Bagaimana mengkategorikan pekerjaan Anda dan mempresentasikannya kepada klien

Sementara kita semua memiliki cara untuk mengkategorikan tugas kita, dan bagaimana kita menjadwalkannya dengan setiap proyek baru, saatnya tiba ketika kita perlu mempresentasikan kemajuannya kepada klien. Sebagian besar waktu kami akan membuat laporan berdasarkan data yang kami yakini ingin mereka lihat. Namun, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana beberapa perubahan sederhana pada pendekatan pelaporan Anda dapat memberikan nilai yang sangat besar bagi kedua belah pihak, serta meningkatkan kepuasan klien dan meningkatkan peluang mereka untuk kembali.

Mengobrol dengan setiap klien baru

Anda perlu mencari tahu jenis informasi apa yang mereka hargai. Ini untuk memastikan bahwa hubungan Anda dengan mereka tetap relevan, dan Anda berdua tahu apa yang diharapkan dari satu sama lain. Bonus tambahan meliputi:

• Menetapkan tujuan yang lebih jelas;
• Merasakan seperti apa klien Anda sebagai pebisnis;
• Mengetahui jenis laporan yang mereka sukai dan menegosiasikan tenggat waktu;
• Transparansi dengan perkiraan waktu dan biaya.

Semakin banyak informasi yang Anda tukarkan, semakin siap Anda ketika Anda benar-benar perlu menyusun laporan. Tidak akan ada yang menebak-nebak, karena Anda akan tahu informasi mana yang ingin mereka lihat.

Pastikan untuk merekam pertemuan ini (dengan izin klien, tentu saja), atau membuat catatan yang ekstensif. Itu membuat kategorisasi dan pelaporan informasi semudah melukis dengan angka.

Bagaimana mengkategorikan pekerjaan Anda

Ketika Anda mengkategorikan pekerjaan Anda, itu mencerminkan produktivitas Anda dan bagaimana Anda menangani tugas. Namun, saat melaporkan, bersiaplah untuk pertanyaan klien untuk menjelaskan keputusan tersebut. Sebagian besar laporan bergantung pada beberapa metode kategorisasi.

Mengkategorikan berdasarkan prioritas

Prioritas adalah salah satu metode yang paling sering. Ini bekerja untuk klien dan kontraktor karena waktu adalah esensi untuk setiap proyek. Ketika semuanya tepat waktu, Anda menghemat uang klien, membantu produktivitas Anda sendiri, dan menjaga hubungan bisnis tetap berjalan lancar.

Tentukan aspek proyek apa yang paling penting. Misalnya, sebagai penulis, jika klien memberi saya serangkaian topik untuk dikerjakan, saya akan melihat apakah mereka terutama membutuhkan penelitian, wawancara, lembar data, atau sesuatu yang lain sama sekali. Karena jenis teks dan tujuannya akan menentukan persiapan seperti apa yang harus saya lakukan. Sebuah artikel berdasarkan wawancara membutuhkan koordinasi dengan orang lain, jadi saya mungkin akan menempatkan itu sebagai tujuan pertama saya dan mengatur tugas di sekitarnya.

Dengan cara yang sama, saya akan menjelaskan rencana dan keputusan saya kepada klien, dan bagaimana strategi saya membantu proyek dalam jangka panjang.

Mengkategorikan berdasarkan jenis tugas atau teknologi yang digunakan

Metode selanjutnya bergantung pada rincian proyek. Setelah Anda memiliki tujuan yang lebih besar yang dibedah menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, Anda dapat mulai menggabungkannya menjadi beberapa jenis. Misalnya: penelitian, desain, ulasan, umpan balik, dll.

Selain itu, jenis tugas dapat mencakup platform atau perangkat lunak yang berbeda. Manajer media sosial dapat mengkategorikan pekerjaan mereka berdasarkan platform yang mereka gunakan untuk mengatakan, mempromosikan kampanye. Dan mereka dapat melacak waktu yang dihabiskan untuk masing-masing, untuk kemudian disajikan kepada klien. Didukung dengan alasan dan strategi mereka sendiri, orang tersebut kemudian dapat menjelaskan dengan lebih baik bagaimana proyek berjalan, dan pilihan apa yang dibuat untuk mendorongnya ke depan dengan lebih baik.

