Seperti apa sebenarnya Proses Manajemen Perubahan? (Panduan Definitif)

Ingat Nokia? Tentu saja.

Pada Oktober 1998, Nokia menyalip Motorola dan menjadi merek ponsel paling populer di dunia.

Dari tahun 1995 hingga 1999, laba operasi Nokia meningkat dari $1 miliar menjadi lebih dari $4 miliar.

Pada tahun 2003, model Nokia 1100 menjadi ponsel terlaris sepanjang masa.

Kemudian pada tahun 2007, iPhone pertama dirilis.

Pada akhir tahun 2007, setengah dari semua smartphone yang dijual di dunia adalah Nokia, sementara iPhone Apple hanya memiliki 5% pangsa pasar. Nilai pasar Nokia turun lebih dari 90% hanya dalam enam tahun.

Pada tahun 2011, penurunan Nokia telah dipercepat, dan perusahaan telah dibeli oleh Microsoft pada tahun 2013.

Kenapa ini terjadi?

Mereka menolak untuk berubah menjadi lebih baik.

Semua ini bisa dihindari dengan menerapkan proses perubahan.

Banyak perusahaan tidak dapat mencapai potensi penuh mereka karena mereka tidak yakin tentang hasil perubahan. Proses yang tidak lagi digunakan bertahan terlalu lama dengan harga pertumbuhan.

Sekarang, Anda mungkin berpikir: “ Bagaimana cara memastikan bahwa saya bukan salah satu dari perusahaan tersebut? ”

Nah, dengan menerapkan proses manajemen perubahan.

Mari lihat.

Apa itu Proses Manajemen Perubahan?

Proses manajemen perubahan adalah serangkaian strategi yang dirancang untuk memastikan transisi yang mulus dari satu keadaan ke keadaan lain tanpa mengganggu alur kerja atau menyebabkan kerusakan. Ketika menerapkan perubahan dalam konteks perusahaan, selalu ada proses manajemen perubahan, namun, terserah kepada perusahaan untuk memastikannya berhasil.

Mengapa? Karena lanskap bisnis berubah dengan cepat.

Dalam jangka panjang, perusahaan yang gagal beradaptasi dengan tuntutan yang berubah menjadi usang dan merugi.

Ambil contoh merek ponsel Blackberry. Karena kegagalannya untuk mengadaptasi teknologi layar sentuh, smartphone yang dulu dominan, yang memiliki lebih dari 80 juta pengguna secara global, hanya memiliki pangsa pasar 0,2% pada tahun 2016.

Tidak diragukan lagi, perubahan diperlukan untuk kelangsungan bisnis.

Banyak perusahaan menyadari perlunya perubahan, namun mereka tidak memiliki pengetahuan untuk menerapkannya dengan benar. Hal-hal dapat jatuh melalui celah dalam proses, mengakibatkan kerusakan yang tidak dapat diperbaiki.

Manajemen perubahan organisasi adalah proses perubahan langkah demi langkah yang digunakan perusahaan untuk memastikan bahwa perubahan di area penting ditangani dengan benar tanpa memengaruhi operasi. Etos kerja, budaya perusahaan, prosedur bisnis, proses internal, operasi, hierarki perusahaan hanyalah beberapa di antaranya.

Bagaimana proses manajemen perubahan mempengaruhi perusahaan Anda?

Proses manajemen perubahan yang sukses melibatkan hal-hal berikut:

• Pencegahan kecelakaan
• Keandalan aset yang ditingkatkan
• Ketertelusuran perubahan
• Evaluasi alternatif

Proses manajemen perubahan adalah tentang mengelola orang.

Pertimbangkan ini: siapa yang akan bertanggung jawab untuk menerapkan prosedur baru? Karyawan Anda dan penerimaan atau penolakan proyek oleh mereka akan berdampak pada hasilnya.

Pergeseran dari norma terkadang dapat menimbulkan reaksi yang tidak terlalu baik dari orang-orang.

