6 Peretasan Produktivitas Analis Intelijen Bisnis untuk Meningkatkan Alur Kerja

Ingin menjadi analis intelijen bisnis yang lebih produktif?

Anda masih membaca, jadi jawabannya jelas: Ya.

Ada dua cara yang bisa Anda lakukan tentang ini:

Anda bisa terjebak dalam apa yang saya sebut "penggiling Google," mencari tips yang dapat ditindaklanjuti dengan sia-sia saat turun ke lubang kelinci Wonderland yang merupakan konten online. Namun, ini bukan penggunaan waktu Anda yang terbaik.

Sebagai alternatif, Anda sebenarnya bisa menjadi produktif… dan baca artikel ini, di mana saya akan memberikan enam cara sederhana untuk meningkatkan produktivitas Anda minggu ini.

1. Buat tabel fakta untuk Excel

Ryan Farley, CEO LawnStarter, mengatakan bahwa analis intelijen bisnis perusahaannya memiliki cara yang menarik untuk mengurangi waktu yang mereka habiskan di Excel:

“ Sesuatu yang menurut saya lebih merupakan praktik terbaik—tetapi tentu saja menghemat banyak waktu dan tenaga—adalah menginvestasikan waktu untuk menciptakan apa yang kami sebut 'tabel fakta'. Tabel fakta ini dapat berupa kumpulan data yang dibuat menggunakan alat BI Anda , tampilan SQL, atau tabel SQL. Tetapi premis dasarnya adalah bahwa 80% pekerjaan Anda di BI akan berasal dari 20% sumber data yang sama. Contoh bagi kami di perawatan rumput LawnStarter termasuk lalu lintas web kami melalui pendaftaran, pelanggan aktif bulanan kami, dan segmentasi pelanggan kami. Kami sering menggunakan hal-hal ini, sehingga masuk akal untuk membuat sumber data yang dapat dihubungkan langsung oleh siapa saja, jadi satu, mereka tidak perlu mempermasalahkan data mentah, dan dua, untuk memastikan bahwa setiap orang melakukan analisis pada, katakanlah, pengguna aktif bulanan , dijamin akan melihat pengguna aktif bulanan. Selain itu, ini memungkinkan orang yang kurang berpengalaman untuk percaya diri dengan hasil mereka.”

Saran Farley adalah contoh yang bagus untuk mengeksternalisasi memori Anda dengan membuat daftar informasi yang mudah digunakan, yang merupakan cara hebat lainnya untuk menjadi produktif.

2. Eksternalisasi memori Anda dengan daftar

Untuk menjadi yang paling produktif, Anda perlu membebaskan sebanyak mungkin energi mental Anda. Salah satu cara yang bagus untuk melakukan ini adalah dengan mengeksternalisasi memori Anda sendiri.

Daripada meminta lobus frontal Anda melakukan pekerjaan mengingat, letakkan semua tugas Anda di daftar yang harus dilakukan. Ini akan membebaskan otak Anda untuk fokus pada apa yang perlu dilakukan saat ini, daripada semua hal yang perlu dilakukan hari itu.

Dalam bukunya “The Organized Mind,” Daniel Levitin menjelaskan bagaimana daftar tugas adalah pendorong produktivitas: “Tujuan [daftar tugas] adalah untuk menghilangkan proyek dan situasi dari pikiran Anda tetapi tidak kehilangan ide yang berpotensi berguna—mengeksternalisasi lobus frontal Anda. Kemudian Anda dapat melangkah mundur dan melihat daftar Anda dari sudut pandang pengamat dan tidak membiarkan diri Anda didorong oleh apa yang terbaru dan paling keras di kepala Anda.”

Dengan mengeksternalkan memori Anda ke selembar kertas, atau dokumen Word, Anda membebaskan otak Anda untuk melihat secara kritis dan terpisah dari masalah yang ada.

Juga, jangan lupa untuk memprioritaskan.

3. Pilih sistem organisasi dan patuhi itu

Jika daftar tugas kecil, potongan memori eksternal berukuran kilobyte, sistem organisasi seperti seluruh platform perangkat lunak untuk otak Anda. Jika Anda tidak memiliki sistem organisasi, pasti mendapatkannya.

Levitin merekomendasikan untuk memilih sistem yang sudah ada. Jadi, jika Anda kesulitan menemukan cara mengatur file Anda, buatlah tetap sederhana dan sesuaikan abjad. Atau, Anda dapat memilih sistem organisasi yang sudah ada dan berhasil, seperti “Critical Capabilities” yang digunakan Gartner untuk menyusun Magic Quadrants (konten lengkap tersedia untuk klien Gartner).

Jika Anda seorang yang berprestasi, Anda selalu dapat membuat sistem yang sedikit berbeda, seperti Thomas Jefferson, yang membuat katalog seluruh perpustakaannya dalam tiga kategori: sejarah, filsafat, dan seni rupa. (Dalam bahasa abad ke-18, sains — termasuk komputer — akan berada di bawah "filsafat.")

Dia mendapat ide dari pahlawannya, Francis Bacon.

Jika Anda memang memiliki sistem organisasi (saya kira sebagian besar dari Anda memilikinya), patuhi itu, dan jadikan itu tulang punggung semua yang Anda lakukan di tempat kerja. Otak dirancang untuk mengatur berbagai hal ke dalam kategori, jadi menjaga agar barang-barang Anda tetap teratur membuat dunia luar Anda tetap dalam bentuk yang disukai otak Anda dan dapat dengan mudah dicerna.

