Mengapa Anda Harus Membersihkan Daftar Email Anda? Kapan & Bagaimana melakukannya?

Anda telah mengembangkan audiens email Anda menjadi daftar pelanggan yang sangat banyak. Saatnya sekarang untuk membersihkannya dan menyingkirkan pelanggan yang tidak lagi menghasilkan keuntungan. Membersihkan daftar email Anda akan meningkatkan tiga metrik utama : deliverability, open rate, dan click rate. Semakin baik metrik ini, semakin sukses kampanye pemasaran email Anda di masa mendatang. Itu karena jumlah pelanggan khusus yang lebih sedikit — orang yang secara teratur membaca dan terlibat dengan konten dan merek Anda — lebih penting daripada daftar pelanggan yang lebih banyak yang tidak pernah membuka konten Anda.

Pada kenyataannya, daftar dengan banyak alamat email tidak aktif biasanya memiliki tingkat pentalan, keluhan spam, dan tingkat berhenti berlangganan yang lebih tinggi daripada yang tidak. Plus, jika Anda terus mengirim email ke orang yang tidak membukanya, penyedia layanan internet — seperti Gmail, Hotmail, dan Yahoo — akan menghukum Anda. Lakukan ini cukup sering, dan email Anda dapat secara otomatis berakhir di kotak masuk spam, yang mengurangi kesempatan untuk mengirim ke orang-orang yang benar-benar ingin menerima konten Anda.

Dan seberapa sering Anda perlu membersihkan daftar email Anda? Ini akan bervariasi dari daftar ke daftar, tetapi aturan praktis yang layak adalah setiap enam bulan - dan tentu saja tidak lebih dari setahun. Menyingkirkan pelanggan mungkin terdengar menakutkan, tetapi daftar kecil pelanggan yang sangat terlibat jauh lebih berharga bagi Anda daripada daftar pelanggan yang lebih besar yang tidak pernah membuka email Anda. Apakah anda siap untuk memulai? Berikut adalah panduan lengkap mengapa Anda perlu membersihkan daftar email Anda dan bagaimana melakukannya .

Apa itu pembersihan daftar email?

Sederhananya, membersihkan daftar email Anda adalah proses menghapus alamat email yang tidak aktif atau tidak valid dari daftar email Anda. Ini dicapai dengan menghapus semua pelanggan yang belum membuka email Anda dalam jangka waktu tertentu (misalnya, enam bulan terakhir). Email ini sering disebut sebagai pelanggan 'dingin'.

Di samping catatan, sebelum harus membersihkan daftar email Anda, Anda harus memiliki daftar email untuk memulai. Jika Anda tidak memiliki alat untuk mengumpulkan email dari audiens Anda, cobalah AVADA Email Marketing. Aplikasi kami memungkinkan Anda untuk mengumpulkan email audiens Anda dengan template cantik yang telah dibuat sebelumnya, mengelompokkan prospek yang telah Anda tangkap, dan mengotomatiskan banyak tugas berulang. Lebih penting lagi, GRATIS! Pergi dan ambil untuk toko Shopify Anda.

Baca lebih banyak:

• 10 Alur Kerja Otomatisasi Email yang Terbukti
• Bagaimana Melakukan Penargetan Pada Kampanye Pemasaran Email Anda?
• Bagaimana Cara Menulis Email Cross-sell?
• 10 Template Email Upsell yang Sangat Meyakinkan

Mengapa Anda perlu membersihkan daftar email Anda?

Daftar email cenderung membusuk dari waktu ke waktu. Tidak semua alamat email di daftar Anda akan bertahan selamanya. Alasannya bervariasi. Bisa jadi karena seorang prospek mendaftar dengan email kantor, tetapi kemudian mengubah pekerjaannya. Atau mereka tidak lagi menggunakan akun email khusus ini. Lalu ada masalah pelanggan yang tidak aktif, atau 'dingin'. Ini adalah kontak yang telah mendaftar ke milis Anda tetapi belum membuka satu email pun dari Anda.

Tak satu pun dari jenis kontak ini berkontribusi pada daftar email yang menguntungkan. Dengan membebaskan milis Anda dari pelanggan yang tidak valid dan tidak aktif ini secara teratur, Anda akan dapat membangun audiens yang lebih terlibat. Dan Anda akan dihargai dengan hasil kampanye email yang lebih baik, dan penghematan biaya yang lebih baik.

Anda akan mendapatkan rasio buka dan rasio klik-tayang yang lebih tinggi.