Hanya karena mereka takut akan hal yang tidak diketahui, sebagian besar karyawan lebih suka memilih untuk melakukan hal-hal dengan cara yang sama seperti yang selalu mereka lakukan sebelum mencoba sesuatu yang baru.

Proses perubahan yang efektif menginspirasi karyawan yang paling efisien .

Jadi adalah tugas Anda untuk membantu mereka mengatasi ketakutan mereka akan transisi dengan mengelola perubahan dengan benar.

Jadi, langkah pertama dalam proses manajemen perubahan yang sukses adalah memastikan bahwa setiap orang dalam organisasi ikut serta. Jika satu individu gagal untuk memberikan, itu memiliki dampak di seluruh perusahaan.

Strategi top-down untuk membuat perubahan dalam organisasi Anda sendiri dan kemudian memaksakan tatanan baru pada karyawan tidak efektif. Karyawan mungkin tidak langsung menolak perubahan, tetapi mereka mungkin agak ragu untuk mendorongnya.

Ingat, orang pada umumnya sulit mempercayai apa yang tidak mereka pahami.

Oleh karena itu, untuk memastikan bahwa setiap karyawan memahami "mengapa" di balik perubahan tersebut, penting bagi Anda untuk menjelaskannya hingga ke detail terakhir. Karyawan yang menjadi yakin bahwa kebutuhan akan perubahan adalah yang terpenting, lebih mungkin untuk secara aktif terlibat dalam semua aktivitas yang relevan, bahkan ketika mereka tidak diharuskan untuk melakukannya.

Berbagai Jenis Proses Manajemen Perubahan

Perubahan adalah hal biasa yang terjadi di banyak tingkatan, tetapi membutuhkan berbagai teknik untuk diterapkan agar bisa efektif.

Manajemen perubahan individu, manajemen perubahan organisasi, dan manajemen perubahan perusahaan adalah tiga tipe dasar manajemen perubahan, jadi mari kita lihat masing-masing secara lebih rinci:

Manajemen Perubahan Individu

Manajemen perubahan individu menangani orang-orang yang terpengaruh oleh perubahan .

Untuk mengelola orang secara efektif, Anda harus terlebih dahulu memahami mereka.

Bagaimana?

Dan dengan menciptakan strategi psikologis untuk menarik emosi karyawan Anda pada tingkat yang lebih pribadi, Anda dapat mencapai tujuan ini.

Manajemen Perubahan Organisasi

Manajemen perubahan individu meluas ke manajemen perubahan organisasi .

Jadi, Anda telah berhasil memenuhi kebutuhan psikologis karyawan Anda agar mereka setuju dengan rencana perubahan Anda. Sekarang saatnya untuk mengatasi masalah dasar tempat kerja yang diidentifikasi dengan benar.

Apakah proses atau praktik yang ada dalam bisnis Anda menghalangi proses perubahan yang Anda coba terapkan?

Selesaikan masalah tersebut terlebih dahulu untuk menghindari menghadapi potensi hambatan apa pun dalam proses dan mempersenjatai karyawan Anda dengan keterampilan yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas baru mereka dengan sukses.

Manajemen Perubahan Perusahaan

Dari atas ke bawah, manajemen perubahan perusahaan menangani setiap aspek perusahaan , beberapa di antaranya adalah peran kepemimpinan dan manajemen, struktur, proses, dan prosedur.

Dengan setiap departemen yang beroperasi secara independen namun harus bekerja sama untuk tujuan bersama, satu masalah dapat berdampak negatif pada seluruh organisasi.

Oleh karena itu, jika Anda berusaha untuk proses manajemen perubahan yang gesit, pastikan bahwa semua departemen Anda sama-sama terlibat dalam proses perubahan dan semuanya terikat bersama.

9 Langkah Penting dari Proses Manajemen Perubahan yang Sukses

Dalam hal manajemen perubahan, tidak ada yang namanya pendekatan satu ukuran untuk semua.

Meskipun faktor-faktor yang berkontribusi terhadap perubahan dapat sangat bervariasi tergantung pada perusahaan, konsep dasar dari proses manajemen perubahan yang sukses tetap sama.

