6 Tips Menulis Bisnis untuk Meningkatkan Konten Anda

Tidak peduli industri Anda, ada kemungkinan besar Anda harus menjalani beberapa penulisan bisnis. Misalnya, Anda mungkin harus menulis email harian, menyusun proposal, atau membuat manual instruksi yang mendalam. Terlepas dari materinya, penulisan bisnis mendapat manfaat dari menjadi sesingkat dan setransparan mungkin. Responden Anda, baik klien atau kolega, kemungkinan memiliki jadwal yang sibuk.

Itulah mengapa yang terbaik untuk mempelajari tip penulisan bisnis teratas. Namun, ini bukan hanya tentang meningkatkan tata bahasa atau memiliki nada profesional. Belajar menguasai penulisan bisnis membutuhkan pemikiran kritis tentang gaya, organisasi, dan struktur kalimat. Ketika dilakukan dengan baik, keterampilan menulis bisnis dapat menghasilkan komunikasi yang lebih efektif dan bisnis yang efisien secara keseluruhan.

Berikut adalah praktik dan contoh penulisan bisnis terbaik untuk menginspirasi konten Anda.

Jenis Penulisan Bisnis

Sebelum sampai ke tips menulis bisnis, penting untuk terlebih dahulu memahami berbagai jenis penulisan bisnis. Setiap jenis membutuhkan gaya penulisan bisnisnya sendiri.

instruksional

Tujuan penulisan bisnis instruksional adalah untuk membantu responden dalam menyelesaikan tugas tertentu. Paling sering, gaya ini melibatkan instruksi penulisan langkah demi langkah dalam urutan kronologis. Nadanya lebih formal dan netral dibandingkan dengan gaya penulisan bisnis lainnya.

Contoh:

• Panduan pengguna
• Memo
• spesifikasi

informasi

Penulisan bisnis informasional adalah umum di semua jenis bisnis. Di sini, tujuan Anda adalah untuk memberikan pembaruan, membuat catatan untuk referensi, atau mematuhi kewajiban hukum. Semua tulisan informasi harus akurat, profesional, dan tidak memihak.

Contoh:

• Laporan bisnis
• Keuangan
• Notulen rapat

persuasif

Penulisan bisnis persuasif menyimpang dari instruksional dan informasional dengan menjadi lebih informal. Tujuan akhirnya adalah untuk menyampaikan informasi penting dan meyakinkan pembaca untuk mengambil tindakan. Akibatnya, sebagian besar tulisan persuasif digunakan dalam bagian penjualan, pemasaran, atau promosi.

Contoh:

• Promosi penjualan
• Proposal
• Siaran pers

Transaksional

Terakhir, ada tulisan bisnis transaksional atau tulisan yang dilakukan sehari-hari. Email membuat sebagian besar tulisan transaksional, meskipun dokumen bisnis resmi juga diperhitungkan. Ini termasuk dokumen yang sering dilengkapi oleh staf Sumber Daya Manusia, seperti surat penawaran atau pemecatan. Oleh karena itu, tulisan transaksional biasanya digunakan saat mengirimkan berita.

Contoh:

• Email
• Faktur
• Surat rekomendasi

Tips Menulis Bisnis Terbaik

Kiat-kiat berikut akan membantu meningkatkan korespondensi Anda dengan audiens yang Anda tuju.

1. Antisipasi Kebutuhan Pembaca Anda

Meskipun penting untuk mengetahui tujuan utama Anda menulis, Anda juga harus memahami kebutuhan audiens Anda. Melakukannya memastikan Anda tetap pada intinya dan menghindari memberikan detail yang tidak perlu. Anda dapat bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan awal:

• Mengapa pembaca harus peduli dengan pesannya?
• Pertanyaan apa yang mungkin mereka miliki?
• Apa tingkat pemahaman mereka tentang materi pelajaran?

Selain itu, pikirkan tentang hubungan yang Anda miliki dengan penerima. Jika mereka tidak terbiasa dengan Anda, nada bicara Anda harus tetap profesional. Namun, jika Anda sudah memiliki hubungan baik, Anda mungkin mendapat manfaat dari menjadi lebih informal.