Peningkatan pertama, dan yang paling jelas, adalah membersihkan daftar email Anda akan segera meningkatkan rasio buka dan klik-tayang Anda. Tingkat buka dan klik diukur sebagai persentase dari jumlah total email yang Anda kirim. Jika Anda menghapus semua pelanggan dari daftar Anda yang tidak membuka email Anda untuk waktu yang lama, jumlah pelanggan yang membuka dan mengklik email Anda akan menjadi persentase yang lebih besar dari total email yang dikirim ke depan.

Anda akan mengurangi keluhan spam.

Membersihkan daftar email Anda mengurangi jumlah keluhan spam. Keluhan spam adalah saat penerima menandai email Anda sebagai spam. Terkadang, pelanggan melakukan ini karena mereka tidak ingat untuk mendaftar atau bosan dengan email Anda di kotak masuk mereka, tetapi tidak tahu cara berhenti berlangganan.

Masalahnya adalah penyedia email seperti Gmail, Hotmail, Yahoo, dll. melacak keluhan spam. Jika Anda mendapatkan banyak dari ini, mereka akan mulai mengarahkan email Anda ke folder spam atau tab promosi. Dan ini bukan hanya untuk orang yang telah melaporkan Anda – mereka mengarahkan email Anda ke folder spam untuk semua orang yang Anda kirimi email. Ini berarti bahwa orang yang ingin membaca email Anda tidak akan melihat email Anda di kotak masuk mereka.

Jika Anda membersihkan daftar email Anda secara teratur, kemungkinan menerima keluhan spam jauh lebih kecil. Lebih sedikit laporan spam berarti Anda akan mendapatkan 'reputasi pengirim' yang lebih tinggi. Ini memastikan bahwa lebih banyak email Anda dapat masuk ke kotak masuk pelanggan Anda, daripada berakhir di kotak spam.

Baca lebih lanjut: 10+ Tips ahli untuk mencegah email Anda dikirim ke kotak promo/spam

Anda akan mendapatkan rasio pentalan yang lebih rendah.

Manfaat lain dari membersihkan milis Anda adalah tingkat bouncing yang lebih rendah. Pentalan dipicu oleh alamat email yang tidak valid di daftar Anda. Biasanya, ini karena perubahan alamat email, kotak masuk penuh, alamat email palsu. Terlalu banyak bouncing memiliki dampak yang sama seperti keluhan spam: mereka merusak kredibilitas pengirim Anda, mengakibatkan lebih banyak email Anda berakhir di folder spam. Jika Anda membersihkan daftar email Anda, jumlah bouncing akan turun, yang berarti Anda akan mendapatkan reputasi yang lebih baik dan lebih banyak email Anda akan berakhir di kotak masuk.

Anda akan mendapatkan reputasi yang lebih baik.

Terlepas dari keluhan spam dan rasio pentalan yang dapat memengaruhi kredibilitas pengirim Anda, jumlah orang yang benar-benar membuka email Anda juga bisa. Sederhananya, jika banyak orang di daftar Anda tidak pernah membuka email dari Anda, ini akan merusak reputasi pengirim Anda — artinya lebih banyak email Anda akan masuk ke email spam dan tab promosi orang — bahkan bagi mereka yang ingin menerima pembaruan Anda.

Jika Anda membersihkan daftar Anda secara teratur, tarif terbuka Anda akan naik, yang berarti kredibilitas pengirim Anda akan lebih tinggi, yang berarti bahwa email Anda jauh lebih mungkin untuk tiba di kotak masuk yang sebenarnya daripada di spam. Daftar email yang bersih mendapatkan penempatan kotak masuk yang lebih baik, yang pada gilirannya menyiratkan tingkat terbuka yang lebih baik, dan dengan demikian kredibilitas pengirim yang lebih baik, dan seterusnya. Ini lingkaran setan

Anda dapat menghemat uang.

Biasanya, penyedia layanan pemasaran email membebankan Anda berdasarkan jumlah pelanggan yang Anda miliki, atau bahkan jumlah email yang Anda kirim. Ini adalah alasan utama untuk membersihkan daftar email Anda! Setiap pelanggan dingin yang Anda miliki di daftar Anda akan dikenakan biaya uang. Menghapus alamat dingin dan tidak ada mencegah Anda membayar biaya yang tidak perlu. Apakah Anda benar-benar ingin membayar email kepada orang yang bahkan tidak membuka email Anda?

Kapan Anda harus membersihkan daftar email Anda?