Mengkategorikan berdasarkan perkiraan waktu

Ketika proyek dipecah menjadi tugas-tugas, Anda mungkin sudah membuat perkiraan waktu mental untuk sebagian besar dari mereka. Jadi, metode lain untuk mengkategorikan pekerjaan adalah dengan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Meskipun metode ini paling berguna untuk jadwal harian Anda, metode ini juga dapat memberikan beberapa wawasan yang berguna bagi klien. Ada beberapa manfaat menggunakan kategorisasi ini, karena perkiraan waktu merupakan indikator yang bagus tentang bagaimana sumber daya dan keuangan dibelanjakan (penting bagi klien). Misalnya, di Clockify , Anda dapat mengatur perkiraan waktu untuk setiap tugas yang Anda lakukan:

Dan kemudian membandingkan perkiraan waktu dan waktu aktual yang dilacak. Dari sana, Anda dapat membuat laporan klien hanya dengan informasi penting.

Sumber: Buat perkiraan waktu kerja yang tepat

Clockify memiliki sistem pelaporan yang kuat yang dapat membantu membuat perkiraan proyek pelacakan dan presentasi mereka lebih mudah.

Mengkategorikan berdasarkan tingkat kesulitan/energi

Yang terakhir ini mungkin terdengar sedikit aneh. Bagaimana Anda mengkategorikan pekerjaan berdasarkan tingkat energi?

Nah, ketika Anda merinci pekerjaan yang telah Anda terima, kemungkinan besar Anda akan mengalihkan tugas sesuai jadwal Anda tergantung pada produktivitas Anda di siang hari. Bagi saya, pagi dimulai dengan tugas-tugas yang lebih mudah dan pengecekan email untuk satu jam pertama, dan kemudian saya beralih ke tugas-tugas yang lebih sulit sampai waktu makan siang.

Anda secara alami akan mengalihkan tugas yang membutuhkan lebih banyak fokus, usaha, atau penelitian ke jam-jam paling produktif dalam hari Anda. Entah itu pagi, siang, atau malam. Meskipun klien yang akan meminta rincian seperti ini sangat jarang, wawasannya dapat berguna saat melaporkan:

• Jika Anda memperhatikan bahwa Anda tidak akan membuat tenggat waktu, ada baiknya menggunakan kategorisasi ini untuk membantu klien melihat pekerjaan dari sudut pandang Anda. Alih-alih hanya mengatakan "tugas lebih memakan energi, jadi saya telah memutuskan untuk mengatur ulang tenggat waktu" dan mengharapkan mereka untuk mengambil kata Anda untuk itu, Anda sebenarnya memiliki data untuk mendukungnya;
• Informasi yang dikumpulkan juga sangat berguna bagi Anda untuk mempelajari alur kerja Anda sendiri;
• Ini mengungkapkan perkembangan proyek secara keseluruhan, dan rasio tugas sulit vs mudah.

Sekarang setelah kita membahas berbagai cara menangani pekerjaan itu sendiri, mari kita lihat kapan Anda harus melapor ke klien.

Kapan harus melapor ke klien

Untungnya, klien yang sombong perlahan-lahan menjadi bagian dari masa lalu. Dengan generasi yang lebih baru, datanglah individu yang lebih profesional yang mau mendengarkan dan bernegosiasi. Namun, mereka juga membutuhkan transparansi dan keadilan penuh sebagai imbalannya. Inilah sebabnya mengapa proses pelaporan hampir selalu menjadi masalah negosiasi antara Anda dan mereka.

Menegosiasikan jadwal laporan

Ada dua jenis klien – mereka yang suka memiliki pengawasan (sehat) atas proyek

• Klien tanpa preferensi hubungan – siapkan template untuk mereka di pertemuan pertama. Bahkan ketika mereka mengatakan bahwa mereka tidak terlalu peduli (atau tidak punya waktu untuk merencanakan) pertemuan dengan Anda, akan sangat profesional untuk menawarkan mereka jadwal.