2. Ringkas

Kedua, bertujuan untuk menjadi sesingkat mungkin dalam penulisan bisnis Anda. Kalimat yang panjang dan berliku tidak menarik perhatian seseorang, terutama jika mereka memiliki jadwal yang padat. Agar ringkas, gunakan kalimat pendek dan sederhana. Hindari jargon yang terlalu teknis dengan mereka yang mungkin tidak terbiasa dengan subjek tersebut. Pada saat yang sama, jika seseorang menguasai subjek dengan baik, jangan menulis definisi dasar.

Selain itu, tinggalkan semua kesalahan dalam tulisan Anda, seperti metafora, analogi, kata sifat, atau kata keterangan yang tidak perlu. Anda ingin keterampilan menulis Anda dalam bisnis mudah dicerna dan to the point.

3. Memiliki Struktur

Salah satu poin penting yang harus diingat ketika menulis untuk bisnis adalah struktur. Pesan terorganisir sering kali jauh lebih baik daripada yang tidak terorganisir. Rencanakan bagian Anda sebelumnya, dengan menguraikan dengan tepat apa yang perlu Anda katakan.

Selain itu, usahakan untuk membuat blok teks pendek di atas blok teks yang panjang. Paragraf yang bertele-tele mudah ditutup-tutupi, dan pesan Anda dapat dengan mudah ditenggelamkan. Anda dapat memisahkan teks dengan menggunakan:

• Header dan sub-header
• Paragraf masing-masing 3-4 baris
• Informasi berkode warna
• Teks tebal untuk informasi penting
• jeda baris

4. Perhatikan Detail Kecil

Jika Anda menulis banyak email, Anda mungkin tergoda untuk memotong dan menempelkan informasi tertentu untuk menghemat waktu. Namun, ini bisa menyebabkan kesalahan canggung. Misalnya, Anda mungkin lupa mengubah nama, gelar, atau jenis kelamin penerima sebelum mengirim pesan Anda. Melakukannya akan membatalkan sisa pesan Anda dan mungkin memerlukan pengiriman pesan tindak lanjut permintaan maaf.

Periksa kembali salam dan pernyataan penutup Anda untuk mencegah diri Anda melakukan kesalahan ini. Sebaliknya, mungkin ada saat-saat ketika Anda tidak yakin dengan nama, judul, atau jenis kelamin pembaca. Dalam hal ini, yang terbaik adalah menggunakan bahasa netral. Misalnya, untuk jenis kelamin, Anda dapat menggunakan kata ganti tunggal "mereka". Ini menghindari kemungkinan kesalahan kata ganti dan memungkinkan penerima untuk mengklarifikasi siapa mereka.

5. Sertakan Ajakan Bertindak yang Kuat

Ajakan bertindak (CTA) Anda akan memberi tahu responden tindakan apa yang perlu mereka ambil selanjutnya. Sebagian besar komunikasi bisnis akan menyertakan CTA, dan kuncinya adalah sespesifik mungkin. Jika Anda membiarkan audiens menebak-nebak, mereka tidak akan tahu atau peduli tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Ini dapat menyebabkan tidak ada tindakan atau pesan tindak lanjut yang meminta klarifikasi yang membutuhkan lebih banyak waktu. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memberikan CTA Anda kerangka waktu untuk mendorong tindakan.

CTA yang baik terlihat seperti ini:

"Tolong tanda tangani dan kembalikan dokumen ini sebelum pukul 17.00 pada hari Kamis, 22 Mei."

Tidak ada kebingungan tentang apa yang perlu dilakukan atau kapan.

6. Koreksi Beberapa Kali

Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan Anda, saatnya untuk mengoreksi. Banyak penulis bisnis yang sukses membacakan pekerjaan mereka dengan keras untuk memeriksa frasa yang canggung, berulang, atau tidak perlu. Anda dapat menggunakan sumber online seperti Grammarly atau Hemingway untuk pemeriksaan tata bahasa dan tanda baca. Grammarly memeriksa kesalahan tata bahasa umum dan yang lebih maju, seperti penggunaan kalimat pasif. Hemingway melakukan banyak hal yang sama tetapi juga berfokus pada tingkat membaca tulisan Anda. Ini membantu Anda menyesuaikan pesan dengan lebih baik kepada audiens ideal Anda.