Pertama dan terpenting, jika Anda belum pernah membersihkan daftar email Anda, Anda bisa melakukannya sekarang! Setelah itu, itu tergantung pada seberapa cepat daftar Anda dapat berkembang. Semakin besar daftar Anda berkembang, semakin sering Anda perlu membersihkannya. Saya sarankan mulai dengan mencoba membersihkan daftar Anda sebulan sekali – tambahkan saja ke daftar hal-hal yang Anda lakukan di akhir bulan.

Semakin Anda membersihkan daftar Anda, semakin sedikit tantangannya, dan semakin besar kemungkinan Anda menikmati manfaat positif dari memiliki daftar email yang bersih. Jika Anda memiliki daftar yang besar dan berkembang pesat, Anda perlu membersihkan daftar Anda lebih sering dari ini – bahkan mungkin seminggu sekali.

Lima langkah menuju milis yang bersih

Pada titik ini Anda telah belajar bagaimana membersihkan daftar email Anda dapat menguntungkan Anda, dan kapan Anda harus melakukannya. Selanjutnya, izinkan saya memperkenalkan kepada Anda bagaimana Anda dapat membersihkan daftar email langkah demi langkah.

Langkah 1: Singkirkan alamat email duplikat dan tidak valid

Hal pertama adalah menyingkirkan semua alamat email yang tidak perlu. Ini melibatkan duplikat dan alamat email yang saat ini tidak ada atau tidak lagi berfungsi. Penyedia layanan email (ESP) Anda kemungkinan besar akan menghapus alamat email duplikat secara otomatis untuk Anda (baik saat Anda mengunggah daftar kontak atau saat pelanggan mencoba mendaftar untuk alamat email yang sudah ada di daftar Anda.)

Namun, jika Anda mendaftar untuk ESP untuk pertama kalinya, atau ingin memastikan bahwa daftar Anda dalam kondisi terbaik sebelum mengubah ke ESP baru, ada baiknya mencari duplikat terlebih dahulu. Anda dapat melakukan ini menggunakan Excel atau Google Spreadsheet, keduanya memiliki kemampuan untuk menghapus nilai duplikat dari kolom (lihat petunjuk di tautan yang disematkan).

Ada baiknya juga memeriksa kesalahan ketik dan mengoreksinya untuk mengubah alamat email yang tidak valid menjadi alamat email yang valid. Misalnya, pelanggan mungkin salah memasukkan [email protected] atau [email protected]. Sekali lagi, jika daftar email Anda kecil, Excel dan Google Sheets dapat digunakan untuk memperbaiki masalah ini. Cukup pindai kombinasi salah eja untuk domain umum (Gmail, Outlook, Hotmail dan Yahoo, dll.) dan alamatkan langsung di lembar kerja.

Pilihan manual ini jauh dari sempurna, tetapi dapat menyelamatkan beberapa pelanggan agar tidak hilang. Ini juga bukan pilihan yang sempurna, jika Anda memiliki milis yang luas. Anda harus menggunakan alat validasi seperti Bounceless untuk melakukannya. Ini adalah cara yang baik untuk menjalankan pemeriksaan pada daftar alamat email yang tidak valid dan duplikat.

Ada baiknya juga untuk mencari alamat email umum seperti [email protected] atau [email protected]. Jenis kotak masuk ini sering diblokir oleh filter spam, dan orang yang sebenarnya tidak mungkin membaca email yang dikirim ke sini. Hapus jenis alamat email ini dari milis Anda atau simpan di bagian terpisah sehingga Anda dapat melacak kinerjanya dengan lebih tepat.

Untuk memastikan daftar email Anda valid semua, instal AVADA Email Marketing GRATIS!

Langkah 2: Identifikasi pelanggan Anda yang tidak aktif

Pertama, Anda perlu mencari tahu siapa yang tidak menunjukkan tanda-tanda keterlibatan dalam daftar Anda dan siapa yang mengganggu kesehatan daftar Anda secara keseluruhan. Kumpulkan daftar semua pelanggan yang belum membuka email kepada Anda dalam 90 hari terakhir. Jika Anda hanya mengirim satu email dalam sebulan, perpanjang menjadi enam bulan untuk memberi Anda cukup data untuk membuat keputusan. Di sisi lain, jika Anda mengirim beberapa email per minggu, Anda mungkin ingin membatasi jangka waktu hingga 60 hari terakhir.

Hapus daftar kontak ini dari daftar kampanye harian Anda. Ini pada dasarnya berarti bahwa mereka tidak dapat lagi menerima email yang sama yang dikirim ke audiens target. Sebaliknya, mereka akan menerima kampanye re-engagement khusus.

