Ubah manajemen dalam proyek perangkat lunak: Bagaimana melakukannya dengan benar

Inilah taruhan yang aman: setidaknya sekali, ketika mengelola proyek perangkat lunak yang kompleks, persyaratannya, tim pengembangan, atau bahkan fiturnya tiba-tiba terbalik, memaksa Anda untuk melakukan perubahan mendadak atau mendefinisikan ulang seluruh proyek. Terdengar akrab?

Karena perubahan adalah satu-satunya yang konstan dalam proyek jangka panjang gabungan seperti itu, Anda harus sepenuhnya siap untuk setiap perubahan yang mungkin datang kepada Anda.

Bisakah Anda menghindari perubahan mendadak dalam proyek perangkat lunak? Bagaimana Anda harus mengelola perubahan yang diperlukan? Artikel ini akan memberi Anda jawaban atas pertanyaan Anda yang paling mendesak!

Apa sebenarnya manajemen perubahan dalam proyek perangkat lunak?

Manajemen perubahan dalam proyek perangkat lunak adalah proses transisi dari keadaan rusak saat ini ke keadaan yang lebih baik .

Tampak terlalu rumit? Mari kita lihat contoh sederhana ini yang akan memberi Anda gambaran umum tentang cara kerjanya dalam praktik. Bayangkan Anda telah mengelola proyek perangkat lunak yang kompleks. Anda memiliki segalanya yang direncanakan, proyek berjalan lancar, dan tidak ada yang menghalangi Anda. Sepertinya skenario yang sempurna, bukan? Pada titik tertentu, para pemangku kepentingan memutuskan untuk menerapkan solusi teknologi inovatif baru yang sebelumnya tidak dibahas. Persyaratan baru seperti itu memaksa Anda untuk membuat perubahan besar pada proyek Anda dan mengubah segalanya.

Di situlah strategi manajemen perubahan berperan. Dengan mengikuti proses perubahan yang didefinisikan dengan sempurna, transisi dari keadaan saat ini (yang sebelum pemangku kepentingan yang disebutkan di atas memutuskan untuk mengimplementasikan solusi teknologi baru) ke keadaan masa depan (yang dengan solusi baru diimplementasikan) dapat dilakukan dengan mudah .

Perubahan dalam proyek pengembangan perangkat lunak dapat diperkenalkan karena sejumlah alasan. Mereka mungkin terjadi terutama ketika:

• Persyaratan proyek telah berubah.
• Beberapa bug perlu diperbaiki.
• Beberapa anggota tim telah meninggalkan proyek.
• Perusahaan Anda telah ditata ulang.
• Permintaan pasar telah bergeser.
• Kinerja proyek memerlukan beberapa perbaikan.

Bisakah perubahan dalam proyek perangkat lunak dihindari?

Kebenaran yang buruk adalah bahwa kemungkinan besar ketika mengelola proyek pengembangan perangkat lunak, Anda tidak akan dapat menghindari memperkenalkan beberapa perubahan yang kurang lebih maju. Tapi percayalah, ini bukan hal yang buruk dalam banyak kasus. Justru sebaliknya – terkadang shift dapat memajukan proyek dan meningkatkan peluang keberhasilannya .

Inilah cara perubahan (jika dikelola dengan cermat) dapat bermanfaat bagi proyek:

• Pengurangan biaya : Kadang-kadang, perubahan yang diperlukan dapat mengarah pada manajemen biaya yang lebih efisien, menghasilkan profitabilitas yang lebih besar.
• Peningkatan kinerja : Perubahan dapat berdampak positif pada produktivitas tim dan menghasilkan kualitas pekerjaan yang lebih baik.
• Pendekatan inovatif : Perubahan mendorong inovasi yang dalam proyek perangkat lunak sebagian besar berarti memperkenalkan peningkatan teknologi baru dan solusi berorientasi masa depan.
• Kesesuaian pasar produk yang lebih baik : Kebutuhan pasar berubah relatif cepat, menimbulkan risiko bagi proyek jangka panjang. Untuk menjaga proyek perangkat lunak Anda disesuaikan dengan pasar, beberapa perubahan mungkin diperlukan.

Jenis manajemen perubahan

Manajemen perubahan bisa datang dalam berbagai bentuk dan muncul karena alasan yang sama sekali berbeda. Namun, beberapa jenis yang paling mungkin terjadi ketika mengelola proyek pengembangan perangkat lunak yang kompleks. Ini adalah:

• Perubahan antisipatif : Ini terjadi ketika kita tahu sebelumnya bahwa perubahan atau serangkaian perubahan tertentu pasti akan terjadi. Pergeseran yang direncanakan seperti itu secara signifikan lebih mudah untuk diterapkan karena di sini, manajer proyek memiliki waktu untuk menangani situasi yang diharapkan.
• Incremental change : Perubahan dalam proyek yang terjadi relatif sering dan bertahap. Mereka tidak melibatkan perubahan besar yang mengubah seluruh proyek di atas kepalanya. Sebaliknya, perubahan diperkenalkan secara progresif dan seringkali mungkin tidak terlihat pada pandangan pertama.
• Perubahan darurat (atau mendesak) : Perubahan yang perlu segera diperkenalkan. Jika tidak, proyek mungkin gagal atau pelaksanaannya tidak mungkin.
• Perubahan reaktif : Pergeseran yang terjadi karena suatu peristiwa atau rangkaian peristiwa. Mereka sering terjadi ketika paling tidak diharapkan. Oleh karena itu, perubahan reaktif sangat menantang untuk dikelola karena, dalam banyak kasus, perubahan tersebut tidak dapat direncanakan sebelumnya.
• Perubahan strategis : Mereka melibatkan seluruh organisasi dan hasil dari keputusan manajemen tingkat-C.

