Jadilah Pembeli yang Terinformasi: Memahami Biaya Sebenarnya dari Perangkat Lunak Bisnis
Diterbitkan: 2022-05-07Bukan hanya Anda—penganggaran untuk perangkat lunak bisnis itu rumit. Kami di sini untuk memecahnya.
CATATAN: Artikel ini dimaksudkan untuk memberi tahu pembaca kami tentang masalah terkait bisnis di Amerika Serikat. Ini sama sekali tidak dimaksudkan untuk memberikan nasihat keuangan atau untuk mendukung tindakan tertentu. Untuk saran tentang situasi spesifik Anda, konsultasikan dengan akuntan atau konsultan keuangan Anda.
Di dunia yang ideal, membeli perangkat lunak akan semudah membeli hampir semua hal lainnya. Ada harga yang ditetapkan, Anda membayarnya, dan hanya itu—Anda memiliki perangkat lunak!
Namun, jika Anda sudah mulai meneliti berbagai opsi perangkat lunak untuk bisnis Anda, Anda sudah tahu bahwa itu tidak sesederhana itu. Vendor perangkat lunak tidak hanya menggunakan model penetapan harga yang sangat berbeda, mereka juga membenamkan biaya tambahan yang melekat dalam memiliki dan mengoperasikan sistem mereka.
Menurut survei Capterra 2019 tentang tren pembelian perangkat lunak di bisnis kecil, ketakutan bahwa biaya akan melebihi anggaran adalah penghalang internal utama untuk berinvestasi dalam perangkat lunak bisnis. Kecuali Anda mengetahui biaya sebenarnya dari memiliki perangkat lunak, risiko melebihi anggaran sangat nyata.
(Agar tidak melebihi anggaran, lihat kalkulator biaya kepemilikan total kami di sini.)
Di sini, kami akan merinci lima komponen utama yang membentuk total biaya memiliki perangkat lunak bisnis. Hasil? Untuk memperjelas biaya perangkat lunak sehingga Anda dapat merasa yakin dengan keputusan pembelian perangkat lunak Anda.
Klik tautan di bawah untuk langsung menuju ke bagian itu:
-
Komponen biaya #1: Lisensi perangkat lunak itu sendiri -
Komponen biaya #2: Perangkat Keras -
Komponen biaya #3: Implementasi -
Komponen biaya #4: Pelatihan -
Komponen biaya #5: Dukungan
Komponen biaya #1: Lisensi perangkat lunak itu sendiri
Lisensi perangkat lunak—biaya untuk benar-benar memiliki dan menggunakan perangkat lunak—memiliki kehormatan ganda sebagai bagian yang signifikan dari harga perangkat lunak dan biaya yang sulit untuk dijabarkan secara pasti karena betapa drastisnya hal itu dapat bervariasi dari waktu ke waktu saat Anda menskalakan bisnis Anda.
Ada dua model penetapan harga lisensi perangkat lunak utama yang akan Anda hadapi: harga abadi dan harga berlangganan.
Dengan harga abadi , Anda membayar satu harga di muka untuk memiliki perangkat lunak tanpa batas waktu (yaitu, selamanya , maka namanya). Model penetapan harga ini telah ada paling lama dan biasanya digunakan untuk perangkat lunak yang diterapkan “di lokasi”, yang berarti diunduh dan disimpan di komputer atau server lokal di bisnis Anda.
H&R Block adalah contoh harga abadi. Anda dapat membeli perangkat lunak persiapan pajak bisnis kecil ini dengan biaya satu kali sebesar $89,95.
Dengan harga berlangganan , Anda membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan untuk menggunakan perangkat lunak. Jika Anda berhenti membayar atau tidak memperbarui kontrak, Anda kehilangan kemampuan untuk menggunakan perangkat lunak. Model penetapan harga ini lebih baru, lebih populer, dan sering digunakan untuk perangkat lunak yang disebarkan melalui cloud (model penerapan ini juga disebut “Software-as-a-Service” atau “SaaS”). Itu berarti di-host di server vendor perangkat lunak itu sendiri dan diakses oleh pelanggan melalui internet.
Mengingat:
Vendor perangkat lunak sering menawarkan opsi untuk melakukan langganan bulanan atau tahunan, dengan opsi tahunan menjadi lebih murah secara keseluruhan untuk menarik Anda ke dalam kontrak yang lebih lama. Biaya yang lebih rendah itu tidak diberikan. Lakukan perhitungan untuk melihat jadwal pembayaran mana yang lebih murah untuk situasi Anda.
Basecamp adalah contoh harga langganan tetap. Anda dapat membeli sistem manajemen proyek ini seharga $99/bulan.
Ada tiga jenis harga langganan lain yang juga dapat Anda hadapi, dengan biaya yang bervariasi berdasarkan faktor yang berbeda: harga konsumsi, ukuran, dan berbasis pengguna.
