HANYA 6 Alat Manajemen Perubahan yang Anda Butuhkan untuk Membuat Perubahan Lebih Mudah

Perubahan itu menakutkan.

Baik itu perubahan pribadi atau perubahan di seluruh perusahaan, bahkan orang yang paling berani pun bisa enggan.

Ambil saya misalnya.

Baru-baru ini saya mendapat kesempatan untuk pindah dengan seorang teman. Rumah itu bagus dan besar, sangat dekat dengan tempat kerja juga. Tapi karena bahagia di zona nyaman saya, saya enggan. Dan ingatlah, saya adalah satu-satunya teman yang dapat Anda hubungi pada jam 2 pagi untuk perjalanan ke Italia.

Pada akhirnya, saya pindah. Saya menerima perubahan, dan Anda juga bisa.

Tentu saja, perubahan di seluruh perusahaan tidak semudah memutuskan untuk pindah dengan seorang teman. Tetapi ada beberapa alat yang dapat membantu.

Hari ini, kita berbicara tentang alat manajemen perubahan yang akan mendefinisikan kembali manajemen perubahan untuk organisasi Anda dan membantu Anda mendapatkan transisi yang mulus.

Berikut daftar yang akan kami bahas:

• Apa alat manajemen perubahan itu,
• Bagaimana alat manajemen perubahan dapat membantu, dan
• Apa beberapa alat manajemen perubahan terbaik,
  • menulis
  • Kompas Perubahan
  • Manajemen Layanan JIRA
  • Giva
  • Panduan Pengguna
  • Toko Perubahan

Mari kita masuk ke dalamnya

Apa itu Alat Manajemen Perubahan?

Alat manajemen perubahan adalah alat apa pun – platform, aplikasi, apa pun – yang dapat diadopsi oleh organisasi untuk memastikan tidak ada ketegangan selama proses perubahan. Dengan memanfaatkan alat manajemen perubahan atau beberapa alat, perusahaan dapat melacak proses, mengumpulkan umpan balik, dan mencatat hambatan dan pencapaian untuk perubahan di masa depan.

Tentu saja, ini semua mengingatkan satu pertanyaan: bagaimana cara memilih alat manajemen perubahan?

Ada beberapa faktor yang mengubah seperangkat alat yang ideal untuk organisasi seperti:

Jenis perubahan – Apakah Anda menerapkan perubahan perangkat lunak, strategi, atau proses?

Ukuran perubahan – Apakah perubahan hanya menyangkut tim atau departemen atau perubahan yang menyeluruh?

Waktu perubahan – Apa target jangka waktu yang Anda inginkan untuk mulai mencapai perubahan? Apakah ada perubahan lain yang sedang berlangsung saat Anda memulai?

Yang terkena dampak perubahan – Apakah perusahaan Anda memiliki cabang? Siapa yang terpengaruh oleh perubahan ini dan bagaimana Anda dapat meminimalkan dampak negatifnya?

Dan faktor-faktor lain juga, tergantung pada sifat bisnis Anda. Jadi tentu saja memilih alat manajemen perubahan yang tepat bisa jadi rumit.

Tapi hei, mari kita bicara tentang bagaimana alat manajemen perubahan dapat membuat perubahan lebih mudah terlebih dahulu.

Bagaimana mereka dapat membuat perubahan lebih mudah

Jika Anda pernah memimpin sebuah perubahan atau bahkan hanya menjadi bagian darinya, Anda pasti tahu bahwa ada beberapa model perubahan, aktivitas perubahan, dan sertifikasi perubahan.

Dan mereka benar-benar sangat membantu, tetapi di mana alat manajemen perubahan masuk ke dalam gambar?

Mengapa kita membutuhkan mereka dan bagaimana mereka dapat membantu?

Mereka membantu merencanakan perubahan

Seperti yang telah kita bahas dalam panduan manajemen perubahan kami, perubahan yang berhasil tidak dapat terjadi tanpa perencanaan yang tepat.

Sebagian besar alat manajemen perubahan dan alat manajemen lainnya – seperti Notion atau ClickUp – dapat digunakan untuk membantu merencanakan perubahan di organisasi Anda.