Langkah 3: Kirim kampanye keterlibatan ulang

Sebelum Anda menghapus email apa pun dari milis Anda, Anda dapat mengambil satu kesempatan terakhir untuk menanyakan apakah mereka ingin tetap tinggal. Segmentasikan pelanggan Anda yang tidak aktif dan targetkan mereka dengan kampanye re-engagement (alias “win-back”).

Tanyakan apakah mereka benar-benar ingin mendengar dari Anda dan beri mereka cara cepat untuk menjawab 'ya' atau 'tidak'. Sebuah 'tidak' harus menjadi berhenti berlangganan langsung, jadi Anda tidak perlu melakukan hal lain. Jika mereka mengatakan 'ya,' buat kampanye tetes untuk mendorong mereka mengambil tindakan yang ingin mereka ambil, apakah itu melakukan pembelian di situs web Anda atau mengunduh konten gratis dari email Anda.

Jika Anda memiliki CRM, Anda juga dapat memberikan preferensi kepada pelanggan tentang seberapa sering mereka ingin mendengar dari Anda. Newsletter mingguan yang Anda kirimkan mungkin terlalu banyak untuk mereka, tetapi itu akan menjadi sempurna sebulan sekali. Semakin banyak fleksibilitas yang dapat Anda berikan kepada kontak Anda tentang bagaimana dan kapan mereka ingin mendengar dari Anda, semakin mereka akan menerima email Anda.

Langkah 4: Hapus pelanggan tidak aktif "kesempatan terakhir" dari daftar Anda

Setelah kampanye keterlibatan ulang email Anda, kemungkinan besar Anda memiliki sejumlah kecil pelanggan yang telah berkomunikasi dengan email Anda dan menyatakan minat untuk mendengar kabar dari Anda lagi di masa mendatang. Sayangnya, sebagian besar kontak yang mendapatkan kampanye re-engagement Anda masih belum membuka atau mengklik alamat email Anda. Tapi itu menunjukkan kepada Anda sesuatu yang berharga — mereka tentu saja tidak tertarik dengan buletin email Anda. Mereka sangat tidak terlibat sehingga mereka bahkan tidak mencoba untuk berhenti berlangganan!

Anda memberikan yang terbaik, tetapi mereka tidak menggigit. Sekarang Anda harus berhenti berlangganan mereka sendiri, dan kemudian memusatkan perhatian Anda pada milis yang terlibat dan berkomitmen yang tersisa dengan Anda. Namun, jangan hapus daftar kontak yang tidak tertarik ini. Simpan daftar ini dengan aman sehingga Anda dapat menggunakan kontak ini untuk mengalihkan kampanye iklan ke platform lain, seperti Google Display dan iklan penargetan ulang Facebook. Email mungkin tidak berfungsi, tetapi mungkin ada saluran lain di luar sana yang membawa mereka kembali ke merek Anda.

Langkah 5: Hapus pelanggan email tanggapan terekam secara manual

Jika Anda memiliki daftar ribuan pelanggan, lewati langkah ini sepenuhnya. Ini padat karya dan memakan waktu. Tetapi jika Anda mengerjakan daftar yang lebih kecil, itu sepadan dengan waktu Anda. Cari kotak masuk balasan Anda (di mana tanggapan atas email Anda diterima) untuk balasan otomatis.

Ini bisa menjadi jawaban di luar kantor yang memberi tahu Anda bahwa orang yang Anda coba temui tidak bekerja untuk perusahaan lagi. Atau itu mungkin merupakan pemberitahuan penyampaian yang tidak efektif. Cari "Balasan Otomatis" di bidang atau "Terima kasih atas pesan Anda" di baris subjek. Setelah Anda menemukannya, berhenti berlangganan kontak tersebut dari milis Anda secara manual.

Bagaimana cara menjaga daftar email Anda tetap bersih?

Anda memiliki daftar email bersih yang indah, sekarang Anda ingin memastikannya tetap bersih! Berikut adalah beberapa tips.

Jangan menambahkan orang ke daftar email Anda tanpa izin mereka

Pertama-tama, jangan menambahkan orang ke milis Anda tanpa izin mereka. Ini tidak hanya akan menyebabkan penurunan tarif terbuka Anda dan peningkatan besar-besaran dalam laporan spam, ini juga ilegal di sebagian besar negara!

