Tetap di Puncak Pencegahan Penipuan Bisnis dengan Menonton 6 Bendera Merah Ini

Penipuan bisnis dapat merugikan perusahaan Anda hingga $350.000. Tidak ada bisnis yang mampu membelinya, itulah sebabnya Anda perlu memperhatikan tanda-tanda peringatan ini.

CATATAN: Artikel ini dimaksudkan untuk memberi tahu pembaca kami tentang masalah terkait bisnis di Amerika Serikat. Ini sama sekali tidak dimaksudkan untuk memberikan nasihat hukum atau mendukung tindakan tertentu. Untuk saran tentang situasi khusus Anda, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda.

Dalam "Ocean's Eleven", hampir selusin penipu menggabungkan kecerdasan, keterampilan akrobatik, dan mobil keren mereka untuk merampok kasino dengan cara yang mewah. Pemilik kasino hanya mengungkap skema rumit tak lama setelah anti-pahlawan telah menghasilkan jutaan.

Namun, kabar baik bagi sebagian besar pemimpin bisnis adalah jika bisnis Anda ditipu, buktinya akan lebih mudah ditemukan dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi Anda dan memperhatikan beberapa tanda peringatan.

Apakah pencegahan penipuan bisnis benar-benar penting?

Penggelapan bisnis adalah masalah besar.

Hiscox, penyedia asuransi global khusus, mensurvei 200 profesional akuntansi dan keuangan AS yang telah bekerja di perusahaan tempat penggelapan terjadi untuk Studi Penggelapan Hiscox 2018. Studi itu menemukan bahwa rata-rata kasus penggelapan berlangsung selama lebih dari dua tahun dan merugikan perusahaan-perusahaan yang terlibat rata-rata lebih dari $350.000, tetapi lebih dari 50% perusahaan akhirnya memperoleh kurang dari sepertiga dari apa yang diambil.

Ini bukan beberapa lembar catatan tempel dan spidol permanen yang sedang kita bicarakan. Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat menemukan bahwa 22% kasus penipuan menyebabkan kerugian melebihi $1 juta. Penggelapan bisa dalam bentuk apa saja, mulai dari tip jar skimming hingga penipuan penggajian yang rumit. Dan angka-angka ini mencerminkan kasus yang diketahui , tanpa memperhitungkan situasi di mana penggelapan tidak pernah ditemukan.

Teknik penggelapan yang paling umum, menurut sebuah studi Hiscox

Penipuan bisnis bisa sangat menghancurkan usaha kecil, di mana masalah arus kas adalah penyebab utama penutupan bisnis. Dan semakin kecil bisnisnya, semakin besar kemungkinan penipuan yang terjadi.

Kasus penggelapan $ 100.000 dapat menyebabkan litigasi yang tidak menyenangkan untuk perusahaan besar tetapi bisa melumpuhkan untuk toko ibu-dan-pop. Para pemimpin bisnis kecil umumnya memiliki lebih sedikit pengalaman menjalankan perusahaan daripada pemimpin bisnis menengah dan besar, dan karyawan bisnis kecil memiliki lebih sedikit pengawasan dan lebih banyak otonomi di seluruh fungsi bisnis.

Usaha kecil juga kehilangan hampir dua kali lipat ($200,000) dalam kasus penggelapan rata-rata dibandingkan bisnis menengah dan besar ($104,000), menurut Association of Certified Fraud Examiners.

6 tanda bahaya penipuan bisnis yang harus diperhatikan

Terlepas dari ukuran bisnis Anda, Anda harus memiliki rencana untuk mencegah penipuan bisnis. Profesional akuntansi dan keuangan yang menanggapi survei Hiscox menemukan bahwa—lebih dari sekadar uang—penipuan yang ditangani perusahaan mereka merugikan karyawan, pelanggan, mitra bisnis, dan reputasi, luka yang pada akhirnya akan menjatuhkan bisnis dalam skala apa pun.