Berikut adalah 9 langkah penting untuk proses manajemen perubahan yang sukses:

1. Tentukan tujuan Anda

Langkah pertama dalam proses manajemen perubahan adalah menentukan tujuan akhir Anda .

Untuk menetapkan tujuan yang jelas dan spesifik, Anda perlu memahami di mana perusahaan Anda sekarang dan di mana Anda ingin berada di masa depan.

Jika tujuan Anda bertentangan dengan visi perusahaan Anda, proses manajemen perubahan Anda akan gagal sejak awal. Perusahaan Anda mungkin berkembang dari waktu ke waktu, tetapi berpegang teguh pada visinya dapat membantu Anda mempertahankan identitas dan keunikan Anda.

2. Dapatkan dukungan dari tim manajemen Anda

Bukan ide yang baik untuk melakukan proses manajemen perubahan sendirian.

Bahkan jika Anda memiliki semua informasi dan pengetahuan teknis, Anda tidak dapat menerapkan perubahan sendiri.

Agar semuanya berjalan lancar, Anda memerlukan bantuan tim manajemen Anda .

Mulailah dengan menguraikan masalah paling umum di perusahaan Anda yang akan diselesaikan oleh proses perubahan yang ingin Anda terapkan.

3. Pilih pemain kunci

Proses manajemen perubahan adalah pekerjaan besar dan kompleks, yang membutuhkan dukungan semua orang dalam bisnis Anda.

Anda perlu memiliki beberapa pemain kunci yang secara aktif mendorong perubahan di berbagai departemen dan tingkat dalam organisasi Anda jika Anda ingin itu berhasil.

Orang-orang ini seperti manajer untuk setiap area yang mereka awasi; mereka membantu mengoordinasikan operasi di tingkat mikro sehingga semuanya dapat berjalan dengan lancar selama periode waktu ini ketika ada terlalu banyak ketidakpastian yang terjadi secara internal.

Lakukan percakapan jujur ​​dengan orang-orang ini tentang peran mereka dan pastikan mereka siap sebelum kickoff!

4. Komunikasikan visi Anda ke seluruh tim

Tahap selanjutnya adalah mendapatkan dukungan dari semua orang di perusahaan Anda .

Ini bukan strategi terbaik untuk memaksa semua orang untuk menyetujui rencana perubahan hanya karena Anda bosnya.

Ketika orang-orang setuju dengan rencana Anda karena mereka memiliki visi yang sama dengan Anda, saat itulah Anda akan memastikan hasil terbaik .

Bagikan visi Anda dengan semangat. Bersikaplah menerima saran, karena anggota tim mungkin memiliki ide bagus yang belum Anda pikirkan.

5. Singkirkan penghalang jalan

Sekarang setelah Anda mendapatkan semua orang, Anda perlu memastikan tidak ada penghalang jalan di jalan Anda; jika tidak, tim Anda tidak akan dapat melakukan yang terbaik.

• Prosedur atau sistem lama apa yang harus dihapus untuk memberi ruang bagi yang baru?
• Apakah Anda perlu berinvestasi dalam peralatan baru untuk mengimplementasikan sistem?
• Apakah anggota tim Anda perlu dilatih keterampilan baru untuk menyelesaikan tugas di sistem baru?
• Apakah Anda perlu menetapkan kembali peran dan tugas anggota tim?

Setelah Anda menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat dengan mudah menghilangkan hambatan dari proses perubahan Anda.

6. Pecahkan tujuan Anda menjadi tonggak sejarah

Kemungkinannya adalah, jika tujuan perubahan akhir Anda besar atau sesuatu yang belum pernah Anda coba sebelumnya, maka itu akan terasa mustahil untuk dicapai.

Itulah mengapa menetapkan tonggak kecil dan mencapainya satu per satu tidak hanya akan membuat perjalanan lebih menyenangkan, tetapi juga memberi semua orang yang terlibat rasa pencapaian dengan setiap kesuksesan baru – yang pada gilirannya mendorong energi kita untuk melakukan yang lebih baik lagi!