Luangkan waktu untuk membuat jadwal templat yang dapat Anda gunakan dalam kasus seperti ini. Kemungkinannya, klien akan lebih bersedia untuk berpartisipasi dalam penjadwalan ketika mereka memiliki dasar untuk memulainya.

Berikut adalah contoh tampilan template tersebut:

Tentu saja, jadwal laporan dan jenis pelaporan Anda akan berbeda dari contoh ini. Kalender harus dibuat sesuai dengan industri tempat Anda bekerja, bagaimana klien Anda bekerja, dan yang paling penting – bagaimana Anda menangani proyek tersebut.

• Klien dengan preferensi hubungan – tanyakan kepada mereka tentang harapan mereka, dan pastikan untuk menyatakan dengan jelas proses kerja Anda dan praktik pelaporan yang biasa dilakukan. Temukan landasan bersama yang akan berhasil bagi kedua belah pihak. Beberapa klien, misalnya, tidak punya waktu untuk membaca email, dan lebih suka melakukan panggilan layar bersama selama 15 menit, sehingga mereka dapat segera memberikan umpan balik.

Presentasi awal dan akhir

Yang kami maksud dengan ini adalah pertemuan yang Anda lakukan di awal, dan di akhir proyek.

Saat pertama kali bertemu, Anda dan klien dapat mendiskusikan tarif, pengeluaran, tenggat waktu, dan tujuan secara lebih rinci. Namun, ada baiknya untuk menindaklanjuti pertemuan itu setelah beberapa hari atau seminggu dengan laporan proyek yang menguraikan semua detail itu. Ini adalah cara untuk memastikan Anda berada di halaman yang sama, dan untuk meyakinkan klien bahwa pekerjaan telah dimulai. Laporan “awal” ini dapat mencakup:

• Tata letak proyek secara keseluruhan;
• Kategorisasi tugas;
• Biaya awal dan penilaian waktu, dll.

Namun, jaga agar informasi tetap umum – jangan masuk ke tugas individu atau penilaian waktu Anda untuk masing-masing. Klien lebih suka melihat penilaian ini untuk tugas dan sasaran menyeluruh, daripada rencana Senin jam demi jam Anda. Itu harus dibiarkan untuk check-in yang lebih sering.

Check-in

Check-in adalah pembaruan proyek reguler Anda. Pada contoh tabel di atas, laporan Senin dan laporan setiap Jumat lainnya akan dianggap sebagai check-in.

Penting untuk dicatat, bahwa meskipun tidak ada yang istimewa untuk dilaporkan, Anda harus melakukannya. Anda harus memberi tahu klien tentang kemajuan proyek, bahkan jika minggu itu lancar. Kita dapat membandingkannya dengan umpan balik – saat bekerja di sebuah perusahaan, saya bertanya kepada pimpinan departemen kami bagaimana saya bisa tahu apakah saya melakukan pekerjaan dengan baik. Semua yang dia katakan adalah:

“Jika tidak, seseorang akan menunjukkannya kepada Anda. Selama tidak ada yang mengatakan apa-apa, Anda baik-baik saja”.

Pada awalnya, saya tidak punya masalah dengan itu, karena mengharapkan umpan balik tampak berpusat pada diri saya sendiri. Namun, saya segera menemukan diri saya tegang sesekali, bertanya-tanya kapan umpan balik yang buruk akan datang. Dengan cara yang hampir sama, Anda harus melaporkan, bahkan dengan informasi paling dasar selama minggu-minggu yang lambat. Jika Anda hanya melaporkan ketika ada penundaan tenggat waktu atau masalah proyek, klien akhirnya takut melihat email Anda di kotak masuk mereka.

Kapan Anda harus menjadwalkan check-in (bergantung pada jenis proyek):

• Mingguan;
• Dua kali seminggu atau dua kali sebulan;
• Bulanan (check-in cakupan lebih besar).