- Penetapan harga berdasarkan konsumsi mengaitkan biaya langganan Anda dengan seberapa banyak Anda benar-benar menggunakan perangkat lunak atau layanan terkaitnya. Cheddar, platform penagihan, menggunakan harga berbasis konsumsi, membebankan $99/bulan ditambah biaya berdasarkan berapa banyak transaksi yang dilakukan melalui sistem.
- Penetapan harga berdasarkan ukuran mengikat biaya langganan Anda dengan ukuran organisasi Anda, seperti berapa banyak karyawan atau pelanggan yang Anda miliki. WebHR, platform perangkat lunak untuk departemen SDM, menggunakan penetapan harga berdasarkan ukuran. Untuk perusahaan dengan 150 karyawan, WebHR mengenakan biaya $1,85 per karyawan, per bulan.
- Penetapan harga berbasis pengguna mengikat biaya berlangganan Anda dengan berapa banyak orang yang Anda miliki menggunakan perangkat lunak. Onshape, perangkat lunak desain rekayasa, menggunakan penetapan harga berbasis pengguna; paket "Profesional" mereka berharga $2.100 per pengguna, per tahun.
Mengingat:
Penting untuk memahami perbedaan antara harga pengguna yang disebutkan dan harga pengguna bersamaan . Dengan harga pengguna bernama, setiap pengguna memiliki login mereka sendiri dan semua pengguna dapat menggunakan perangkat lunak secara bersamaan. Dengan harga pengguna bersamaan, Anda mendapatkan jumlah login tetap yang dapat digunakan siapa saja, tetapi hanya nomor tetap itu yang dapat login pada saat yang bersamaan.
Jika Anda memiliki tim yang terdiri dari 20 orang yang perlu menggunakan perangkat lunak sekaligus, Anda harus menggunakan harga pengguna yang disebutkan untuk 20 pengguna. Namun, jika hanya lima dari 20 Anda yang perlu menggunakan perangkat lunak sekaligus, mungkin lebih murah untuk memilih harga pengguna bersamaan untuk lima pengguna.
Dalam kebanyakan kasus, tangan Anda akan terikat pada model penetapan harga perangkat lunak yang Anda pilih. Sangat jarang bahwa vendor perangkat lunak akan menawarkan opsi abadi dan berlangganan untuk produk mereka.
Namun, jika Anda memiliki pilihan, atau jika Anda membandingkan produk abadi dengan produk langganan, pertimbangkan pro dan kontra dari masing-masing untuk menentukan model mana yang terbaik untuk bisnis Anda.
Komponen biaya #2: Perangkat Keras
Sejelas mungkin, tetap penting untuk memperhitungkan biaya perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak yang Anda beli. Ini sangat penting untuk penerapan di tempat, yang tidak hanya memerlukan pembelian server untuk meng-host perangkat lunak tetapi juga perangkat baru yang menggunakan sistem operasi yang tepat. Dengan kata lain: jika Anda menggunakan Mac tetapi perangkat lunak yang Anda inginkan hanya untuk Windows, itu adalah biaya yang signifikan untuk diperhitungkan.
Karena dapat diakses melalui browser web, penerapan SaaS menawarkan lebih banyak fleksibilitas perangkat keras. Komputer, tablet, atau ponsel cerdas akan berfungsi. Perusahaan juga dapat menghemat uang untuk perangkat keras dengan mengizinkan karyawan membawa perangkat mereka sendiri dari rumah (meskipun ini harus dipasangkan dengan kebijakan bawa perangkat Anda sendiri (BYOD) yang komprehensif untuk mengurangi kerentanan TI).
Kategori perangkat lunak tertentu akan memerlukan pembelian perangkat keras tambahan juga. Sistem kehadiran biometrik, misalnya, menggunakan sidik jari seseorang atau pengidentifikasi unik lainnya untuk memastikan seseorang adalah seperti yang mereka klaim. Platform ini memerlukan perangkat keras khusus untuk mendaftarkan biometrik secara akurat.
uAttend menjual jam waktu yang kompatibel dengan perangkat lunak mereka di situs web mereka ( Sumber )
Beberapa vendor mungkin meminta Anda untuk menggunakan perangkat keras yang terkait dengan perangkat lunak mereka, atau Anda mungkin memiliki kebebasan untuk berbelanja.
Komponen biaya #3: Implementasi
Vendor dapat mengenakan biaya satu kali pada saat pembelian Anda untuk mengimplementasikan perangkat lunak dan menjalankannya di bisnis Anda. Selain instalasi dan pengaturan dasar, biaya implementasi juga dapat menutupi kebutuhan seperti:
- Menyesuaikan perangkat lunak
- Migrasi data dari sistem sebelumnya
- Integrasi dengan sistem saat ini
Jika Anda dapat menangani implementasi perangkat lunak sendiri, vendor dapat membebaskan biaya ini. Misalnya, Odoo, platform perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), menawarkan opsi implementasi layanan mandiri gratis di samping opsi berbayar jika Anda memerlukan bantuan.
