi lebih tinggi dari sebelumnya, Anda harus sangat jelas tentang apa yang Anda berikan secara tertulis.

Kontrak Anda adalah dokumen terpenting yang Anda perlukan agar semua orang ikut serta. Gunakan kontrak Anda untuk menguraikan praktik penagihan, siapa pihak-pihak yang terlibat, tanggung jawab dan peran mereka, ruang lingkup pekerjaan, jadwal yang disarankan, dan struktur biaya Anda.

Adalah kepentingan terbaik Anda untuk memandu klien Anda melalui kontrak. Jika mereka mempunyai pertanyaan, Anda dapat menjawabnya nanti. Jika mereka mencoba mengubah cakupannya, Anda dapat menyatakan bahwa Anda harus menagihnya.

Berikan Pilihan pada Klien, namun Tetap Tegas

Setiap bisnis memiliki klien yang menyetujui persyaratan Anda secara lisan, menandatangani kontrak, dan masih bingung tentang apa yang bisa atau tidak bisa mereka lakukan. Entah itu ketidaktahuan atau perilaku yang disengaja, hasilnya tetap sama: terbuangnya waktu dan uang bagi kedua belah pihak dan penundaan besar-besaran.

Ketika terjadi penundaan, langkah pertama adalah mengajukan banding kepada klien. Jika mereka tidak bersedia menandatangani keputusan, mintalah pihak ketiga untuk menandatangani keputusan tersebut. Jika jadwal penagihan tidak sesuai untuk klien, tanyakan apakah waktu lain lebih baik. Namun, lakukan ini hanya sekali per proyek. Beberapa klien akan menggunakan kesempatan ini untuk meminta lebih banyak. Sebaliknya, lihat kembali ketentuan perjanjian Anda.

Seperti yang dikatakan Joist, Anda harus benar-benar melakukan apa yang Anda bisa lakukan dengan benar untuk klien Anda, tetapi tidak jika hal itu selalu merugikan Anda sendiri. Anda masih memiliki bisnis yang harus dijalankan, dan Anda berhak meminta denda keterlambatan atau menolak permintaan klien untuk menjalin hubungan yang sehat.

Gunakan Software Akuntansi Profesional

Faktur yang tepat dan pengelolaan uang berjalan seiring. Jika Anda ingin memperhatikan pengelolaan kas, pengelolaan aset tetap, dan inventaris, yang semuanya berkontribusi pada pembuatan faktur yang lebih baik, Anda memerlukan perangkat lunak akuntansi profesional. Namun solusi mana yang harus Anda pilih?

Artikel kami: “ Panduan Bisnis Kecil untuk Alat dan Perangkat Lunak Akuntansi ” dapat memberi Anda saran tentang perangkat lunak akuntansi apa yang paling sesuai dengan bisnis Anda. QuickBooks, FreshBooks, dan Xero adalah pilihan bagus, dan bukan hanya karena mereka menangani penggajian dan pengadaan Anda.

Karena perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan komponen kunci bisnis Anda, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk komunikasi dan penagihan klien. Perangkat lunak akuntansi khusus juga dapat terhubung ke perangkat lunak faktur Anda, sehingga memudahkan Anda melacak arus kas bisnis Anda.

Kesimpulannya…

Baik Joist maupun penulis di Flock memahami apa artinya menjaga komunikasi klien dan proses penagihan yang efektif. Dengan gabungan saran dari para ahli ini, Anda akan siap untuk mengesankan klien Anda, mengurangi tagihan yang telah jatuh tempo, dan meningkatkan keuntungan Anda.