Tak perlu dikatakan bahwa laporan Anda harus dibuat sesuai dengan frekuensi check-in. Lebih singkat, informasi to the point berfungsi paling baik untuk check-in mingguan, untuk menghemat waktu dan energi Anda dan klien. Tetap berpegang pada email dan, jika perlu, panggilan yang sangat singkat (hingga 15 menit).

Kategorisasi dan presentasi dalam langkah mudah

Di samping pelacakan waktu, kami juga memperhatikan pelaporan penagihan klien di Clockify . Karena pelacakan waktu digital telah menjadi sumber kepercayaan dan transparansi yang paling dapat diandalkan antara klien dan kontraktor, laporan menjadi mudah, sedetail, dan serbaguna sesuai kebutuhan Anda.

Tentukan kategori dengan menggunakan bidang khusus

Di Clockify , Anda dapat membuat laporan tanpa kerumitan berkat bidang khusus . Ini adalah kotak teks opsional pada setiap tugas, yang memungkinkan Anda menentukan apa yang sebenarnya Anda lacak. Bidang khusus memungkinkan Anda memasukkan: teks, angka, tautan, kode, lokasi,… Mereka bahkan memberikan opsi untuk memasukkan pengeluaran, jika tugas tertentu memilikinya.

Bidang khusus di Clockify

Lacak waktu

Ini adalah daging dan kentang dari proses pelaporan.

Setelah dikategorikan, waktu kerja Anda perlu dilacak untuk setiap tugas di setiap kategori. Dan jika Anda telah membuat perkiraan, Anda hanya perlu satu klik untuk membandingkannya dengan waktu sebenarnya yang diperlukan untuk menyelesaikan semuanya.

Melacak perkiraan kemajuan proyek di Clockify.

Merumuskan laporan

Pelacak waktu digital saat ini dilengkapi dengan serangkaian fitur besar yang dapat memberikan laporan Anda sebanyak mungkin lapisan. Mereka bisa sederhana atau rinci, atau meringkas poin-poin penting saja.

Laporan seperti di atas mengambil seluruh jam yang dilacak dan kemudian membiarkan Anda memilih apa yang ingin Anda presentasikan, pada saat tertentu. Misalnya, jika Anda menerima panggilan masuk setelah beberapa bulan bekerja, dan Anda memberikan laporan mingguan, klien mungkin bertanya tentang kemajuan proyek secara keseluruhan, hanya untuk memeriksa beberapa angka.

Dengan laporan yang disinkronkan seperti ini, Anda dapat dengan mudah menarik informasi itu. Cukup beralih dari satu tab ke tab lain, tergantung pada apa yang diminta klien. Ini memungkinkan Anda beradaptasi dengan alur rapat, dan Anda akan jarang "ditaruh di tempat" karena tidak memiliki data yang diperlukan.

Presentasikan laporannya

Jika memungkinkan, tanyakan kepada klien Anda pada pertemuan awal bagaimana mereka ingin laporan mereka disampaikan dan disajikan. Beberapa lebih suka slide yang sebenarnya, sementara yang lain menginginkan lembar atau grafik excel. Mereka juga akan berubah tergantung pada frekuensi dan sifat laporan.

Cari tahu apa yang paling cocok untuk mereka, dan cobalah untuk tetap berpegang pada satu format. Namun, pastikan untuk memiliki grafik dan bagan, karena itu adalah representasi visual yang paling mudah untuk diikuti.

Untuk meringkas

Pelaporan klien tidak harus menjadi sisi buruk dari pekerjaan Anda. Banyak kebingungan dan kesalahpahaman dapat dicegah dengan hanya mengkategorikan pekerjaan Anda berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak. Sejak saat itu, yang harus Anda lakukan adalah melacak waktu, dan biarkan perangkat lunak menghasilkan laporan yang sesuai untuk Anda. Jadwalkan waktu untuk melaporkan panggilan dan email, dan patuhi itu, meskipun tidak ada yang baru untuk disajikan. Hubungan klien-kontraktor didasarkan pada transparansi, perangkat lunak mana yang dapat disediakan seperti ini?