Gunakan peningkatan konten, bukan kompetisi

Diyakini oleh banyak orang bahwa 'satu-satunya' cara untuk memperluas daftar email adalah dengan menjalankan hadiah/kompetisi dan menjadikan berlangganan milis saya sebagai salah satu persyaratan masuk. Ini adalah keyakinan yang mengerikan. Tentu, ini dapat membantu memperluas daftar email Anda, tetapi sebagian besar dengan pelanggan yang tidak terlibat! Alasannya adalah Anda akan mendapatkan banyak alamat email dari orang-orang yang tidak tertarik dengan email Anda — mereka hanya ingin memenangkan penghargaan! Lebih buruk lagi, banyak orang memiliki alamat email berbeda yang mereka gunakan hanya untuk hal-hal semacam ini – mereka bahkan tidak pernah memeriksa email di kotak masuk mereka, mereka hanya menggunakannya untuk mendapatkan hadiah!

Ide yang jauh lebih baik untuk menarik pengguna adalah dengan membuat penawaran keikutsertaan gratis, yang juga dikenal sebagai peningkatan konten. Ini adalah freebie yang orang bisa bergabung dengan daftar email Anda. Hadiah gratis kemungkinan akan mendapatkan orang yang tepat di milis Anda – orang-orang yang tertarik dengan apa yang sebenarnya Anda tulis. Tetapi pastikan Anda menjelaskan kepada pembaca Anda bahwa dengan menerima hadiah gratis, mereka akan ditambahkan ke milis Anda – jika tidak, kemungkinan besar Anda akan berakhir dengan lonjakan keluhan spam! (Belum lagi pelanggaran undang-undang anti-spam.)

Gunakan pilihan ganda

Cara lain untuk memastikan bahwa Anda hanya mendapatkan alamat email asli di daftar email Anda adalah dengan menggunakan keikutsertaan ganda. Double opt-in berarti bahwa setelah pelanggan memasukkan alamat emailnya, dia harus mengklik tautan di email yang dikirim ke kotak masuknya untuk benar-benar berlangganan. Jika mereka tidak mengklik tautan, mereka tidak masuk. Ini berarti bahwa semua alamat email di daftar Anda adalah alamat email yang sah. Pilihan ganda juga mencegah alamat email palsu dan kesalahan ketik (misalnya, [email protected]) memasuki daftar Anda.

Pilihan ganda juga memungkinkan Anda mengirim pesan yang dipersonalisasi yang memperjelas bahwa, dengan mengeklik tautan di email, mereka memberi Anda izin untuk mengirimi mereka email dan menyimpan alamat email mereka. Ini berarti bahwa Anda hanya memiliki pelanggan di daftar Anda yang benar-benar ingin berada di sana dan membantu memastikan bahwa Anda mematuhi undang-undang keamanan data.

Buat berhenti berlangganan dengan mudah

Terakhir, pastikan sangat mudah untuk berhenti berlangganan buletin email Anda. Anda tidak ingin orang-orang di daftar email Anda tidak ingin menerima buletin Anda. Jadi, pastikan setiap email yang Anda kirim memiliki tautan berhenti berlangganan sederhana yang mudah dilihat (ini juga merupakan persyaratan hukum di sebagian besar negara).

Hal terburuk yang dapat Anda lakukan adalah membuat tautan berhenti berlangganan sulit ditemukan atau membuat proses berhenti berlangganan memakan waktu atau rumit. Jika pelanggan berpikir mereka tidak dapat berhenti, kemungkinan besar mereka akan menandai email Anda sebagai spam, yang akan berdampak buruk pada kredibilitas pengirim Anda.

Dan selain itu – Anda hanya ingin memiliki pelanggan di daftar Anda yang benar-benar ingin berada di sana, dan yang akan berdampak baik pada konten Anda, dan jika Anda menyediakan konten email yang hebat, maka Anda tidak perlu khawatir!

Alat yang mungkin Anda perlukan: Sisipkan otomatis tautan Berhenti Berlangganan ke email otomatisasi, buletin, dan lainnya. Periksa Pemasaran Email AVADA gratis!

Pos terkait:

• 11 Template Email Selamat Datang Terbaik
• Bagaimana Membangun Daftar Email Anda?
• Bagaimana cara menguasai penggunaan gambar pada pemasaran email?
• Panduan sederhana untuk menambahkan GIF di email Anda

Kata-kata terakhir

Itu dia! Saya harap artikel ini bermanfaat bagi Anda. Sekarang Anda telah mempelajari mengapa, kapan, dan bagaimana membersihkan daftar email Anda, inilah saatnya untuk menerapkannya! Memiliki daftar email yang bersih akan membantu Anda menjadi lebih efektif dengan kampanye pemasaran email Anda. Silakan tinggalkan komentar di bawah untuk diskusi lebih lanjut tentang topik ini.