Anda juga dapat meminta orang lain untuk memeriksa pekerjaan Anda. Sepasang mata baru dapat melihat kesalahan yang mungkin Anda lewatkan atau memberikan perspektif baru.

Contoh Penulisan Bisnis yang Baik

Untuk membantu menghidupkan tips menulis bisnis di atas, Anda bisa melihat contoh penulisan bisnis terbaik berikut ini.

1) Siaran Pers: Microsoft

Microsoft, sebuah perusahaan teknologi multinasional, terus mendominasi pasar dengan miliaran laba bersih setiap tahun. Perusahaan juga menangani berbagai jenis penulisan bisnis dan melakukannya dengan baik. Di atas adalah contoh siaran pers mengenai proyek baru yang berkembang di Atlanta, Georgia. Siaran pers dibuat untuk menarik perhatian media dan konsumen serta membangun kredibilitas.

Microsoft berhasil dalam siaran persnya dengan:

• Memiliki format judul, lokasi, dan tanggal yang tepat tertulis
• Menggunakan paragraf pendek, deskriptif, dan profesional
• Termasuk poin-poin untuk memecah teks
• Memasukkan deskripsi perusahaan di akhir
• Menyediakan akses ke informasi kontak untuk komunitas dan pers

2) Deskripsi Perusahaan: Tesla

Sementara Tesla memproduksi mobil inovatif, ia juga berhasil dalam positioning mereknya. Perusahaan ini percaya diri dalam kemampuannya untuk mengubah masa depan, dan sebagai hasilnya, ia memperoleh basis penggemar yang besar. Ini menyampaikan ini melalui deskripsi perusahaannya di situs webnya. Deskripsi perusahaan adalah jenis tulisan bisnis persuasif yang populer, karena mereka mendatangkan investor dan mitra potensial.

Tesla berhasil dalam deskripsi perusahaannya dengan:

• Menjelaskan sejarah perusahaan
• Menjelaskan produk dan layanannya
• Termasuk lokasi perusahaan
• Menguraikan tujuannya saat ini
• Mengekspresikan pernyataan misinya secara keseluruhan

3) Surat Pengumuman Perusahaan: Starbucks

Starbucks berbeda dari banyak kedai kopi dengan menawarkan karyawan kepemilikan saham di perusahaan. Inisiatif ini diperkenalkan pada 1990-an dan berlanjut hingga hari ini. Howard Shultz, mantan CEO di Starbucks, mengumumkan berita tersebut melalui surat pengumuman perusahaan kepada karyawan. Potongan informasi dari penulisan bisnis ini bertindak untuk membagikan berita besar secara efisien dengan banyak orang.

Starbucks berhasil dalam surat pengumuman perusahaannya dengan:

• Menyapa pembaca secara langsung
• Merefleksikan nilai dan misi perusahaan
• Menyatakan rasa terima kasih untuk karyawannya
• Secara singkat memperkenalkan perubahan
• Termasuk tanda tangan

Kuasai Penulisan Bisnis Anda Seiring Waktu

Menulis bisnis terjadi setiap hari untuk banyak perusahaan. Meskipun ada banyak jenis komunikasi bisnis, tujuannya seringkali sama: menjadi jelas, ringkas, dan teratur. Mengikuti tip penulisan bisnis ini akan menghasilkan komunikasi yang berdampak dan hubungan yang lebih dalam di seluruh papan.

Meningkatkan keterampilan menulis bisnis Anda biasanya terjadi seiring waktu. Namun, ada sumber daya yang tersedia untuk membantu Anda sepanjang perjalanan Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan layanan tata bahasa dan pengeditan atau menyewa penulis bisnis ahli untuk mencapai tujuan Anda. Dengan penelitian dan bimbingan yang tepat, Anda dapat memberikan tulisan bisnis yang meninggalkan bekas.