7. Bersiaplah untuk kemenangan awal

Selama proses manajemen perubahan, kemenangan awal menginspirasi karyawan, memotivasi mereka untuk bekerja lebih banyak karena mereka melihat bahwa upaya mereka membuahkan hasil. Namun, ketika upaya awal orang tampak seperti buang-buang waktu, yang terjadi justru sebaliknya.

Pastikan Anda memulai dengan tujuan yang dapat dicapai dan libatkan anggota tim yang memainkan peran penting dalam mencapai tujuan tersebut untuk mendapatkan hasil maksimal dari upaya mereka.

8. Lacak kemajuan Anda

Proses manajemen perubahan memerlukan perencanaan, koordinasi, kontrol, dan evaluasi yang ekstensif .

Untuk mencapai tujuan Anda, semua elemen ini harus selaras. Karena itu, Anda harus mengawasi perkembangannya.

Apakah Anda mengambil terlalu banyak waktu untuk mencapai tujuan Anda? Apa yang menyebabkan keterlambatan jika demikian? Apakah masih ada batu sandungan di perusahaan Anda?

Setelah beberapa minggu atau bulan, antusiasme Anda dan anggota tim Anda kemungkinan besar akan mulai memudar. Agar tim Anda tetap termotivasi, lakukan pertemuan rutin dengan mereka.

Tidak ada proses perubahan yang berjalan dengan baik tanpa komunikasi yang sering.

9. Tingkatkan terus menerus

Perubahan adalah proses yang tidak pernah berakhir .

Setelah Anda mencapai tujuan Anda, jangan berpuas diri. Sebaliknya, terus evaluasi dan tingkatkan proses bisnis Anda saat ini. Anda akan dapat mendeteksi setiap potensi kemacetan yang mungkin berkembang sebagai akibat dari sistem baru yang Anda terapkan jika Anda melakukannya.

Jadi, pertahankan proses perubahan berjalan.

Untuk menjaga stabilitas dan konsistensi di seluruh organisasi, gabungkan perubahan yang Anda buat ke dalam budaya organisasi Anda.

Tantangan Umum dari Proses Perubahan

Perubahan organisasi biasanya mengacu pada upaya yang ditentukan oleh organisasi untuk merampingkan operasi mereka atau mereka dapat dikaitkan dengan tindakan dalam keadaan yang tidak dapat dihindari; kasus apa pun, itu datang dengan pengaturan penghalang jalan sendiri yang harus kita navigasikan untuk sukses.

Mari kita lihat beberapa tantangan yang biasanya dihadapi perusahaan saat mengelola perubahan yang mungkin berguna saat Anda menemui hambatan.

Mengelola banyak tim

Satu tim mungkin tidak cukup untuk melaksanakan semua tugas yang diperlukan selama proses manajemen perubahan. Jadi, banyak tim dengan tanggung jawab yang berbeda perlu bekerja sama agar semuanya berjalan lancar.

Namun, mengelola banyak tim bisa sangat menantang.

Untuk memastikan semuanya berjalan lancar dan tidak ada yang gagal, buat prosedur operasi standar (SOP) dan gunakan alat manajemen perubahan yang efektif seperti daftar periksa dan jadwal proyek sehingga setiap orang tahu persis apa yang perlu dilakukan ketika saatnya tiba bagi mereka untuk melakukannya – tidak peduli seberapa kecil peran yang mereka mainkan!

Mengelola perubahan yang meningkat di berbagai bidang

Perubahan dalam satu aspek organisasi Anda mungkin berdampak pada yang lain, menghasilkan banyak masalah lain yang harus ditangani. Anda mungkin menemukan diri Anda berputar-putar jika Anda tidak cukup berhati-hati.

Untuk mencegah masalah di area yang berbeda, proses manajemen perubahan Anda harus menyeluruh dan konsisten di semua tingkatan dalam organisasi.

Untuk melakukannya secara efektif, Anda memerlukan sistem alur kerja yang mencakup semua yang memungkinkan semua orang yang terlibat dalam proses perubahan memiliki akses ke laporan proyek, tugas saat ini, dan percakapan.