Opsi implementasi Odoo ( Sumber )
Aturan umum adalah bahwa sistem di tempat lebih mahal untuk diterapkan daripada yang berbasis cloud. Sistem yang lebih kompleks juga membutuhkan biaya lebih untuk diterapkan daripada aplikasi dasar.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat menghabiskan lebih banyak (jika tidak lebih) untuk implementasi daripada lisensi perangkat lunak yang sebenarnya. Tanyakan vendor tentang perincian opsi implementasi mereka dan biaya yang harus dianggarkan.
Komponen biaya #4: Pelatihan
Meskipun biaya lisensi perangkat lunak biasanya mencakup akses ke panduan bantuan dan forum dukungan, vendor juga dapat mengenakan biaya opsional terpisah untuk pelatihan tambahan. Bergantung pada kerumitan perangkat lunak yang Anda pilih dan seberapa penting perangkat lunak itu bagi bisnis Anda, pelatihan ini dapat menjadi investasi yang berharga sehingga karyawan Anda dapat dengan cepat membiasakan diri dengan platform tersebut.
Pelatihan dapat disampaikan dalam berbagai format, dengan kisaran biaya:
- Mengirim karyawan ke situs pelatihan vendor
- Membawa pelatih ke perusahaan Anda
- Sesi webinar virtual
- Kursus e-learning mandiri
Vendor perangkat lunak profil tinggi juga dapat menawarkan sertifikasi yang dapat diperoleh pengguna untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki pengetahuan tentang platform tersebut. Salesforce, misalnya, menawarkan berbagai sertifikasi yang harganya mulai dari $200 hingga $6.000.
Daftar sertifikasi administrator Salesforce ( Sumber )
Pilihan pelatihan apa pun yang Anda inginkan, pastikan untuk menganggarkan tidak hanya untuk pengguna awal, tetapi juga karyawan baru yang harus mempelajari sistem di awal.
Komponen biaya #5: Dukungan
Kadang-kadang dimasukkan ke dalam biaya lisensi, dukungan berkelanjutan juga dapat menjadi biaya terpisah yang mencakup pemeliharaan, peningkatan, dan bahkan bentuk layanan pelanggan premium.
Misalnya, pelanggan Adobe memiliki opsi untuk ikut serta dalam Program Pemeliharaan dan Dukungan Adobe Platinum, yang menawarkan dukungan pelanggan 24/7 yang diprioritaskan dengan biaya tahunan sekitar 20% dari biaya lisensi.
Dukungan juga dapat mencakup opsi untuk konsultasi, yang memasangkan Anda dengan perwakilan akun untuk bertemu secara teratur untuk membahas tujuan dan cara mendapatkan nilai maksimal dari perangkat lunak. HubSpot, sebuah sistem pemasaran, menawarkan empat opsi konsultasi yang berbeda mulai dari $400 hingga $1,600 per bulan.
Opsi konsultasi HubSpot ( Sumber )
Bergantung pada layanan dukungan yang mereka tawarkan, vendor Anda mungkin dapat menanggung beberapa beban administratif signifikan yang tidak dapat Anda tangani (misalnya, beberapa vendor perangkat lunak penggajian dapat menangani kebutuhan penggajian perusahaan Anda untuk Anda).
Pertimbangkan biaya untuk menyelesaikan tugas-tugas ini secara internal dibandingkan dengan mengalihdayakannya ke vendor perangkat lunak.
Kiat terakhir untuk menghemat perangkat lunak
Penetapan harga perangkat lunak tidak pernah sesederhana yang terlihat di situs web vendor. Biaya tersembunyi merajalela, dan kecuali Anda memperhitungkannya, Anda akan mendapati diri Anda melampaui anggaran perangkat lunak Anda.
Memahami semua elemen yang masuk ke dalam biaya sebenarnya dari perangkat lunak bisnis akan membantu Anda mempersiapkan dan mengendalikan biaya.
Kiat terakhir ini dapat menurunkan label harga Anda secara keseluruhan lebih jauh:
|
Catatan: Vendor perangkat lunak yang disebutkan dalam artikel ini telah dipilih semata-mata untuk mengilustrasikan berbagai model penetapan harga perangkat lunak dan tidak dimaksudkan sebagai dukungan atau rekomendasi. Strategi penetapan harga ini tidak unik untuk perusahaan-perusahaan ini dan ditawarkan oleh banyak vendor perangkat lunak lainnya.
Informasi tentang survei Tren Pembelian Perangkat Lunak Bisnis Kecil 2019 Capterra
Capterra melakukan survei ini dari September hingga Oktober 2019 di antara 129 pemimpin bisnis kecil dan menengah yang berbasis di AS. Perusahaan disaring berdasarkan ukuran untuk mereka yang memiliki 2-249 karyawan dan pendapatan tahunan di seluruh perusahaan kurang dari $100 juta. Mereka diharuskan membeli setidaknya satu perangkat lunak seharga USD $5.000 atau lebih, dalam waktu dua belas bulan terakhir. Responden juga diharuskan setidaknya menjadi manajer kantor, yang memengaruhi keputusan pembelian perangkat lunak di organisasi mereka.