Alat-alat ini tidak hanya sangat dibutuhkan selama proses perubahan, tetapi juga sangat mungkin yang memiliki prioritas tertinggi di antara alat-alat manajemen perubahan.

Jadi ya, Anda pasti membutuhkan alat manajemen untuk perubahan. Dan untungnya, ada banyak alat hanya untuk tujuan itu.

Mereka membantu dengan sisi teknis dari perubahan

Terutama bila perubahan tersebut mencakup perubahan perangkat lunak atau bila memerlukan bantuan dari tim TI, alat manajemen perubahan dapat berguna.

Sementara beberapa alat manajemen perubahan memiliki fitur manajemen, TI, dan umpan balik semua dalam satu, beberapa fokus khusus pada manajemen perubahan TI. Dan itu mungkin yang Anda butuhkan jika Anda sedang mengerjakan perubahan skala kecil atau skala perusahaan.

Mereka membantu dengan sisi karyawan dari perubahan

Dorong balik karyawan bukanlah mitos. Tetapi ada alat untuk membantu.

Ketika datang ke sisi karyawan dari perubahan, banyak yang harus diperhitungkan. Reaksi dan tindakan karyawan, serta kemampuan mereka untuk berubah dan kemungkinan umpan balik harus diprediksi dan diproses dengan baik.

Di situlah alat manajemen perubahan berperan. Dari alat survei yang paling sederhana hingga alat pelacakan kemajuan yang paling kompleks, semuanya adalah alat manajemen perubahan, dan mereka dapat membantu secara serius.

Oke, tapi apa saja alat yang sangat membantu ini?

Mari kita lihat alat manajemen perubahan terbaik yang akan mengubah proses perubahan Anda menjadi lebih baik

Perangkat Lunak Manajemen Perubahan Teratas pada tahun 2022

Alat manajemen perubahan yang berorientasi pada perencanaan

Tergantung pada jenis perubahan dan di mana tepatnya Anda berada dalam proses perubahan, Anda dapat melihat apakah Anda memerlukan alat manajemen yang berorientasi pada perencanaan atau tidak.

Plot twist: Anda akan mendapatkan satu atau lain cara.

Sebenarnya, bagian perencanaan mungkin merupakan bagian terpenting dari manajemen perubahan dan juga proses perubahan itu sendiri. Percayalah, Anda tidak ingin pergi ke jalan itu tanpa perencanaan yang tepat.

Untungnya kami memiliki dua alat yang memberikan prioritas besar untuk perencanaan dan manajemen tim pertama dan terutama dalam daftar.

1- Wrike

Wrike adalah perangkat lunak layanan profesional, begitu mereka menyebutnya. Cara kami memahaminya, ini adalah alat manajemen proyek. Dengan serangkaian fitur yang kuat juga.

Dan apa sebenarnya yang dilakukan alat ini yang dipercaya oleh Google, Lyft, dan Dell, Anda bertanya?

Wrike membantu perusahaan menyelaraskan dan menghubungkan tujuan di seluruh tim, membuat proses yang disederhanakan dengan kekuatan otomatisasi, dan meningkatkan transparansi dan visibilitas pekerjaan.

Di antara fitur unggulannya adalah:

formulir permintaan khusus

Papan Kanban dan grafik Gantt

pelacakan waktu dan pemantauan kemajuan

laporan kinerja

prioritas tugas

Di antara integrasi Wrike adalah Salesforce, Microsoft Teams, Google Drive, Gmail, Outlook, JIRA, Slack, Dropbox, dan banyak lagi.

harga

Direkomendasikan untuk perusahaan menengah hingga perusahaan, Wrike memiliki versi gratis untuk tim yang memulai serta uji coba gratis. Ini juga memiliki tiga rencana lain:

• Profesional – $9,80 pengguna/bulan
• Bisnis – $24,80 pengguna/bulan
• Perusahaan – kustom

2- Kompas Perubahan

Seperti namanya, The Change Compass adalah visualisasi data dan alat perencanaan berbasis cloud yang dapat berfungsi sebagai kompas dalam proses perubahan Anda.

Pada dasarnya, apa yang dilakukan Change Compass adalah membantu Anda melihat proses perubahan Anda di satu tempat, melalui satu tampilan.