Gangguan komunikasi

Proses manajemen perubahan memerlukan komunikasi yang teratur dan pemutakhiran prosedur bisnis perusahaan.

Untuk meminimalkan kegagalan informasi, data yang akurat dan lengkap harus dibagikan dengan tim secara teratur, dan dokumentasi yang diperbarui harus tersedia untuk semua pihak yang terlibat setiap saat.

Mengadopsi alat alur kerja yang memiliki fitur dokumentasi proses bisnis sederhana sehingga Anda dapat dengan mudah membuat catatan setiap prosedur dan mengomunikasikannya kepada tim Anda.

resistensi karyawan

Wajar jika beberapa karyawan Anda tidak antusias dengan perubahan tersebut. Perubahan adalah sesuatu yang secara alami ditentang oleh orang-orang.

Ketidakpedulian, penolakan, keraguan, netralitas, eksperimen, dan komitmen adalah enam fase yang membentuk perubahan.

Jadi bagaimana Anda menghadapinya?

Dengan kesabaran.

Tentukan tingkat kesiapan karyawan dan beri mereka waktu yang cukup untuk melewati setiap tahap dengan tepat.

Memperbaiki sistem perubahan yang gagal

Manajemen perubahan yang efektif memerlukan prinsip-prinsip yang direkomendasikan untuk tingkat berikut, namun hasilnya mungkin tidak selalu memenuhi harapan Anda.

Apakah mungkin bagi Anda untuk membatalkan perubahan yang telah Anda buat?

Iya dan tidak.

Tanpa strategi manajemen perubahan yang dipikirkan dengan matang dan alat untuk melacak pekerjaan Anda, menelusuri kembali langkah Anda mungkin menjadi tugas yang sulit.

Namun, menerima kegagalan dan melakukan proses perubahan yang lebih baik selalu memungkinkan dan direkomendasikan pada saat gagal. Ingat: Anda tidak kalah, Anda hanya gagal.

Mendapatkan persetujuan instan

Sebelum Anda menggunakan sistem baru Anda, pastikan mereka telah diuji secara menyeluruh dan disetujui oleh pihak terkait. Tergantung pada sifat bisnis Anda, evaluasi dapat dilakukan oleh karyawan internal atau eksternal.

Metode terbaik untuk menjaga operasi bisnis Anda tetap berjalan adalah dengan mengotomatiskan proses persetujuan. Sistem alur kerja yang efisien dapat mengingatkan karyawan tentang persetujuan yang tertunda dan terus mengingatkan mereka sampai persetujuan selesai.

Berikut adalah artikel tambahan tentang manajemen perubahan:

1- Apa Model Manajemen Perubahan 7-S McKinsey dan bagaimana menggunakannya

2- Apa itu 8 Langkah Model Manajemen Perubahan Kotter (Yang perlu Anda ketahui)

Kesimpulan

Menyadari perlunya perubahan dan menerapkannya pada saat yang tepat sangat penting untuk kelangsungan dan perkembangan bisnis. Kegagalan untuk beradaptasi dengan tuntutan perusahaan yang berubah dapat mengakibatkan Anda kalah dalam persaingan, dan saya cukup yakin bahwa itu adalah sesuatu yang tidak Anda inginkan terjadi.

Ingat, perubahan mungkin sulit, tetapi dengan proses manajemen perubahan yang baik, itu bisa menjadi jauh lebih mudah!

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu proses manajemen perubahan?

Proses manajemen perubahan adalah serangkaian strategi yang dirancang untuk memastikan transisi yang mulus dari satu keadaan ke keadaan lain tanpa mengganggu alur kerja atau menyebabkan kerusakan.

Apa saja jenis-jenis manajemen perubahan?

Manajemen perubahan individu, manajemen perubahan organisasi, dan manajemen perubahan perusahaan adalah tiga jenis manajemen perubahan yang mendasar.

Mengapa membuat diagnosis menjadi bagian penting dari rencana manajemen perubahan?

Tujuan dari diagnosis adalah untuk menemukan masalah dan menentukan alasan terjadinya sehingga manajemen dapat menemukan solusi.