Tapi cukup malapetaka dan kesuraman. Mari kita lihat beberapa strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengendus penipuan sebelum membuat bisnis Anda bangkrut.

1. Dana perusahaan sedang ditransfer ke/dari negara tempat Anda tidak berbisnis

Mengapa ini memprihatinkan: Penggelapan dapat mentransfer uang perusahaan ke luar negeri untuk mencucinya, lalu mengembalikannya ke rekening bank pribadi dengan jejak yang kacau.

Contoh: Anda melihat kredit di akun Anda dari Kanada, meskipun Anda tidak memiliki pelanggan atau klien dari sana.

Apa yang harus Anda lakukan: Tinjau buku Anda setidaknya sebulan sekali. Jika uang mengalir ke atau dari sumber/tujuan yang tidak Anda kenal, selidiki, bahkan jika seorang karyawan memberi tahu Anda bahwa itu sah.

2. Karyawan membayar vendor atau karyawan lain dengan uang tunai

Mengapa ini perlu dikhawatirkan: Pembayaran tunai tidak meninggalkan jejak, memungkinkan penggelapan untuk menutupi aktivitas penipuan.

Contoh: Salah satu supervisor Anda bersikeras untuk membayar vendor persediaan (yang kebetulan adalah salah satu teman SMA-nya) secara tunai karena begitulah cara vendor lebih memilih untuk dibayar.

Apa yang harus Anda lakukan: Bersikeras bahwa semua bisnis perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek atau kartu debit/kredit perusahaan (kecuali untuk hal-hal tak terduga terkecil, seperti memberi tip kepada pengantar pizza). Jika Anda mendengar seorang karyawan melakukan transaksi tunai untuk tujuan bisnis, selidiki.

3. Anda melihat kesepakatan bisnis yang tidak jelas yang tidak memiliki tujuan yang jelas

Mengapa ini perlu dikhawatirkan: Penggelapan karyawan dapat membuat kesepakatan palsu dengan kaki tangan luar untuk membuat penipuan tampak seperti bisnis perusahaan yang sah.

Contoh: Salah satu manajer Anda mengadakan pertunjukan "konsultasi" yang samar-samar untuk saudara ipar mereka yang membayar punggawa sebesar $1.000 per bulan.

Apa yang harus Anda lakukan: Mengharuskan semua karyawan untuk memberikan kasus bisnis yang jelas dan layak untuk setiap dan semua kesepakatan bisnis, dan secara teratur memeriksa untuk memastikan bahwa kesepakatan tersebut masih memberikan nilai bisnis.

4. Karyawan membuat kesepakatan dengan vendor yang belum disetujui melalui saluran yang tepat

Mengapa hal ini perlu dikhawatirkan: Penggelapan karyawan dapat melewati pos pemeriksaan normal untuk membuat kesepakatan penipuan dengan vendor palsu dengan melewati kepala manajemen.

Contoh: Anda datang pada hari Senin pagi untuk mendengar dari salah satu karyawan Anda bahwa mereka membuat kontrak pembelian baru dengan pemasok suku cadang yang belum pernah Anda dengar. Kesepakatan itu tampaknya terlalu bagus untuk menjadi kenyataan.

Apa yang harus Anda lakukan: Buat kebijakan untuk semua transaksi bisnis yang memerlukan persetujuan dari banyak manajer.

5. Buku Anda tidak seimbang

Mengapa ini memprihatinkan: Buku berimbang adalah denyut nadi yang sehat dari bisnis apa pun. Jika Anda memiliki uang masuk atau keluar yang tidak dapat Anda pertanggungjawabkan, itu berarti seseorang di perusahaan Anda merencanakan sesuatu atau akuntansi Anda ceroboh. Tidak ada situasi yang baik.

Contoh: Anda memeriksa buku Anda di akhir bulan untuk menemukan bahwa Anda kekurangan $1.500 tanpa penjelasan.

