7 Tips Menulis Proposal Bisnis untuk Menyampaikan Pesan Anda dengan Lebih Baik
Diterbitkan: 2022-05-06Tulisan bahasa sederhana, juga dikenal sebagai bahasa Inggris biasa, persis seperti apa bunyinya — menulis dengan jelas dan ringkas sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa yang Anda coba katakan. Dalam konteks proposal bisnis, penulisan bahasa sederhana adalah tentang menghilangkan semua ambiguitas, bahasa yang membingungkan, dan jargon dari penulisan proposal Anda.
Bahasa yang sederhana membuat proposal Anda lebih mudah dipahami, lebih mudah diingat, dan lebih mudah bagi pembeli untuk mengatakan ya.
Untuk menyampaikan pesan Anda dan membantu orang mengingatnya, ingatlah tujuh tip (dan aturan tata bahasa) ini saat menulis proposal:
Tips menulis proposal bahasa sederhana:
Gunakan istilah sederhana
Kata-kata positif daripada kata-kata negatif
Konektor sederhana alih-alih rangkaian kata
Kata kerja aktif > kata kerja pasif
Kata kerja yang lebih tepat, kata benda yang kurang abstrak
Pendek, kata-kata sehari-hari, tidak panjang, yang akademis
Gunakan kalimat pendek dengan satu ide utama
1. Gunakan istilah yang sederhana, konkret, tidak sulit, abstrak
Kita semua pernah mendengar ungkapan, "Lebih sedikit lebih banyak," dan proposal bisnis tidak terkecuali. Menjaga penulisan proposal Anda tetap sederhana membuat prospek Anda lebih mungkin memahami poin yang ingin Anda sampaikan. Anda dapat menggunakan istilah industri dan kata-kata teknis, tetapi Anda harus berusaha meminimalkannya kecuali prospek Anda adalah seorang ahli atau Anda yakin mereka tahu apa yang Anda bicarakan.
Ini sangat penting ketika berhadapan dengan prospek yang belum tentu ahli dalam bidang bisnis Anda dan mungkin tidak terbiasa dengan frasa khusus industri. Gunakan istilah sederhana, atau jika Anda benar-benar perlu menggunakan istilah abstrak, pastikan untuk menjelaskannya.
2. Gunakan kata-kata positif daripada kata-kata negatif
Menjadi positif lebih baik dari perspektif sikap, dan juga lebih baik dari perspektif kejelasan.
Misalnya, mungkin Anda dengan antusias mengirim email kepada seseorang di tim Anda tentang proyek baru yang potensial:
“Tidak ada alasan kami tidak melakukan proyek ini.”
Kita semua membaca sekilas ketika kita membaca. Kami tidak membaca setiap kalimat atau bahkan setiap kata dari setiap kalimat. Ungkapan kalimat ini menyoroti kata-kata 'tidak bisa' dan 'tidak', membuat pembaca menganggap itu sebagai respons negatif. Inilah cara yang lebih baik untuk mengatakan hal yang sama, tanpa meninggalkan apa pun untuk interpretasi:
“Kita perlu melakukan proyek ini!”
3. Gunakan konektor sederhana alih-alih rangkaian kata.
Kata penghubung dapat mengubah kalimat sederhana menjadi kalimat kompleks. Itu juga bisa membuat Anda terdengar sok.
Pernahkah Anda menulis sesuatu seperti ini dalam proposal?
“Untuk tujuan proyek ini, dan jika ditentukan bahwa kami memerlukan informasi lebih lanjut, kami akan mengambil peran sebagai pelanggan Anda dan melakukan audit terhadap situs web Anda.”
Lain kali, coba ini:
“Jika kami membutuhkan informasi lebih lanjut, kami akan melakukan audit situs web Anda dari sudut pandang pelanggan Anda.”
4. Gunakan kata kerja aktif daripada kata kerja pasif
Suara aktif dengan jelas mengidentifikasi suatu tindakan dan memberi tahu pembaca siapa yang melakukan tindakan itu. Pembaca lebih menyukai suara aktif karena ini merupakan cara berkomunikasi yang lebih alami, yang juga menjamin tidak ada kesalahpahaman tentang siapa yang melakukan apa.
Misalnya, jika Anda sedang menulis proposal dan ingin membual tentang kampanye luar biasa yang dikembangkan agensi Anda, menurut Anda pernyataan mana yang lebih kuat?
“Kampanye online dikembangkan yang menghasilkan 400 pelanggan bulanan baru.”