Ubah proses manajemen dalam 5 langkah

Anda telah mempelajari apa itu manajemen perubahan, bagaimana hal itu dapat meningkatkan proyek Anda dan jenis perubahan apa yang mungkin Anda hadapi. Sekarang saatnya mempraktikkan teori dan menemukan cara membuat rencana manajemen perubahan langkah demi langkah yang sempurna.

Namun perlu diketahui: setiap proyek perangkat lunak adalah unik, dan proses manajemen perubahan mungkin berbeda kasus per kasus . Rencana yang disajikan di bawah ini dapat memberi Anda gambaran umum tentang bagaimana memperkenalkan perubahan dari awal hingga akhir. Namun, Anda masih dapat dengan bebas menyesuaikannya dengan kebutuhan proyek Anda.

1. Ubah permintaan

Agar perubahan dalam proyek terjadi, seseorang harus memintanya. Dengan kata lain, seorang anggota proyek, seseorang dari organisasi Anda, atau bahkan klien mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan tertentu.

Yang penting, permintaan perubahan harus didukung oleh sesuatu dan memiliki tujuan yang jelas. Ini bisa berupa perubahan struktur tim atau modifikasi untuk meningkatkan kinerja produk digital. Pada titik ini, seseorang yang meminta perubahan harus menyiapkan daftar potensi risiko, hasil yang diharapkan, dan area yang terpengaruh oleh perubahan.

Hindari membuat perubahan yang tidak perlu pada proyek perangkat lunak dengan cara apa pun. Ini mungkin lebih berbahaya daripada kebaikan, menyebabkan kekacauan dan kebingungan umum. Dan itu adalah sesuatu yang harus Anda hindari!

2. Ubah permintaan peninjauan

Pada tahap ini, manajer proyek, pemangku kepentingan, atau manajer produk (bergantung pada struktur organisasi Anda) meninjau permintaan perubahan dan memutuskan apakah inisiatif ini akan diperkenalkan atau ditolak.

Di sini, ada baiknya bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Apakah layak untuk memperkenalkan perubahan?
• Bagaimana perubahan ini akan berdampak pada proyek: timnya, proses pengiriman, dan kinerja keseluruhan?
• Apakah perubahan tersebut akan membuat perbedaan besar atau akankah pengaruhnya kecil dan tidak secara signifikan mempengaruhi proyek?
• Apakah perubahan tersebut berpotensi menimbulkan risiko atau efek samping?

Anda juga disarankan untuk mendiskusikan hal ini dengan tim perangkat lunak Anda juga sebelum membuat keputusan. Dengan cara ini, Anda dapat yakin bahwa semua orang membagikan pendapat Anda.

3. Ubah rencana

Karena semua orang setuju dengan Anda dan keputusan telah dibuat, inilah saatnya untuk proses perencanaan. Pada langkah ini, pengambil keputusan berkewajiban untuk menyiapkan rencana manajemen perubahan yang terperinci. Ini harus mencakup informasi berdampak paling tinggi seperti persyaratan, garis waktu, anggaran, dan hasil yang diharapkan . Yang penting, dalam rencana manajemen perubahan, sangat penting untuk menunjukkan kemungkinan cara untuk menarik diri dari perubahan jika perlu.

Yang terpenting, perlu diingat bahwa semua pengambil keputusan juga harus meninjau rencana ini , jadi jangan lupa untuk meminta persetujuan mereka!

4. Ubah implementasi

Anda telah membuat rencana terperinci, Anda tahu semua tentang apa, bagaimana, dan mengapa. Sekarang Anda bisa turun ke bisnis, yaitu menerapkan perubahan.

Selama proses implementasi, jangan pernah lupa untuk selalu memperbarui dokumentasi. Dengan cara ini, Anda akan memantau kemajuan dan menjaga semuanya tetap terkendali.

5. Ubah ulasan & pelaporan

Dan yang terakhir namun tidak kalah pentingnya…

Setelah perubahan diterapkan, Anda perlu meninjaunya, dan jika semuanya berjalan lancar, Anda dapat menutup proses perubahan.

Pada tahap akhir, Anda juga harus menyiapkan laporan yang menyajikan keseluruhan proses dan, yang terpenting, efek dari perubahan yang diterapkan . Jadi, sertakan semua hal spesifik apakah perubahan itu sukses besar atau gagal total, berapa anggaran keseluruhannya, dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk memperkenalkan perubahan.

Kelola perubahan dalam proyek Anda dengan mudah!

Apakah Anda menginginkannya atau tidak, perubahan merupakan bagian integral dari proyek skala penuh. Bagian yang menyedihkan adalah Anda tidak dapat menghindarinya, tetapi bagian baiknya adalah Anda bisa bersiap untuk itu.

Periksa proyek kami yang berhasil dikirim

Kunjungi portofolio kami

Itulah mengapa ada baiknya menerapkan strategi manajemen perubahan yang terdefinisi dengan baik di awal proyek Anda. Dengan itu, hambatan apa pun yang mungkin muncul di seluruh siklus hidup proyek tidak akan menyebabkan kerusakan apa pun.