Zak Cocos, Wakil Presiden Pertumbuhan di LawnStarter, memiliki contoh yang bagus dalam menciptakan sistem yang terorganisir untuk produktivitas yang lebih besar:

“Satu masalah yang kami hadapi adalah berbagai sumber kebenaran yang ditentukan oleh kueri SQL setiap orang yang menjawab pertanyaan serupa. Untuk mengatasi ini, dan menjadi lebih produktif menjawab pertanyaan dengan data, kami membuat git repo dengan kueri 'sumber kebenaran' (yang terkadang bahkan mendefinisikan tampilan atau tabel ringkasan). Ini memberi kami beberapa manfaat:1. Memiliki semua kueri ini di satu tempat membuat kami jauh lebih percaya diri dengan data dan analisis yang kami hasilkan.2. Kueri kami sekarang dikontrol versinya, sehingga Anda dapat melihat riwayat dan kemajuannya dari waktu ke waktu.3. Karena kueri bersifat publik, ada diskusi yang lebih besar dan perhatian terhadap detail terkait akurasinya. Perubahan sederhana ini membuat BI kami lebih akurat, efektif, dan produktif!”

4. Kembali ke alam

Menurut penelitian Universitas Michigan, Anda dapat meningkatkan produktivitas hingga 20%, hanya dengan berjalan-jalan di taman.

Untuk alasan apa pun, melakukan hal Thoreau bahkan selama beberapa menit dapat meningkatkan daya ingat dan perhatian Anda. Peserta studi berjalan 20 menit melalui arboretum, dan menemukan kinerja mental mereka meningkat. Jalan serupa di lingkungan perkotaan tidak memiliki efek itu.

Seberapa kuat efek alam pada pikiran? Cukup bahwa subjek tes yang melihat gambar alam selama sepuluh menit tampil lebih baik daripada subjek yang berjalan-jalan di kota lain. Istirahat 10 menit dengan buku meja kopi, katakanlah, Taman Nasional, yang bisa Anda dapatkan dari perpustakaan, bisa lebih berharga daripada menavigasi jalan kota yang sibuk.

Anda sekarang 20% ​​lebih produktif.

5. Masuk ke mode melamun

Dengan ini, saya tidak bermaksud "merencanakan liburan Anda berikutnya." "Melamun" di sini mengacu pada apa yang disebut Marcus Raichle sebagai "mode default". Ini adalah keadaan di mana ide bisa masuk dan keluar dari kepala Anda, dan "tidak ada satu pikiran pun yang menuntut tanggapan."

Mode default adalah kebalikan dari perhatian sadar. Setiap kali pikiran Anda mengembara, ia memasuki mode default.

Jadi bagaimana mode default membuat Anda lebih produktif? Ini memungkinkan Anda mengidentifikasi koneksi yang tidak ada di sana. Mode default "ditandai dengan aliran koneksi antara ide dan pemikiran yang berbeda, dan relatif kurangnya hambatan antara indra dan konsep," menurut Levitin.

Pertimbangkan untuk mengatur beberapa periode hari Anda ke dalam blok yang memungkinkan Anda untuk melamun seperti ini. Lakukan apa pun untuk mencapai keadaan ini, terutama ketika Anda mencoba menemukan jawaban untuk masalah yang sangat sulit. Saya biasanya menjauh dari meja saya untuk melakukan ini. Untuk alasan apa pun, mengubah tempat saya membantu saya mengubah cara berpikir saya. Kegemaran mode default untuk membuat koneksi dapat memberikan solusi dari tempat yang bahkan tidak Anda pertimbangkan.

6. Blokir potongan waktu 52 menit

Rupanya, angka ajaib untuk produktivitas adalah 52…dan 17.

Dalam sebuah studi oleh Grup Draugiem, itu adalah interval kerja dan istirahat yang digunakan oleh kelompok orang yang paling produktif dalam studi produktivitas tempat kerja. Orang yang melakukan peregangan kerja selama 52 menit, diikuti dengan istirahat 17 menit, ternyata lebih produktif.

Levitin setuju: "Tugas-tugas sulit mendapat manfaat dari periode konsentrasi yang berkelanjutan selama lima puluh menit lebih, karena jumlah waktu yang dibutuhkan otak Anda untuk menetap dan mempertahankan keadaan fokus."

Jika Anda ingin masuk ke kondisi melamun itu, pertimbangkan untuk mencoba pekerjaan selama 50 menit. Ini akan memberi Anda cukup waktu untuk masuk ke mode default dan lebih memaksimalkan produktivitas Anda.

Peretasan produktivitas yang telah Anda gunakan sebagai analis intelijen bisnis?

Punya peretasan produktivitas yang hebat? Jika demikian, saya akan senang mendengar tentang mereka! Semakin banyak Anda berbagi, semakin banyak pembaca lain yang mendapat manfaat dari cara melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

Jika Anda tertarik untuk lebih meningkatkan produktivitas Anda, lihat salah satu sumber daya berikut:

• 5 Cara Dijamin Untuk Memastikan Persepsi Anda tentang Produktivitas Kantor Memenuhi Kenyataan
• Saya Mencoba 7 Peretasan Produktivitas Ini dari Business All-Stars
• 7 Peretasan Produktivitas yang Digunakan Tim Kami untuk Menyelesaikan Lebih Banyak Setiap Hari