Dan itu mungkin lebih penting daripada yang Anda pikirkan karena Change Compass mengatakan bahwa satu tampilan seperti itu dapat membantu Anda memberikan 40% lebih banyak nilai di seluruh portofolio perubahan Anda.

Dan apa yang sebenarnya dilakukan alat satu tampilan ini?

Di antara fitur unggulannya adalah:

Manajemen dampak pelanggan

Pelacakan eksekusi strategi

Manajemen kapasitas seperti biasa selama perubahan

Ubah pembuatan peta panas

Ubah perbaikan tata kelola

harga

Change Compass memiliki opsi uji coba gratis untuk mulai menggunakan salah satu dari tiga paket.

• SMB – US$ 395/bulan, 3 pengguna
• Bisnis – US$ 2995/bulan, pengguna tak terbatas
• Perusahaan – kustom, pengguna tak terbatas

Alat manajemen perubahan berorientasi TI

Saat perubahan membutuhkan tingkat teknis, alat manajemen perubahan berorientasi TI adalah teman terbaik Anda. Dan seringkali, perubahan membawa kebutuhan akan sistem, prosedur, dan proses baru. Alat-alat ini akan membantu.

3- Manajemen Layanan JIRA

Perangkat lunak ITSM Atlassian, JIRA Service Management, adalah tentang kolaborasi dengan kecepatan tinggi dalam menghadapi perubahan.

Di permukaan, JIRA menyerupai alat manajemen proyek sehari-hari Anda. Tetapi pada tingkat yang lebih dalam, tujuannya adalah untuk menghubungkan para pengembang dan operasi, menjadikannya alat yang sempurna dari segi TI.

Di antara kliennya adalah Square, Domino's, dan Twitter; di antara integrasinya adalah Google, Microsoft, Slack, Salesforce, dan banyak lagi.

Dan di antara fitur-fiturnya adalah:

Perubahan permintaan

Tugas beresiko

Pelacakan penerapan

Ubah rencana dan kalender

Otomatisasi

harga

JIRA Service Management memiliki versi gratis yang dapat digunakan oleh 3 agen dengan pelanggan tidak terbatas. Ini juga memiliki tiga harga paket lain yang dihitung sesuai dengan jumlah agen.

• Standar – $20 per agen (rata-rata)/bulan
• Premium – $40 per agen (rata-rata)/bulan
• Perusahaan – kustom

4- Giva

Giva adalah alat manajemen perubahan ITIL (perpustakaan infrastruktur teknologi informasi) berbasis cloud.

Jika Anda sedang mengalami perubahan TI, Giva akan membantu Anda melewatinya. Dengan antarmuka yang bagus juga.

Giva bangga dengan kemampuannya untuk memecahkan banyak masalah seperti tidak dapat merencanakan dan memantau perubahan dalam satu tampilan, tidak ada visibilitas terhadap perubahan apa yang akan terjadi, dan tidak ada cara untuk melacak masalah yang berhasil atau tidak berhasil.

Bagaimana cara menyelesaikannya?

Di antara fitur utama Giva adalah:

Kalender bulanan RFC interaktif

Ubah alur kerja permintaan dan persetujuan

Aset perangkat keras & perangkat lunak yang dapat ditautkan untuk mengubah permintaan

Pemandangan satu tempat

Pelaporan kepatuhan tanpa rasa sakit

harga

Giva memiliki uji coba gratis 30 hari di mana Anda dapat memilih di antara dua paket yang berbeda

• Profesional – $39/per agen/bulan
• Perusahaan – $69/per agen/bulan

Alat manajemen perubahan yang berorientasi pada karyawan

Alat manajemen perubahan yang berorientasi pada karyawan adalah, seperti namanya, alat yang berfokus pada masalah dan hambatan yang terkait dengan karyawan.

Meskipun alat manajemen proyek dan semacamnya juga memperhitungkan karyawan, alat manajemen perubahan yang berorientasi pada karyawan lebih difokuskan pada aktivitas manajemen perubahan, survei, umpan balik, dan orientasi karyawan.

Tanpa basa-basi lagi, berikut adalah dua yang akan menghilangkan pushback karyawan Anda dalam sekejap.