Apa yang harus Anda lakukan: Periksa perangkat lunak akuntansi Anda setiap hari untuk memastikan bahwa semuanya telah diperhitungkan. Perangkat lunak akan mengingatkan Anda ketika ada sesuatu yang tidak sesuai.

6. Pengeluaran bisnis dan pribadi tidak dipisahkan

Mengapa ini menjadi perhatian: Menggunakan kartu perusahaan untuk membayar pengeluaran pribadi adalah hal yang tidak boleh dilakukan, bahkan jika karyawan membayar kembali perusahaan. Ini memperkeruh perairan dan membuatnya lebih sulit untuk menemukan penggelapan ketika itu terjadi.

Contoh: Anda memiliki seorang karyawan yang “secara tidak sengaja” memasukkan bensin ke dalam kendaraan pribadinya dengan kartu kredit perusahaan, meskipun dia membayar Anda secara tunai.

Apa yang harus Anda lakukan: Terapkan kebijakan ketat yang hanya mengizinkan pengeluaran bisnis yang sah pada kartu kredit perusahaan Anda. Ini juga akan menyelamatkan Anda dari keharusan menyaring pengeluaran pada waktu pajak. Beberapa perangkat lunak pelaporan pengeluaran bahkan memungkinkan pemindaian tanda terima.

Potret seorang penggelapan

Sementara tanda-tanda berikut dapat memiliki banyak penjelasan yang berbeda dan polos, survei Hiscox dan ACFE menemukan bahwa penggelapan biasanya:

• Menjalani gaya hidup mewah jelas di luar kemampuan mereka (misalnya, tiba-tiba muncul untuk bekerja dengan mobil mewah baru).
• Tunjukkan perilaku sembrono (mis., berjudi berlebihan, memeras tilang, menggunakan PTO secara berlebihan).
• Menjadi tidak puas di tempat kerja jika mereka merasa diperlakukan tidak adil.
• Tunjukkan masalah kontrol (misalnya, keengganan untuk berbagi tugas dengan asisten atau pengisi sementara).
• Menderita kesulitan keuangan.

Tak satu pun dari perilaku ini yang menjadi alasan untuk menuduh seorang karyawan melakukan penggelapan, tetapi—bila dikombinasikan dengan tanda bahaya yang diuraikan di atas—mereka layak untuk diperhatikan sebagai bagian dari gambaran yang lebih besar.

Meskipun mungkin tampak masuk akal untuk lebih curiga terhadap karyawan baru yang belum membuktikan diri, para penggelapan—rata-rata—telah berada di perusahaan mereka selama delapan tahun.

Itu karena karyawan tersebut umumnya memiliki waktu untuk menjadi akrab dengan cara kerja bisnis, telah menderita nyata atau dirasakan sedikit yang memotivasi mereka untuk mencoba mengumpulkan perbaikan, atau bahkan merekrut kaki tangan untuk membantu mereka melakukan penipuan (jumlah rata-rata orang yang terlibat dalam skema yang diberikan adalah tiga).

Apa yang harus dilakukan ketika Anda mengidentifikasi penipuan bisnis?

Mencegah penipuan atau penggelapan yang signifikan di bisnis Anda dimulai dengan mempekerjakan orang yang tepat, memperlakukan mereka dengan adil, dan mengetahui tanda-tanda yang harus diwaspadai.

Tetapi apa yang Anda lakukan jika Anda melihat tanda-tanda penipuan yang jelas dan perlu mengambil tindakan? Hiscox merekomendasikan:

Pencegahan penipuan bisnis hanyalah salah satu bagian dari teka-teki akuntansi bisnis kecil. Untuk tetap mengetahui berbagai topik akuntansi bisnis—mulai dari waktu untuk meningkatkan perangkat lunak akuntansi Anda hingga cara mengajukan pajak—ikuti blog akuntansi dan keuangan kami.