Atau:
“Tim pakar digital kami mengembangkan kampanye online yang mendatangkan 400 pelanggan bulanan baru.”
Pernyataan kedua memastikan penekanannya adalah pada tindakan sukses Anda. Plus, tidak ada ambiguitas tentang siapa yang melakukan apa. Ini sangat penting ketika Anda menguraikan peran dan tanggung jawab antara klien dan bisnis Anda.
5. Gunakan kata kerja yang tepat daripada kata benda abstrak
Kata kerja ada untuk menggambarkan tindakan, jadi biarkan mereka melakukan pekerjaan mereka. Dan saat Anda melakukannya, tetap sederhana.
Mengapa mengatakan,
“Aplikasi proposal kami akan meningkatkan tingkat penutupan Anda.”
Ketika Anda bisa mengatakan,
“Aplikasi proposal kami akan meningkatkan tingkat penutupan Anda.”
Lebih sederhana, lebih pendek, dan lebih percaya diri. Singkirkan kata-kata yang tidak menambah nilai.
6. Kata-kata pendek, sehari-hari, tidak panjang, yang akademis
Jika Anda berusaha terdengar terlalu mewah, orang akan berpikir Anda mencoba berbicara di atas mereka, atau Anda mencoba terdengar lebih pintar dari Anda. Orang-orang menyukai, mempercayai, dan mempekerjakan orang yang mereka pahami.
Jika Anda mencoba menjelaskan kepada prospek mengapa perangkat lunak proposal Anda hebat, Anda dapat mengatakan :
“Perangkat lunak proposal kami merampingkan setiap aspek ekosistem proposal untuk memfasilitasi kolaborasi yang mudah antara pemangku kepentingan internal dan memberikan pengalaman pelanggan yang tak tertandingi.”
Tapi Anda pasti akan terdengar seperti Anda berusaha terlalu keras.
Sebaliknya, tetap berpegang pada kata-kata yang lebih pendek yang mungkin benar-benar Anda gunakan dalam percakapan:
“Perangkat lunak proposal kami memberi Anda kontrol dan visibilitas yang Anda butuhkan untuk mendapatkan lebih banyak kesepakatan.”
7. Gunakan kalimat ringkas dengan satu gagasan utama
Mencoba menjejalkan banyak ide ke dalam satu kalimat bisa membingungkan. Dan jika Anda mencoba untuk memperluas kalimat agar sesuai dengan konteks yang lebih, itu bisa saja terdengar seperti Anda mengoceh.
Cara sederhana untuk menguji apakah Anda dapat memecah kalimat adalah dengan mencari kata "dan" dan melihat apakah Anda dapat menggantinya dengan titik.
Alih-alih mengatakan:
“Bisnis kami menyediakan rangkaian layanan pembersihan untuk kantor, tempat tinggal, dan lokasi komersial, dan kami juga memiliki harga yang bagus dan reputasi yang spektakuler.”
Anda dapat membagi poin Anda menjadi dua kalimat:
“Bisnis kami menawarkan rangkaian layanan pembersihan untuk kantor, ruang perumahan, dan lokasi komersial. Plus, kami memiliki harga terendah di kota dan reputasi yang bagus untuk mendukung kami.”
Laboratorium Gong mengangkat poin penting dalam artikel baru-baru ini: ada perbedaan mendasar antara singkat dan ringkas. Pendek adalah tentang panjang, tetapi ringkas adalah tentang panjang dan makna. Kalimat yang lebih panjang dapat bekerja dengan baik, tetapi hanya jika dikemas dengan nilai. Terkadang Anda tidak dapat menghindari kalimat yang panjang, jadi dalam situasi tersebut, pastikan bahwa setiap kata memiliki tujuan.
Pikiran terakhir
Di luar konten dan format proposal Anda, tulisan Anda memiliki dampak yang jauh lebih besar daripada yang Anda kira. Sementara penggunaan nada dan gaya yang tepat dapat membantu Anda menyesuaikan pesan Anda, bahasa yang Anda gunakan bisa menjadi perbedaan antara memenangkan prospek Anda atau ditolak untuk proposal tertulis berikutnya yang lebih baik.
Ingat, jika orang tidak dapat memahami apa yang Anda bicarakan, mereka tidak akan terbujuk oleh apa yang Anda katakan. Lain kali Anda memiliki prospek yang menjanjikan, lihat panduan kami untuk menulis proposal bisnis yang unggul untuk membantu mengamankan kesepakatan.