5- Panduan Pengguna

UserGuiding adalah alat orientasi pengguna yang dapat Anda gunakan untuk menahan pelanggan, karyawan, atau pengguna lain Anda melalui situs web atau produk Anda. Dan itu mungkin semua yang Anda butuhkan untuk memandu karyawan Anda melalui perangkat lunak baru setelah perubahan.

Tidak percaya padaku? Lihat ini.

RAM Hand-to-Hand Couriers adalah pembangkit tenaga listrik di industri kurir Afrika Selatan. Ini didirikan pada tahun 1988 dan memiliki 1000-5000 karyawan.

Daripada booming. Suatu hari mereka memutuskan sudah waktunya untuk perubahan.

Mereka mulai mengubah sistem TI mereka, tetapi itu tidak mudah ketika Anda memiliki lebih dari 40 cabang dan ribuan karyawan. Jadi, mereka mulai menggunakan UserGuiding.

Mereka menggunakan fitur panduan interaktif UserGuiding untuk mengarahkan karyawan ke platform baru. Mereka bahkan mendapatkan maskot bernama Sam di dalamnya!

Dan proses perubahan mereka? Ingin tahu apa yang terjadi pada akhirnya? Baca kisah sukses selengkapnya di sini

Tapi mari kita garis bawahi fakta bahwa kemampuan UserGuiding tidak terbatas pada penelusuran.

Di antara fitur utama UserGuiding adalah:

Panduan interaktif dan pembuatan tur produk,

Daftar periksa, hotspot, dan tooltips,

Pusat sumber daya,

Analisis yang kuat,

Kustomisasi,

Segmentasi, dan penargetan

harga

UserGuiding menawarkan uji coba gratis 14 hari di mana Anda dapat melanjutkan dengan tiga paket berbeda:

• Basic – $99/bulan (hingga 2.500 pengguna aktif bulanan)
• Profesional – $399/bulan (hingga 20.000 pengguna aktif bulanan)
• Perusahaan – $699+/bulan (pengguna aktif bulanan khusus)

6- Toko Perubahan

Platform manajemen perubahan tempat kerja yang paling berguna di planet ini. Itulah tagline dari Change Shop. Dan mereka mungkin tidak salah.

Change Shop menggunakan 6 alat berbeda yang dirancang untuk mengelola perubahan organisasi: pribadi 180, tim 180, organisasi 180, pemimpin perubahan 180, simulator perubahan 180, dan Peningkatan.

Terserah Anda untuk memilih dan menggabungkannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Di antara fitur-fitur utama The Change Shop adalah:

Mengubah peramalan dan pemodelan komitmen,

Ubah pelacakan tindakan,

Tolok ukur komitmen/perlawanan perubahan berkinerja terbaik,

Ubah pelaporan keselarasan kepemimpinan,

Ubah distribusi penilaian pembelian

harga

Change Shop memiliki tiga paket, salah satunya gratis:

• Ganti Pemimpin – gratis (2.500 atau kurang anggota tim)
• Perusahaan – $180/bulan (2.500 hingga 10.000 anggota tim)
• Perusahaan Besar – kustom (10.000+ anggota tim)

Kesimpulan

Perubahan itu sulit, tetapi memilih alat manajemen perubahan tidak harus demikian.

Mudah-mudahan, Anda dapat menemukan pilihan Anda di daftar ini. Meskipun kita harus selalu ingat bahwa perubahan yang berhasil adalah masalah orang, bukan alat. Semoga berhasil!

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Manakah alat manajemen perubahan terbaik?

Memilih alat manajemen perubahan hampir selalu bergantung pada beberapa faktor seperti ukuran dan periode waktu perubahan. Jadi, sulit untuk menentukan alat manajemen perubahan "terbaik", tetapi alat seperti Wrike, JIRA, dan UserGuiding adalah salah satu alat yang hebat untuk manajemen perubahan.

Bisakah Jira digunakan untuk manajemen perubahan?

Manajemen Layanan JIRA adalah alat yang hebat untuk merencanakan dan memimpin proses perubahan, terutama jika itu adalah proses perubahan yang masuk ke TI juga.

Apa itu rencana manajemen perubahan?

Rencana manajemen perubahan pada dasarnya adalah rencana yang disiapkan sebelum memulai perubahan pada suatu organisasi dan merupakan salah satu bagian terpenting dari manajemen perubahan dalam banyak kasus.